VIII Ciclo 2013 I

Empiece lo ms pronto posible

Responsable Objetivo Audiencia Presupuesto Sede Recintos Vas de comunicacin Capacidad hotelera Cotizaciones de las opciones de sede Cotizaciones de alimentos y bebidas Realizar primera revisin de avances Base de datos Programa preliminar de actividades

A ocho meses del evento

Determinar los comits Realizar viajes de inspeccin a las sedes preseleccionadas Revisar cotizaciones Analizar viajes y cotizaciones Eleccin de sede y recinto Analizar contrato y reglamento de operacin del recinto seleccionado Revisar base de datos Disear el Manual del Expositor Definir la imagen general del evento Disear la estrategia de mercadotecnia para el evento Definir plan de medios de promocin

A seis meses del evento

Negociacin con hoteles Definicin de la fecha del evento Revisin de presupuesto Depuracin de la base de datos Inicio de la promocin del evento Presentacin del evento Revisin del programa preliminar del evento Definir cmo se har el preregistro Elaborar el plan de transporte y hospedaje Establecer necesidades de equipo de apoyo Enviar correspondencia de promocin Impresin de programas definitivos Disear el programa turstico para acompaantes Primer cierre y monitoreo del preregistro Continua la depuracin de la base de datos Redefinir necesidades y ajuste de presupuesto

A tres meses del evento

Planeacin del servicio de alimentos y bebidas (programar horarios) Confirmar la lista de equipo de apoyo y definir proveedores Ajustar necesidades de hotelera y transportacin Contina preregistro y ajuste presupuesto Entregar Manual del Expositor

A dos meses del evento

Programacin de eventos especiales Requerimientos adicionales Confirmar el tipo de montaje de las salas con el recinto Verificar avance de materiales impresos Revisar el presupuesto actual y preregistro Revisar con proveedores tiempos de montaje y desmontaje de expositores

A un mes del evento

Prueba y confirmacin del men/montajes/colores del mantel Confirmar habitaciones del hotel Confirmar transportacin Revisar equipo de apoyo reparar paquetes de informacin para participantes registrados Primera junta con el recinto para la revisin de la logstica del evento Labor de telemarketing para quienes no se han registrado Cerrar el contrato con alimentos y bebidas

A una semana del evento

Cerrar cuentas con alimentos y bebidas Junta final para revisin de la logstica con el recinto Junta con alimentos y bebidas Junta con hoteles Junta con empresa de transportacin Confirmacin de programa de acompaantes

I. Requerimientos para la inauguracin

Listn, tijeras, micrfono inalmbrico Presidium/tarima para presidium Personalizadores para presidium/iluminacin Equipo de sonido Iluminacin de podium Confirmar invitados importantes Fotgrafo/video Discurso

II. Equipo
Equipo audiovisual Iluminacin Decoracin Tarimas Escenografa Mobiliario especial Sonido Requisitos de telfonos/faxes y larga distancia Servicio de copiado Circuito cerrado Traduccin simultnea Tablero para recados de los participantes

III. Instalaciones
Area de registro: gafetes de preregistro, material a entregar, telfono Sala de organizadores: telfono, sala, circuito cerrado Sala VIP de conferencistas: sala, telfono/fax, servicio de caf, circuito cerrado Sala de prensa: telfono/faxes, mquinas de escribir, computadora, copiadora, circuito cerrado, sala, servicio de caf, rea de informacin, estacionamiento, lugares especiales para las personalidades, sealizacin

IV. Promocin/Memorias
Impresos/publicidad Atenciones a visitantes Reconocimientos Souvenirs Fotografa Filmacin Gafetes de VIP s organizadores y prensa Grabacin de videos y memorias del evento

V. Personal
Edecanes Programa de edecanes Traduccin simultnea Programa de traduccin simultnea Fotografa y video Operadores de equipo Variedad musical Vigilancia Limpieza

- Antes de tomar cualquier decisin, considere los resultados de una investigacin de mercados previa - Tenga una lista de proveedores alternativos - Revise con anticipacin los tiempos de correo directo, para que la papelera llegue a tiempo a los diferentes destinos - Tenga listos varios conferencistas alternativos - Si tiene invitados internacionales, considere las fechas para promocionar el evento con mayor anticipacin - Es importante realizar juntas peridicas con todos los que participan en la organizacin para que estn enterados de los avances - No deje de asistir por lo menos a dos juntas con el recinto - Recuerde que al final de revisar la lista de pagos pendientes e incluirlos en el presupuesto - Aproveche la clausura para anunciar su prximo evento - Enve cartas de agradecimiento a los expositores participantes