DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO

Lic. Carlos A. Hernndez G.COORDINACION AREA DE

ADMINISTRACION DE EMPRESAS Apuntes de Administracin II, realizado con fines didcticos.

ORIGEN:
Surge como: Una necesidad empresarial para resolver problemas de toda ndole. Una necesidad empresarial para aspectos relacionados con la adaptacin de las empresas en un entorno cambiante. Una forma para encontrar soluciones a problemas de organizacin y funcionamiento organizacional.

CAMPO DE APLICACIN:

En la mediana y pequea empresa,

generalmente la totalidad de la misma. En las grandes empresas, la totalidad aplicable por unidades administrativas.

TCNICAS E INSTRUMENTOS PARA SU DESARROLLO:

Cuestionarios Entrevistas Observacin directa Estudio documental Otros Preferiblemente debe existir una complementariedad, tomando en cuenta las caractersticas, as como las limitaciones de cada uno.

DEFINICIN:
Es un estudio sistemtico, integral y peridico cuyo propsito fundamental es detectar las causas y consecuencias que dentro de los problemas de organizacin y funcionamiento afectan o se intuye que afectan a la empresa, con el objeto de encontrar las alternativas de solucin, tomando en cuenta los recursos disponibles.

CARACTERSTICAS:
Es un estudio: Por lo tanto requiere un campo de aplicacin (total o parcialmente en la empresa), que debe utilizar una forma y esperar un resultado de aplicacin (detectar fallas, identificar las causas de problemas, determinar posibles soluciones, etc.)

Es sistemtico:

Utiliza la teora y prctica con un proceso de aplicacin determinado. Debe existir un proceso para su desarrollo, adaptable a las condiciones propias de cada organizacin.

Es integral: Estudia todos los aspectos que se relacionan con lo que se desea investigar. Toma en cuenta todos los factores que influyen en el desarrollo de las actividades en la unidad o empresa objeto de estudio.

Anlisis Peridico: Se debe realizar de manera cclica en perodos de tiempo que se ajusten a las caractersticas de la unidad o empresa objeto de estudio. Se debe evaluar peridicamente los resultados de su aplicacin.

Problemas de adaptacin a los cambios generados en el entorno de la organizacin. Problemas en la conduccin superior relativos a: a) Objetivos (existencia o no, claridad de los mismos y viabilidad). b) Polticas (existencia o claridad). c) Capacidad gerencial (grado o no de inters ) e) Existencia o no de planes. Ejecucin eficiente o no.

PROBLEMAS TPICOS A INVESTIGAR

Problemas de Organizacin y Funcionamiento: a) Aspectos relativos a la comunicacin (respeto de lneas jerrquicas). Informacin oportuna en calidad,
cantidad tiempo para tomar decisiones y coordinarse)

b) la modernizacin y preocupacin por los procedimientos existentes. c) Coordinacin para ejecutar programas

Problemas de Recursos: a) Recursos Humanos insuficiencia, calidad profesional, estabilidad, capacitacin. b) Recursos Financieros Programacin presupuestaria, uso de los fondos, deficiencias por falta de coordinacin.

c)

Recursos Materiales: (Se incluyen entre otros, la maquinaria, la tecnologa disponible, las instalaciones , el mobiliario y equipo, los enseres de toda ndole, etc. ) evidencia acerca de cmo cundo y cunto debe realizarse.

Una empresa necesita para funcionar una adecuada dosificacin combinada de los tres tipos de recursos, establecindose prioridades en funcin de la naturaleza misma del trabajo, pero dndole a cada uno (de los recursos), la importancia que reviste dada su propia naturaleza

ACTIVIDADES A DESARROLLAR:
Definir las relaciones que corresponden a cada rgano. Establecer la normativizacin de las relaciones. Determinar la correspondencia de las relaciones de cada rgano, con las funciones que desempean y su nivel jerrquico. Distinguir la duplicidad, traslape u omisin de relaciones por cada rgano.

METODOLOGA PARA LA REALIZACIN DEL DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO

METODOLOGA: Contenido del diagnostico administrativo: 1.Anlisis y diagnostico 2. Proceso

a. Determinacin de la situacin actual b. Anlisis organizacional-administrativo c. Formacin del diagnostico

DETERMINACIN DE LA SITUACIN
ACTUAL

Comprende cinco grandes apartados: 1. Anlisis estructural :conjunto de unidades 2. Anlisis funcional: cumplimiento de deberes y obligaciones 3. Anlisis procedimental: procedimientos y procesos 4. Anlisis de facultades: derecho para hacer algo 5. Anlisis de relaciones: formas de comunicacin

: 1. Anlisis estructural (conjunto de unidades): Es el estudio especfico de cada rea de la unidad administrativa, su conformacin, los recursos asignados, etc.

CONTENIDO
Definir la estructura orgnica normada del rea de estudio. Definir la estructura real actual del rea en estudio. Conocer los rganos administrativos que integran el rea en estudio, as como su nomenclatura. Definir el objetivo general del rea en estudio, as como los especficos de cada rgano que la integra. Identificar los niveles jerrquicos existentes en el rea de estudio.

CONTENIDO . . ./2
Definir el tramo de control por rgano, es decir, la cantidad de rganos con dependencia directa de otro. Determinar los criterios de organizacin por rgano en relacin a su nomenclatura. Definir la cantidad de recursos humanos empleados por rgano y describir el tipo de contratacin. Determinar el tipo de autoridad existente en el rea de estudio.

2. Anlisis funcional (cumplimiento de deberes, obligaciones):

Es el estudio especfico de cada rea de la unidad administrativa, su conformacin, los recursos asignados, etc.

CONTENIDO
Confirmar funcionalmente los criterios de organizacin. Determinar si las funciones que realiza cada uno de los rganos que integran el rea de estudio estn normadas. Determinar la naturaleza del rgano de acuerdo a sus funciones.

CONTENIDO . . ./2
Verificar la compatibilidad de las funciones de cada rgano con el objetivo principal general. Determinar la correspondencia funcional del rea en estudio. Analizar y determinar el traslape de funciones por cada rgano, su duplicidad u omisin.

CONTENIDO . . ./3
Determinar las funciones sustantivas y las de apoyo de cada rgano del rea de estudio y que ayuden al logro del objetivo particular de su funcin. Determinar la afinidad de funciones que desarrolla cada rgano con su nomenclatura. Determinar si la nomenclatura del rgano, identifica las funciones que desempea.

3. Anlisis Procedimental (procedimientos, procesos):

Es el estudio de la secuencia de actividades que desarrolla cada rgano de la unidad administrativa en estudio

CONTENIDO
Identificar el proceso general del rea en estudio, de acuerdo a su nivel jerrquico. Establecer la forma de seguimiento del proceso: integral, continua, de traslape o de corte. Determinar si el proceso corresponde a la funcin o funciones descritas.

Anlisis de Relaciones (formas de comunicacin y coordinacin): Es el estudio de las lneas de conexin o comunicacin, que guardan los rganos de la unidad administrativa en estudio.
Definir las relaciones que corresponden a cada rgano.

CONTENIDO
Establecer la normaticidad de las relaciones. Determinar la correspondencia de las relaciones de cada rgano, con las funciones que desempean y su nivel jerrquico. Distinguir la duplicidad, traslape u omisin de las relaciones por rgano.

4. Anlisis de Facultades (derecho para hacer algo y su responsabilidad): Es el estudio detallado de las aptitudes o de los derechos concedidos para hacer algo.
Definir las facultades de cada rgano. Determinar que facultades estn normadas.

CONTENIDO

Determinar

quin, cmo y cundo fueron delegadas esas facultades. Definir si las facultades corresponden a las funciones que desarrolla cada rgano y a su nivel jerrquico. Determinar el mbito de responsabilidad de las facultades delegadas.

5. Anlisis de relaciones: comunicacin

formas de

ANLISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO:

Es la fase del diagnstico administrativo que sirve para comparar los hechos determinados y los aspectos tcnicos establecidos, a efecto de relacionar los puntos que afectan negativamente a la dependencia o unidad administrativa.

Se confrontan los hechos determinados (conocidos como resultado del estudio), con los parmetros organizacionales establecidos al inicio del estudio, y los parmetros lgicos de las tcnicas administrativas.

ACTIVIDADES A DESARROLLAR:
Verificar el tramo de control de cada rgano. Analizar la cadena de mando de la dependencia. Determinar los niveles jerrquicos establecidos. Estudiar los criterios de organizacin. Indicar la forma de consecucin de objetivos respecto a las funciones desarrolladas.

Actividades a desarrollar: . . ./2

Determinar la correspondencia funcional. La correspondencia entre objetivos. Analizar la continuidad de los procesos. Relacionar la correspondencia de procesos respecto de las funciones. Determinar la correspondencia entre relaciones y la naturaleza de los rganos. Comprobar la normativizacin de relaciones.

los las

las

Actividades a desarrollar: . . ./3

Analizar la correspondencia de las relaciones con los niveles jerrquicos . Analizar la duplicidad de relaciones. Indicar las causas de la omisin de relaciones. Indicar la correspondencia de facultades con el nivel jerrquico. Estudiar la normativizacin de las facultades.

PRESENTACIN DEL DIAGNSTICO:

Para exponer lo estudiado del rea o unidad administrativa, se debe presentar un informe, donde se detallarn de forma narrativa los aspectos derivados del anlisis efectuado. En el documento, debe sealarse que servir como base para desarrollar las acciones correctivas ( si las hubiese), dentro de la evolucin permanente que debe existir en toda organizacin.

GUA PARA LA PRESENTACIN DEL INFORME:

Secuencia: 1. Listar los juicios de los hechos detectados. 2. Ordenar los juicios por la naturaleza de los elementos. 3. Redactar por unidad, las incidencias administrativas que lo afectan. 4. Redactar en forma secuencial, las incidencias que afectan el funcionamiento integral de la dependencia en estudio.

5. Presentar alternativas de solucin, en recomendaciones en recomendaciones factibles para mejorar las incidencias encontradas. 6. Relacionar las recomendaciones por elemento. 7. Elaborar el documento de informe, en el que integren los puntos anteriores en la siguiente estructura:

Contenido de Informe:
Antecedentes Objetivo (s) del estudio. Metodologa empleada. Descripcin de la situacin actual, por elemento analizado. Observaciones Conclusiones Recomendaciones.

Al realizar el trabajo de diagnstico debe tomarse en cuenta lo siguiente:

Trabajo en Equipo: Origen y relevancia de la informacin Anlisis y conclusiones

ALTO!
No lo olvides: La mejor forma de aprender es poner en practica los conocimientos adquiridos GRACIAS POR TU ATENCIN!