Anda di halaman 1dari 57

DEFINISI

Definisi Penyelia

Seseorang yang diberi kuasa dan


tanggungjawab untuk merancang
dan mengawal tugas-tugas dalam
sesuatu organisasi di bawah
pengawasan beliau.
Peranan Penyelia
Elemen-elemen asas :-

Membina dan mengekalkan


satu organisasi yang
cekap
Mencipta dan mengekalkan
suasana bekerja yang
berkesan
Mengawal tugas-tugas
tersebut
Membina dan merancang satu
organisasi yang cekap
• Merancang objektif organisasi
• Memastikan orang bawahan faham objektif organisasi
• Mengekalkan hubungan organisasi dan orang bawahan
• Menjelaskan, mengarah dan
mengawal segala aktiviti organisasi
• Kumpulan perlu dalam organisasi
• Mencadangkan perubahan dalam
organisasi - jika perlu
• Gunakan kepakaran sewajarnya
• Menyelaras semua aktiviti
kumpulan bagi mencapai objektif
Mencipta dan mengekalkan
suasana bekerja yang berkesan
• Hubungan yang baik di kalangan pekerja
• Ujudkan komunikasi yang baik
• Maklumat yang tepat dan lengkap - polisi,misi,visi,objektif
• Pertingkatkan morale kakitangan
• Kekalkan tindakan tatatertib
• Kursus orientasi / Induksi
• Latihan pekerja baru / baru bertukar
• Menyelaras hal berkaitan pertukaran,
naik pangkat atau tatatertib
• Kenaikan gaji
Mengawal Kerja-kerja Tersebut
• Penurunan kuasa / tanggungjawab
• Keputusan yang baik dan tepat
• Peraturan dalaman
• Motivasi
• Kawalan kualiti
Tugas dan Tanggungjawab
Penyelia
• Tanggungjawab kepada :-
– Pengurusan Atasan
– Kakitangan Lain
– Kakitangan Unit/Seksyen Lain
– Penyelia Lain
– Kesatuan Sekerja
Kemahiran seorang Penyelia
• Kemahiran Teknikal
• Kemahiran Mengurus / Mentadbir
• Kemahiran Hubungan Manusia
• Kemahiran Konseptual - idea, merancang dsb.
Peranan Penyelia
Perancangan :-
Tetapkan objektif
Tentukan andaian/anggapan/sasaran
Menyemak segala kemungkinan
perancangan/strategi
Kenalpasti plan tindakan yang sesuai/plan
kotegensi
Pilih pilihan plan terbaik
Tukar plan kepada tindakan dan
laksanakan
Tindakan susulan
Peranan Penyelia
Organising / Mengelola :-
Kerja dijelaskan mengikut objektif
organisasi
Membahagikan tenaga kerja dengan
sewajarnya
Kumpul aktiviti tertentu dalam satu
kumpulan tertentu
Pilih mekanisma yang sesuai / pilih
anggota sesuai
Memantau keberkesanannya dan buat
penyelarasan jika perlu untuk
meningkatkan keberkesanan tersebut
Peranan Penyelia
Staffing (Menyelaras) :-
Tentukan pekerja diletakkan mengikut
kepakaran
Latihan dan Perkembangan Staf
Penempatan
Program Orientasi
Persekitaran Yang Produktif
Peranan Penyelia
Leading (Mengetuai) :-
Menentukan pekerja membuat mengikut
apa yang telah ditetapkan
Berkaitan kualiti pemimpin/penyelia atau
gaya, kuasa dan aktiviti komunikasi,
kepimpinan, motivasi dan disiplin
Aktiviti ‘Directing’ / Mengarah :-
Komunikasi
Membuat Keputusan
Penyelesaian Masalah
Motivasi
Kepimpinan
Penugasan (Delegation)
Peranan Penyelia
Kawalan/Mengukur (Controlling) :-
Proses untuk memastikan matlamat /
objektif organisasi tercapai
Proses Kawalan/Pengukuran
Menetapkan sasaran atau indikator
Mmengukur pencapaian prestasi
berdasarkan standard
Analisa dan mengukur prestasi dan
mengambil tindakan pembetulan
berdasarkan standard yang telah
ditetapkan.
MENGATUR/MENGELOLA
(ORGANISING)
“Organising” ialah “mengumpulkan aktiviti-
aktiviti yang perlu untuk mencapai objektif
organisasi dan menugaskan tiap-tiap kumpulan
aktiviti kepada seseorang berserta dengan autoriti
untuk menguruskannya”
MENGATUR/MENGELOLA
(ORGANISE)
Melibatkan 3 langkah utama :-
1. Menetapkan kerja yang hendak
dibuat
2. Membuat struktur
3. Memperuntukkan
sumber-sumber
MENETAPKAN KERJA

• Gunakan prinsip “Persamaan Tugas”


MEMBENTUK STRUKTUR

• Carta Organisasi - menunjukkan kedudukan


kerja dan kepada siapa ia bertanggugjawab.
• Memberi panduan kepada ‘superior’ dan
‘surbordinat’ arah sebenar yang hendak
ditujui.
• Menolong menyelesaikan masalah
• Kunci kepada penyusunan semula.
MEMPERUNTUKKAN
SUMBER
• Manusia dan peralatan - pekerja dipertugaskan
dengan kerja yang boleh dilaksanakannya.
• Kebolehan, minat dan kecenderungan pekerja
perlu diambilkira.
PLACE THE RIGHT MAN
TO THE RIGHT JOB

• Menyediakan peralatan dan mesin yang


sesuai dengan kerja (dan pekerja).
ORGANISASI
PRINSIP-PRINSIP
• PANDUAN ARAHAN
(Prinsip Seorang Ketua)
• PERSAMAAN TUGAS
• BIDANG KAWALAN
• MENYERAHKAN TUGAS DAN KUASA
PRINSIP-PRINSIP
ORGANISASI
PANDUAN ARAHAN
– Setiap Individu perlu bertanggungjawab kepada
seorang ketua sahaja.
– Tidak menugaskan beberapa orang menjadi
ketua bagi kerja yang sama.
PERSAMAAN TUGAS
• Setiap pekerja diberi tugas yang ada
persamaan/berkaitan.
• Setiap unit dipertanggungjawabkan dengan
fungsi-fungsi yang ada persamaan.
BIDANG KAWALAN
• Bilangan pekerja yang boleh dikawal oleh
seorang ketua secara berkesan.
• Berasaskan kepada jenis kerja, kecepatan
kerja dan kedudukan ketua dengan
pengikut.
MENGAMANAHKAN
AUTORITI
• Mengamanahkan tugas kepada orang lain yang
berkeupayaan membuat kerja
• Masih mengekalkan tanggungjawab orang yang
mengamanahkan.

AUTORITI TANGGUNGJAWAB
MENGATUR
KERJA
LANGKAH-
LANGKAH
LANGKAH 1

MENGETAHUI OBJEKTIF

???
BOLEH TAHU

• KERJA-KERJA YANG
TERLIBAT
• JENIS KAKITANGAN
• BILANGANNYA
• TEMPAT DAN
BENTUKNYA
• ALAT-ALAT DAN
KELENGKAPAN YANG
DIPERLUKAN
• WANG YANG
DIKEHENDAKI
LANGKAH 2

A. SENARAIKAN
AKTIVITI-AKTIVITI
YANG TERLIBAT
CAWANGAN PUNGUTAN
HASIL
• MEMUNGUT HASIL
• MINYIMPAN KIRA-KIRA
• TAIP MENAIP
• PENGUATKUASAAN
• SURAT MENYURAT
• FAIL MEMAIL
B. KUMPULAN YANG KAIT
MENGAIT

1. MEMUNGUT HASIL
MENYIMPAN KIRA-KIRA
2. PENGUATKUASAAN
3. FAIL MEMAIL (SURAT
MENYURAT, TAIP
MENAIP)
C. BAHAGIAN KERJA
KEPADA TUGAS
1. MEMUNGUT HASIL
MENYIMPAN KIRA-
KIRA
(I) MENERIMA WANG
(II) KELUARKAN RESIT
(III) CATIT DALAM BUKU
TUNAI
(IV) MENYEDIAKAN BANK SLIP
(V) PENYATA PEMUNGUT
(VI) “BANK IN”
(VII) PENYATA BULANAN
D. KUMPULAN TUGAS KEPADA
KERJA BAGI TIAP-TIAP
JAWATAN
PRINSIPNYA ? ? ?
(I) MENERIMA WANG
(II) CATIT DALAM BUKU
TUNAI
(III) SEDIAKAN BANK SLIP
(IV) BANK IN

* JAWATAN
* SPECIALISATION
LANGKAH 3
A. BENTUK STRUKTUR
* CARTA ORGANISASI
- PANDUAN ARAHAN
- BIDANG KAWALAN
B. PERHUBUNGAN KERJA
* KUASA DAN
TANGGUNGJAWAB
- TINGGI/RENDAH
- SENIOR/JUNIOR
- PENGALAMAN TAK
PENGALAMAN
?
C. TETAPKAN
* PERATURAN-PERATURAN
* CARA-CARA
* STANDARD

D. SEDIAKAN
* SENARAI TUGAS
LANGKAH 4
DAPATKAN SUMBER
* TEMPAT * MANUSIA
* ALAT-ALAT * BAHAN
* MESIN * WANG
PASTIKAN PEMBEKALAN
LANGKAH 5
MEMPERUNTUKAN SUMBER

*MANUSIA -
SESUAI DENGAN KERJA
* ALAT-ALAT -
SESUAI DENGAN
PEKERJA DAN KERJA
Sifat Kepimpinan Penyelia
• Dapatkan keyakinan / hormat dari staff
• Kerapkali berbincang dgn individu/ahli kumpulan
• Penyertaan ahli kumpulan dalam perancangan
• Perjelaskan sebarang perubahan perancangan segera
• Ujud cadangan dalam setiap tindakan
• Gunakan pengetahuan ahli kumpulan dan kenalpasti
personaliti ahli kumpulan
• Beri penghargaan kepada ahli yang menyumbang
• Kawal sensitiviti tingkahlaku ahli kumpulan
• Beri pengiktirafan jika perlu
• Kritikan membina
• Be consistent (tetap dalam tingkahlaku)
• Tentukan matlamat jelas dan berkesan
• Demonstrate pride (maruah kumpulan)
MEMBANGUNKAN
SUMBER MANUSIA
• Pembangunan Kendiri
• Peningkatan Produktiviti/Kualiti
• Kemahiran Mengurus
• Kepuasan Bekerja
• Motivasi dan inovasi
FOKUS PENGURUS &
PEMIMPIN
• PENGURUS
– Matlamat (Goals/objectives)
– Lurus/Benar(Honesty)
– Pelan (Strategy)
– Memperolehi (Gettings)
– Struktur Kumpulan (Sense of Teams)
– Ganjaran/Hukuman(Rewards/Penalties)
– Menyelesai Masalah/Membuat Keputusan
FOKUS PENGURUS &
PEMIMPIN
• PEMIMPIN
– Visi(Vision)
– Kejujuran dan ketelusan (Integrity)
– Nilai (Value)
– Keadaan Fikiran (State of Mind)
– Struktur Kemasyarakatan (Sense of
Community)
– Penghargaan (Acknowledge)
– Kehadiran (Presence)
KEPIMPINAN
• Boleh merangsang pekerja bekerja dan
menjalinkan perhubungan
• Memastikan matlamat organisasi difahamai
untuk peningkatan prestasi
• Kepimpinan bercorak person-oriented
supaya kakitangan lebih inisiatif
• Kepimpinan melalui teladan
HUBUNGAN MANUSIA
• Pekerja dilayan sebagai manusia yang
berperasaan
• Meningkatkan persefahaman sosial dan
informal
KOMUNIKASI
• Proses dinamik untuk memujuk dan
mempengaruhi
• Komunikasi berkesan mengelakkan syak
wasangka
MOTIVASI
• Motivasi merupakan kuasa-kuasa
penggerak, keperluan dan mekanisma
psikologi dalaman yang memulakan dan
mengekalkan segala aktiviti ke arah
mencapai matlamat peribadi
• Manusia akan bertindak untuk mencapai
basic needs sehingga esteem needs
• Pengurusan perlu menyediakan insentif
untuk menggerakkan individu ke arah
pencapaian matlamat organisasi
Delegation/Penugasan
• Penyelia yang baik perlu kepada
penugasan kerja. Penugasan kerja bukan
bermaksud memberi kuasa memimpin
secara total kepada orang bawahan atau
orang yang dipimpin. Penugasan adalah
memberi kepercayaan kepada pekerja
bawahan agar mereka
bertanggungjawab terhadap kerja
dengan memberikan sedikit
kuasa.
Kenapa ada penyelia TIDAK mahu
penugasan kerja/delegation
• Ada beberapa sebab baik dan buruk, jika pekerja baru
kepada tugas atau tiada kemahiran atau memerlukan
latihan.
• Kakitangan tidak mempunyai masa/sumber
• Penugasan hanya menyebabkan kerja penyelia ringan
• Penyelia rasa dia sahaja yang tahu tentang kerja itu
• Tidak yakin kepada orang lain
• Tidak mahu ambil risiko
• Suka berahsia dan tak percaya staff
• Takut silap
• Takut hilang kuasa/penghargaan
Kenapa orang bawahan TIDAK
mahu penugasan kerja/delegation
• Tidak yakin kepada pengurusan atasan
• Tidak yakin kepada penyelia dalam penugasan kerja
berdasarkan pengalaman lepas
• Kurang yakin terutama pekerja baru, takut dikritik atau
takut gagal
• Penolakan dari pihak bawahan sebab pihak
atasan tidak beri pengiktirafan
• Kurang yakin pada keupayaan diri
sendiri
Kenapa Perlu Kepada
Penugasan ?
• Anda tidak boleh membuat semua kerja
• Kerja anda adalah untuk mengurus
• Mereka yang hampir dengan masalah lebih
mudah menyelesaikannya
• Penugasan menjurus kepada kepercayaan,
penghormatan dan pengiktirafan
kepada individu/kumpulan
• Penugasan menjurus kepada pengembangan
dan pembangunan staff
The Limit Of Delegation
Sebagai penyelia, tidak
semua
kuasa dan
tanggungjawab boleh
diturunkan. Tidak
boleh menurunkan
semua tanggungjawab
dan kuasa yang ada.
Kepercayaan,
keyakinan dan
pengetahuan staff
adalah penting dalam
penentuan penugasan
BILA BOLEH PENUGASAN KERJA ?
Bila tidak ada masa untuk
melaksanakan sesuatu
tugas yang diserahkan
kepada anda
Bila penyelesaian masalah
yang lebih bersifat
domestik/bawahan
Bila penyelia mementingkan
pembangunan staff
Bila ahli kumpulan sanggup
menerima sebarang obligasi
untuk melakukannya demi
kejayaan organisasi
TAMAT
YANG BAIK DAN
SEMPURNA
DARI ALLAH
YANG LEMAH DAN
KEKURANGAN
DARI SAYA
SENDIRI
SEKIAN
TERIMA KASIH.