UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA CENTRO UNIVERSITARIO DE OCCIDENTE PEM EN MATEMATICA Y FISICA ING.

OSCAR CHAVEZ (COMPUTACIN V) TRABAJO: PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS. ESTUDIANTE: JOVEL LOPEZ VELASQUEZ CARN: 201031190

QUETZALTENANGO MAYO 2013

BASES DE DATOS
Access

Base de datosqu es?

Una base de datos es un conjunto de datos que

estn organizados para un uso determinado Las bases de datos de Access tienen la extensin .MDB para que el ordenador las reconozca como tal. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos.

Tablas de datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos.
Una tabla contiene informacin sobre un tema o

asunto particular, como pueden ser clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin,... Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente forman un registro.

Ejemplo
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una

empresa, una tabla de CLIENTES podra ser:

Campos

Cdigo Registro 1 Registro 2 Registro 3 Registro 4 1 2 3 4 Luis Marta

Nombre

Apellidos Grande Lilos Fran Dardeno Juan Lpez Huesca Buevo

Direccin C/ Germanas, 23 C/ Mayor, 34 C/ Valle, 56 C/ Franciscano, 67

C.P. 46723 46625 46625 46521

Francisco Mara

Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que

cumplen ciertas condiciones.

Por ejemplo, podramos crear una consulta para

obtener todos los datos de los clientes cuyo cdigo postal sea
46625.

Formularios
Un formulario es el objeto de Access diseado para la introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que

ms se utilizan tienen la forma de fichas de datos.

Informes
Un informe es el objeto de Access diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de

forma impresa.

Crear una base de datos

Hacer clic sobre la opcin Base de datos en blanco del panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla.

 A continuacin aparecer el siguiente cuadro de

dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardar.

 Automticamente se crear nuestra nueva base de

datos a la cual Access asignar la extensin .MDB, y aparecer la ventana Base de datos:

Tipos de objetos que podemos tener en la BD

Crear una tabla de datos

Hay que posicionarnos en la ventana base de datos con el objeto tablas seleccionado, si hacemos clic en el icono se abre una ventana con

las distintas formas que tenemos para crear una tabla:

 Vista

Hoja de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna. guiando paso por paso en la creacin de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas. partir de otra existente en otra base de datos.

Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va

Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a

Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos.

 Otra forma ms rpida de llegar a la vista diseo es

desde la ventana Base de datos con el objeto tablas seleccionado, haciendo doble clic en la opcin Crear una tabla en vista Diseo.

 Aparecer la ventana Diseo de tabla:

Nombre de la tabla

Rejilla de datos Ayuda Fichas General y Bsqueda

Rejilla de datos: Es donde definiremos cuales son los datos que compondrn la tabla.

Fichas General y Bsqueda: Son para definir propiedades del campo es decir
caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo.

Ayuda: Es un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos
que hacer.

Tipos de datos
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar

de qu tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, siendo su longitud

Los diferentes tipos de datos de Access son:

mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales.

Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios

o explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres.

Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al

ao 9999.

 Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos

matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o

S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel,

un documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios.

texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control. Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina. Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina. Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.

Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como

Definir campos
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla ENTER pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de

dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

 Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda

columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms caractersticas del campo.

Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente

sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del campo, de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos.

Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los

campos (columnas) de la tabla.

La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la

tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes

pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.
Hacer clic sobre el icono Clave principal de la barra de herramientas. A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que

dicho campo es la clave principal de la tabla.

Guardar una tabla

Para guardar una tabla, podemos:
Ir al men Archivo y elegir la opcin Guardar. O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de

herramientas. Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Hoja de trabajo Pasos para crear una base de datos

1.

Abrir Access

2.
3. 4. 5. 6.

Si no aparece a la derecha el panel de tareas, abre el men Archivo y elige la opcin Nuevo o bien haz clic sobre el botn Nuevo de la barra de herramientas.
Haz clic sobre la opcin Base de datos en blanco del panel de tareas. Aparecer el cuadro de dilogo donde tendremos que asignarle nombre a nuestra base de datos. Guardar en la carpeta Mis documentos En el recuadro Nombre de archivo:, escribe el nombre que queremos ponerle a nuestro archivo, Clases.

7.
8.

Haz clic sobre el botn Crear.

Observa como tenemos una nueva base de datos llamada Clases.mdb, pero que de momento est vaca.

 Abre la base de datos Clases.mdb que se encuentra en la carpeta Mis

documentos del disco duro (la que se cre en la practica anterior). Cursos.

Crear dos tablas en la base de datos. Una tabla ser Alumnado y la otra Tabla Alumnado.
Haz clic sobre la opcin Crear una tabla en vista diseo de la ventana Base de datos estando seleccionado el objeto Tablas. Escribe los siguientes campos:
Codigo Alumnado (tipo Auto numrico) Nombre Alumnado (tipo Texto, descripcin Introducir el nombre del alumno) Apellidos Alumnado (tipo texto) Direccin (tipo texto) Poblacin (tipo texto) Codigo postal (tipo numrico) Fecha de nacimiento (tipo Fecha/Hora)

Define como clave principal el campo Codigo Alumnado. Guarda la tabla (nombre: Alumnado) Cierra la tabla Tabla Cursos Codigo Curso (tipo numrico) Nombre Curso (tipo texto) No. Horas (tipo numrico) Fecha inicio (tipo Fecha/hora) Fecha final (tipo Fecha/hora) Define como clave principal el campo Codigo Curso Guarda la tabla (nombre: Cursos) Cierra la tabla Cierra la base de datos
Escribe los siguientes campos: