Gestin de Proyectos

Curso de Actualizacin Profesional Facultad de Ingeniera Administrativa e Industrial

Clase 6: Auditora de Proyectos

Post Control
Beneficios futuros de la experiencia

Capturar la esencia de los hechos

Auditora
Proyectos: altamente flexible y focalizada en los aspectos que indica la Alta Gerencia

General: Verificacin detallada

Evaluacin de Proyectos
No se limita al anlisis despus que los hechos ocurrieron Debe ser realizada tambin durante el ciclo del proyecto
Ciclo de vida de Proyectos
Uso de Recusos / Costos Implementacin Desarrollo Cierre

Concepcin

Tiempo

Evaluacin de Proyectos
Progreso y resultados del proyecto vs Plan Decisiones tomadas en el avance del Proyecto
5

Foco de la auditora
Funcionamiento del Sistema de Gestin de Proyectos Tcnicas Metodologa Procesos Acciones Decisiones
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Propsitos
Alerta
Identificar problemas en sus primeras manifestaciones Identificar errores, resolverlos y generar acciones para el futuro
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Propsitos
Catalizador
Reducir costos Acelerar el logro de los resultados Mejorar resultados

Propsitos
Relaciones
Clarificar relaciones entre tiempos, costos y resultados Detectar oportunidades por avances tecnolgicos

Propsitos
Gestin
Proveer informacin a la Direccin de Proyecto Reconfirmar intereses de la organizacin y grado de compromiso de los que intervienen en el Proyecto Evaluar la capacidad de gerenciamiento del proyecto
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Contribuciones
Mejoras
comprensin en la forma en que los proyectos son evaluados por la organizacin procesos de organizacin y gestin de proyectos contribucin profesional para los miembros del equipo de proyecto
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Contribuciones
Identificacin
Fortalezas y debilidades de la organizacin:
personas
potencial liderazgo

management toma de decisiones sistemas

Factores de riesgo
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Responsabilidades del Auditor

Organizar el grupo de expertos Familiarizarse con los requerimientos del proyecto o programa Auditar in situ Finalizada la auditora compartir la informacin obtenida con los project managers Producir el informe de acuerdo a lo establecido Distribuir el informe a los PM y sus equipos para su repuesta Seguimiento de la implementacin de las recomendaciones
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Auditor Interno
posibles objetivos ocultos bsqueda de ventajas personales a expensas del resto

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Auditor Externo
posibles falta de comprensin del proceso especfico bajo auditora

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Contenido del Informe de Auditora de Proyectos

I. II. Descripcin general Situacin Actual
II.1.- Costo II.2.- Programacin II.3.- Avance II.4.- Calidad

I. II. III. IV.

Cuestiones crticas .Perspectivas resto proyecto Anlisis de riesgos Aplicaciones para otros proyectos Supuestos y limitaciones del Informe
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Alcance de la Auditora
Estado Predicciones Mediciones Sistema de Registracin Sistema de Informacin Confirmacin de la etapa en que se encuentra el proyecto Estimacin condiciones futuras del proyecto Financieras, programa, progreso, uso recursos Uso del sistema de la organizacin o solicitado por el cliente del proyecto Creado por la organizacin o por la auditora

Recomendaciones Cubre aspectos del proyecto y de su gestin Calificaciones Focalizada en el proceso de auditora
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Areas bajo anlisis

Proyecto Contabili dad

Legales

Tcnicas

AREAS Compras

Clientes

Alta Gerencia

Marketing

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Listas de Comprobacin
1. Seleccionar rea bajo anlisis 2. Obtener los estndares de cumplimiento
1. 2. 3. tcnicas mtodos objetivos

3. Redactar las preguntas 4. Establecer sistema de puntuacin

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Calidad
N Comprobacin 1. Se cumple el Plan de Calidad del Proyecto? 2. Todos los productos obtenidos son aptos para su uso por el cliente? 3. Se cumplen todas las leyes y regulaciones? 4. Los sistemas de obtencin de informacin de calidad son precisos? 5. Se ponen en marcha las medidas correctivas cuando son requeridas? 6. Se identifican oportunidades de mejora? 1 mn 2 3 4 5 mx

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Project Manager - Equipo

N Comprobacin 1. Comparte la informacin con los miembros
de su equipo?

1 mn

5 mx

2. Provee descripciones de tareas, resaltando

roles y responsabilidades clave?

3. Se asignan las responsabilidades de acuerdo a

las competencias de los integrantes? trabajo completa?

4. Las reuniones cuentan con una agenda de 5. Se crea un ambiente participativo durante las
reuniones del equipo de proyecto? que surgen de las reuniones?

6. Se cumplen los planes de trabajo del equipo

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Plan del Proyecto

Existe un plan detallado : camino crtico, programacin, hitos, recursos, etc al menos hasta el punto actual y un plan general hasta el fin del proyecto Existe un plan detallado de costos al menos hasta el punto actual y un plan general de costos hasta el fin del proyecto Las responsabilidad del personal clave estn especificadas en el plan del proyecto Conocemos qu actividades poseen disponibilidad en tiempo y qu recursos pueden ser usados para emergencias en otras reas Existe un Plan de contingencia en caso que el Proyecto se desve de su programacin o presupuesto
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Recursos
Se dispone de los suficientes Recursos Humanos para completar el proyecto La tecnologa apropiada estar disponible durante toda el ciclo del proyecto La tecnologa a ser utilizada durante el proyecto est probada y posee un completo soporte Las tareas especficas del proyecto estn dirigidas apropiadamente Los integrantes del grupo del Proyecto comprenden los roles que les han sido asignados
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Ownership = sentirse dueo

Todos los involucrados han tenido la oportunidad de aportar y opinar acerca del Proyecto Aceptan el sentido de propiedad de las acciones Las formas de medir el xito han sido acordadas Se comprenden cabalmente los lmites del Proyecto Conocen los requerimientos propios que han sido incluidos en el proyecto
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Justificacin
El proyecto se ha costeado y presupuestado en su totalidad y cuenta con el acuerdo del sponsor Se han calculado los beneficios comerciales y financieros del Proyecto El Proyecto promete beneficios y el retorno a la inversin que espera la compaia Se han definido las condiciones a satisfacer y se han puesto en marcha los procesos de medicin consecuentes Los fondos establecidos estarn disponibles durante la duracin del Proyecto
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Expertos
Todos los miembros del equipo del Proyecto poseen el grado apropiado de pericia Involucrados y operadores comprenden el proyecto y son capaces de manejar los diferentes productos del Proyecto (deliverables) Los miembros del equipo comprenden cmo sern evaluados sus resultados Las descripciones de pericias de los miembros han sido escritas, comunicadas y comprendidas El entrenamiento necesario ha sido incluido en la programacin del Proyecto
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Claridad
Los objetivos del proyecto son claros para todos los involucrados Las metas del proyecto estn alineadas con la estrategia y los estndares de la Organizacin Estoy entusiasmado con las probabilidades de xito del proyecto Se dispone de documentacin de los requerimientos y las formas de medir su cumplimiento Los involucrados han asistido a una presentacin en la que se clarificaron direccionamiento y objetivos del proyecto
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Total soporte
La Alta Gerencia comparte la responsabilidad con el equipo del proyecto para asegurar su xito La Gerencia est receptiva a los requerimientos de recursos adicionales ante un eventual crecimiento de las necesidades Se han acordado los trminos, niveles de autoridad y responsabilidades Se confa en que puede recurrirse a la Gerencia por ayuda cuando sea necesario El sponsor del proyecto est totalmente comprometido con el xito del proyecto
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