Introduo

Workflow

WORKSHOP SAP Business Workflow(WF)

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O que o Workflow ?
Workflow o processo pelo qual tarefas individuais converge para completar uma transao um processo de negcio dentro de uma empresa.

O principal objetivo do workflow aumentar a eficincia de processos de negcio, tanto os crticos quanto os eventuais, e a efetividade das pessoas que trabalham em conjunto para executlos .

O que SAP Business Workflow ?

Ferramenta independente de Cross-application para processar eletronicamente processos de negcio.

Um mecanismo para coordenar e controlar processos especficos do cliente em linha com as responsabilidades organizacionais.

Vantagens no uso do Workflow

Automatiza seus processos de negcio de uma maneira flexvel e transparente. Monitorao de Tempo(Tempo mximo processo).

Notificao Automtica.
Atribuio da tarefa de acordo com a responsabilidade.

Componentes do Workflow

Terminologia do SAP Business Workflow : Objetos, Eventos, Agentes, Workitens, Single-Step Tasks, Roles, Multi-Step Tasks, Workflow-Definition , Inbox.

Componentes do Workflow Objeto

Objeto: Encapsulamento de Dados.

Algum tipo de informao relacionada que puder ser alcanado excepcionalmente sob uma chave de identificao. A maioria desta informao armazenada geralmente em uma tabela do dicionrio de dados do ABAP. Os objetos so criados em tempo de execuo e so os exemplos especficos de um tipo previamente definido do objeto que foram atribudos valores. A arquitetura do WF baseada em Objetos.

Componentes do Workflow Objeto

Existem vrios templates standard disponibilzados pela SAP. Estes templates esto no Business Object Repository(BOR). Exemplos: Negcio Invoice Sales Order Delivery Note Material Objeto BSEG BUS2032 LIKP BUS1001

Componentes do Workflow Objeto

Componentes de um objeto: ex. BUS1001 - Campo-Chave: - Atributos : - Mtodos - Eventos : : N Material (mara-matnr). Texto breve do material (makt-maktx). Itens de requisio de compras (BUS2009). Modificar Material (Bapi_Material_Edit). Material Criado.

Componentes do Workflow Objeto

Estendendo e Adaptando Objetos (SWO1) Nunca modifique um objeto Standard, faa uma extenso definindo um SUBTYPE(cpia de objeto); para adicionar atributos, mtodos ou eventos. Exemplo: SUPERTYPE SUBTYPE BSEG ZBSEG Modificao Modificao

Mtodo

Report

(Implementao)

Componentes do Workflow Objeto

Componentes do Workflow Objeto

Mtodos Encapsula um contedo amplo de uma funcionalidade do R/3 e disponibiliza para o sistema Workflow. Sncrono: Espera a confirmao do final do processamento, podendo obter resultados ou excees. Assncrono: Dispara o processo e no aguarda a finalizao do processamento.

Componentes do Workflow Objeto

Evento

Descreve uma alterao no status do Objeto. Exemplo: documento criado, requisio aprovada.
definido somente no Objeto.

Componentes do Workflow
Agentes Unidade Organizacional (Position, Usurio...) responsvel por uma tarefa. Workitens Objeto que representa uma tarefa ou uma ao no sistema do workflow no runtime .

Elementos Componentes do Workflow

Task

As tarefas descrevem atividades de negcios elementares. Os agentes possveis so definidos para as tarefas. Elas podem ser executadas automaticamente em background ou podem necessitar de uma ao do usurio(tarefa de dilogo).

Elementos Componentes do Workflow

Single-step tasks : Tarefas de uma etapa. Multistep task : Tarefas de mltiplas etapas(SubWF).

Workflow Definition: Descrio e execuo tcnica de um processo do workflow. Inbox: Caixa de Entrada para Documentos e Workitens.

Elementos Componentes do Workflow

Container: Caixa de Transferncia de Dados

Plano Organizacional: Representao da estrutura tarefa-relacionada funcional da empresa. Esta estrutura organizacional funcional difere da estrutura administrativa da empresa e da estrutura do pessoal cujos os elementos so relevantes contabilidade da folha de pagamento (cdigo da companhia, subrea do pessoal ou grupo do empregado, para o exemplo).

Elementos Componentes do Workflow

Elementos Componentes do Workflow

Exemplos de Processos
Liberao de Pagamentos: Reembolso funcionrio (Nvel nico ou mltiplo). Requisies de compra.

Solicitao de frias/licenas.
Monitorao de manuteno de Dados Mestres. Controle de fluxo de execuo de JOBs.

Controle de fluxo de customizao e/ou programao.

Aprovar roteiro de viagem. Aprovar pedido de viagem.

Aprovar viagem.

Exemplos Prticos

Utilizao WF Standard
Identificar o processo de negcio(Template) : I. Usando o Template sem modificaes: 1. Definir as responsabilidades. 2. Habilitar os eventos relevantes. 3. Ajustar o texto do WI inbox.

II Modificando Template: 1. Copie o Template. 2. Faa as alteraes necessrias. 3. Siga o processo I.

Utilizao WF Wizards

O Wizard um assistente de construo do WF. Para gerar uma definio de workflow com um wizard, marque um wizard e selecione a funo "Gerar definio de workflow". No decorrer deste wizard so pedidos categorias de objeto, tarefas, seus responsveis pelo processamento e eventos. O conhecimento destes conceitos condio.

Integrao do WF
Compatvel com MAPI(Messaging Application: Programming Interface from Microsoft), ex. MS Outlook, Microsoft Exchange.
Lotus Notes. Integrao com WWW (Internet/Intranet) via Internet Transaction Server(ITS). POP3 mail clients, comumente usado na internet. SAPforms (VB, HTML,...). SRM.

Customizao para execuo

Customizao Automtica

SWU3 Antes de desenvolver, executar a transao com a seguinte opo: Customizao automtica e verificar se todas as luzes esto verdes na tela, sendo que, antes deve ser criado o usurio background WF-BATCH, com os perfis SAP_ALL e SAP_NEW.

Customizao Automtica

Criar destino lgico p/ RFC

SWUB
O sistema de tempo de execuo de workflow executa as suas chamadas tRFC (RFC transacional), obrigatoriamente e sempre no destino lgico WORKFLOW_LOCAL_xxx (xxx representa o nmero de 03 posies do mandante). O sistema de tempo de execuo do workflow somente opera dentro de um mandante, a atribuio de nome ao destino lgico garante a univocidade destes nomes a nvel do sistema.

Criar destino lgico p/ RFC

O destino RFC lgico "WORKFLOW_LOCAL_xxx" criado automaticamente, caso este destino lgico ainda no existir, consultado um usurio (incluindo senha). Indicar aqui o usurio em background WF-BATCH, o qual ser criado no mandante atual. Atualizar um endereo de usurio para o mesmo.

Criar destino lgico p/ RFC

Ativar monitorizao de prazos

SWWA
Job em background planejado chamado periodicamente em um intervalo de minutos a ser definido, e o mesmo verifica se ocorreram vencimentos de novos prazos desde a ltima execuo. Selecionar apenas a monitorizao de prazos permanentes, caso existam vrios prazos a monitorizar por minuto.

Ativar monitorizao de prazos

Ativar monitorizao de WF com erros

SWWD Com esta atividade possvel escalonar uma monitorizao e o tratamento especial para workitens em background, caso no foi possvel executar inicialmente devido a um erro temporrio do objeto.

Estes workitens em background temporariamente incorretos so executados novamente (automaticamente). Tambm necessrio que a atividade seja escalonada para que o administrador de workflow seja notificado automaticamente atravs do correio eletrnico, no caso de erros de aplicao e de sistema.

Ativar monitorizao de WF c/ erros

Customizao para desenvolvimento

Atualizar nmeros de prefixo

OOW4 Os objetos da administrao da organizao so identificados por um n de 08 posies. No caso de tarefas standard, tarefas de workflow, modelos de workflow, funes e grupos de tarefas, este n de 08 posies composto por um nmero de prefixo de 03 posies e as restantes 05 posies por um nmero que determinado pela atribuio de nmeros internos. O nmero completo tem que ser unvoco para todos os sistemas e mandantes. Do ponto de vista tcnico, a univocidade do nmero assegurada pelo nmero de prefixo.

Atualizar nmeros de prefixo

Atualizar intervalos de numerao

ONNR Nesta etapa, determinar intervalos de nmeros para os objetos PD e o tipo de atribuio de nmeros, ser necessrio atribuir um nmero inequvoco a cada objeto. Existem, para esse efeito, as seguintes possibilidades : Atribuio interna de nmeros - Neste caso, os nmeros so atribudos pelo sistema SAP. Os intervalos de numerao sero marcados com as letras "IN". Atribuio externa de nmeros - Neste caso, os nmeros so atribudos pelo usurio. Os intervalos de numerao sero marcados com as letras "EX".

Atualizar intervalos de numerao

Acoplamento de tipos
SWETYPV / SWE2 Atribuio de um de mais receptores para um evento. Para disparar eventos de workflows e tarefas, o tipo de acoplamentos requerido so definidos pelo sistema de workflow. O tipo de acoplamento deve ser ativado por um usurio. Somente os tipos de acoplamentos ativos so avaliados pelo controle de evento em tempo de execuo.

Acoplamento de tipos

Condies de execuo workflow

SWB_COND Esta transao utilizada se voc deseja definir condies adicionais para a inicializar o workflow, sendo que voc somente pode definir condies para workflows que so inicializados por um evento.

Isto significa que o incio do workflow no mais depende somente de um evento especfico criado, mas tambm de ocorrncia de circunstncias adicionais.

Condies de execuo workflow

Monitorao do WF
Simulao de Evento (SWUO) : Informar sobre o impacto de tal evento. Event Log (SWEL) : Deve estar ativado e periodicamente o admnistrador dever limpar os arquivos. No ambiente de Produo o Event log deve estar desativado por razo de perfomance. RFC logs (SWU2) : Overview de problemas com RFC.

Inicializao Manual(SWUS) de tarefa ou WF para teste.

Monitorao do WF
H vrios relatrios para monitorao: Work Item(SWI1) : Informaes sobre o workitem. WF Diagnosis (SWUD) : Problemas com um WF especfico. Step Log : contm informao do status corrente do WF. Workitem Analise(SWU2) : Frequncia, durao do processo, qual object type, missed deadline. Display containers, agentes.

Anlise de Tarefas(SWI4).

Liberao de Pagamento Customizao

Estrutura Organizacional
PPOCW A integrao do controle organizacional dentro do SAP Business Workflow permite ligar tarefas com os agentes possveis bem como organizao. Esta ligao auxilia para determinar o correto recebedor e executor das atividades atribudas da tarefa. Um alto grau de transparncia dos processos de negcios e suas responsabilidades so garantidos. Modificaes podem ser feitas no plano organizacional da empresa, sem necessariamente imediata modificaes na definio do workflow ou programao em uma aplicao.

Estrutura Organizacional

Criar variante de Workflow

OBWA Nesta atividade IMG, podem ser definidas variantes de workflow para a liberao para pagamento. necessrio efetuar as seguintes especificaes: Se a liberao necessria - Neste caso, deve ser acionado um workflow dentro da liberao para pagamento. A partir de que montante deve ser efetuada a liberao para pagamento. Em seguida, devem ser atribudas as variantes s empresas desejadas (ver atividade IMG seguinte).

Criar variante de Workflow

Atribuir empresa a variante de Workflow

OBWJ

Nesta atividade IMG, pode ser atribuda a variante de workflow s empresas, em que a mesma deva ser aplicada.
A moeda da variante de workflow e a das empresas correspondentes devem ser coincidentes. Atribuir variantes de workflow s empresas, para as quais se pretendem liberar pagamentos.

Atribuir empresa a variante de Workflow

Definir grupos de liberao

Nesta atividade IMG, podem ser definidos os chamados grupos de liberao. Depois de definidos, estes podem ser entrados no registro mestre dos clientes e fornecedores.

Os grupos de liberao so necessrios para as atividades posteriores "Atribuir sequncias de liberao" e "Atribuir processos de liberao". A partir da sequncia de liberao e de um determinado montante, o sistema determina o subworkflow que acionado pela liberao para pagamento e determina, ainda, quem dever proceder liberao.

Definir grupos de liberao

Definir sequncia de liberao

Podem ser definidas as sequncias de liberao. Estas so necessrias para as atividades IMG "Atribuir sequncias de liberao" e "Atribuir processo de liberao".

Definir sequncia de liberao

Atribuir sequncia de liberao

Nesta atividade pode ser atribuda uma sequncia de liberao a uma combinao de variantes de workflow, tipos de documento e grupos de liberao. necessrio efetuar esta atribuio antes de executar a atividade IMG seguinte, "Atribuio de processo de liberao". Condies: necessrio terem sido previamente definidos grupos de liberao e sequncias de liberao. Consultar, sobre este assunto, "Definir grupos de liberao" e "Definir sequncias de liberao".

Atribuir sequncia de liberao

Atribuir processo de liberao

OBWE

O usurio determina por cada variante de workflow e sequncia de liberao, a partir de que montante acionado e executado determinado processo de liberao. Estes processos, para efeito da terminologia de workflow, so chamados "subworkflows".

Atribuir processo de liberao

Tipos de documentos p/ liberao

Nesta atividade IMG, podem ser especificados, para cada variante de workflow, os tipos de documento para os quais deve ser ativada a liberao para pagamento.

Tipos de documentos p/ liberao

Definir autorizados para liberao

OBWP Devem ser atribudos liberao de montantes os usurios autorizados a liberao, sob a forma de um objeto organizacional (cargo efetivo, unidade organizacional, cargo). Este objeto de organizao atribudo a uma etapa de liberao, tendo em conta os dados do documento (por exemplo, o fornecedor e, conseqentemente, o grupo de liberao), quando efetuada uma liberao.

Definir autorizados para liberao

OBWP

Para atribuir uma entrada (variante de workflow, sequncia de liberao, nvel de autorizao, montante) a um objeto organizacional, deve marcar-se uma entrada e selecionar Saltar -> Detalhe objeto organizacional. Os objetos organizacionais, definidos na customizao da contabilidade financeira para a liberao de montantes, so atribudos automaticamente, em background, tarefa standard liberao de montantes.

Definir autorizados para liberao

Definir autorizados para liberao

Definir motivos de bloqueio p/ pagamento

OB27 Com os motivos de bloqueio para pagamento possvel diferenciar as causas para que as faturas devam ser bloqueadas para pagamento. Neste caso, para cada cdigo de bloqueio, necessrio decidir se: so permitidas modificaes na proposta de pagamento; se o cdigo no estiver definido, o motivo de bloqueio no pode ser nem definido, nem suprimido, quando for efetuado o processamento de uma proposta de pagamento. se os documentos que possuem o cdigo de bloqueio tambm no devem ser compensados quando for efetuada a entrada manual de pagamentos.

Definir motivos de bloqueio p/ pagamento

Liberao de Pagamento
1 Executar a transao PFTC - Tarefa Atualizar. 2 Processar a cpia do modelo de workflow 00400012 Liberao para pagamento Frame1

Liberao de Pagamento
3 Alterar a sigla BSEG_FRAME1 para ZLCO_FRAME1

Liberao de Pagamento
4 Depois de processada a cpia, e alterar o Status de Liberao para LIBERADO.

Liberao de Pagamento
5 Executar os passos anteriores para processamento de cpia para:

. Subworkflow: 00400011 -> Liberao para pagamento 1 nvel. 00400021 -> Liberao para pagamento 2 nveis. 00400022 -> Liberao para pagamento 3 nveis.
. Tarefa Standard: 00407862 -> Liberao para pagamento.

Liberao de Pagamento
6 Na cpia da Tarefa Standard, tambm pode ser processada a alterao do contedo do campo Texto de Work Item, para personalizar a mensagem a ser enviada, conforme exemplo abaixo.