D.S.P.
PRINCIPIOS RECTORES
FINES DEL ESTADO
FINES DEL ARCHIVO GARANTIZAR A LA COMUNIDAD
TOMA DE DECISIONES
FUENTES DE LA HISTORIA
PATRIMONIO CULTURAL
IDENTIDAD NACIONAL
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MORAL
GESTION
ADMINISTRACIN
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DERECHO DE PETICIN
INTERES PARTICULAR
EXCEPTO: C.N. RESTRICCIONES LEGALES CONSERVACIN PRESTAMO DE INFORMACIN EN OTROS SOPORTES
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LEGISLACIN DE ARCHIVOS
1. Antecedentes poca de Colonia poca de Repblica 2. Marco Constitucional
Funcin esencial del Estado Social de Derecho, art 1 y 2 Derecho a la intimidad, art 15 Libertad de expresin y derecho a la informacin, art 20 Derecho de peticin, art 23 Acceso a los documentos pblicos, art 74 Patrimonio Cultural Patrimonio Documental, art 8,70,71 y 72
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038 de 2002: Responsabilidad de los servidores pblicos frente a los documentos y archivos.
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ART. 251 Clases de documentos. ART. 252 Documento autntico. ART. 254 Valor probatorio de las copias. ART. 262 Documentos Pblicos. ART. 268 Documentos Privados
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CDIGO PENAL ART. 431 Utilizacin indebida de informacin obtenida en el ejercicio de funcin pblica. Cdigo de Procedimiento Penal Art. 424- Prueba documental ART. 425 Documento autntico ART. 426 Mtodos de autenticacin e identificacin ART. 427 Documentos procedentes del extranjero Art.428 Traduccin de documentos ART. 429 Presentacin de documentos ART. 430 Documentos annimos D.S.P. Art. 431 Empleo de los documentos en el juicio
PRUEBAS DOCUMENTALES
Cdigo de Procedimiento Penal ART. 432 Apreciacin de la prueba documental. Art. 433- Criterio General ART. 434 Excepciones a la regla de la mejor evidencia
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RESPONSABILIDAD ESPECIAL
PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIN
ARCHIVO
RECIBIR
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ENTREGAR
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Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella estipulados. Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos de carcter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos.
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Recuerde que debe archivar todos los documentos de un mismo asunto o tema en el orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronolgico.
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Al utilizar el cdigo de la dependencia en la carpeta, ayuda a la identificacin de los documentos por oficina y asegura una sola forma de ubicacin en las carpetas.
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En las carpetas nuevas e identificadas no conserve originales y copias solo archive los originales.
Los oficios, memorandos, o circulares que contienen solo informacin de vigencia temporal, no los archive en estas carpetas, pues lo que hace es agrandar y dificultar la posterior consulta.
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Es importante que de a conocer a sus colaboradores la metodologa y forma de archivar los documentos para que puedan reemplazarle en sus ausencias temporales, sin trauma en el manejo documental.
D.S.P.
Recuerde, que del grado de organizacin que usted de a los documentos en cada carpeta, depender el xito oportuno de su recuperacin futura en el archivo.
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Las dudas que surjan de este trabajo son resueltas por la persona coordinadora de archivo de la empresa, por consulta a las normas y reglamentos de archivo y por consultas que pueden elevar al Archivo General de la Nacin.
EN LA GESTIN DOCUMENTAL
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Semi activo
ARCHIVO CENTRAL
Inactivo
ARCHIVO HISTRICO
Valores Primarios
Valores Secundarios
Trmite Proteccin Conservacin Distribucin permanente Consulta Almacenamiento Retencin Recuperacin Eliminacin Conservacin
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Repblica de Colombia
ENTIDAD REMITENTE: UNIDAD PRODUCTORA: UNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA PRODUCTORA: OBJETO: N DE CODIGO ORDEN NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTOS FECHAS EXTREMAS Inicial Final Caja UNIDAD DE CONSERVACION Carpeta Tomo
AO
MES
N FOLIOS
Otro/N
ELABORADO POR: CARGO: FIRMA: LUGAR: RECIBIDO POR: CARGO: FIRMA: LUGAR:
FECHA:
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