AUDITORIA: NUEVOS MERCADOS TRABAJO PROGRAMADO: AI-0022-02 UNIDAD AUDITADA: UNIDAD DE NEGOCIOS - EMPRESA DE MULTISERVICIOS ASTRO REY Unidad

de Auditora Interna

A:

Supervisor Construcciones y Proyectos Especiales, Mario Torres Supervisor de Adquisiciones y Ventas, Julio Corrales Supervisor Unidad de Sistemas Informticos, Ronny Lopez Coordinador de Servicios ,Fernando Terrazas

Copia: Gerente General Jos Sempertegui Director General de Finanzas Mario Campos Auditor Interno: Jaime Fonseca Revisado por: Ricardo Fuentelzas Fecha Emisin: 11/12/2012

Vicepresidente de Operaciones Pal Torrico

ndice

Introduccin Objetivos y Alcance............................................................ 3 Resumen Ejecutivo..................................................................... 4 Estrategia de Evaluacin............................................................ 5 Naturaleza del Problema de Negocio......................................... 6 Otras Oportunidades de Optimizacin....................................... 13 Costos y Beneficios Relacionados.................................... ........ 14 Agradecimientos......................................................................... 15

Introduccin
En cumplimiento al Plan de Auditorias de la Gestin 2012, Auditoria Interna realiz la evaluacin del proceso de Nuevos Mercados definidos en el Plan Estratgico de Compaa Astro Rey relacionados con ingeniera y servicios a terceros. La Auditora en terreno se desarrollo entre el 29/04/2012 y el 10/05/2012. Los principales objetivos de nuestra evaluacin fueron: 1.- Evaluar el Plan de Nuevos Negocios 2.- Evaluar Estructura Organizacinal y su orientacin a nuevos negocios 3.- Evaluar Estudios de Mercado 4.- Evaluar Planes Operacionales 5.- Evaluar equipamiento de hardware y software 6.- Evaluar aptitudes y entrenamiento de los Recursos Humanos 7.- Evaluar materiales sujetos a comercializacin 8.- Identificar otras oportunidades de optimizacin El alcance de nuestra evaluacin incluy una revisin de los Planes de Nuevos Negocios de la Unidad de Servicios de Ingeniera y Otros servicios al 30 de abril de 2012.

Resumen Ejecutivo
En general los resultados obtenidos nos permiten identificar oportunidades de mejora y exposiciones al riesgo en la formulacin del Plan de Negocios, en la Estructura Organizacional, en Estudios de Mercado, en Planes Operacionales, en Aplicaciones Computacionales y materiales almacenados, que permitirn mejorar el ambiente de control del proceso de negocio. Adicionalmente, se identific las siguientes oportunidades de mejora: 1.-Se verific que el Plan de Negocios no se encuentra completo y sustentado con: Estudios de Mercado, Proyecciones Econmicas y Financieras, Indicadores de Gestin y Anlisis Financiero. (Nota N 1 de Exposicin al Riesgo). 2.-Se verifico que la estructura organizacional no est actualizado de acuerdo a las necesidades del Plan de Negocios de la Compaa. Las funciones del personal de las Unidades de Adquisiciones y Ventas, Construcciones y Almacenes se mantienen orientadas para prestar solamente servicios internos (Nota N 2 de Exposicin al Riesgo). 3.-Se verific que no se cuenta con estudios de Mercado que incluya informacin estratificada, comercial y econmica para proyectar futuras ventas por lneas de negocio en diferentes mercados locales y nacionales. (Nota N 3 de Exposicin al Riesgo). 4.-Se verific que no se cuenta con Planes Operacionales para cumplir las lneas de Nuevos Negocios que se pretenden llevar a cabo. No se tienen cuantificados los recursos: financieros, materiales, humanos, y tecnolgicos requeridos para ejecutar los Nuevos Negocios (Nota N 4 de Exposicin al Riesgo). 5.-Se evidenci que la infraestructura informtica actual no asegura el cumplimiento de nuevos negocios, respecto a los equipos y las aplicaciones Computacionales existentes. (Nota N5 de Exposicin al Riesgo). 6.-Se constat que el personal de la Compaa no cuenta con experiencia y capacitacin necesaria para desarrollar los nuevos negocios de comercializacin de materiales y venta de servicios. Adems no se tiene definido un Plan de Capacitacin para el personal en actividades comerciales. (Nota N 6 de Exposicin al Riesgo). 7.-Se verific que existe un sobrestocamiento de materiales en Almacenes de la Compaa por US$ 2.843.10,73, de los cuales corresponden a materiales obsoletos US$ 257.841,58. No se cuenta con planes de venta especficos y con anlisis de costo de mercado de los materiales almacenados que se tiene planificada su comercializacin. (Nota N 7 de Exposicin al Riesgo). 8.-Auditora identific las siguientes Oportunidades de Optimizacin: No se cuenta con Polticas de Adquisiciones, Importaciones y Crditos. No se cuenta con procedimientos administrativos y comerciales. El Laboratorio de Medidores, que cuenta con acreditacin para desarrollar trabajos externos, se encuentra subutilizado.

Estrategia de Evaluacin
Para lograr nuestros objetivos, desarrollamos varias acciones, que incluyen: Anlisis de la estructura organizacional Entrevistas con personal de la Unidad de Negocios Evaluacin de Planes de Negocio, Planes Estratgicos y Proyectos de nuevos mercados Evaluacin de recursos humanos , fsicos y tecnolgicos disponibles Evaluacin de metas presupuestarias para la Unidad de Negocios por el perodo 2012 - 2011 Evaluacin de fortalezas y debilidades de reas de comercializacin y almacenes Verificacin de la existencia de Estudios de Mercado Revisin de procedimientos administrativos Evaluacin del trabajo del Laboratorio de Medidores Evaluacin de polticas de adquisiciones, importaciones y crditos. Otras pruebas y tcnicas de Auditora, como ser observacin, inspeccin, indagacin, etc. Anlisis de los resultados de la evaluacin, desarrollo de conclusiones e identificacin de oportunidades de optimizacin.

Naturaleza del Problema de Negocio

1.-Evaluacin del Plan de Negocios (Condicin) El Plan de Negocios para la gestin 2012, alcanza a US$ 571.000, creciendo en un 50% en promedio en forma anual, no se encuentra formulado en forma completa e integral para alcanzar los resultados proyectados. No incluye, Estudios de mercado, Proyecciones de ingresos y gastos, financieras, indicadores de gestin y financieras. No est sustentado con objetivos y metas presupuestarias definidas. No se ha establecido claramente una escala de prioridades y programas de ejecucin de las lneas de negocio. No se tienen identificadas contingencias de riesgo previsible, ni se ha incorporado estrategias para enfrentarlas. No se tienen establecidos los recursos materiales necesarios para desarrollar las lneas de negocio, como ser equipos, materiales de consumo y software No se incluyen fuentes de financiamiento internos y externos para desarrollar los nuevos negocios. Criterio Exposicin al Riesgo (Efecto)

Resultados Econmicos Calidad de los trabajos ejecutados Consistencia e integridad de Informacin Expectativa de los Accionistas Observaciones de Auditora Externa
Causa Raz

El Plan de Negocios debe ser completo e Integral, incluyendo Estudios, Proyecciones, Descripcin de Recursos e Indicadores Econmicos y de gestin.
Oportunidad de Optimizacin # 1 (Recomendacin)

Supervisin y control del proceso de negocio Criterio y capacidad del equipo que hizo el plan de negocio Estructura Organizacional Capacitacin del personal Iniciativas de personal Ejecutivo y Supervisores.

Reformular el Plan de Negocios completando los Estudios, la Descripcin de Recursos, elaboracin de Proyecciones e inclusin de Indicadores Econmicos y Financieros.
Respuesta de la Gerencia

Naturaleza del Problema de Negocio

2.- Estructura Organizacional La estructura organizacional no es adecuada para incursionar en los nuevos negocios. No se cuenta con manual de organizacin, manual y perfil de cargos, manual de procesos y procedimientos, planes y presupuestos de implementacin y operacin para desarrollar los nuevos negocios en los siguientes aos. Las Unidades de Adquisiciones y Ventas, Construcciones y Almacenes mantienen una estructura dirigida a prestar solamente servicios internos. No se cuenta con polticas, ni se han designado responsabilidades funcionales especficas en tareas de supervisin de obras, otorgacin de crditos, supervisin de obras para cumplir los Planes de los Nuevos Negocios. Criterio Exposicin al Riesgo

Resultados Econmicos Calidad comercial Consistencia e integridad de Informacin Cumplimiento de Contratos Competitividad de mercado. Observaciones de Auditora Externa.

Causa Raz

Supervisin y control del proceso de negocio Optimizacin de Costos Capacitacin del personal

La Estructura Organizacional debe soportar los nuevos negocios proyectados y contar con Manuales, funciones, roles, responsabilidades y recursos humanos necesarios alineados a la ejecucin de los nuevos negocios.
Oportunidad de Optimizacin # 2 (Recomendacin)

Reorganizar la Unidad de Negocios de Ingeniera y Servicios orientando sus actividades hacia la prestacin de servicios externos.
Respuesta de la Gerencia

Naturaleza del Problema de Negocio

3. Estudios de Mercado No se cuenta con estudios de Mercado que incluya informacin relacionada con materiales y servicios de mayor demanda por tipo de clientes. Clientes potenciales, estudios de la percepcin de servicios por parte de Clientes, estimaciones de ventas por lneas de negocio en mercados locales y nacionales, pronsticos de ventas, resultados esperados en futuros aos, impacto de la competencia, etc. Se ha tenido una participacin reducida en licitaciones solicitadas por terceros para desarrollar: Construccin de lneas. Construccin de Subestaciones Sistemas de control y Proteccin para Compaas Distribuidoras y Generadoras. Criterio La Unidad de Negocio debe contar con informacin del mercado que permita orientar y cumplir los objetivos y metas del Plan de Negocios. Oportunidad de Optimizacin # 3 (Recomendacion) Realizar estudios de mercado para contar con informacin comercial clave y relevante para desarrollar el Plan de Negocio. Respuesta de la Gerencia Exposicin al Riesgo Resultados econmicos Calidad comercial Competitividad de mercado. Cumplimiento de metas presupuestarias Causa Raz Supervisin y control del proceso de negocio. Conocimiento del Plan de Negocios. Cambio de personal. Criterio y capacidad del equipo que hizo el Plan de Negocio.

Naturaleza del Problema de Negocio

4. Planes Operacionales No se cuenta con Planes Operacionales para cumplir las lneas de Nuevos Negocios que se pretenden llevar a cabo. No se tienen elaborados planes y programas de actividades, estrategias de trabajo, ni cuantificados los recursos economicos y humanos para afrontar los nuevos negocios. El Presupuesto Anual no cuenta con un Plan Operativo que permita el cumplimiento de los objetivos y metas presupuestarias. No se cuenta con un Plan de Adquisicin de Materiales con el objeto de optimizar precios y desarrollar economas de escala. Criterio: La Compaa debe contar con Planes Operacionales para afrontar los Nuevos Negocios Exposicin al Riesgo Resultados econmicos Calidad comercial Competitividad de mercado. Cumplimiento de metas presupuestarias Causa Raz Supervisin y control del proceso de negocio Cambios organizacionales Rotacin de personal Criterio y capacidad del equipo que hizo el plan de negocio.

Oportunidad para Optimizacin # 4 (Recomendacin) Elaborar Planes Operacionales completos e integrales para desarrollar los nuevos negocios proyectados. Respuesta de la Gerencia

Naturaleza del Problema de Negocio

5. Aplicaciones Computacionales No se cuenta con sistemas automatizados que apoye a los procesos de: Adquisiciones Ventas Administracin de inventarios y precios. Crditos a clientes La cantidad y capacidad de los computadores no satisface los requerimientos para encarar los nuevos Negocios. Exposicin al Riesgo Prdida econmica Consistencia e Integridad de la informacin Imagen de la Compaa Competitividad de mercado. Cumplimiento de metas presupuestarias Causa Raz Supervisin y control del proceso de negocio Tecnologa informtica Cambio de Poltica de negocios Criteriio Las Aplicaciones Computacionales deben satisfacer plenamente los requerimientos de la Unidad de Negocio. Oportunidad para Optimizacin # 5 Instruir a la la Unidad de Sistemas Informticos desarrollar e implementar aplicaciones computacionales para apoyar la administracin de inventarios, adquisiciones, ventas y control de precios. Dotar al personal de comercializacin y almacenes de equipos informticos adecuados. Respuesta de la Gerencia

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Naturaleza del Problema de Negocio

6. Recursos humanos El personal de la Compaa no cuenta con la experiencia y capacitacin necesaria para desarrollar sus trabajos en forma eficiente, en las lneas de negocios que se deben llevar a cabo. La falta de experiencia del personal en el desarrollo de nuevos negocios origin una prdida de US$ 70.000 a la Compaa, en la Unidad Comercializadora de Electrodomsticos creada en la gestin 2008. No se tiene un Plan de Capacitacin para administracin de inventarios, comercializacin de materiales, concesin y recuperacin de crditos, construcciones elctricas, servicios externos del Laboratorio.. Criterio La Compaa debe contar con Plan Integral Capacitacin para afrontar los Nuevos Negocios de Exposicin al Riesgo Resultados econmicos Calidad comercial Competitividad de mercado Imagen de la Compaa Cumplimiento de metas presupuestadas Causa Raz Supervisin y control del proceso de negocio Poltica de Capacitacin del personal Rotacin de personal Cambios organizacionales

Oportunidad de Optimizacin # 6 (Recomendacin) Capacitar y entrenar en cursos especializados de marketing, ventas, publicidad, administracin y control de inventarios para el personal de adquisiciones, almacenes, ventas y laboratorio, con el objeto de orientar sus capacidades potenciales a la prestacin de servicios comerciales externos. Respuesta de la Gerencia

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Naturaleza del Problema de Negocio

7. Costos de mercado de materiales almacenados Se tiene un sobrestocamiento de materiales en Almacenes de la Compaa por US$ 2.843.10,73. Se tienen materiales almacenados de lenta rotacin y difcil comercializacin externa por su especificidad. Los materiales obsoletos almacenados representan US$ 257.841,58. No se cuenta con planes de venta de materiales y con anlisis individuales de costos de mercado de los materiales que sern objeto de venta. No se tienen definidas polticas de mrgenes de utilidad de la venta de materiales, servicios y trabajos a ser ofertados y desarrollados a requerimiento de Clientes de la Compaa. Criterio La Compaa debe contar con polticas de mrgenes de utilidad, anlisis de costos unitarios para afrontar los Nuevos Negocios Los materiales obsoletos y de lenta rotacin deben ser comercializados. Exposicin al Riesgo (Efecto) Resultados econmicos Costos financieros y administrativos de Almacenamiento Imagen Comercial Competitividad de mercado Observaciones de Auditora Externa

Causa Raz Supervisin y control del proceso de negocio Compras no planificadas Actualizacin de valor de materiales elctricos obsoletos Polticas de ventas de materiales sin movimiento

Oportunidad de Optimizacin # 7 (Recomendacin) Realizar un anlisis de precios de mercado de los materiales almacenados con el objeto de determinar mrgenes de Utilidad competitivos y favorables para la Compaa. Elaborar y aplicar un Plan de comercializacin de los materiales que han sido identificados como obsoletos y de lenta rotacin. Respuesta de la Gerencia

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Otras oportunidades de optimizacin

Estos son otras oportunidades de mejora que se ofrecen para la consideracin de la Gerencia: No se cuenta con Polticas de Adquisiciones, Importaciones y Crditos. Se debe elaborar polticas de Adquisiciones, Importaciones y Crditos para limitar riesgos en los nuevos negocios a ser desarrollados. No se cuenta con procedimientos administrativos y comerciales. Se debe elaborar procedimientos administrativos y comerciales acordes con los nuevos desafos de la Compaa El Laboratorio se encuentra subutilizado, no obstante de contar con acreditacin Nacional para desarrollar trabajos externos Se debe participar en licitaciones externas para desarrollar trabajos de medicin para otras Compaa del Pas.

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Costos y Beneficios Relacionados

Estas acciones deberan tener como resultado: - Alcanzar las metas presupuestarias de US$ 571.000 proyectadas para la gestin 2012. - Estructurar administrativamente la Unidad de Negocios para su participacin en el mercado externo - Contar con existencias valuadas a precios de mercado - Cumplimiento de metas y objetivos empresariales - Implantar procedimientos de adquisicin y comercializacin de materiales - Contar con personal altamente capacitado - Participar activamente en el mercado externo - Comercializar materiales y equipos elctricos de lenta rotacin - Participar activamente en trabajos de construccin de obras elctricas - Optimizar la infraestructura disponible para operar en reas de diseo, instalacin de redes externas de comunicacin - Contar con estudios de mercado - Contar con Polticas de Adquisiciones, Importaciones y Crditos - Contar con recursos informticos y tecnologa integrada - Convertir a Laboratorio en lder en la prestacin de sus servicios.

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Agradecimientos
Esta revisin fue realizada por el auditor interno Auditoria agradece al personal del grupo de trabajo de esta evaluacin por la informacin que nos fue proporcionada. Auditoria analiz los resultados de esta revisin el 29 de mayo con los seores involucrados quienes concordaron con los resultados de la Auditora y estuvieron de acuerdo en aplicar los planes de accin apropiados. Por favor, responda a las Recomendaciones para Optimizacin identificadas en este informe en las pginas seis al trece, indicando para cada una, el Plan de Accin y la fecha objetivo de trmino. Esperaremos su respuesta hasta los 15 das siguientes a la entrega de este informe.

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