Sistemas:

Es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en interaccin, que busca alguna meta en comn, operando para ello sobre datos o informacin para producir como salida informacin

Organizacin
Es un conjunto de componentes o partes que trabajan coordinadamente, para lograr un objetivo previamente fijado.

Estudio del Sistema Actual

Es importante tener en cuenta que antes de elaborar un instrumento de levantamiento de informacin es necesario tener una idea clara o un esquema de lo que se pretende buscar.

Determinacin de Requerimientos
a.- Requerimientos bsicos o necesidades de cada tipo de usuario para ver cuales requerimientos son satisfechos por el sistema actual y cules deben ser incorporados al sistema nuevo. b.- El grado, tipo y secuencia de participacin de cada usuario en el funcionamiento del sistema. c.- Objetivos del sistema, actuales y futuros.

d.- Estructura y relaciones.

e.- Cambios que afecten o pueden afectar al nuevo diseo.

Instrumentos
Entrevista Tcnicas Audiovisuales Observacin de Actividades Cuestionario Inspeccin Bibliogrfica o Documental Simulacin Tcnica Delphi Tcnicas del Grupo Nominal (TGN) Walkthrough

Entrevista
La entrevista estructurada: Constituye un interrogatorio, para el cual se han preparado previamente un conjunto de preguntas. Las preguntas se formulan siempre en el mismo orden y en los mismos trminos; el interrogador anota las respuestas en forma textual o atendiendo a un cdigo. La entrevista no estructurada: Deja al entrevistado mayor margen de libertad e iniciativa , se utilizan preguntas abiertas, no hay formas estndar.

Consideraciones
Determinar la posicin que ocupa el entrevistado en la organizacin Preparar el cuestionario de la entrevista (Cdula) Fijar lmite de tiempo para la entrevista y hacerlo conocer al entrevistado. Ser corts y comedido, no emitir juicios de valor (objetividad) Conservar el control de la entrevista, evitar las divagaciones y los comentarios.(Control) Combinar lo obvio y aclarar vaguedades (comprensin).

Ventajas:
Es una tcnica eficaz para averiguar qu dice, qu hacen los usuarios (al menos en el campo de los sistemas) Las respuestas se pueden tratar estadsticamente Se puede lograr mayor porcentaje de respuestas Se puede repreguntar para aclarar respuestas ambiguas Se complementan las respuestas verbales con los gestos y otras manifestaciones de la comunicacin no verbal.

Limitaciones
Cierto subjetivismo al no otorgar la misma validez a la respuesta de acuerdo a la persona que responda. Si la persona que entrevista o la que responde tiene limitaciones en expresin verbal, no se aprovech la entrevista. La informacin que se obtiene es esttica (lo que la persona dice que hace) El entrevistado puede no estar dispuesto a contestar. Puede bloquearse. Puede responder de forma no sincera. Puede ser sincero y sin embargo no expresar la respuesta en la forma adecuada.

Tcnicas Audiovisuales
En casos muy especiales (sobre todo e procesos productivos en los cuales el proceso o procedimiento est constituido por un gran nmero de movimientos, se pueden utilizar pelculas, vdeos o cualquier mtodo que permita grabar el proceso y luego someterlo a un anlisis detallado.

Observacin de Actividad
Observacin general: en la cual se pretende obtener una visin global del medio ambiente del sistema. Observacin sobre personal seleccionado, por ejemplo, sobre los vendedores, los oficinistas, el personal de almacn, profesores, o sobre aquel que labora en cualquier otra actividad especifica. Observacin de la ruta o camino: esta observacin sigue un documento o forma.; en esta observacin se encuentra un valioso auxiliar en los grficos o diagramas.

Preparacin para la Observacin

Determinar lo que se va a observar. Estimar el tiempo necesario. Obtener autorizacin de las altas esferas directivas para realizar la observacin. Explicar a las personas que van a ser observadas o en cuya rea de trabajo se va a realizar la operacin

Conduccin de la Observacin
Familiriarizarse con los componentes fsicos del rea inmediata bajo observacin. Medir el tiempo peridicamente mientras se realiza la observacin. Anotar lo que se observa lo ms especficamente posible evitando las generalidades o descripciones ambiguas. Abstenerse de hacer comentarios cualitativos cuando se est en contacto con las personas observadas. Observar la reglas de cortesa y seguridad.

Cuestionario
Cuestionario de respuesta directa que se utiliza en las entrevistas estructuradas. Cuestionario de respuestas indirectas tambin llamados de encuesta por correo.
De acuerdo a que la respuestas estn preestablecidas (codificadas) o no, se tendrn:

Cuestionarios precodificados, en los cuales el encuestado solo debe sealar la respuesta con una cruz o una palabra. Cuestionarios post codificados, son aquellos cuyas respuestas son libres, preguntas abiertas.

Cuestionario
De acuerdo a la forma de las preguntas se clasifican en: Preguntas abiertas. Preguntas cerradas dicotmicas, aquellas que se responde marcando: S, No; con opinin sin opinin, etc. Preguntas de eleccin mltiple Con respuesta en abanico. Estas son preguntas cerradas con varias opciones a escoger. Preguntas de estimacin. Son preguntas cerradas y en abanico pero dentro de las opciones hay un grado de intensidad creciente o decreciente.

Ventajas
Menor costo que la entrevista y otras tcnicas. Menores gastos y uso del personal y mayor cobertura respecto al nmero de personas y rea fsicas. Menor peligro de distorsin en las respuestas, as con mayor tiempo para reflexionar sobre las mismas.

Limitaciones
No se pueden solicitar aclaratorias a ciertas respuestas. Dificultades para verificar la informacin. Puede haber un gran nmero de cuestionarios no respondidos.

Inspeccin Bibliogrfica o Documental

Reportes peridicos. Reportes de auditoria Recortes de prensa Rcords de calidad Sugerencias de los empleados Quejas de usuarios y clientes Organigramas (reales y aparentes) Estructuras de control Archivos y manuales

Simulacin
Es una tcnica de levantamiento de informacin dinmica y consiste en hacer circular un documentos en un procedimiento y observar cada uno de los pasos y procesos a los cuales es sometido. Esto sirve para contrastar con la informacin relevada por mtodos estticos.

Tcnica DELPHI
De personas ubicadas en sitios muy distantes (diferentes ciudades), pero que son especialistas en la materia. De personas entre las cuales existen conflictos personales o intereses encontrados y a las cuales no se les puede reunir para tomar opiniones por mtodos interactivos. Cuando existe el peligro de que al efectuar una reunin, alguien domine la misma e inhiba a otras personas para que exprese su opinin. Cualquier situacin en la cual nos interese la participacin u opinin de muchas personas pero exista un impedimento de cualquier clase para reunirlas.

Condiciones
Tiempo suficiente o adecuado. Las personas que participan en el proceso (los encuestados) deben poseer facilidad para la comunicacin escrita, ya que cuando se trata de respuestas abiertas deben redactar y expresar sus juicios e ideas. Los participantes deben estar altamente motivados para tomar parte en el experimento o investigacin. Esto debe quedar claro desde mucho antes de enviarles los cuestionarios.

Grupos Participantes
a.- Los entrevistados. b.- El conductor. c.- Los encargados de tomar decisiones.

Fases de un Estudio DELPHI

Formulacin de la pregunta Delphi (pregunta que gira entorno del problema). Seleccin del tamao de la muestra. Seleccin de los entrevistados y contacto con ellos. Elaboracin y aplicacin del primer cuestionario (vuelta 1) a.- Mecanografiar y enviar. b.- Tiempo para responder. c.- Tiempo para recordatorio (opcional) Anlisis de las primeras respuestas.

Fases de un Estudio DELPHI

Elaboracin y aplicacin del segundo cuestionario (vuelta 2) a.- Mecanografiar y enviar b.- Tiempo para responder. c.- Tiempo para recordatorio (opcional) Anlisis del cuestionario dos Elaboracin y aplicacin del tercer cuestionario (vuelta 3) a.- Mecanografiar y enviar b.- Tiempo para responder. c.- Tiempo para recordatorio (opcional)

Fases de un Estudio DELPHI Anlisis del cuestionario tres. Preparacin del informe final a.- Mecanografiar y enviar el informe b.- Preparar informe de los participantes c.- Mecanografiar informe y enviarlo.

Tcnica del Grupo Nominal (TGN)

Esta es una tcnica que sirve para: Ayudar a identificar problemas y separarlos de los sntomas. Ayudar a resolver o aclarar problemas estructurales u organizacionales que incidan en la comprensin del sistema total. Evaluar las propuestas del grupo de sistemas, antes de proceder a su estudio detallado.

Tcnica del Grupo Nominal (TGN)

Ventajas:
Se obtiene un consenso sin la posibilidad de que alguien domine la reunin ni imponga sus ideas. Se logra la participacin de todos los presentes.

Se disminuye otras influencias a travs de la jerarquizacin lo cual equivale a una votacin sin los inconvenientes de la levantada de mano, etc.

Walkthrough

Puede tener lugar despus de: - Especificaciones - Diseo Conceptual - Diseo detallado - Codificacin -Desarrollo

Es decir en los puntos ms crticos.

Walkthrough Tipos de Walkthrough De acuerdo a la etapa o fase de programacin en la cual se aplique: a.- De especificaciones b. De diseo c.- Codificacin d.- Adecuacin de datos de pruebas al sistema e.- Documentacin e instalacin

Walkthrough
Ventajas y caractersticas
Desarrolla la capacidad de trabajo en grupo en oposicin al trabajo dirigido. Se estimula el sentido de cooperacin en contra del de competencia. Se usan talentos especficos en puntos, reas o etapas especficas: anlisis, programacin, prueba, depuracin.

En cada punto la persona que posee talentos especficos puede contribuir a mejora el producto.
El grupo debe tener libertad de organizarse, discutir, criticar.

Walkthrough

Dificultades.
Nadie es jefe, nadie est a cargo. Algunas organizaciones con muchos problemas no pueden instrumentar el concepto de equipo, generalmente por problemas sociales o polticos.

Walkthrough

Roles
a.- Presentador

b.- Coordinador
c.- El escribiente o el secretario

d.- El predictor de mantenimiento

e.- La gente de soporte de calidad

f.- Representante de los usuarios