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Modulo 1 Introduccin a los sistemas abiertos. Tipos y caractersticas de los sistemas La funcin de la organizacin como sistema
El enfoque de sistema procura contemplar la organizacin como un todo y como parte del ambiente externo. Considera que una actividad de un segmento de la organizacin afecta a la actividad del resto de los segmentos de la misma. Es un todo organizado compuesto por dos o mas partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineado por lmites identificables de su suprasistema ambiental. Conjunto de partes coordinadas y en interaccin para alcanzar un conjunto de objetivos
CONCEPTO DE SISTEMAS
Un conjunto de elementos Dinmicamente relacionados Formando una actividad Para alcanzar un objetivo Operando sobre datos / energa / materia Para proveer informacin / energa / materia
Ambiente Mercado
RECURSOS (INSUMOS)
(PRODUCTOS)
SISTEMA
Ambiente Mercado
Retroalimentacin
ORGANIZACIN
Integran el microsistema
COMPETIDORES EMPLEADOS
INSTITUCIONES FINANCIERAS
GOBIERNO LA ORGANIZACION
PROVEEDORES
LOS MEDIOS
GERENTES
NIVEL INTERMEDIO
JEFES
FUNCIONAMIENTO Y OPERARIOS
Liderazgo y Poder Motivacin Procesos Comunicaciones Toma de Decisiones Clima Organizacional Cooperacin - Participacin Trabajo en Equipos Conflictos
Estructuras OBJETIVOS
Personas
Proceso
Estructura: Forma en que se dividen, organizan y coordinan las actividades de una organizacin.
Funcin: Clasificacin de un grupo de actividades similares dentro de una organizacin (marketing, logstica)
Logstica
Marketing
Produccin
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
CLAVE
Actividad. Describe las funciones que desempean las personas involucradas en el procedimiento.
Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.
Decisin o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisin entre dos o ms alternativas. Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente. Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo. Conector. Reprsenta una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Procedimientos: Planes que establecen un mtodo para manejar actividades futuras, son series cronolgicas de acciones requeridas.
(GENERAL O ESPECFICO)
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
CLAVE
VARIABLES SOCIALES
COMPETIDORES
VARIABLES POLITICAS
INSTITUCIONES FINANCIERAS
EMPLEADOS LA ORGANIZACION
GOBIERNO
SINDICATOS OBREROS
PROVEEDORES
VARIABLES ECONOMICAS GRUPOS DE INTERES INTERNOS GRUPOS DE INTERES EXTERNOS EL LIMITE FLEXIBLE DE UN SISTEMA ABIERTO EL AMBIENTE DE ACCION DIRECTA
La Organizacin de la Empresa
reas de asesora en el sector pblico y privado para el diseo de estructuras. Organizacin lineal y de staff Funcin de asesoramiento. Staff o asesor El por que de los servicios de una rea de staff o asesoramiento. Factores importantes del proceso de organizar
La Organizacin de la Empresa
Organizacin funcional, lineal y de staff
Funcional Este tipo de estructura se caracterizo por los gerentes multiples, que origino algunos roblemas en especial en la coordinacin y de control ocacionando la debilidad organizacional. Ejemplo empresa pequea integrada de equipo de especialistas integrado. Lineal La estructura lineal es la basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados. Ejemlplo la estructura militar. Vale para pequeas empresas, y suele tener problemas de lentitud, ser poco flexible para adaptarse a los cambios del entorno. En lnea y staff. Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de consulta y asesoramiento con los departamentos o staffs Los departamentos en lnea se ocupan de las decisiones, y los staffs realizan apoyo y asesoramiento.
Ejemplos
Directorio
Presidencia Ejecutiva
Secretaria
Nivel 1
Secretaria
Gerencia General
Gerencia RR.PP.
Nivel 2
Contador General Gerenciaa Adm. Fin. Gerencia Sistemas Gerencia Ventas Gerencia Legal
Nivel 3
Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN
Organizacin Centralizada
Directorio
Presidencia Ejecutiva
Secretaria
Gerencia General
Secretaria
Control de Gestin Cobranza
Gerencia RR.PP. Gerencia Legal Gerencia Sistemas Gerencia Administracin Contador General
Tesorera
Contralora General/Finan.
Gerencia
Gerencia
Gerencia
Gerencia
Ggerencia
Directorio
Presidencia Ejecutiva
Secretaria
Gerencia General
Secretaria
Gerencia RR.PP.
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Diseo orientado hacia el cliente Unidades autnomas, descentralizadas administradas por objetivos. Orientacin y objetivos claros y medibles Control de la no calidad en el origen del proceso Impulso, formacin, delegacin del personal Retroalimentacin de 360 en las labores
A. Crdenas
Gerente Administracin
C. Daz
Gerente Finanzas
F. Hidalgo
Gerente RR.HH
Tramo de Control o Administrativo Es la respuesta a: Cuntos subordinados tiene un jefe? Puede ser grande o breve.
Coordinacin Accin ordenada del equipo con vista hacia un propsito comn. Sincronizar la accin individual y de equipo.
Cadena de Mando
Autoridad responsabilidad
Coordinacin por equipo
Coordinacin individual
Organizacin
Nivel Jerrquico
Coordinacin
Departamentalizacin
Concepto
Un organigrama es la representacin
Precisin
Sencillez Uniformidad Presentacin Vigencia
Sector Privado:
Determinar la fuente de origen Nivel, Sector, Especialidad, Mercado. Composicin
Por su contenido:
Integrales Funcionales De puestos, plazas y unidades
Por su Diseo
Dimensin Relacin
DIRECCIN
DIRECCIN
DIRECCIN
DEPTO.
DEPTO.
DEPTO.
DEPTO.
DEPTO.
DEPTO.
DEPTO.
ORGANIGRAMA ESPECFICO
POR SU AMBITO ORGANIGRAMA ESPECIFICO
GERENCIA
DEPTO.
DEPTO.
DEPTO.
OFICINA
OFICINA
OFICINA
OFICINA
OFICINA
OFICINA
Por su contenido:
Integrales Funcionales De puestos, plazas y unidades
ORGANIGRAMA INTEGRAL
DIRECCIN
1.1
DIRECCIN
1.2
DIRECCIN
1.3
DEPTO.
DEPTO.
DEPTO.
DEPTO.
DEPTO.
DEPTO.
DEPTO.
1.1.1
1.1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.3.1
1.3.2
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
DIRECCIN GENERAL 1. CUMPLIR LOS ACUERDOS DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA 2. VIGILAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROBLEMAS 3. COORDINAR A LAS DIRECCIONES 4. FORMULAR EL PROYECTO DEL PROGRAMA GENERAL
DIRECCIN TCNICA 1. EVALUAR Y CONTROLAR LA APLICACIN Y DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS 2.FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL DE LABORES 3. DIRIGIR LAS LABORES ADMINISTRATIVAS DE SU REA
DIRECCIN FINANCIERA 1.OBTENER RESULTADOS NECESARIOS 2. FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL DE FINANCIAMIENTO 3. DIRIGIR LAS LABORES ADMINISTRATIVAS DE SU AREA
DIRECCIN DE PROMOCIN Y COORDINACIN 1. ESTABLECER RELACIONES DE ASISTENCIA PROMOCIONAL 2. ESTABLECER RELACIONES DE COOPERACI Y APOYO 3. SUPERVISAR DEP DE COMPRAS 4. FORMULAR PROGRAMA DE TRABAJO 5. ORGANIZAR Y COORDINAR SEMINARIOS
R
4 1 1 2
E DIRECCIN A DIRECTOR * 5 1
R 5 1 DIRECCIN B DIRECTOR *
E 5 1
R 7 1
ANALISTAS
SECRETARIAS
*
*
2
2
2
2
ANALISTAS
SECRETARIAS
*
*
2
2
4
2
E 11 1 7 1 2
R 11 1 7 1 2
* = NOMBRE DE LA PERSONA
ORGANIGRAMA VERTICAL
ORGANIGRAMA HORIZONTAL
DIRECCIN A
DIRECCIN B
DIRECCIN C
DIRECCIN D
DIRECCIN E
DEPTO. A
DEPTO. A
DEPTO. A
DEPTO. A
DEPTO. A
DEPTO. B
DEPTO. B
DEPTO. B
DEPTO. B
DEPTO. B
DEPTO. C
DEPTO. C
DEPTO. C
DEPTO. C
DEPTO. C
DEPTO. D
DEPTO. D
DEPTO. D
DEPTO. D
DEPTO. E
DIRECCIN A DEPTO. A
DIRECCIN B DEPTO. A
DIRECCIN C DEPTO. A
OFICINA A
OFICINA A
OFICINA A
OFICINA B
OFICINA B
OFICINA B
DEPTO. B
DEPTO. B
DEPTO. B
OFICINA A
OFICINA A
OFICINA A
OFICINA A
OFICINA A
SECCIN A
ORGANIGRAMA DE BLOQUE
SECRETARIO
SUBSECRETARIA A
SUBSECRETARIA B
OFICIALIA MAYOR
1. DIRECCIN 1.1. DEPARTAMENTO 1.1.1 OFICINA 1.1.2 OFICINA 1.1.3 OFICINA 1.2 DEPARTAMENTO 1.2.1 OFICINA 1.2.2 OFICINA 1.2.3 OFICINA 2. DIRECCIN 2.1 DEPARTAMENTO 2.1.1 OFICINA 2.1.2 OFICINA 2.1.3 OFICINA 2.2 DEPARTAMENTO 2.2.1 OFICINA 2.2.2 OFICINA 2.2.3 OFICINA
3. DIRECCIN 3.1. DEPARTAMENTO 3.1.1 OFICINA 3.1.2 OFICINA 3.1.3 OFICINA 3.2 DEPARTAMENTO 3.2.1 OFICINA 3.2.2 OFICINA 3.2.3 OFICINA 4. DIRECCIN 4.1 DEPARTAMENTO 4.1.1 OFICINA 4.1.2 OFICINA 4.1.3 OFICINA 4.2 DEPARTAMENTO 4.2.1 OFICINA 4.2.2 OFICINA 4.2.3 OFICINA
5. DIRECCIN 5.1. DEPARTAMENTO 5.1.1 OFICINA 5.1.2 OFICINA 5.1.3 OFICINA 5.2 DEPARTAMENTO 5.2.1 OFICINA 5.2.2 OFICINA 5.2.3 OFICINA 6. DIRECCIN 6.1 DEPARTAMENTO 6.1.1 OFICINA 6.1.2 OFICINA 6.1.3 OFICINA 6.2 DEPARTAMENTO 6.2.1 OFICINA 6.2.2 OFICINA 6.2.3 OFICINA
DIMENSIN
SECRETARIO
SUBSECRETARIA
SUBSECRETARIA
SUBSECRETARIA
SUBSECRETARIA
UNIDAD
UNIDAD
UNIDAD
DIMENSIN
COLOCACIN DE UNIDADES
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
CONSEJO DE ADMINISTRACIN
DIRECCIN GENERAL
DIRECCIN COMERCIAL
DIRECCIN DE FINANZAS
UNIDAD DE PROGRAMACIN
GERENCIA DE EXPLORACIN
GERENCIA DE EXPLOTACIN
GERENCIA DE REFINACIN
GERENCIA DE PETROQUMICA
TESORERA GENERAL
GERENCIA DE FINANZAS
GERENCIA DE PERSONAL
DIMENSIN
MARKETING GERENCIA PROMOCION GERENCIA DE MERCADEO PRODUCTOS GERENCIA DE EXPL/REFINACIN GERENCIA DE PETROQUMICA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS CONSEJO DE ADMINISTRACIN DIRECCIN GENERAL VENTAS GERENCIA DE VENTAS LOCAL GERENCIA DE VENTAS INTERNACIONAL TESORERA GENERAL DIRECCIN DE FINANZAS CONTRALORA
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
INCORRECTO
CORRECTO
INCORRECTO
CORRECTO
INCORRECTO
CORRECTO
INCORRECTO
CORRECTO
Departamentalizacin
Departamentalizacin
Departamentalizacin Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud.
Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia: Listar todas las funciones de la empresa. Clasificarlas. Agruparlas segn un orden jerrquico. Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas.
Departamentalizacin
Simple Bajo grado de departamentalizacin, grandes tramos de control, autoridad centralizada y poca formalizacin
Burocracia Operaciones altamente rutinarias que se alcanza por especializacin, muy formalizada, tareas por departamentos funcionales, autoridad centralizada, cortos tramos de cortos y cadena de mando para la toma de decisiones. Matricial Crea lneas dobles de autoridad, departamentalizacin funcional con la de producto. combina la
Produccin
Ventas
Finanzas
Simple Ventajas Sigue el principio de la especializacin Mantiene el poder y prestigio de las funciones mayores Simplifica el entrenamiento
Organizacin Burocrtica
Directorio
Presidencia Ejecutiva
Secretaria
Gerencia General
Secretaria
Gerencia RR.PP.
Contador General
Gerencia Sistemas
Gerencia Ventas
Gerencia Legal
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Matricial
Funcin A
Funcin B
Funcin C
Funcin Z
Proyecto A
Proyecto B
Proyecto C
Proyecto D
La estructura matricial crea lneas dobles de autoridad; generalmente combina departamentalizacin funcional con la de producto.
Estructura alta
Problemas de Coordinacin, Informacin, Motivacin, Cantidad de Gerentes.
El Sistema Organizacional
Estructura Plana
Se reduce el nmero de niveles de jerarqua complejas y se canaliza las comunicaciones y el comportamiento organizacional. Se determinan las funcionalidades horizontalmente se realiza con ms precisin si se sustenta en un anlisis de procesos. Se debe determinar responsabilidades, para lo cual el ENPOWERMENT, pasa es fundamental en una estructura empresarial
Estructuras Planas
DG
El Sistema Organizacional
Estructura Alta
Es jerrquica (tpico organigrama) se mide por el nmero de niveles entre el gerente y los empleados en los niveles inferiores. Algunas organizaciones mantienen el poder en el nivel ms alto, dejando prcticamente sin poder los niveles intermedios. Estas diferencias ocasionan a las organizaciones problemas de control, comunicacin y coordinacin. DG Estructuras Altas
Diferencias Horizontal
Autoridad nica Problemas Coordinacin Difusin de la informacin Problemas de motivacin Cantidad de Gerentes
Estructura por Productos Estructura por Clientes Estructura por Procesos Estructura Matricial Estructura de Equipos
El Sistema Organizacional
Diferencia Horizontal: Distribucin de personas y tareas a las funciones y divisiones Segunda Evaluacin
El Sistema Organizacional
Diferencia Horizontal: Forma en que las tareas realizadas se subdividen entre sus miembros. Se dan a especialistas las actividades claves a realizar. Subdividir las tareas de manera que los no especializados puedan realizarlas (burocracia)
Diferencias Horizontal
Estructura Funcional Estructura Geogrfica Estructura Multidivisional Estructura por Productos Estructura por Clientes Estructura por Procesos Estructura Matricial
Tipos de Estructuras: - I La estructura por funcin La estructura territorial geogrfica La estructura multidivisional:
Combina dos tipos de organizacin la funcional y productos (matricial)
La departamentalizacin por funciones se utiliza en empresas que trabajan en condiciones estables y que tengan pocos productos o servicios y que sus tareas sean rutinarias.
Directorio
Presidencia Ejecutiva
Secretaria
Gerencia General
Secretaria
Control de Gestin Cobranza
Gerencia RR.PP. Gerencia Legal Gerencia Sistemas Gerencia Administracin Contador General
Tesorera
Contralora General/Finan.
Gerencia
Gerencia
Gerencia
Gerencia
Ggerencia
Ventajas: Mejora la coordinacin de los objetivos de cada divisin. Libera a la alta direccin del da a da. Permite la formacin de futuros gerentes. El buen o mal funcionamiento de una divisin no afecta a la marcha del resto Crea negocios autnomos en el seno de una empresa. Desventajas: Duplicidad de actividades, instalaciones y recursos (aumenta el coste y reduce la eficiencia). Autonoma de los responsables aunque es amplia, est en los lmites impuestos por el nivel estratgico. Dificultad de coordinacin. Adecuada para empresas con diversificacin de sus negocios, con tecnologas separables en segmentos de cada una de las divisiones.
Centros de Utilidad
PRESIDENTE
VICEPRESIDENTE
VICEPRESIDENTE VICEPRESIDENTE
MERCADOTEC.
PRODUCCION
FINANZAS
Tipos de Estructuras: II
La estructura por productos Empresas de tipo por funciones, por productos, utiliza para dar importancia a distintos productos. Ventajas: Focaliza la accin sobre el producto. Facilita la especializacin por producto. Mejora la coordinacin de las funciones. Coloca a menor nivel la responsabilidad financiera. Proporciona formacin para los futuros gerentes. Aumenta la diversificacin de la empresa. Desventajas: Requiere ms empleados de alta direccin. Dificulta la centralizacin de las funciones econmicas. Problemas de control para la direccin general.
Organizacin por producto Organiza en divisiones que renen a las personas involucradas con un tipo dado de producto Organizacin mercado Organiza en divisiones que renen a las personas en relacin con un mercado a atender Organizacin tipo divisin Departamento de una organizacin que parece un negocio independiente; se pueda dedicar a producir y vender productos especficos en un mercado especfico
Gerencia General
Producto Ayudin
Producto Humectantes
Producto Maquillaje
PRESIDENTE
VICEPRESIDENTE I&D
VICEPRESIDENTE
VICEPRESIDENTE VICEPRESIDENTE
Marketing
Produccin
Finanzas
Ventajas: Estimula la especializacin El cliente tiene la impresin de ser el nico. Facilita el conocimiento de cada tipo de cliente. Desventajas: Difcil coordinacin demandas puestas por un mismo cliente. Requiere un staff muy especializado. Difcil de orientar la agrupacin por clientes dentro de una empresa. Conclusin: Est orientada al exterior de la empresa, se utiliza cuando se tienen varios productos o servicios pero el cliente es lo ms importante.
Presidente
Tipos de Estructuras: II La estructura por procesos En el rea de fabricacin es frecuente la divisin del trabajo, que en realidad forma un proceso continuo, en varias fases que se encargan a distintos departamentos. Eliminar las discontinuidades existentes en los organigramas, es decir, los espacios en blanco A partir de la identificacin de los procesos de una organizacin podemos mejorarlos e innovarlos utilizando dos enfoques gerenciales: Calidad Total y la Reingeniera.
Comercializacin
Produccin
Finanzas
RRHH
Lquidos
Polvo
Preparacin Preparacin Preparacin Preparacin Leche EvaporadaLeche CondensadaCaf Instantneo Leche En Polvo
Gerente Produccin
ORGANIZACIONES TRADICIONALES
PROCESOS
Nuevas opciones de diseo de estructuras - I: La Organizacin que aprende Unidad Estratgica de negocios UEN Estructuras basadas en equipos - OAD Corporaracin Horizontal - CO La organizacin virtual sin fronteras atmica OAD
Una organizacin que aprende ha desarrollado la capacidad de adaptarse y cambiar de forma continua porque todos sus miembros lo asumen Los empleados adquieren y comparten nuevos conocimientos y aplican stos en la toma de decisiones.
Colaboracin
Unidad Estratgica de negocios UEN Unidades de productos que se desarrollan como negocioa independientes dentro de una empresa ms grande. La UEN debe: Tener su propia misin Contar con grupo definido de competidores Preparar su plan estratgico Administrar sus recursos operativos Tener un tamao adecuado organizacional
Estructuras basadas en equipos Equipos.- El uso de equipos como base del diseo para coordinar y ejecutar las actividades de trabajo. Equipos OAD.- Que tiene poder (en base a delegacin para la toma de decisiones, capacitacin, etctera.)
SOPORTE TECNICO
UNIDAD DE NEGOCIOS I
SOPORTE ADMINISTRATIVO
UNIDAD DE NEGOCIOS II
rea
Mina
Tcnica
Gerente de Negocio
Envasado
Adm. y
Contabilidad Recursos
Humanos
Unid 1
Grupo 2 Grupo 1
SOPORTE
ELECTRONICO
MECANICO
OPERADOR DE CALCINACION OPER. DE MOLINO OPER. PRE-HORNO Y MOLINO DE CRUDO
Corporacin Horizontal
Presidente
Gerencia General
Staff
Staff
Staff
Equipo Logstica
Procesos Estratgicos
Nuevas opciones de diseo de estructuras - II: La organizacin virtual Organizacin en red - modular Ejercicio prctico en clase en equipos
La organizacin virtual
Red de empresas independientes que se unen rpidamente mediante tecnologa de informacin Comparten costos, competitividad, acceso a nuevos mercados globales Compuesto por el mejor Recurso humano y de la mas alta tecnologa. Todas las funciones y procesos se manejan a nivel global
La Autoridad y Poder Autoridad: poder que se tiene para ocupar una posicin determinada y a travs de esa posicin el poder que tiene una persona para tomar decisiones que afectan a otro. La autoridad es un tipo de poder. Se puede tener autoridad sin tener poder. Autoridad de lnea
Son los responsables directos de la realizacin de los objetivos, mientras que las funciones de Staff son las que ayudan a las de lnea para lograr los objetivos eficientemente.
Poder: capacidad de influir en las acciones de otras personas.
AUTORITARIO
CONSULTIVO
EL EL ADMINISTRA ADMINISTRADO DOR R DEFINE LOS PERMITE QUE LIMITES Y LOS SOLICITA AL SUBORDINADO GRUPO QUE S TOME UNA ACTUEN DECISION DENTRO DE LOS LIMITES DEFINIDOS POR EL SUPERIOR PARTICIPATIVO
ESTILO AUTORITARIO
ESTILO DEMOCRATICO
ESTILO LIBERAL
LIDER
LIDER
LIDER
SUBORDINADOS
SUBORDINADOS
SUBORDINADOS
ENFASIS EN EL LIDER
Compendiar en forma ordenada los aspectos metodolgicos bsicos para el diseo, elaboracin, presentacin,
Concepto Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos
Generales
Particulares
Por su contenido
Entre los ms representativos estn:
De organizacin
De polticas
De contenido mltiple
Identificacin ndice o contenido Prlogo o introduccin Objetivo (s) de los procedimientos reas de aplicacin o alcance
Anlisis de la informacin
Estudio preliminar
Preparacin del proyecto Presentacin del proyecto
Reproduccin e implantacin
del manual
Captacin e integracin de la
informacin
Revisin y actualizacin
DIAGRAMACIN
OBJETIVOs
SIMBOLO
REPRESENTA Operacin. Indica las principales fases del proceso, mtodo o procedimiento.
Inspeccin. Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo. Desplazamiento o transporte. Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a otro. Depsito provisional o espera. Indica demora en el desarrollo de los hechos. Almacenamiento permanente. Indica el depsito de un documento o informacin dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacn.
Ventajas que ofrece la tcnica de diagramacin: De uso: Facilita su empleo De destino: Permite la correcta identificacin de actividades De comprensin e interpretacin: Simplifica su comprensin De interaccin: Permite el acercamiento y coordinacin De simbologa: Disminuye la complejidad y accesibilidad De diagramacin: Se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados
En cuanto a dibujo:
No utilizar en un mismo lado del smbolo varias lneas de entrada y salida Por claridad no debe haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos El smbolo de decisin es el nico que puede tener hasta tres lneas de salida Las lneas de unin se deben representar con lneas rectas Es conveniente que los smbolos tengan un tamao uniforme
La redaccin del contenido del smbolo de operacin debe ser realizada con frases breves y sencillas Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas El smbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se utilice El smbolo de conector puede ser alfabtico o numrico, pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida Cuando existen una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al smbolo
Por su presentacin: De bloque: Se representan en trminos generales con el objeto de destacar determinados aspectos De detalle: Plasman las actividades en su ms detallada expresin Por su formato: De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente
Por su formato
De formato tabular: Tambin conocido como de formato columna o panormico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna
De formato arquitectnico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o bien la secuencia de las operaciones a travs del espacio donde se realizan
Por su propsito: De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna descripcin de operaciones
De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, as como quin o en donde se realiza y en qu consiste sta.
De mtodo: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera de hacerlas Analtico: Describe no slo el procedimiento quin lo hace, y cmo hacer cada operacin, sino para qu sirven
Por su propsito: De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una Persona Combinados: Emplean dos o ms diagramas en forma integrada De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la informacin con textos y dibujos
DIRECCIN GENERAL DE LOGISTICA Y SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE MATERIALES DIAGRAMA DE FORMATO HORIZONTAL
Departamento solicitante Pide material mediante solicitud de material Almacn Existencia suficiente SI NO Soicita material mediante requ-isicin de compra
Departamento de compras
Surte material
B
Proveedor
Surte material
Almacn
Material requerido? NO
SI
Surte material
Departamento solicitante
FIN
B
FECHA DE ELABORACIN
FORMUL
DIRECCIN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE MATERIALES DIAGRAMA DE FORMATO TABULAR
DEPARTAMENTO SOLICITANTE INICIO Pide material mediante solicitud de material ALMACEN NO Soicita material mediante requisicin de compra DEPARTAMENTO DE COMPRAS Pide material mediante orden de compra PROVEEDOR
Existencia suficiente?
Surte material
SI
Surte material B
NO
Material requerido? NO
SI
Surte material
A Origen del materia?l Proveedor Almacn Comunica deficiencia al proveedor AUTORIZ FECHA DE ELABORACIN
FIN
FORMUL
Junta
Telfono Fax Telex
Calcular
Preparar Documentos Resolver Excepcin Introducir Datos Examinar Datos Examinar Documentos Comunicar
Archivar
Conciliar Fotocopiar
Smbolo de Decisin
Departamento Solicitante
Almacn
Departamento de Compras
Proveedor
Revisa Existencias
Solicitud de Materiales
Selecciona Proveedor
Surte Materiales