Integration of standardized management systems: does the implementation order matter?

Prof. Ir. Syamsir Abduh, MM, Ph.D

Nilai

90

Susy Liana Widjaja Batch 21 (122121509)

Abstrak
Tujuan dari artikel ini adalah :
Menganalisa permintaan atau strategi manajemen standar sistem pelaksanaan (MSSs) dalam suatu organisasi yang menentukan tingkat integrasi yang sesuai dengan standar MSSs..
Hasil :

Menunjukkan enam kelompok organisasi yang berbeda yang mengikuti urutan pelaksanaan dan memiliki berbagai tingkat integrasi MSSs, organisasi yang telah menerapkan MSSs mutu dan lingkungan

Artikel ini menganalisa urutan manajemen implementasi sistem organisasi untuk mencapai tingkat integrasi yang lebih tinggi dan menyajikan pola untuk perusahaan memulai proses integrasi

Pendahuluan Abstrak
Organisasi semakin menerapkan standar sistem manajemen berganda (MSSs) untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan yang kepentingan. Hal ini dibuktikan, oleh kenaikan yang berkelanjutan tidak hanya MSSs yang paling banyak digunakan, seperti ISO 9001 (ISO, 2008a), juga untuk sistem manajemen mutu (QMSs) dan ISO 14001 (ISO, 2004c) untuk sistem manajemen lingkungan (EMSs) Standar tersebut baru-baru ini diterbitkan, seperti ISO 27001 (ISO, 2005b) untuk informasi keamanan MSs

Tinjauan Literatur
Karapetrovic dan Willborn (1998a)
Mengusulkan tiga urutan pada Intergrasi QMSs dan EMSs Pertama QMS dan Kedua EMS Pertama EMS dan Kedua QMS QMS dan EMS bersamaan

Karapetrovic dan Jonker (2003)

Mengintegrasikan QMS dan MSs lainnya berdasarkan pada "pendekatan proses" dari ISO 9001. Mengintegrasikan EMS dan MSs lainnya berdasarkan pada "model PDCA" ISO 14001. Selanjutnya, bergabung, menyelaraskan, dan yang mengintegrasikan MSs tertentu.

Metodologi
Yang digunakan untuk mengumpulkan data adalah : survei yang dilakukan pada tahun 2006 dan 2007

1.615 sampel di sebar ke 3 wilayah di Spanyol 435 yang valid Tingkat respon 27 % Tingkat kepercayaan 96 % Organisasi kecil (kurang dari 50 karyawan) 31,12 % Organisasi menengah (51-250 karyawan) 38,72 % Organisasi besar (diatas 250 karyawan) 30,17 %

Tabel I menunjukan bahwa yang paling sering diikuti adalah Pertama QMS dan kedua EMS.
65,56 persen dari organisasi dengan IMS (51.42 persen dari total sampel) 77.05 persen dari organisasi yang belum terintegrasi MSs (11,14 persen dari total sampel)

ISO 9001 diterbitkan sebelum ISO 14001 hanya memiliki dua MSs yang distandarisasi.
Hasil ini konsisten dengan studi empiris yang dibahas sebelumnya, yaitu Douglas dan Glen (2000),Karapetrovic et al. (2006), Zeng et al. (2007), Salomone (2008), Griffith dan Bhutto (2008), dan Karapetrovic dan Casadesu (2009).

 Mengambil argumen sebagai pertimbangan, tidak dapat menegaskan secara kategoris bahwa tingkat integrasi MSs yang distandarisasi berkaitan dengan urutan dalam memperkenalkan sistem ini kepada organisasi. Integrasi simultan MSs menyediakan tingkat integrasi yang lebih besar Penelitian lebih lanjut akan difokuskan pada mempelajari dampak dari faktor penentu tingkat integrasi MS, seperti model MS yang diterapkan dalam proses. Pengaruh dari kesulitan yang dihadapi selama proses integrasi juga merupakan aspek yang menarik untuk penyelidikan lebih lanjut.

Hasil A
Analisa Urutan Pelaksanaan

Menerapkan QMS berdasarkan ISO 9001: 1994

2
3

QMS berdasarkan ISO 9001: 2000 EMS, dianggap hanya memiliki dua MSs yang distandarisasi di tempat, yaitu pertama QMS dan EMS yang kedua

Pada Tabel I masing-masing MS dilambangkan dengan lambang tunggal : Q

QMS

EMS

OHSMS

CSRMS

Aboulnaga (1998)
Strategi untuk menerapkan ISO 9001 dan ISO 14001 bersamaan, dengan tiga unsur berikut 1. metodologi; 2. daya saing selama pelaksanaan, dan 3. mengubah efek pada personel.

Karapetrovic (2002)
Perpanjangan strategi yang digariskan dalam Karapetrovic dan Willborn (1998a), dengan empat urutan sebagai fungsi dari MSs diperlukan untuk dilaksanakan: (1) QMS pertama, diikuti oleh yang lain. (2) EMS pertama, kemudian yang lain. (3) QMS dan EMS awal bersamaan, selanjutnya yang lain. (4) Unsur fundamental dari IMS pertama, setiap fungsi spesifik subsistem.

Labodova, (2004)
Strategi yang berbeda membahas dua cara untuk
mengintegrasikan MSs berdasarkan analisis risiko : 1) Langkah-demi-langkah. Implementasi berurutan QMS individu, EMS, dan OHSMS, dan menggabungkan mereka ke dalam IMS. 2) Pelaksanaan dari IMS. Mencakup tiga wilayah (QMS-EMSOHSMS) secara langsung, strategi yang berlaku untuk organisasi tanpa MSs diimplementasikan.

Griffith dan Bhutto, (2008)

Tiga jenis IMSs terdiri dari QMSs, EMSs, dan OHSMSs, yaitu: 1) Digabung. EMS dikombinasikan dengan QMS. 2) Konversi. QMS didirikan dengan tambahan elemen EMS 3) Direkayasa. Di mana QMS yang terintegrasi dengan EMS dan OHSMS, mengambil keuntungan dari sinergi terkait.

Ringkasan
Analisis dari enam kelompok organisasi menunjukkan bahwa tingkat integrasi MS yang diperoleh oleh perusahaan dengan dua MSs yang diterapkan lebih tinggi dari yang diperoleh oleh organisasi dengan tiga MSs. Temuan lain yang menarik adalah bahwa organisasi-organisasi besar tampaknya menerapkan MSs lebih standar daripada perusahaan kecil dan menengah, yang sebagian besar telah mengimplementasikan hanya dua MSs.

Organisasi besar cenderung telah menerapkan CSRMS dalam kasus lebih banyak dari perusahaan kecil dan menengah, mungkin karena beroperasi di pasar yang lebih besar dan memiliki pelanggan atau yang mempunyai kepentingan lainnya yang berfokus pada tanggung jawab sosial.

Keterbatasan dari artikel ini :

Berkaitan dengan pengkodean ulang skala ordinal untuk menghitung rata-rata, yang dapat dianggap sebagai sesuatu yang dapat dilakukan diluar standard Rata-rata tidak dapat mewakili pengukuran yang akurat dari tingkat integrasi. Penggunaan metodologi ini hanya untuk menemukan perbedaan antara kelompok-kelompok deskriptif, menganalisis bagaimana mereka berperilaku dalam hal integrasi MSs. Metodologi ini memberikan identifikasi perbedaan spesifik, dengan mempertimbangkan bahwa semua kelompok memiliki tingkat integrasi yang sangat tinggi, yang akan sulit untuk dilakukan melalui median.

Kesimpulan
Pertama :
Tingkat integrasi MSs dicapai oleh perusahaan milik

Enam kelompok yang dianalisis sangat tinggi

Kedua :
Menganalisis enam kelompok (342 organisasi) sampel adalah organisasi kecil dan menengah (69.84 persen memiliki 250 karyawan/kurang). Perusahaan dengan dua MSs dilaksanakan (Grup 1-3), QMS dan EMS, cenderung kecil (33 persen di Grup 1, 38,46 persen di Grup 2, dan 77,78 persen di Grup 3). MSs lebih banyak dilaksanakan, perusahaan juga menjadi lebih besar (Grup 4-6). Perusahaan besar memiliki lebih dari dua MSs yang dilaksanakan (58.18 persen di Grup 4, 50 persen di Grup 5 dan 33,33 persen di Grup 6).

Ketiga :
Organisasi yang menerapkan standar MSs secara bersamaan (Grup 3) adalah yang telah terintegrasi MSs pada tingkat tertinggi, dibandingkan dengan semua kelompok lainnya. Karena MSs dilaksanakan bersama-sama, organisasi telah menemukan bahwa lebih mudah untuk mengeksploitasi sinergi antara MSs yang berbeda.
Sebagian besar dari perusahaan ini adalah perusahaan kecil (77,78 persen), pentingnya bagi perusahaanperusahaan untuk mengurangi biaya implementasi MS.

Keempat :
Berkaitan dengan Grup 5, organisasi yang memiliki tiga MSs, dilaksanakan dalam urutan QMS-EMS-CSRMS. Organisasi-organisasi yang menunjukkan tingkat integrasi MS terendah di antara enam kelompok. Pengalaman kurang dalam mengelola CSRMS dibandingkan dengan dua MSs lainnya, MSs terkait, dan tingkat yang berbeda dari CSRMS dibandingkan dengan QMS dan EMS. Jumlah organisasi terdaftar ke CSR MMS jauh lebih rendah dibandingkan dengan jumlah QMS dan sertifikat EMS. Lebih lanjut diperlukan untuk menyadari jika ini tingkat yang lebih rendah dari integrasi adalah masalah waktu dan pelatihan atau karena alasan lainnya.

References

Aboulnaga, I. (1998), Integrating quality and environmental management as competitive business strategy for 21st century, Environmental Management and Health, Vol. 9 No.2, pp. 65-71. AENOR (2005), UNE 66177 Sistemas de gestion. Gua para la integracion de los sistemas de gestion, Asociacion Espanola de Normalizacion y Certificacion, Madrid. Asif, M., Bruijn, E., Fisscher, O., Searcy, C. and Steenhuis, H. (2009), Process embedded design of integrated management systems, International Journal of Quality & Reliability Management, Vol. 26 No. 3, pp. 261-82. Bernardo, M., Casadesus, M., Karapetrovic, S. and Heras, I. (2009), How integrated are environmental, quality and other standardized management systems? An empirical study, Journal of Cleaner Production, Vol. 17 No. 8, pp. 742-50. Bernardo, M., Casadesus, M., Karapetrovic, S. and Heras, I. (2010), An empirical study on the integration of management system audits, Journal of Cleaner Production, Vol. 18 No. 5, pp. 486-95. BSI (2006), PAS 99 Specification of Common Management System Requirements as a Framework for Integration, British Standards Institution, London. BSI (2007), OHSAS 18001 Occupational Health and Safety Management Systems. Requirements, British Standards Institution, London. Bernardo, M., Casadesus, M., Karapetrovic, S. and Heras, I. (2010), An empirical study on the integration of management system audits, Journal of Cleaner Production, Vol. 18 No. 5, pp. 486-95.

 BSI (2006), PAS 99 Specification of Common Management System Requirements as a

Framework for Integration, British Standards Institution, London. BSI (2007), OHSAS 18001 Occupational Health and Safety Management Systems. Requirements, British Standards Institution, London. Casadesu s, M., Marimon, F. and Heras, I. (2008), ISO 14001 Diffusion After the Success of the ISO 9001 Model, Journal of Cleaner Production, Vol. 16 No. 16, pp. 1741-54. Dansk Standard (2005), DS 8001 Ledelsessystemer Vejledning i opbygning af et integreret ledelsessystem,Dansk Standard, Copenhagen. Douglas, A. and Glen, D. (2000), Integrated management systems in small and medium enterprises, Total Quality Management, Vol. 11 No. 4, pp. S686-90. European Commission (2003), Commission Recommendation 2003/361/EC of 6 May 2003 Concerning the Definition of Micro, Small and Medium-sized Enterprises (Official Journal L 124 of 20 May 2003). Franceschini, F., Galetto, M. and Giann`, G. (2004), A new forecasting model for the diffusion of ISO 9000 standard certifications in European countries, International Journal of Quality & Reliability Management, Vol. 21 No. 1, pp. 32-50. Griffith, A. and Bhutto, K. (2008), Improving environmental performance through integrated management systems (IMS) in the UK, Management of Environmental Quality: An nternational Journal, Vol. 19 No. 5, pp. 565-78. Heras, I. and Casadesu s, M. (2006), Los estandares internacionales de sistemas de gestion: pasado, presente y futuro, Boletn ICE Revista del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, Vol. 2876, pp. 45-61.

 ISO (2003), ISO 13485 Medical Devices Quality Management

System Requirements for Regulatory Purposes, International Organization for Standardization, Geneva. ISO (2004a), Guide 2: Standardization and Related Activities General Vocabulary, International Organization for Standardization, Geneva. ISO (2004b), ISO 10002: Quality Management Customer Satisfaction Guidelines for Complaints Handling in Organizations, International Organization for Standardization, Geneva. ISO (2004c), ISO 14001 Environmental Management Systems Requirements with Guidance for Use, International Organization for Standardization, Geneva. ISO (2005a), ISO 9000: Quality Management Systems Fundamentals and Vocabulary, International Organization for Standardization, Geneva. ISO (2005b), ISO 27001: Information Technology Security Techniques Information Security Management Systems Requirements, International Organization for Standardization, Geneva. ISO (2007a), ISO 10001: Quality Management Customer Satisfaction Guidelines for Codes of Conduct for Organizations, International Organization for Standardization, Geneva. ISO (2007b), ISO 10003: Quality Management Customer Satisfaction Guidelines for Dispute Resolution External to Organizations, International Organization for Standardization, Geneva. ISO (2008a), ISO 9001: Quality Management Systems Requirements, International Organization for Standardization, Geneva.

ISO (2008b), The Integrated Use of Management System Standards, International Organization for Standardization, Geneva. the Application of ISO 9001: 2008 for Automotive Production and Relevant Service Part Organization, International Organization for Standardization, Geneva. ISO (2009b), The ISO Survey of Certifications 2008, International Organization for Standardization, Geneva. ISO (2010), ISO/TS 10004: Quality Management Customer Satisfaction Guidelines for Monitoring and Measuring, International Organization for Standardization, Geneva. Karapetrovic, S. (2002), Strategies for the integration of management systems and standards, The TQM Magazine, Vol. 14 No. 1, pp. 61-7. Karapetrovic, S. (2003), Musings on integrated management systems, Measuring Business Excellence, Vol. 7 No. 1, pp. 4-13. Karapetrovic, S. (2005), IMS in the M(E)SS with CSCS, International Journal Total Quality Management and Excellence, Vol. 33 No. 3, pp. 19-25. Karapetrovic, S. and Casadesu s, M. (2009), Implementing environmental with other standardized management systems: scope, sequence, time and integration, Journal of Cleaner Production, Vol. 17 No. 5, pp. 533-40. Karapetrovic, S. and Jonker, J. (2003), Integration of standardized management systems: searching for a recipe and ingredients, Total Quality Management & Business Excellence, Vol. 14 No. 4, p. 451. Karapetrovic, S. and Willborn, W. (1998a), Integration of quality and environmental management systems, The TQM Magazine, Vol. 10 No. 3, pp. 204-13.

ISO (2009a), ISO/TC 16949 Quality Management Systems Particular Requirements for

 Karapetrovic, S. and Willborn, W. (1998b), The systems view for clarification of quality vocabulary, International Journal of Quality and Reliability Management, Vol. 15 No. 1, pp. 99-120. Karapetrovic, S., Casadesu s, M. and Heras, I. (2006), Dynamics and Integration of Standardized Management Systems: An Empirical Study, Documenta Universitaria. GITASP 1, Girona. Kirkby, A. (2002), The one-stop shop, Quality World, January, pp. 2-4. Labodova, A. (2004), Implementing integrated management systems using a risk analysis based approach, Journal of Cleaner Production, Vol. 12 No. 6, pp. 571-80. Marimon, F., Casadesu s, M. and Heras, I. (2006), ISO 9000 and ISO 14000 standards: an international diffusion model, International Journal of Operations & Production Management, Vol. 26 No. 2, pp. 141-65. Marimon, F., Heras, I. and Casadesus, M. (2009), ISO 9000 and ISO 14000 standards: a projection model for the decline phase, Total Quality Management & Business Excellence, Vol. 20 No. 1, pp. 1-21. Matias, J. and Coelho, D. (2002), The integration of the standards systems of quality management, environmental management and occupational health and safety management, International Journal of Production Research, Vol.40 No. 15, pp. 3857-66. Pojasek, R. (2006), Is your integrated management system really integrated?, Environmental Quality Management, Vol. 16 No. 2, pp. 89-97. SAI (2008), SA 8000 Social Accountability Guidance Document, Social Accountability International, New York, NY.

 SAI Global (1999), AS/NZS 4581 Management System Integration Guidance to Business, Government and Community Organizations, Sydney. Salomone, R. (2008), Integrated management systems: experiences in Italian organizations, Journal of Cleaner Production, Vol. 16 No. 16, pp. 1786-806. Seghezzi, H. (1997), Business concept redesign, Total Quality Management, Vol. 8 No. 2, pp. 42-9. Wilkinson, G. and Dale, B. (1999), Integration of quality, environmental and health and safetymanagement systems: an examination of the key issues, Proceedings of the Institution of Mechanical Engineers: Part B, Journal of Engineering Manufacture, Vol. 213 No. 3, pp. 275-83. Wilkinson, G. and Dale, B. (2000), Management system standards: the key integration issues, Proceedings of the Institution of Mechanical Engineers: Part B, Journal of Engineering Manufacture, Vol. 214 No. 9, pp. 771-80. Zeng, S., Shi, J. and Lou, G. (2007), A synergetic model for implementing an integrated management system: an empirical study in China, Journal of Cleaner Production, Vol. 15 No. 18, pp. 1760-7. Zutshi, A. and Sohal, A. (2005a), A framework for environmental management system adoption and maintenance: an Australian perspective, Management of Environmental Quality: An International Journal, Vol. 16 No. 5, pp. 464-75. Zutshi, A. and Sohal, A. (2005b), Integrated management system: the experiences of three Australian organisations, Journal of Manufacturing Technology Management, Vol. 16 No. 2, pp. 211-32.