Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos

Iniciacin Planificacin Ejecucin Seguimiento y control Cierre

Que es la direccin de proyectos?

Aplicacin de
Conocimientos .

Herramientas y tcnicas

Habilidades

Proceso
Conjunto de acciones y actividades que se llevan a cabo para alcanzar un resultado especifico de productos y servicios.

-- Tipos de procesos - Los procesos de la direccin de procesos se relacionan y son...

Comunes.

Integradores.

Su propsito es iniciar, planificar, ejecutar, supervisar, controlar y cerrar un proyecto, de acuerdo a los alcances, costos y cronogramas.

Los procesos de orientados a producto.

Especifican.

X
Un ciclo de vida.

 Los procesos de la direccin de proyectos se dividen en cinco

grupos de proceso.

Proceso de seguimiento y control Proceso de planificacin

Inicio de proyecto

Proceso de iniciacin

Proceso de cierre

Fin de proyecto

Proceso de ejecucin

1. Grupo de procesos de iniciacin. Define y

autoriza el proyecto y una fase del mismo.

2. Grupo de procesos de planificacin. Define

y refina los objetivos y planifica el curso de accin requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido en el proyecto.

3. Grupo de procesos de ejecucin. Integra a

las personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestin del proyecto para el proyecto.
4. Grupo

de procesos de seguimiento y control. Mide y supervisa el avance a fin de identificar variaciones en el plan del proyecto y tomar las medidas.

5. Grupo de procesos de cierre. Formaliza la

aceptacin del producto y termina el proyecto y una fase del mismo.

Proceso de ejecucin Proceso de planificacin

Nivel de interaccin entre procesos

Proceso de iniciacin

Proceso de seguimiento y control

Proceso de cierre

Inicio

Tiempo del proyecto

Fin

5 Grupos de procesos

INICIACIN

PLANIFICACIN

EJECUCIN

SEGUIMIENTO Y CONTROL

CIERRE

GRUPO DE PROCESO DE INICIACIN.

Lmites del proyecto

LIMITES DEL PROYECTO

Proceso de seguimiento y control

Proceso de planificacin

Productos entregables del proyecto

Usuarios finales

Iniciador/ patrocina dor del proyecto

Entradas del proyecto

Proceso de iniciacin

Proceso de cierre

Registros del proyecto Proceso de ejecucin

Activos de los procesos

 Autorizan la ejecucin formal del proyecto o

una fase del mismo.

Por lo general se realiza fuera de los

mbitos de control del proyecto.

Se inicia con la documentacin de las

necesidades organizacin.
Procesos de iniciacin

requisitos

de

la

La viabilidad se realiza a travs de un

proceso de evaluacin de alternativas.

Iniciacin Se estable la definicin de los objetivos del

proyecto

Entradas Descripcin del Producto Plan Estratgico Criterios de seleccin del proyecto Informacin histrica

Salidas Acta de constitucin del proyecto Enunciado del alcance del proyecto Jefe de Proyecto asignado Restricciones Supuestos

 Los proyectos son un medio para organizar

actividades que no pueden ser abordadas dentro de los lmites operacionales normales de la organizacin.

Los proyectos frecuentemente son utilizados

como un medio para lograr el plan estratgico de una organizacin, sea mediante un equipo de proyecto formado por funcionarios de la organizacin o mediante un servicio contratado.

 Los

proyectos son autorizados resultado las siguientes situaciones:

La demanda del mercado

como

Necesidades del negocio Un avance tecnolgico Un requisito legal o regulatorios Problema u oportunidad Una necesidad social
Una solicitud de un cliente

La alta gerencia debe decidir cmo responder a

estos estmulos y cuales proyectos deben ser autorizados

 Describir lo que el proyectos debe hacer o producir.

Debe seguir la regla SMART

Specific (especfico) Measurable (medible) Accurate (exacto) Realistic (realista) Time bounded (limitado en el tiempo)

 Desarrollar

el

acta

de

constitucin

del

proyecto.
Relacionado con la autorizacin del proyecto, o

en mltiples fases con una fase del proyecto.

Se

documenta la necesidad producto, servicio o resultado.

del

nuevo

 Desarrollar el enunciado del alcance del

proyecto (preliminar).

Definicin preliminar de alto nivel del proyecto

usando el acta de constitucin del proyecto y otras entradas.

Aborda

y documenta los requisitos del proyecto y de los productos entregables, los requisitos de los productos, los lmites de los proyectos, los mtodos de aceptacin y control de alcance de alto nivel.

Publicado por director/gerente Reconoce y autoriza la existencia del proyecto. Concede autoridad formal para el uso de recursos.

Identificar lmites de reporte y atribuciones para el gerente.

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Contiene un referencia a:
Las

necesidades

del

negocio El alcance del producto o servicio a entregar. Los beneficios para la organizacin.

Debe tener amplia publicidad en la organizacin.

 Objetivos del proyecto y del producto Requisitos y caractersticas del producto o servicio

Criterios de aceptacin del producto

Lmites del proyecto Requisitos y productos entregables del proyecto Restricciones del proyecto

Asunciones del proyecto

Organizacin inicial del proyecto Riesgos iniciales definidos Hitos del cronograma

EAP inicial
Estimacin de los costos en orden de magnitud Requisitos de gestin de la configuracin del proyecto Requisitos de aprobacin

Condicionantes para la Se asume como verdadero. ejecucin del proyecto.

Premisas
Especfica, Precisa y Clara. Validadas por los stakeholders y resguardan al gerente de proyectos.

Ejemplos Un analista de negocios debe estar disponible el 1/enero Cambios adicionales deben ser asumidas por el contratante Cada programador desarrolla 5 clases por da El tipo de cambio en el ao ser de 3.2

 Son

hechos concretos que limitan opciones del equipo de proyecto.

las

Costo

alcance

PLANIFICA.

CONTROL DEL AVANCE

GESTIONA.

PROCESO DE PLANIFICACIN DE UN PROYECTO.

CONTROLA Y MEJORA CONTINUA.

RECOLECTA INFORMACIN.

PROCESO ITERATIVO.

Entradas

Salidas
Plan de Gestin del Alcance

Acta de constitucin Plan de Enunciado del alcance del cronograma

Gestin

del

proyecto preliminar

Plan de Gestin de costes Plan de Gestin de calidad Plan de Gestin de personal

Plan

Plan de Gestin del Proyecto

de Gestin de las comunicaciones Plan de Gestin de riesgos Plan de Gestin de las adquisiciones

1. Plan de Gestin del

2.

3. 4. 5.
6. 7. 8.

alcance. Plan de Gestin del cronograma. Plan de Gestin de costes. Plan de Gestin de calidad. Plan de Gestin de personal. Plan de Gestin de las comunicaciones. Plan de Gestin de riesgos. Plan de Gestin de las adquisiciones.

 Planear es definir y refinar los

objetivos a lograr y trazar el camino necesario para alcanzarlos.

Muchos caminos llevan a Roma. El

objetivo del planeamiento es encontrar el mejor (el ms corto, de menor costo y de menor trabajo).

1. El alcance (estructura analtica del proyecto) 2. El cronograma (tiempos) 3. Los costos 4. La calidad 5. El personal 6. Las comunicaciones 7. Los riesgos 8. Las adquisiciones

 Alcance del producto. Aspectos y funciones que caracterizan un producto o servicio. Se mide contra los requisitos del producto Alcance del proyecto. El trabajo que debe ser hecho con la finalidad de obtener el producto de acuerdo con las especificaciones. Se mide contra el plan del proyecto.

 Incluir todos los procesos necesarios para planear

cmo concluir el proyecto en un determinado plazo.

Incluye:
Definicin de las actividades

Secuenciacin de las actividades

Estimacin de recursos para cada actividad Estimacin de la duracin de cada actividad Desarrollo del cronograma de trabajo. Control del cronograma

 El objetivo es garantizar que el proyecto se concluya dentro de las cualidades deseadas, garantizando la satisfaccin de las necesidades de los interesados.

La calidad es el grado en que un conjunto de caractersticas inherentes satisface los

requisitos.

 Involucra identificar, documentar y designar las

funciones, las responsabilidades y las relaciones jerrquicas del proyecto.

 Incluye los procesos necesarios para asegurar la

generacin, recopilacin, distribucin, almacenamiento, recuperacin y disposicin final oportuna y apropiada de la informacin del proyecto.

Involucra determinar las necesidades de informacin

y de comunicaciones de los stakeholders.

Ellos precisan que la informacin, cundo ser

producida, quin los producir y cundo

 Incluye los procesos relacionados con la planificacin,

identificacin, anlisis, respuestas, seguimiento, control de los riesgos.

Se pretende aumentar la probabilidad e impacto de los

eventos (+) y reducir la probabilidad e impacto de los eventos (-).

Los riesgos en los proyectos se presentan por la incerteza

de ciertos eventos.
Involucra la anticipacin y el tratamiento de los riesgos del

proyecto.

 Incluye los procesos para comprar y adquirir los

productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo de proyecto para realizar el trabajo.

La organizacin puede ser la compradora o la

vendedora del producto.

Incluye los proceso de gestin de contratos y

control de cambios.

 Administra

los procesos ejecucin del proyecto.

de

Se compone de los procesos

utilizados para completar el trabajo definido en el plan de gestin del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto.
Este grupo de procesos implica

coordinar recursos y personas, as como integrar y realizar las actividades del proyecto.

Entradas Plan de gestin del proyecto (PGP).

Salidas Productos entregables Cambios solicitados. Solicitudes de cambio implementadas. Acciones correctivas implementadas. Acciones preventivas implementadas. Reparacin de defectos implementada. Informacin sobre el rendimiento del trabajo.

 Se compone de aquellos procesos realizados para

observar la ejecucin del proyecto de forma que se pueda identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario.

El rendimiento del proyecto se observa y mide

regularmente.

Incluye controlar los cambios y recomendar las

acciones preventivas como anticipacin a posibles problemas.

Entradas Productos entregables Cambios solicitados Solicitudes de cambio implementadas Acciones correctivas implementadas Acciones preventivas implementadas Reparacin de defectos implementada Informacin sobre el rendimiento del trabajo

Salidas
Solicitudes de cambio aprobadas rechazadas Acciones correctivas rechazadas

aprobadas

Reparacin de defectos recomendada aprobada - validada Actualizacin al PGP Actualizacin de alcances

Acciones preventivas recomendadas

Acciones correctivas recomendadas Informes de rendimiento Proyecciones Productos entregables aprobados

 Incluye los procesos utilizados para:

Finalizar formalmente todas las actividades del proyecto o una fase del

proyecto Entregar el producto terminado a terceros Cerrar un proyecto cancelado

Verifica que los procesos definidos se completan dentro de todos los grupos

de procesos para cerrar el proyecto o una fase del proyecto

Fin formal del proyecto

Proceso de cierre Cierre de contrato Cierre administrati vo

Entradas Productos entregables aprobados Procedimiento de cierre administrativo Procedimiento de cierre de contratos Salidas Producto, servicio o resultado final Actualizacin de: Activo de los procesos de la organizacin