Gerenciamento Escopo - Gemba

Formao Black Belt Lean SixSigma
Aula 04 Gerenciamento do Escopo

Edio 2 Maro 2013
Gerenciamento de Escopo Objetivos
Apresentar os processos, ferramentas e tcnicas utilizadas para gerenciar o escopo de um projeto
www.gembatraining.com.br
Gerenciamento de Escopo Ao final desta aula voc ser capaza de
Organizar e estruturar todo o trabalho necessrio para a realizao do projeto Diferenciar escopo do projeto de escopo do produto Formalizar a autoridade do gerente de projetos Controlar as mudanas no escopo do projeto Formalizar a aceitao dos resultados
Gerenciamento de Escopo Escopo do Produto X Escopo do Projeto

Escopo do Produto so caractersticas e funcionalidades que caracterizam o produto ou servio Escopo do Projeto todo o trabalho que ter que ser realizado para produzir o produto ou servio
Gerenciamento de Escopo O que gerncia do escopo do projeto ?
Garantir que o projeto realize todo e somente o trabalho necessrio para o seu sucesso
Gerenciamento de Escopo Caractersticas
Define e controla o que ser includo ou no no projeto Inclui somente os artefatos para gerenciar o escopo do projeto e no do produto Verificao constante para ter certeza que todo o trabalho necessrio est sendo realizado Impedir a realizao de trabalho extra que no faa parte do projeto (gold plating)
Gerenciamento de Escopo Processos da Gerncia do escopo

Iniciao Controle de Modificao de Escopo Planejamento de Escopo
Verificao de Escopo
Definio de Escopo
Gerenciamento de Escopo Fluxo do Controle do Escopo
Gerenciamento de Escopo Controle do escopo: Entradas
Declarao do escopo do projeto
Estrutura analtica do projeto
Define, em conjunto com a EAP e o dicionrio da EAP associados a ela, a linha de base do escopo do projeto e o escopo do produto. O principal documento gerado pelo processo Criar EAP, a prpria EAP. Documento complementar da EAP contendo o contedo detalhado dos componentes contidos em uma EAP Fornece orientao sobre como o escopo do projeto ser definido, documentado, verificado, gerenciado e controlado pela equipe de gerenciamento de projetos
Dicionrio da EAP
Plano de gerenciamento do escopo do projeto
Gerenciamento de Escopo Controle do escopo: Entradas
Relatrios de desempenho
Fornecem informaes sobre o desempenho do trabalho do projeto, como as entregas provisrias que foram terminadas; Qualquer modificao feita na linha de base do escopo do projeto acordada;
Solicitaes de mudana aprovadas
Informaes sobre o desempenho do trabalho
Informaes sobre o andamento das atividades do projeto que esto sendo executadas para realizar o trabalho do projeto.
Gerenciamento de Escopo Controle do escopo: Ferramentas e Tcnicas
Sistema de controle de mudanas
Define os procedimentos para efetuar mudanas no escopo do projeto e no escopo do produto. inclui a documentao, os sistemas de acompanhamento e os nveis de aprovao necessrios para autorizar mudanas Quando o projeto gerenciado sob um contrato, o sistema de controle de mudanas tambm fica de acordo com todas as clusulas contratuais relevantes
Anlise da variao
Determinar a causa da variao em relao linha de base do escopo e decidir se so necessrias aes corretivas As medies de desempenho do projeto so usadas para avaliar a extenso da variao.
Replanejamento
Solicitaes de mudana aprovadas que afetam o escopo do projeto podem exigir modificaes na EAP e no dicionrio da EAP, na declarao do escopo do projeto e no plano de gerenciamento do escopo do projeto.
Sistema de gerenciamento de configurao
Garante que as mudanas solicitadas no escopo do projeto e no escopo do produto sero cuidadosamente consideradas e documentadas, antes de serem processadas pelo processo Controle integrado de mudanas.
Gerenciamento de Escopo Controle do escopo: Sadas
Declarao do escopo do projeto (atualizaes)
Se as solicitaes de mudana aprovadas afetarem o escopo do projeto, ento a declarao do escopo do projeto ser revisada e refeita.
Estrutura analtica do projeto (atualizaes)
Se as solicitaes de mudana aprovadas afetarem o escopo do projeto, ento a EAP revisada e refeita para refletir as mudanas aprovadas.
Dicionrio da EAP (atualizaes)
Se as solicitaes de mudana aprovadas afetarem o escopo do projeto, ento o dicionrio da EAP revisado e refeito para refletir as mudanas aprovadas.
Linha de base do escopo (atualizaes)
A declarao do escopo detalhada do projeto, a EAP e o dicionrio da EAP associados a ela.

Os resultados do controle do escopo do projeto podem gerar mudanas solicitadas, que so processadas para reviso e destinao de acordo com o processo Controle integrado de mudanas do projeto.
Mudanas solicitadas
Aes corretivas recomendadas
Qualquer passo recomendado para que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto e com a declarao do escopo do projeto.
Ativos de processos organizacionais (atualizaes)
As causas das variaes, as razes que motivaram as aes corretivas escolhidas e outros tipos de lies aprendidas do controle de mudanas do escopo do projeto so documentados e atualizados no banco de dados histrico dos ativos de processos organizacionais.
Plano de gerenciamento (atualizaes)
do
projeto
Se as solicitaes de mudana aprovadas afetarem o escopo do projeto, ento a linha de base dos custos e os documentos dos componentes correspondentes, e as linhas de base do cronograma do plano de gerenciamento do projeto, so revisados e refeitos para refletir as mudanas aprovadas.
Gerenciamento de Escopo Fluxograma de processo do gerenciamento de escopo do projeto
Gerenciamento de Escopo
Iniciao
Gerenciamento de Escopo Qual a finalidade do processo de Iniciao ?
o processo responsvel por formalizar a existncia de um projeto ou que o mesmo deva continuar na prxima fase
Gerenciamento de Escopo Elementos do processo de Iniciao
Gerenciamento de Escopo Iniciao: Entradas
Product Description
Documento extremamente importante contendo a descrio do produto ou servio que ser gerado pelo projeto Deve conter o relacionamento claro com o negcio que ser beneficiado com a sua criao Esta descrio dever ser detalhada medida que o projeto for evoluindo A forma e contedo variam, mas deve prover informao suficiente para suportar o planejamento do projeto
Gerenciamento de Escopo Iniciao: Entradas
Strategic Plan
Project Selection Criteria
O projeto a ser desenvolvido deve estar alinhado com o plano estratgico da empresa Critrios definidos para escolha de projetos (financeiro, mercado, etc) Sobre resultados de selees anteriores de projetos Sobre desempenho de projetos anteriores Sobre os resultados de fases anteriores do projeto
Historical Information

Gerenciamento de Escopo Iniciao: Ferramentas & Tcnicas
Project selection methods
Visa a mensurao do projeto para efeitos de comparao durante a seleo. Duas categorias:
Benefit measurement (abordagem comparativa)

Murder Board Peer review Modelos de pontuao (scoring models) Modelos econmicos Benefcios comparados a custos Programao Programao Programao Programao linear inteira dinmica multi-objetivo
Constrained optimization (abordagem matemtica)

Gerenciamento de Escopo Iniciao: Ferramentas & Tcnicas
Expert judgment
Julgamento de especialistas e consultores pode ajudar na deciso de fazer ou no o projeto Experts:

Colegas ou outras unidades da empresa Consultores Stakeholders, incluindo os clientes Associaes tcnicas
Gerenciamento de Escopo Iniciao: Resultado principal
Gerenciamento de Escopo Iniciao: Resultado O que um Project Charter ?
Documento que formaliza a existncia de um projeto e estabelece a autoridade e responsabilidade do gerente de projeto para a realizao das atividades
Gerenciamento de Escopo Iniciao: Resultado Contedo do Project Charter
Identificao da autoridade do gerente sobre o projeto para alocao de recursos Incluir ou ter referncias para outros documentos contendo:
A necessidade e relacionamento com o negcio que o produto/servio pretende atender Resumo do produto

Descrio do produto ou servio Motivao para o seu desenvolvimento
Gerenciamento de Escopo Iniciao: Resultado Project Charter nas empresas
O contrato assinado para um projeto pode servir como project charter
Gerenciamento de Escopo Iniciao: Resultado Project Charter
Criado por um gerente externo ou de um nvel alto na empresa e no pelo gerente de projetos ou pela equipe Criado durante a fase inicial No evolutivo No necessita de mudana quando ocorrem mudanas no projeto
Planejamento do Escopo
Gerenciamento de Escopo Qual a finalidade do processo de Planejamento de Escopo ?
Processo responsvel por planejar, elaborar e documentar progressivamente o trabalho a ser realizado no projeto
Gerenciamento de Escopo Elementos do processo de Planejamento do Escopo
Gerenciamento de Escopo Planejamento do Escopo: Entradas
Descrio do Produto (Product description)
Project charter
Caractersticas do produto ou servio que o projeto est incumbido de criar. Documento que reconhece formalmente a existncia do projeto. Fatores que limitaro as opes da equipe de gerncia do projeto. Fatores que para os propsitos de planejamento so considerados verdadeiros.
Restries (Constraints)
Premissas (Assumptions)
Gerenciamento de Escopo Planejamento do Escopo: Ferramentas & Tcnicas
Anlise do Produto (Product Analysis)
Visa obter conhecimento sobre o produto a ser desenvolvido Anlise do custo/benefcio (Benefit/cost analysis) Estimativa dos custos e benefcios tangveis e intangveis e anlise de ROI e payback period.
Identificao de alternativas

Avaliao especializada
Brainstorming Lateral thinking
Gerenciamento de Escopo Planejamento do Escopo: Resultado principal
Declarao do Escopo (Scope Statement)
Documento base para delinear um entendimento comum sobre o escopo do projeto entre todos os stakeholders.
Gerenciamento de Escopo Contedo do Scope Statement
Deve incluir ou conter referncias para:

Justificativa para o projeto (project justification) Sumrio sobre o produto ou servio (projects product) Lista do que ser disponibilizado ao trmino do projeto, incluindo os sub-produtos (project deliverables) Objetivos do projeto de forma quantitativa para que possa ser avaliado o sucesso do projeto (project objectives)
Gerenciamento de Escopo Planejamento do Escopo: Outros Resultados
Plano
Management Plan) Documento que descreve como o escopo do projeto ser gerenciado e como mudanas sero integradas ao projeto Dever indicar como as mudanas sero identificadas e classificadas Pode ser formal ou informal, muito ou pouco detalhado um componente do Project Plan Detalhamento do Suporte (Supporting detail)
de
gerncia
do
Escopo
(Scope
Definio do Escopo
Gerenciamento de Escopo Qual a finalidade do processo de Definio do Escopo ?
Detalhamento do que ser disponibilizado em partes menores, mais detalhadas e gerenciveis, com a finalidade de:
Ter um viso melhor para avaliao de cronograma, custos e recursos Padres para medio de performance e controle (baselines) Atribuio de responsabilidades
Gerenciamento de Escopo Definio do Escopo
A definio apropriada do escopo um ponto crtico para sucesso do projeto
Quando existe uma definio pobre do escopo, pode ser esperado um custo final do projeto mais alto por causa de inevitveis mudanas que rompem com o ritmo do projeto, causam retrabalho, aumentam o tempo do projeto e diminuem a produtividade e o moral
da fora de trabalho
Gerenciamento de Escopo Elementos do processo de Definio do Escopo
Gerenciamento de Escopo Definio do Escopo: Entradas
Declarao do Escopo
Restries
Documentao que servir de base para tomada de decises futuras no projeto e para confirmar ou desenvolver um entendimento comum do escopo entre as partes envolvidas
Premissas
fatores que limitaro as opes da equipe de gerncia do projeto

fatores que, para os propsitos do planejamento, so consideradas verdadeiros, reais, ou certos
Gerenciamento de Escopo Definio do Escopo: Entradas
Sadas de outros planejamentos
As sadas dos processos de outras reas de conhecimento devem ser revisadas para previso de possveis impactos no detalhamento do escopo do projeto
Informaes Histricas
As informaes histricas sobre projetos anteriores devem ser consideradas durante o detalhamento do escopo
Gerenciamento de Escopo Definio do Escopo: Ferramentas & Tcnicas
Modelos de estrutura analtica do projeto (work breakdown structure templates)
Decomposio
um agrupamento orientado ao subproduto (deliverableoriented) dos elementos do projeto que organiza e define o escopo total do projeto freqentemente usada para elaborar ou confirmar um entendimento comum do escopo do projeto
Tcnica para dividir os produtos que sero disponibilizados (deliverables) em unidades menores (sub-produtos) que possam ser gerenciadas Deve fornecer detalhes suficientes para todas as outras etapas (planejamento, execuo, controle e finalizao)
Gerenciamento de Escopo Definio do Escopo: Resultado Principal
Gerenciamento de Escopo Definio do Escopo: Resultado Principal - WBS
O que uma WBS?
Agrupamento e decomposio de todas as tarefas que sero realizadas no projeto definindo o seu escopo O que no est na WBS est fora do escopo do projeto Tem a mesma estrutura de ndice para um livro Existem padres/templates que podem servir de base para a sua elaborao
Gerenciamento de Escopo Exemplo de WBS

1. Software Release 1.0 Code of Activity
1.1 Levantar Requisitos
Especificao Tcnica
Implementao
Manuais
...
1.2 Manuais
1.1.1Fazer apresentaes
Elaborar casos De uso
Prottipo
Parte Geral
1.1.2 Fazer reunies
Elaborar Modelo dados

Especificao telas
Mdulo AAA
Mdulo AAA
Mdulo BBB
Mdulo BBB
Gerenciamento de Escopo Montando uma WBS
Deve ser montada a partir do escopo do produto e do projeto O primeiro nvel montado a partir de
Fases do projeto
Cada atividade includa deve contribuir para gerao do produto ou subproduto
Gerenciamento de Escopo Montando uma WBS (Cont.)
Cada nvel um detalhamento da atividade superior Cada atividade pode receber um identificador nico (code of activity) que pode ser estabelecido de forma hierrquica, ajudando na sumarizao de custos e recursos A WBS deve ser detalhada at chegar em atividades que o gerente de projetos consiga gerenciar (work packages)
Caractersticas dos work packages
So reais e podem ser estimadas de forma confivel Podem ser completadas nos padres de 4 a 40hs ou 8 a 80hs Possuem um resultado significativo Podem ser completadas sem necessidade de mais informaes Podero ser divididas posteriormente, pelo time de projeto, em tarefas menores
Benefcios da WBS

Fornece uma viso grfica do escopo do projeto Previne o esquecimento e a falta de entendimento sobre as atividades Facilita comunicao entre todos os stakeholders Fornece ao time uma viso do todo Fornece uma base segura para estimativas de custo, tempo e recursos Forma de PROVAR necessidade de recursos, custo e tempo
Gerenciamento de Escopo WBS a informao bsica para todo o projeto

Estimativas
RH
WBS
Riscos
Diagramas
Outros tipos de Estruturas

CWBS (contractual WBS): define o nvel de relato do fornecedor OBS (Organizational Breakdown Structure): relao das atividades da WBS com as unidades organizacionais RBS (Resource Breakdown Structure): relao das atividades da WBS com os recursos BOM (Bill of Materials): viso hierrquica da composio de um produto para a sua fabricao PBS (Project Breakdown Structure): mesmo que WBS, utilizado quando se usa incorretamente WBS com o significado de BOM
Verificao do Escopo
Gerenciamento de Escopo Qual a finalidade do processo de Verificao do Escopo ?
Obter a aceitao formal do escopo do projeto pelos stakeholders

Processo contnuo visando garantir que todas as atividades sejam realizadas corretamente e satisfatoriamente
Gerenciamento de Escopo Elementos do processo de Verificao do Escopo
Gerenciamento de Escopo Verificao do Escopo: Entradas
Work results

Produtos ou subprodutos completados Padres de qualidade Custos
Product documentation

Especificaes Documentos Tcnicos Desenhos


Estrutura Analtica do Projeto (WBS)
Scope Statement

Tomada de deises futuras Entendimento comum entre Stakeholders Necessita de revises e refinamentos
Project Plan
Documento para gerenciar a execuo do projeto
Gerenciamento de Escopo Verificao do Escopo: Ferramentas & Tcnicas
Inspeo
Atividades como medio, exames e testes, verificando se tudo est realizado conforme os requisitos Tambm chamadas de revises, auditorias e walkthroughs, embora esses termos tenham significados diferentes em algumas reas
Gerenciamento de Escopo Verificao do Escopo: Resultado
Documento formal que o cliente aceitou o produto ou subprodutos de uma fase ou do final do projeto
Controle da Mudana de Escopo
Gerenciamento de Escopo Qual a finalidade do processo de Controle da Mudana do Escopo ?
Garantir que mudanas sejam acordadas por todos Determinar quando uma mudana ocorreu Gerenciamento de uma mudana quando/se ela ocorrer
Gerenciamento de Escopo Elementos do processo de Controle da Mudana do Escopo
Gerenciamento de Escopo Controle da Mudana do Escopo: Entradas
WBS Performance Reports Scope Management Plan
Gerenciamento de Escopo Controle da Mudana do Escopo: Entradas
Change Requests
Mudanas podem ocorrer de diversas formas

Oral ou escrita Direta ou indiretamente Iniciadas internamente ou externamente Autorizadas legalmente ou opcionais
Ocorrem devido a:

Evento externo Erros ou omisses no escopo do produto e projeto Uma caracterstica que ir contribuir para o projeto Implementao de um plano de contingncia em resposta a riscos
Gerenciamento de Escopo Controle da Mudana do Escopo: Ferramentas & Tcnicas
Scope Change Control
Define os procedimentos de como o escopo do projeto deva ser alterado Inclui:

Paperwork Tracking systems Nveis de autorizao necessrios
Performance measurement Additional planning

Gerenciamento de Escopo Controle da Mudana do Escopo: Resultado
Qualquer mudana no escopo definido e aprovado na WBS
Gerenciamento de Escopo Controle da Mudana do Escopo: Outros Resultados
Lessons Learned
Registro dos problemas ocorridos e das solues para que no futuro os mesmos problemas no ocorram mais Ajuste(s), quando necessrio, no(s) documento(s) base correspondentes (documentos de escopo, de risco, etc)
Adjusted Baseline
Corrective Action
Gerenciamento de Escopo MS Project - Vises
Gerenciamento de Escopo Recomendao de Leitura
Captulo 5 do PMBOK Guide 2000.

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Aula 04 Gerenciamento do Escopo

Gerenciamento de Escopo Objetivos

Apresentar os processos, ferramentas e tcnicas utilizadas para gerenciar o escopo de um projeto

Gerenciamento de Escopo Ao final desta aula voc ser capaza de

Gerenciamento de Escopo Escopo do Produto X Escopo do Projeto

Gerenciamento de Escopo O que gerncia do escopo do projeto ?

Gerenciamento de Escopo Caractersticas

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Gerenciamento de Escopo Fluxo do Controle do Escopo

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Declarao do escopo do projeto

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Solicitaes de mudana aprovadas

Informaes sobre o desempenho do trabalho

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Sistema de controle de mudanas

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Sistema de gerenciamento de configurao

Gerenciamento de Escopo Controle do escopo: Sadas

Declarao do escopo do projeto (atualizaes)

Estrutura analtica do projeto (atualizaes)

Dicionrio da EAP (atualizaes)

Gerenciamento de Escopo Controle do escopo: Sadas

Linha de base do escopo (atualizaes)

A declarao do escopo detalhada do projeto, a EAP e o dicionrio da EAP associados a ela.

Gerenciamento de Escopo Controle do escopo: Sadas

Aes corretivas recomendadas

Ativos de processos organizacionais (atualizaes)

Gerenciamento de Escopo Controle do escopo: Sadas

Plano de gerenciamento (atualizaes)

Gerenciamento de Escopo Fluxograma de processo do gerenciamento de escopo do projeto

Gerenciamento de Escopo Qual a finalidade do processo de Iniciao ?

Gerenciamento de Escopo Elementos do processo de Iniciao

Gerenciamento de Escopo Iniciao: Entradas

Gerenciamento de Escopo Iniciao: Entradas

Project Selection Criteria

Gerenciamento de Escopo Iniciao: Ferramentas & Tcnicas

Project selection methods

Benefit measurement (abordagem comparativa)

Constrained optimization (abordagem matemtica)

Gerenciamento de Escopo Iniciao: Ferramentas & Tcnicas

Julgamento de especialistas e consultores pode ajudar na deciso de fazer ou no o projeto Experts:

Gerenciamento de Escopo Iniciao: Resultado principal

Gerenciamento de Escopo Iniciao: Resultado O que um Project Charter ?

Gerenciamento de Escopo Iniciao: Resultado Contedo do Project Charter

Descrio do produto ou servio Motivao para o seu desenvolvimento

Gerenciamento de Escopo Iniciao: Resultado Project Charter nas empresas

O contrato assinado para um projeto pode servir como project charter

Gerenciamento de Escopo Iniciao: Resultado Project Charter

Gerenciamento de Escopo Qual a finalidade do processo de Planejamento de Escopo ?

Gerenciamento de Escopo Elementos do processo de Planejamento do Escopo

Gerenciamento de Escopo Planejamento do Escopo: Entradas

Descrio do Produto (Product description)

Gerenciamento de Escopo Planejamento do Escopo: Ferramentas & Tcnicas

Anlise do Produto (Product Analysis)

Brainstorming Lateral thinking

Gerenciamento de Escopo Planejamento do Escopo: Resultado principal

Declarao do Escopo (Scope Statement)

Gerenciamento de Escopo Contedo do Scope Statement

Deve incluir ou conter referncias para: