Apresentao

Instrutor

: Alexandre Inacio Lemes

e-mail : Alemes@Microsiga.com.br

Coordenador : Rodrigo Sartrio

Lder Modulo : Fernando Joly : COMPRAS Inteligncia Protheus - Equipe : Materiais I
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Sobre o Curso O curso ser apresentado em 2 partes :

Parte I
Seo 1 - Departamento de Compras, conceito e suas principais funes. Seo 2 Processos, fluxo de informaes e relacionamentos.

Seo 3 Conhecendo o Modulo SIGACOM e suas principais funcionalidades

Parte II
Seo 1 Implementando o Controle de Aladas Cadastro dos usurios.

Seo 2 Configurao de parmetros e implementao de estruturas.

Seo 3 Demais controles de bloqueio e aprovaes de documentos.

Depto de Compras, conceito e principais Funes

Seo 01

Cenrios e Consideraes Importantes Conceito Atribuies Atividades tpicas de um departamento de compras

Cenrios
No passado o departamento de compras era muitas vezes mal visto pelos gestores, uma vez que sempre significava custo e os problemas com maus profissionais eram muitos, Alm disso, vale lembrar que durante os tempos de inflao muitas empresas no se preocupavam muito com estoque como hoje, pois em uma inflao de mais de 40% ao ms significava que quanto mais se pudesse comprar antes dos aumentos era melhor, pois ao comercializar o produto adquirido ganhava-se mais, pois se comprava barato e vendia-se caro, aps o controle da inflao no pas muitas empresas que at ento haviam ganho muito dinheiro desta maneira quebraram por no entenderem as mudanas, mantendo altos nveis de estoque parados, comprometendo o fluxo de caixa da empresa e gerando despesas desnecessrias, muitas empresas tinham o seu lucro no no giro do produto mas sim no descontrole das margens, o que dava uma falsa sensao de sucesso lucratividade.
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Cenrios
No cenrio atual onde a inflao est sob controle e a Globalizao aumentou de forma considervel, o nmero de variveis que estes devem considerar para manter o resultado positivo de seus balanos, os administradores ou gestores descobriram que muito mais simples aumentar o lucro pela melhoria dos processos administrativos do que pelo incremento no volume de vendas, ou seja, comprando melhor se reduz os custos e com isso o preo final torna-se mais competitivo, alm disso com a globalizao cada vez mais constante e a inflao sob controle, as margens so cada vez menores em razo da concorrncia, o que faz com que o giro do produto seja cada vez mais rpido e com o menor nvel de estoque possvel.

Consideraes importantes
A globalizao mundial gerou preos de venda muito competitivos e os resultados do estabelecimento devero vir do aumento da produtividade, da melhor administrao de material e de uma tima administrao de compras. A necessidade de se comprar cada vez melhor enfatizada por todos os administradores, juntamente com as necessidades de armazenagem e de racionalizao da produo. Comprar bem no significa, nos dias de hoje, apenas adquirir o melhor produto ou servio pelo melhor preo e prazo. Comprar bem significa garantir o produto sempre que necessrio, com preo e qualidade. E para isso, necessrio um relacionamento com o fornecedor que vai alm da planilha de cotao de preos. A necessidade da automao dos processos de compras um dos componentes fundamentais das melhores prticas de Gesto Corporativa.
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Conceito de Compras
A funo compras tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou servios de um estabelecimento por meio de um planejamento que mensure a quantidade certa para o momento adequado.
Os objetivos bsicos de um departamento de compras so:

obter um fluxo contnuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produo;

coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mnimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa;

comprar materiais e insumos aos menores preos, obedecendo padres de quantidade e qualidade pr-definidos;
procurar sempre, dentro de uma negociao justa e honesta, as melhores condies para a empresa, principalmente as condies de pagamento.

Atribuies
Para uma administrao de compras ser eficiente:
obter mercadorias e servios na quantidade e com a qualidade necessrias; obter mercadorias e servios ao menor custo; garantir o melhor servio possvel e pronta entrega por parte do fornecedor; desenvolver e manter boas relaes com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais.

Atividades Tpicas
Destacamos algumas atividades tpicas do departamento de compras:
a) Pesquisa de fornecedores: estudo de mercado e materiais; anlise de custos; investigao das fontes de fornecimento; inspeo das fbricas dos fornecedores; desenvolvimento de fontes de fornecimento; desenvolvimento de fontes de materiais alternativos.

b) Aquisio: conferncia de pedidos de compra; anlise das cotaes; decidir entre comprar por meios de contratos ou no mercado aberto; entrevistar vendedores;

negociar contratos; efetuar as encomendas de compras; acompanhar o recebimento de materiais.

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Atividades Tpicas
c) d) Administrao: manuteno de estoques mnimos; transferncias de materiais; evitar excessos e obsolescncia de estoque. Diversos: fazer estimativa de custo; dispor de material desnecessrio, obsoleto ou excedente; cuidar das relaes comerciais recprocas.

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Processos, Fluxo Operacional e Relacionamentos

Seo 02

Processos Fluxo Operacional Relacionamentos

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Processos

Solicitao de Compras:
- Solicitao de Compras um documento que inicia o processo de compra. Seja para materiais produtivos ou improdutivos, ela solicitada para um programa de produo, para um projeto que se est desenvolvendo ou ainda para abastecimento geral da empresa. o documento que deve informar o que se deve comprar, a quantidade, o prazo de entrega , local de entrega e em alguns casos o provvel fornecedor.

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Processos

Cotao de Compras:
registro do preo obtido a partir da oferta de diversos fornecedores sobre o material cuja compra foi solicitada. No deve ter rasuras e dever conter preo, quantidade e data do recebimento no departamento de Compras. Dever ainda estar sempre ao alcance de qualquer consulta e anlise de Auditoria quando solicitado. um documento que precisa ser manuseado com ateno; os elementos nele contidos devem fornecer no somente ao comprador, mas tambm a qualquer outro, os informes completos do que se est pretendendo comprar, para que a cotao dada corresponda, exatamente, ao preo do produto requerido e no surjam dvidas futuras por insuficincia de dados ou das caractersticas exigidas. Para melhor anlise desses dados, eles podem ser transcritos em um mapa que a cpia fiel das cotaes recebidas, a fim de que se tenha uma melhor visualizao.
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Processos

Pedido de Compra:
O pedido de compra um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente as condies e caractersticas da compra estabelecida. o acordo que representa as condies em que foi feita a negociao, tais como: material, quantidade, qualidade, freqncia de entregas, prazos, preos, local de entrega, tributao, entre outros. O pedido de compra pode ser gerado manualmente relacionado a uma solicitao de compras previamente cadastrada, ou automaticamente atravs da anlise da melhor cotao. Porm, no obrigatrio a existncia de uma solicitao para a incluso do pedido de compra, depende da parametrizao inicial. Verifique o contedo do parmetro MV_RESTINC, que restringe a incluso de um pedido de compra sem uma solicitao de compras para os usurios no cadastrados como compradores.
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Processos

Contrato de Parceria:
Referente s empresas que possuem Contrato de Fornecimento de Produtos por um determinado perodo, eliminando a necessidade da incluso de diversas Solicitaes de Compras e de realizao de Cotaes, agilizando o processo de compra. No Contrato de Parceria, o usurio deve definir a cada seqncia de item, o produto e a quantidade a ser adquirida para o perodo. Assim, possvel definir, por exemplo, todos os itens a serem adquiridos durante o ano.

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Processos

Pr-Nota de Entrada:
- A entrada de materiais via Pr-Nota, seja ela parcial ou total, consiste na informao de dados bsicos para entrada, como nmero da nota, fornecedor, produto, quantidade, valor unitrio e valor total. Realizando a entrada de materiais desta forma, os lanamentos fiscal, contbil ou financeiro no sero gerados. O nico procedimento realizando por esta rotina a atualizao do estoque de produtos indisponveis (quantidades no classificadas).

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Processos

Documento de Entrada:
- O Documento de Entrada realiza os lanamentos no ato do recebimento dos materiais. Essa rotina permite o registro de qualquer movimento de entrada de Mercadorias na empresa. A entrada das mercadorias inicia um processo de atualizao on-line de dados financeiros e de estoques e custos. Alm disso, esta rotina permite que os materiais recebidos pelo Recebimento de Materiais sejam classificados e os devidos lanamentos efetuados. Este processo consiste na confirmao dos valores do recebimento, na informao das tributaes aplicadas e dos dados contbeis financeiros.

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Processos

Nota de Conhecimento de Frete:

A nota de conhecimento de frete emitida quando o transporte feito por uma transportadora e do tipo FOB. So efetuadas diversas entregas e ao final de um perodo definido pela empresa, emitida uma nota para que sejam pagos os servios da transportadora.
Assim, para que a gerao da nota seja possvel, necessrio que a transportadora seja cadastrada como um fornecedor, para que um ttulo a pagar seja gerado no financeiro (quando sua empresa possuir o Mdulo Financeiro integrado).

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Processos, Fluxo Operacional e Relacionamentos

Seo 02

Fluxo Operacional

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Fluxo Sugerido

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Relacionamentos
Produo: a relao os departamentos de Compras e Produo dever ser considerada do ponto de vista de seu objetivo comum: contribuir efetivamente para o benefcio geral da empresa. Desse ponto de vista, h uma excelente razo para que no haja predomnio em suas funes. Engenharia: a cooperao entre Compras e Engenharia concentra-se, principalmente, nos assuntos referentes ao projeto, no planejamento e nas especificaes preliminares s verdadeiras exigncias de produo. Contabilidade: cada compra efetuada representa um gasto, ou um compromisso da empresa. Essa compra provoca uma srie de operaes de contabilidade. A relao entre compras e contabilidade , portanto, de vital importncia e , freqentemente, iniciada antes que a compra seja realmente realizada. Vendas: o departamento de vendas deve manter o departamento de Compras informado quanto s cotas de vendas e suas expectativas, que servem como um ndice das provveis quantidades de materiais necessrios. Nas empresas industriais, esse relacionamento j tarefa do P.C.P, que passa a ser responsvel por essas informaes. P.C.P: a relao existente entre Compras e o P.C.P inerentemente to estreita e fundamental que ambos encontram-se combinados em mais da metade das organizaes industriais. Do ponto de vista funcional, o efeito almejado por esta estreita colaborao estender a responsabilidade pelos materiais, desde o momento da aquisio at ao de entrega e utilizao. Controle de qualidade: a primeira responsabilidade do departamento de Compras para com o departamento de Controle de qualidade adquirir materiais e produtos que satisfaam as especificaes. O departamento Controle de qualidade, geralmente, faz testes de materiais comprados. Nesse caso, deve-se esclarecer seo de Compras qual o fornecedor, sobre quais mtodos de teste sero aplicados e qual ser o critrio adotado para sua aceitabilidade.
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Conhecendo o Modulo SIGACOM

Seo 03

Principais Parmetros Demonstrao do Modulo Principais Programas e Tabelas utilizadas no SIGACOM

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Parmetros
- Os parmetros a seguir so os utilizados pelo ambiente de Compras:
MV_RESTSOL
MV_APROVSC

Habilita o controle de solicitantes.

Indica se o controle de solicitantes restritivo; ou seja, no permite a incluso de uma solicitao de compra; ou se ele permite a incluso, mas solicita uma aprovao posterior para incio do processo de compras. Grupo de aprovao padro dos pedidos de compra. Utilizado no controle de aprovadores por alada. Habilita a restrio de atualizao da solicitao de compras ao grupo de compras responsvel pela manuteno da SC. Desabilita o processo de renegociao aps a excluso do pedido de compra. Ou seja, informa para o sistema o fluxo operacional deve retornar para a Cotao ou para a Solicitao de compra Define a taxa de juros padro para o clculo do valor presente, utilizado para comparaes de preo. Habilita a restrio de atualizao do pedido de compras ao grupo de compras responsvel pela manuteno do pedido de compra. Desabilita a alterao dos itens do pedido de compra que possuem entregas cadastradas. Habilita a incluso de pedidos de compras para produto com contrato de parceria. Habilita o controle de aprovao por alada para o controle de contratos de parceria.

MV_PCAPROV MV_RESTCOM MV_PCEXCOT

MV_JUROS MV_RESTPED

MV_ALTPEDC MV_PRODCTR MV_AEAPROV

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Parmetros
MV_AEAPROV MV_RESTINC MV_RESTNFE MV_SELFOR MV_NFAPROV MV_RESTCLA MV_NFENAT MV_MULNATP MV_LIMPAG MV_NFEDAPC Habilita o controle de aprovao por alada para o controle de contratos de parceria. Restringe a incluso de pedidos de compra sem solicitao, apenas aos compradores autorizados. Restringe a entrada de materiais para os pedidos de compra no autorizados pelo controle de aprovao por alada. Habilita a seleo de fornecedores na gerao das cotaes. Grupo de aprovao padro dos documentos de entrada. Utilizado no controle de aprovao dos documentos de entrada Habilita o controle de aprovao do documento de entrada. Habilita a digitao obrigatria da natureza financeira no documento de entrada. Habilita a digitao das mltiplas naturezas no documento de entrada. Tolerncia para diferena entre o valor total do documento de entrada e o valor das duplicatas a pagar. Informa qual critrio de rateio das despesas acessrias deve ser utilizado. O constante no pedido de compra ou o constante no documento de entrada. Informa o percentual de tolerncia aceita para recebimento do material referente quantidade pedida e quantidade entregue.

MV_PCTOLER

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Principais Programas e Tabelas utilizadas no Mdulo SIGACOM

Tabela Processo
SC1 SC3 SC8 Solicitao de Compras Contrato de Parceria Cotaes

Programa
MATA110.PRX MATA125.PRX MATA130.PRX MATA150.PRX MATA160.PRX MATA160.PRX MATA120.PRX MATA120.PRX MATA097.PRX

Funo
Gerao Gerao Gerao Atualizao Analise Analise /gera PC C7_TIPO = 1 C7_TIPO = 2 Alada

COMXFUN.PRX funes Compras

SCE SC7 SC7 SCR

Cotao Vencedora Pedido de compras Autorizao de Entregas Liberao PC/AE/NFE

MATXALC.PRX Funes Alada

Programas e Tabelas utilizados nas rotinas de NFE Pr-nota Recebimento de Mater Nota Fiscal de entrada Conhecimento Frete Despesas Importao SF1 SD1 SF8 MATA140.PRW MATA145.PRW MATA103.PRW e MATA103X.PRX MATA116.PRW MATA119.PRW

MATXFIS.PRX Funes Fiscais Calculo de Impostos

Cabealho da NFE Itens da NFE Vinculo da NFE e a NF Conhecimento de frete e despesas importao
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Obs :Todos os programas se relacionam com os programas COMXFUN.PRX, MATXALC.PRX e MATXFIS.PRX

 Ao analisar cotao o sistema possui duas cotaes com a seguinte caractersticas :

FORNECEDOR 1 PRODUTO 1 - 10,00 PRODUTO 2 - 11,00 TOTAL = 21,00 FORNECEDOR 2 PRODUTO 1 - 11,00 PRODUTO 2 - 9,00 TOTAL = 20,00

Ao analisar cotao o sistema est selecionado o primeiro item do fornecedor 1 e o segundo item do fornecedor 2, porem o cliente necessita que o sistema trate por total da cotao. Tentou utilizar o parmetro CONSIDERA NOTA MINIMA porem nem como sim ou no o sistema no avaliou por total somente por item. Cliente informou que na verso 5.08 este procedimento era efetuado, aps fazer migrao o sistema no est analisando o total que muito importante. O sistema efetuou o procedimento correto, porem o cliente em uma compra grande no quer ficar comprando de vrios fornecedores e sim poder escolher o que na somatria foi mais barato.
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Concluso

Questes?

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