La auditora es un examen sistemtico e independiente para determinar si las actividades y sus resultados estn conformes con los objetivos planeados QUE ES UNA AUDITORIA? Segn la ISO 19011:2002 Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditora.
QUE ES UNA AUDITORIA?
En la prctica, AUDITORA puede ser definida como:
El procedimiento sistemtico, independiente y documentado que permite una validacin, verificacin o reevaluacin de un sistema de gestin. 4 OBJETIVOS PRINCIPALES VERIFICAR SI EL PROGRAMA ESCRITO FUE ELABORADO CON BASE CIENTFICA VERIFICAR SI EL PROGRAMA ESCRITO EST SIENDO APLICADO EN LA PRCTICA VERIFICAR SI LA APLICACIN PRCTICA DEL PROGRAMA ESCRITO EST ALCANZANDO LAS METAS AMBICIONADAS 5 LA AUDITORA NO DEBE SER Una forma de espionaje Una inquisicin Una forma de ejercer presin Una situacin de confrontacin/incomodidad 6 PLANEAMIENTO EJECUCIN INFORME 7 PERFIL DEL AUDITOR CAPACITACIN TCNICA EQUILBRIO PSICOLGICO PARA ENFRENTAR DIFICULTADES SER RECONOCIDO Y RESPETADO POR SU CONOCIMIENTO FLEXIBILIDAD Y HABILIDAD EN EL TRATO CON PERSONAS 8 PERFIL DEL AUDITOR (2) ENTRENAMIENTO Y CAPACIDAD PARA CONDUCIR UNA REUNIN (AUTO-LIDERAZGO) g HABILIDAD EN LA COMUNICACIN ORAL Y ESCRITA _ ORGANIZACIN Y PUNTALIDAD g HUMILDAD. 9 LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA COMUNICACIN EFECTIVA A OBSERVAR POR EL AUDITOR (1) 1. JUICIO/EVALUACIN No evale sin conocer perfectamente los HECHOS 2. INTERFERENCIA NO CRTICA No agregue conclusiones, pensamientos, ideas, adems de aquellas informadas DURANTE LA AUDITORA
3. INTERFERENCIA EN LAS IDEAS No atribuya sus propios PENSAMIENTOS o IDEAS a su interlocutor 10 4. ATENCIN NO DISTRAIGA el pensamiento, ni pierda la atencin en relacin a lo que est siendo dicho o mostrado
5. ACTITUD Est siempre ABIERTO Y RECEPTIVO a los otros. 6. DESEO DE ESCUCHAR ESCUCHE lo que fue dicho e intente estimular el discurso de su interlocutor. LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA COMUNICACIN EFECTIVA A OBSERVAR POR EL AUDITOR (2) 11 8. DIGA SOLAMENTE LO NECESARIO NO SE ENTUSIASME con el sonido de su propia voz o la demostracin de su conocimiento. 7. INTERPRETAR CORRECTAMENTE No interprete palabras o frases de modo diferente del PROFERIDO por el interlocutor. LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA COMUNICACIN EFECTIVA A OBSERVAR POR EL AUDITOR (3) 12 10. CORAGE No tenga miedo de CAMBIAR. 9. HUMILDAD Recuerde que SIEMPRE HAY ALGO QUE APRENDER CON LOS OTROS. No se considere tan bueno que no pueda aprender algo con los otros. LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA COMUNICACIN EFECTIVA A OBSERVAR POR EL AUDITOR (4) 13
NO DEBE DEBE AUDITAR SIN COMUNICAR COMUNICAR AUDITAR SIN PLANEAMIENTO Y DOCUMENTACIN ADECUADA PLANIFICAR Y DOCUMENTAR SOLAMENTE VERIFICAR FALLAS (ASPECTOS NEGATIVOS) PROCURAR VERIFICAR HECHOS (ASPECTOS NEGATIVOS Y POSITIVOS)
CONCENTRAR LA EVALUACIN EN ASPECTOS DE POCA IMPORTANCIA CONCENTRAR LA EVALUACIN EN PUNTOS CRTICOS, CON ENFASIS EN EL SISTEMA.
CENTRALIZAR LAS ACCIONES SUPERVISIONAR LAS ACCIONES 14 PROBLEMAS COMPORTAMENTALES EN LAS AUDITORIAS (1) ANSIEDAD 15 PROBLEMAS ANSIEDAD FORMA DE DETECTAR AUDITADOS SE DESCONTROLAN Y CON MIEDO, NO PRESENTAN INFORMACIONES CONFIABLES SOLUCIONES EVITAR LA PRESENCIA DE MUCHAS PERSONAS DURANTE LAS ENTREVISTAS, PARA NO INTIMIDAR PROBLEMAS COMPORTAMENTALES EN LAS AUDITORIAS (2) 16 BSQUEDA DE RESPONSABLES PROBLEMAS COMPORTAMENTALES EN LAS AUDITORIAS (2) 17 PROBLEMAS FORMA DE DETECTAR SOLUCIONES BSQUEDA DE RESPONSABLES AUDITADO BUSCA RESPONSABLES PARA LAS FALLAS QUE ESTN BAJO SU RESPONSABILIDAD NO BUSCAR RESPONSABLES, SEALANDO CLARAMENTE LOS DEFECTOS PROBLEMAS COMPORTAMENTALES EN LAS AUDITORIAS (3) 18 LEA Y REFLEXIONE ESTA ES UNA HISTORIA INVOLUCRANDO CUATRO PERSONAS: TODO EL MUNDO, ALGUIEN, CUALQUIERA Y NADIE HABA UN IMPORTANTE TRABAJO A SER REALIZADO Y TODO EL MUNDO ESTABA SEGURO DE QUE ALGUIEN LO HARA. CUALQUIERA PODRA HACERLO PERO NADIE LO HIZO. 19 ALGUIEN SE ENOJ PORQUE ERA UN TRABAJO DE TODO EL MUNDO. TODO EL MUNDO PENS QUE CUALQUIERA PODRA HACERLO PERO NADIE IMAGIN QUE TODO EL MUNDO DEJASE DE HACERLO. AL FINAL, TODO EL MUNDO CULP A ALGUIEN CUANDO NADIE HIZO LO QUE CUALQUIERA PODRA HABER HECHO. LEA Y REFLEXIONE CONCLUSIONES (1)
Ofrece evidencia documentada, de las acciones ejecutadas para garantizar la gestin de la calidad. Ofrece um examen independiente y objetivo de la adecuacin y efectividade del sistema. Genera confianza en el sistema.
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Identifica hechos negativos y positivos. Refuerza la credibilidad de la gestin de la calidad. Obtiene fundamentos para eliminar sistemas de control obsoletos. 22
Torna posible una verificacin sistemtica comparable (Medicin de performance). Reduz el riesgo de opiniones personales 23
Los resultados pueden servir como parte de un mecanismo de certificacin Facilita acuerdos de equivalencia y el reconocimiento de la eficacia de la evaluacin CONFIRMA SI LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ESTN BAJO CONTROL