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INFORMÁTICA

Tema: CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS

Integrantes: *Araujo,
Alejandro
*Córdoba, Celso
*Díaz, Abraham
*Holder, Michelle
*Morales, Margie
*Rodríguez, Xavier
*Rodríguez, Liseth
*Sosa, Juan Raúl
IV año A

Grupo #2
d e
c os
á s i
s b 0 7
p t o 2 0
c e
n cce s s
C o A
Base de
datos
Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos
datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el
ordenador las reconozca como tal.
Gran parte de los sistemas de gestión de base de datos modernos guardan y
tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos
relacional, en el cual los datos se organizan en tablas.

Una página de acceso a datos es un tipo especial de


Páginas
página Web diseñada para ver datos y trabajar
con ellos desde Internet o desde una intranet.

Informes
Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular,
imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
Tablas de
Datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos.
Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como clientes
o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código
del cliente, nombre del cliente, dirección,...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro


o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de
otro cliente forman otro registro,...  

Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una
tabla de CLIENTES podría ser:
Macros Módulos
Una macro es el objeto de Access 2007 Un módulo es el objeto de Access
que define de forma estructurada las
acciones que el usuario desea que 2007 que contiene procedimientos
Access realice en respuesta a un personales que se codifican
evento determinado. utilizando Visual Basic.
Por ejemplo, podríamos crear una macro Realmente se trata de programación
para que abra un informe en con Access.
respuesta a la elección de un
elemento de un formulario.

Formularios

Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción,


visualización y modificación de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma
de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes
de la tabla CLIENTES.
Consulta
s
Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos
almacenados en las tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero
en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas
condiciones.
Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los
clientes cuyo código postal sea 46625.
Crear una base de
datos
1. Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office
(haciendo clic en el icono de Office en la parte superior
izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la
pantalla.

2. Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft


Office Access. Selecciona la opción Base de datos en
blanco. En la parte inferior también podrás seleccionar
una plantilla para crear una nueva base de datos basada
en ella.

3. A continuación aparecerá en un
panel a la derecha de la pantalla el
siguiente cuadro:
Crear una base de datos

1. Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos.


Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el
botón Buscar ubicación. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde
indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar
donde se guardará.

1. En el cuadro Guardar: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar


la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. En el recuadro inferior
aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic
sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.
Crear una base de datos

6. En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la


base de datos, Hacer clic sobre el botón Aceptar. Se cerrará el cuadro de
diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access. En el
cuadro de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste.

7. Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access


asignará la extensión .ACCDB.
Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a
rellenar sus datos.
Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:
 Desde el Botón de Office :
- Ir al Botón de Office .
- Elegir la opción Abrir...
 Desde los documentos recientes del Botón de Office :
- Despliega el Botón de Office donde aparecen las últimas bases de datos que se
abrieron bajo el título de Documentos recientes.
- Haz clic en la que quieras abrir.
 Desde la ventana de Introducción a Microsoft Office Access:
- Nada más abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opción en
Inicio → Todos los Programas aparecerá la pantalla de Introducción a Microsoft Office
Access.
- En la parte derecha verás el marco Abrir base de datos reciente.
- Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace Más... para buscar el
archivo de la base de datos que quieres abrir.
En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrirá el
cuadro de diálogo Abrir para que busques el archivo:

Elegir la carpeta donde está la base de datos que queremos abrir.


Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella.
Al abrir una carpeta, ésta se situará en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro
inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.
Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de
archivo: y hacer clic sobre el botón Abrir.
O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrirá directamente.
Cerrar una base de
datos:
Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

Cerrando Access:
1
Ir al Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.
. O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana
Base de datos.  

2. Sin cerrar Access:


En el Botón de Office , elegir la opción Cerrar
base de datos. 
Más opciones al abrir bases de datos. 
Botones del cuadro de diálogo Nuevo y Abrir. 

Este botón sólo estará disponible en caso de haber cambiado de carpeta,


y nos permitirá volver atrás, es decir, a la carpeta abierta anteriormente.

Nos permite ir al nivel anterior dentro del árbol de carpetas. Por ejemplo si
estamos en la carpeta Mis documentos, como esta se encuentra en el
disco duro C:, irá directamente a este

Nos permite buscar en la Web con el buscador de Microsoft.

Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.

Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra


abierta. A continuación habrá que especificar un nombre para esa
carpeta.

Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos.


Más opciones al abrir bases de datos. 

Al hacer clic sobre la flecha de la derecha,


elegiremos entre:

•Iconos grandes: se visualizan los archivos


como iconos grandes.
•Icono pequeños: se visualizan los archivos
como iconos pequeños.
•Lista: para ver únicamente los nombres de los
archivos.
•Detalles: para ver además del nombre, el
tamaño, el tipo y la fecha de modificación.
•Propiedades: para que aparezca una serie de
propiedades del archivo en la parte derecha del
recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.
•Vista previa: para que en la parte derecha del
recuadro aparezca una vista del archivo
seleccionado.
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