QU ES UN EVENTO ? El evento es una actividad que requiere ser planeada, ejecutada, controlada, encaminada a lograr objetivos propuestos, bien sea de ndole empresarial, asociativo o particular.
QUIENES PARTICIPAN ?
Los eventos renen diferentes personas
que pertenecen a distintos colectivos, con identidad e intereses propios . En ellos se intercambian opiniones y puntos de vista sobre asuntos o acontecimientos especficos relacionados con temas empresariales, sociales, culturales, religiosos, deportivos o cientficos.
QUE REALIZAN?
En ellos se intercambian opiniones y
puntos de vista sobre asuntos o acontecimientos especficos relacionados con temas empresariales, sociales, culturales, religiosos, deportivos o cientficos.
de su planeacin detallada, sin desconocer la importancia de las dems etapas que contribuyen en gran medida al logro de los objetivos propuestos .
QUIENES INTERVIENEN?
En un evento intervienen tres clases
ORGANIZADORES
El grupo de personas encargadas de planear, dirigir, organizar y realizar el evento. En este grupo se encuentra: El Coordinador General El Coordinador Administrativo El Coordinador de Servicios Generales El Coordinador de Relaciones Publicas
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
COORDINADOR GENERAL COMIT ORGANIZADOR COMIT DE ADMINISTRACIN Subcomit de Administracin de personal
Coordinador General
Coordinador Administrativo
Subcomit de Inscripciones
Subcomit de Recepcin y alojamiento
Subcomit de Suministros
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
COORDINADOR GENERAL
COMIT ORGANIZADOR COMIT ADTIVO Y FINANCIERO COMIT RELACIONES PBLICAS
Subcomit de Divulgacin Subcomit de Inscripciones Subcomit de Recepcin y Alojamiento Subcomit de Informacin y documentacin Subcomit de Protocolo y actos sociales
COORDINADOR GENERAL
La organizacin del evento es dirigida
de los comits y asesorarlos en la definicin de las actividades propias. Orientar a los coordinadores de los diferentes comits en la parte de administracin y ejecucin. Liderar la labor de coordinacin en forma permanente con el comit organizador.
CONFORMACION DE COMITES
A continuacin se relacionan los comits que generalmente se establecen en la organizacin de un evento
COMIT ORGANIZADOR
Est integrado por los coordinadores de
cada comit. Tiene la responsabilidad de definir y presentar al Coordinador del evento todas las acciones en detalle que conlleven a su organizacin y desarrollo, tanto en la etapa previa como en la ejecucin, seguimiento y evaluacin del evento para su visto bueno y toma decisiones.
y coordinacin del programa general de trabajo, debe tener a su disposicin todos los recursos humanos, tcnicos y financieros.
COMIT DE ADMINISTRACION
Se encarga de administrar y manejar todos
los recursos humanos, financieros y fsicos necesarios, facilita los medios econmicos y materiales y controla su adecuada utilizacin. Se ocupa del apoyo logstico en general para el xito del evento. Depende directamente del Director General.
Le corresponde elaborar el
presupuesto general de gastos. Es responsable de la consecucin de fondos y aportes para financiar el evento. Tiene a su cargo el movimiento de cuentas, recargo por facturacin de inscripciones y consignacin en bancos.
Tambin debe llevar el balance financiero y asigna dos personas en tesorera para el manejo del dinero
SUBCOMITE DE SUMINISTROS
de las solicitudes de elementos, equipos, materiales y dems implementos necesarios presentados por cada comit. Todo esto debe contar con el visto bueno del director.
imagen positiva de la organizacin, en las actividades de promocin, divulgacin y atencin directa de los participantes. Lo conforman los subcomits de divulgacin y publicidad, inscripciones, recepcin y alojamiento, informacin y documentacin, protocolo y actos sociales
una muy bien planeada campaa publicitaria, que incluya afiches, circulares, plegables, vallas, fotografas, volantes, avisos de prensa, radio y televisin. Esta promocin debe hacerse de manera escalonada y sostenida con cinco meses de anterioridad , con el fin de crear expectativa en el publico.
SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES
La inscripcin es la vinculacin formal de los participantes o asistentes al evento, es fundamental establecer una fecha limite de inscripcin y pago para asegurar el numero de asistentes. Los organizadores deben prever un margen del 10% mas de asistentes.
SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES 2
hacer claridad acerca de una posible cancelacin por fuerza mayor de una inscripcin o pago y realizado con la debida anticipacin.
atender de forma permanente a todo el personal y proporcionar informacin y orientacin para mantener la imagen positiva del evento.
pendiente de la confirmacin, del hotel, recibir a los invitados y conferencistas, debe trabajar en estrecha relacin con los de transporte, informacin y documentacin.
realizar las reservas de regreso Relacin total de los servicios disponibles del evento Mediante listado controlar la entrega de documentacin que se maneje en el evento
Preparar un listado de toda la documentacin, papelera y fichas necesarias para diligenciar durante el evento. Esta encargado de suministrar toda clase de informacin a todos los integrantes del equipo de trabajo .
del programa a realizar. Elaborar y presentar la lista de invitados especiales, del personal asistente al evento y de los integrantes de los comits, teniendo en cuenta su profesin, titulo o rango y procedencia, incluyendo direcciones y nmeros telefnicos.
Es el encargado de establecer
contacto con las empresas para lograr representacin mediante puestos de servicio, obsequios y degustaciones.
funciones, presentarlo para aprobacin y solicitar al comit secretarial su elaboracin y luego distribuirlo a los diferentes comits para que cada uno sepa con claridad todas sus funciones y como las debe desarrollar.
programa en lo relacionado con la instalacin, colocacin de banderas, himnos, refrigerios, ccteles, bufe y otros, as como los actos culturales o recreativos.
pendiente de la lista de invitados especiales y de las personalidades gubernamentales, civiles, eclesisticas y militares, el envo de la tarjeta de invitacin y del material que ellos necesitan conocer con anterioridad.