RESIDENTE DE OBRA

PROGRAMACIN Y CONTROL DE OBRA

Ing. Robin Tamayo

CONTROL DE OBRAS
I. INICIO DE OBRA

1. Definicin de Planeamiento al Inicio de Obra

2. Proceso de Planeamiento al Inicio de Obra El planeamiento al inicio de obra se desarrolla en tres pasos: a) Revisar el plan preparado por presupuestos y ajustarlo si fuera necesario. b) Detallar ms el plan preparado por presupuestos hasta llegar al nivel apropiado de ejecucin. Es especialmente importante detallar ms lo siguiente: Cronograma general de obra. Cronogramas de recursos (mano de obra, materiales, equipos y subcontratas). c) Desarrollar nuevos elementos del plan (requeridos para el inicio de obra pero que no era necesario definirlos durante el presupuesto

3. Nuevos Elementos del Planeamiento que se desarrollan al Inicio de Obra a) Cronograma de Autorizaciones y permisos. b) Estrategia Contractual. c) Plan de contingencias. Previo al inicio de la obra se debe llevar a cabo una reunin de coordinacin a la que debern asistir todas las personas que participaron en el desarrollo de la propuesta y los que participarn en la obra. La reunin de Inicio de Obra debe llevarse a cabo antes del inicio de la obra y deber hacerse la reunin en el menor plazo posible despus de haber obtenido la buena pro.

Antes de convocar a la reunin ya debe estar completo el equipo que va a trabajar en la obra. 4. Temas a ser Presentados en la Reunin Todos los temas relacionados con la obra: Experiencias anteriores con el cliente Relacin actual con el cliente Oportunidades futuras Tipo / modalidad del contrato, monto y margen, plazo, etc. Documentos a presentar Programacin de la obra Consideraciones de Prevencin de riesgos e Impacto Ambiental

 Fuentes y principales partidas que afectan costo y plazo Principales procesos constructivos Plan de instalaciones de obra Organigrama Cronograma Presupuesto Anlisis de Precios Unitarios Anlisis de Gastos Generales Flujo de Caja Compromisos adquiridos con proveedores y subcontratistas

 Cmo controlar la obra: frentes, partidas de control, rendimientos Trmites administrativos: gestin de Cartas Fianzas, seguros, poderes, licencias, cuentas corrientes, planillas, sistemas-de computo, etc. Compra de herramientas e implementos de seguridad, incorporacin de obreros, etc. Negociacin y firma del contrato, recepcin del terreno, recepcin de planos, facturacin y cobranza del adelanto, etc.

II. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DE UNA OBRA

Dependiendo del tamao de la obra, las funciones pueden ser realizadas por ms o menos personas, es decir depende de la organizacin planteada para la obra. Si es una obra pequea las mismas funciones las ejercern menos personas y al revs para una obra grande.

Residente de Obra

Gestin de la Obra Control del Plazo, Calidad, Margen, Costos Manejo Contractual Relacin con el cliente y entendimiento de sus necesidades Reportes a Oficina Principal Definicin de metas y Evaluacin del Personal Prevencin de Riesgos Aseguramiento y Control de la Calidad Negociacin de Subcontratos y Equipos.

Jefe de Campo o Jefe de Produccin

Responsable de asumir las funciones del Residente de Obra durante su ausencia. Responsable de la Produccin en el campo, controlando la planificacin, costos y avance de la misma. Prevencin de riesgos. Aseguramiento y Control de la Calidad Programacin detallada de actividades y recursos en la obra as como de su control. Preparar requerimientos de recursos Topografa. Control de las Pruebas y Laboratorio. Prevencin de riesgos.

Maestro de Obra

Responsable de los trabajos de construccin de la obra, en el frente o fase asignado. Controlar el avance de la Mano de Obra. Procesos constructivos y alternativas. Tareos al personal. Control de los metrados de avance Controlar que se cumplan los procesos de Control de Calidad. Control de las Pruebas y Laboratorio. Evaluacin del personal en el campo. Control de equipos, propios y alquilados.

Jefe de Oficina Tcnica

Administracin del Contrato de Obra. Control del Presupuesto. Apoyar en la realizacin de las Valorizaciones. Elaboracin de Presupuesto Adicionales. Manejo de Costos Unitarios. Control del Cronograma. Control de Produccin. Compatibilizacin de Planos. Control de Compras Tcnicas. Ejecucin de metrados. Elaboracin de Planos Replanteados. Reportes a Oficina Principal.

Administrador de Obra

Cobranzas y Flujo de Caja. Proceso administrativo de compras. Control de Pagos. Contrato de seguros. Administracin de Activos de Obra. Contabilidad, Planillas y Tributos. Emisin de Cheques. Aportes Patronales. Control de Almacenes. Mantenimiento preventivo y reparacin de equipos. Seguimiento de las compras. Valorizaciones Liquidacin de Obra.

III. COMPRAS y LOGSTICA

1. Planeamiento de Compras Durante la transferencia de Proyecto a Obra, se proceder a la identificacin de los principales productos que por su valor total y frecuencia sean de importancia para la ejecucin de la obra, deben participar de esta labor el Residente de Obra, el Jefe de la Oficina Tcnica, el Administrador de Obra y dems encargados de presupuestos y logstica.

El planeamiento de Compras esta compuesto de: Identificacin. Programacin (Cantidades, Unidades, Plazos). Estrategia (presupuestos de compras y negociacin con proveedores). A la realizacin de estos eventos se le llamara Plan de Compras.
Este Plan se replanteara en forma semanal en funcin de los avances de Obra y del cumplimiento del cronograma.

El cumplimiento y ejecucin del Plan de Compras es responsabilidad del Residente de Obra, as como la actualizacin de los nuevos requerimientos. Antes de proceder a una compra se deber verificar si es que se cuenta con los materiales en la Oficina principal o en otra Obra de la empresa que haya reportado materiales sobrantes.

2.

Gestin de Compras El proceso general de gestin de compras se divide en los siguientes pasos: Cotizacin Autorizacin de Compra Emisin de ordenes de compra Seguimiento de las compras Retroalimentacin al plan de compras.

Es conocido por todos los miembros de la organizacin que las compras son vitales para el desarrollo de la obras y que nuestro proceso de adquisiciones toma mucho tiempo debido a los plazos legales que se deben cumplir, por lo que la realizacin de un buen Plan de Compras al inicio de las obras nos puede ayudar a llevar a cabo las ejecuciones sin tener problemas.
Tambin es sabido que no se puede comprar todo al principio, ya sea por liquidez, o por el deterioro de materiales al estar expuestos, o por no contar con espacios fsicos que puedan albergarlos en la Obra. Por lo que el Plan de compras deber ser lo mas detallado posible y deber ser transferido al rea de compras al inicio de las obras.

IV. SUBCONTRATOS Y CONTRATACIONES

1. Contrataciones En el proceso de contrataciones se emite una orden de trabajo. En el caso de contrataciones mayores, ya sea por el monto o por sus caractersticas, estas se deben considerar como subcontratas. Para el pago del proveedor, el Residente de Obra debe verificar que se haya realizado el trabajo contratado a plena satisfaccin (calidad, plazo, etc.) antes de proceder al pago.

2.

Subcontratas Estas son las contrataciones que por magnitud (monto o volumen) u otras caractersticas requieren de la firma de un contrato (subcontrata). Estas pueden ser por la prestacin de servicios, por el suministro de materiales y/o equipos o por una combinacin de ambas. El proceso de Subcontrata se inicia con el requerimiento de Obra, este requerimiento puede quedar definido durante la elaboracin del presupuesto o al momento de ejecutar la obra. Para formalizar la subcontratacin, se debe firmar un acuerdo escrito, Subcontrato, el cual debe dar las garantas necesarias a la empresa.

En casos donde se subcontrate parte de la ejecucin de la Obra, es importante exigir al subcontratista una fianza de fiel cumplimiento, de igual modo, es importante exigirle al subcontratista las coberturas (plizas) de seguro mnimas, tanto para su personal como para su equipo.

En muchos casos, como parte del acuerdo comercial con el subcontratista se entregara un adelanto, el cual, deber ser amortizado en sus siguientes valorizaciones, las cuales deber presentarse peridicamente. En ellas el subcontratista solicita pago por el avance ejecutado.

Al trmino del trabajo se liquidara al subcontratista previa verificacin de la calidad de su trabajo. El subcontratista deber entregar algn documento que deje claramente estipulada la garanta del trabajo realizado. Es de suma importancia comunicar todos los subcontratos con anterioridad al departamento de compras para poder cumplir con los compromisos de la obra a tiempo. Ser necesario analizar la necesidad de subcontratos previo al inicio de la obra y comunicrselo junto con el Plan de Compras al rea respectiva para que proceda a realizar su propia programacin.

V. CONTROL Y PROYECCIN
Se controlar la obra a travs de los grficos conocidos como Curva "S". S graficarn 3 curvas:

Curva "S" Prevista: en esta curva s graficar el Presupuesto al inicio de obra. Curva "S" Real: en esta curva s graficar el avance real de la obra a la fecha de realizarse la grfica. Curva "S" Real + Adicionales: en esta curva s graficar el avance real de la obra mas los adicionales a la fecha de realizarse la grafica.

Tambin se controlar la obra, a travs del control de Valorizaciones y Cobranzas, de acuerdo a los siguientes casos :

Facturado y cobrado. Facturado por cobrar vencido. Facturado por cobrar no vencido. Valorizacin presentada y no facturada (valorizacin del mes). Provisin de adicionales (adicionales ejecutados, no aprobados a la fecha).

Si fuera necesario para el mejor control de la obra se definirn Partidas de Control. Para simplificar el trabajo, se recomienda slo controlar las principales partidas que representen una parte importante del costo total de la obra. Para los profesionales de la obra, se definirn metas personales, las que se debern asignar antes del inicio de obra. El control del cumplimiento de las metas personales recae en el Residente. El control del cumplimiento de las metas personales se hace a lo largo de toda la obra

VI. CIERRE DE OBRA

El proceso de Cierre de obra es muy importante porque se debe asegurar la completa satisfaccin del cliente. Es importante seguir los siguientes pasos:

Preparar Plan de Cierre de Obra: Se prepara por lo menos dos semanas antes del cierre de obra, lo debe preparar Residente de obra. Reunin de Pre-Cierre de Obra: S efecta en cuanto se tiene el Plan de Cierre completo. Deben participar todos los profesionales de la obra y los responsables de equipo y almacn. En esta reunin se asignan las responsabilidades para el cierre de obra y se revisa la devolucin de equipos, ya sean propios o alquilados.

Ejecucin del Cierre de Obra: Se lleva a cabo el plan. Reunin de Cierre de Obra: Se efecta despus de concluida la obra. Participan los mismos asistentes de la reunin de Pre-Cierre. En esta reunin se revisa el avance del Plan de Cierre y se programan las actividades faltantes. Continuar Cierre de Obra: Se llevan a cabo las actividades faltantes del plan. Reunin Final: Se efecta despus de concluido el cierre de obra. Asisten el Residente y el Jefe de Proyectos.

Actividades de Cierre Las actividades de cierre de obra estn relacionadas al cliente, internas y a terceros. Cliente: Declaratoria de fbrica, Acta de recepcin de obra, Liquidacin de obra, Recuperacin de fondo de garanta, Solucin de reclamos pendientes, Levantamiento de Observaciones, Devolucin y/o sustitucin de fianzas, Solicitud de certificados, Facturacin y Cobranza, Entrega de planos Replanteados.

Internas: Plan de cese de empleados y obreros, Desmovilizacin, Devolucin de equipos, Venta de saldos de materiales y de activos menores, Cierre de planillas, Evaluacin del desempeo de empleados de obra, Redaccin del informe final de obra, Recomendacin para el pago de premios de obra. Terceros: Devolucin de equipos alquilados, Liquidacin de proveedores y subcontratistas, Cierre de aportaciones y certificados de no adeudo, Liquidacin de financiamientos y cartas fianzas, Cierre de cuentas bancarias, Revocacin de poderes, Cierre de permisos y licencias.