DIAGRAMA DE FLUJO

DEFINICION
Un diagrama de flujo es la representacin grafica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestin, las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin; en pocas palabras es la representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo.

 Se basan en la utilizacin de diversos smbolos para representar operaciones especficas. Se les llama diagramas de flujo porque los smbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de la operacin.

SIMBOLOS
Se utilizan los smbolos indicados a continuacin, estandarizados segn la norma ISO 5807: Flecha. Indica el sentido y trayectoria del proceso de informacin o tarea. Rectngulo. Se usa para representar un evento o proceso determinado. ste es controlado dentro del diagrama de flujo en que se encuentra. Es el smbolo ms comnmente utilizado. Se usa para representar un evento que ocurre de forma automtica y del cual generalmente se sigue una secuencia determinada. Rombo. Se utiliza para representar una condicin. Normalmente el flujo de informacin entra por arriba y sale por un lado si la condicin se cumple o sale por el lado opuesto si la condicin no se cumple. El rombo adems especifica que hay una bifurcacin. Crculo. Representa un punto de conexin entre procesos. Se utiliza cuando es necesario dividir un diagrama de flujo en varias partes, por ejemplo por razones de espacio o simplicidad. Una referencia debe darse dentro para distinguirlo de otros. La mayora de las veces se utilizan nmeros en los mismos.

CARACTERISTICAS QUE DEBE CUMPLIR DIAGRAMA DE FLUJO

En los diagramas de flujo se presuponen los siguientes aspectos: Existe siempre un camino que permite llegar a una solucin (finalizacin del algoritmo). Existe un nico inicio del proceso. Existe un nico punto de fin para el proceso de flujo (salvo del rombo que indica una comparacin con dos caminos posibles).

DESARROLLO DEL DIAGRAMA

Identificar a las ideas principales para desarrollar el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueo o responsable del proceso, los dueos o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas. * Definir que se espera obtener del diagrama de flujo. Identificar quin lo emplear y cmo. * Establecer el nivel de detalle requerido. Determinar los lmites del proceso a describir. Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son : Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedar fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente. Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que estn incluidos en el proceso a describir y su orden cronolgico. Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores, listarlas tambin. Identificar y listar los puntos de decisin. Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los correspondientes smbolos. Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est completo y describa con exactitud el proceso elegido.

VENTAJAS
Favorecen la comprensin del proceso a travs de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fcilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias pginas de texto. Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los re-procesos , los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisin. Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el anlisis de las mismas. Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y tambin a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.