EN EL I.P.N.

Esta conformado por expedientes o documentos de asuntos que no han sido concluidos, se realiza cuando el asunto aun se esta activo y requiere determinado tiempo para su termino.

Son todos aquellos que se encuentran adscritos a las dependencias e instalaciones, contienen expedientes de asuntos cuya consulta es constante, teniendo a su cargo la recepcin de documentos, clasificacin, catalogacin y transferencia de expedientes a los archivos de concentracin

 Proporcionar a las reas de archivo del Instituto, la

asesora tcnica que les permita identificar series documentales de acuerdo a la estructura orgnica de la Institucin.
Proporcionar a las reas responsables del INSTITUTO

los instrumentos archivsticos y tcnicos administrativos que contenga los principales procedimientos, para un mejor control documental dentro de la unidad generadora.

 Contribuir con las reas responsables del INSTITUTO; para

que realicen de manera expedita y eficiente los procedimientos archivsticos, evitando demoras en los trmites de su competencia.

Establecer a nivel institucional un control administrativo unitario

y efectivo sobre los documentos recibidos por las reas responsables para su tramite, apoyando el seguimiento de la gestin a que den lugar los documentos.

Clasificar, catalogar e integrar los expedientes de la

documentacin del rea responsable para agilizar su localizacin, seguimiento y archivacin.

 Llevar un efectivo seguimiento y control de la documentacin de

las reas responsables de la Institucin.

Organizar y preservar en forma ordenada los antecedentes documentales de las gestiones realizadas por las reas responsables para aprovechar su efectiva consulta.

 Expediente en formacin

Trmite actual
Almacenamiento cerca de la oficina tramitadora Sistema de recuperacin rpida Archiveros Consulta: expedientes concretos Sistema de clasificacin

 Recepcin y despacho de correspondencia

Seguimiento y control de documentos de trmite Despacho de correspondencia Organizacin y control de expedientes Control y prstamo de expedientes Vigencias de documentos

RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRMITE DE LA U R

RECEPCIN

EXPURGO

TRANSPARENCIA

ORGANISMO

ACTO ADMINISTRATIVO

GENERA DOCUMENTOS

TRAMITE ADMINISTRATIVO

RESOLUCIN

FIN DEL TRAMITE

DESTRUCCIN DEL DOCUMENTO (DEPURACIN)

CONSERVA PARA FUNCIONES POSTERIORES CONSERVACION PERMANENTE A. HISTORICO

LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA GUBERNAMENTAL

Capitulo I Finalidad (Art. 1) Proveer lo necesario para garantizar el acceso de toda persona a la informacin en posesin de los Poderes de Unin, los rganos constitucionales autnomos o con autonoma legal, y cualquier otra entidad federal. Objetivos (Art. 2) Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la informacin. Transparentar la gestin pblica Garantizar la proteccin de los datos personales en posesin de los sujetos obligados; Favorecer la rendicin de cuentas a los ciudadanos Contribuir a la democratizacin de la sociedad mexicana y la plena vigencia del Estado de derecho.

 LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES

Capitulo I. Articulo 2.- Son bienes del dominio publico IX: los muebles de propiedad federal que por su naturaleza no sean normalmente substituibles, como los documentos y Expedientes de las oficinas ; los manuscritos , incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones peridicas, mapas, planos, folletos, grabados importantes o raros, as como las colecciones de esos bienes; las piezas etnolgicas y paleontolgicas, los especmenes tipo de la flora y la fauna; las colecciones cientficas o tcnicas, de armas, numismticas, filatlicas; los archivos, las fono grabaciones, pelculas, archivos fotogrficos, cintas magnetofnicas y cualquier otro objeto que contenga imgenes y sonidos, y las piezas artsticas o histricas de los museos.

 LEY DE LA ADMINISTRACIN PUBLICA FEDERAL

Articulo 20: Las secretarias de Estado y los Departamentos Administrativos establecern sus correspondientes servicios de apoyo administrativo en materia de planeacin, presupuesto, informtica, recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, fiscalizacin. Archivos y los dems que sean necesarios en los trminos que fije el Ejecutivo Federal. Articulo 27: A la secretaria de gobernacin corresponde el Despacho de Los siguientes asuntos: XVIII.- Manejar el Archivo General de la Nacin En estas dos leyes citadas, observamos que sus artculos anuncian lo concerniente a documentos y expedientes de archivo, as como los archivos especiales (fotogrficos, mapotecas, planotecas, etc.) que forman parte del sector pblico.

Las polticas de servicio estn encaminadas al usuario de la documentacin activa con el fin de destinar adecuadamente el uso de la misma en su guarda y disposicin.

Proporcionar el servicio de prstamo y consulta nicamente a las reas que estn involucradas en el asunto y su trmite.

Constituye un acto jurdico-administrativo que compromete a la dependencia para la realizacin expedita y eficiente de un trmite institucional.

Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentacin desde el momento de su ingreso;

Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentacin recibida al rea que se encargar de su trmite;

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, Artculo 3. Fracciones I, II y VII, D.O.F. 05-II-1917. Reformas y adiciones D.O.F. 20-III-1997. ltima modificacin D.O.F.. 01- I -2006

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, Artculo 6. ltima modificacin D.O.F.. 01- I -2006 Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, Artculo 7. ltima modificacin D.O.F.. 01- I -2006 Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, Artculo 8. ltima modificacin D.O.F.. 01- I -2006

Cdigo Civil Federal. D.O.F. 26-V-1928. Reformas y adiciones D.O.F. 29-V-2002. Cdigo Penal Federal. D.O.F. 14-III-1931. Reformas y adiciones D.O.F. 6II-2002 y 12-XII-2002. Cdigo Fiscal de la Federacin. D.O.F. 31-XII-1981. Reformas y adiciones. Cdigo Federal de Procedimientos Civiles. C.O.F. 24-II-1943. Cdigo Federal de Procedimientos Penales. C.O.F. 28-VIII-1934.

Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. D.O.F. 29-XII-1976. Reformas y adiciones D.O.F. 24-XII-1966; 4-1-1999; 30-XI-2000 y 13-III-2002. Ley General de Educacin. D.O.F. 13-VII-1993. Reformas y adiciones D.O.F. 12-VI-2000. Ley Orgnica del Instituto Politcnico Nacional. D.O.F. 29-XII-1981. Reformas y adiciones D.O.F. 28-V-1982. Ley de la Informacin Estadstica y Geogrfica. D.O.F. 30-XII-1980.

Ley de Planeacin. D.O.F. 05-I-1983. Reformas D.O.F. 23-V-2002; y 13-VI-2003. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal. D.O.F. 31-XII-1976. Reformas y adiciones D.O.F. 26-XII-1986; 21-XII-1995; y 20-VIII-1996. Ley del Servicio de la Tesorera de la Federacin. D.O.F. 31-XII-1985. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. D.O.F. 04-I-2000.

Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas. D.O.F. 01-I-1999. Reformas y adiciones D.O.F. 01-I2000. Ley General de Bienes Nacionales. D.O.F. 08-I-1982. Reformas y adiciones D.O.F. 4-III1998 (fe de erratas); 29-VII-1994 y 31-XII-2000. Ley Federal de Procedimiento Administrativo. D.O.F. 4-VIII-1994. Reformas y adiciones D.O.F. 30-V2000. Ley Federal del Trabajo. D.O.F. 01-IV-1970. Reforma y Adiciones D.O.F. 23-19988 Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria del Apartado B del Art. 123 Constitucional. D.O.F. 28-XII-1963. Reformas y adiciones D.O.F. 24-XII1986; y 01-VI-2001.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servicios Pblicos. D.O.F. 13-III-2002. Ley de Ingresos de la Federacin Ley de Impuesto sobre la Renta. D.O.F. 30-XII-1981. Reformas y adiciones D.O.F. 31-XII-1986 y 01-I-2002. Ley de Impuesto al Valor Agregado. D.O.F. 29-XII-1978. Reformas y adiciones D.O.F. 09-XII-2002. Ley Orgnica de la Contadura Mayor de Hacienda. D.O.F. 29-XII-1978. Reformas y adiciones D.O.F. 15-IX-1994.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental. D.O.F. 11-VI-2002. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental. D.O.F. 11-VI-2003. Ley de Caminos, Puentes y Auto-transporte Federal. D.O.F. 22-XII-1993. Ley de Comercio Exterior. D. O. F. 27-XII-1993. Ley de la Propiedad Industrial. D.O.F. 27-VI-1991. Reformas y adiciones D.O.F. 17-V1999 y 04-0I-2000.

Ley Federal para la Administracin y Enajenacin de Bienes del Sector Pblico. D.O.F. 19-XII-2002. Ley General de Proteccin Civil. D.O.F. 12-V-2000. Ley Reglamentaria del Artculo 5 Constitucional, relativo al ejercicio de las profesiones en el Distrito Federal. (Ley de Profesiones). D.O.F. 26-V-1945. Reformas y adiciones D.O.F. 23-XII-1974. Ley General de Bienes Nacionales. D.O.F. 20-VIII-2004 Ley Federal de Procedimientos Administrativos.

Reglamento del Cdigo Fiscal de la Federacin. D.O.F. 29-II-1984. Reglamento Interior de la Secretara de Educacin Pblica. D.O.F. 20-XII-2002. Reglamento de la Ley de Informacin Estadstica y Geogrfica. D.O.F. 03-XI-1982. Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal. D.O.F. 18-XI-1981. Reglamento de la Ley del Servicio de Tesorera de la Federacin. D.O.F. 4-V-2000.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.D.O.F. 20-VIII-2001. Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios relacionados con las mismas. D.O.F. 20-VIII-2001. Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta. D.O.F. 29-II-1984. Reglamento de la Ley de Impuesto al Valor Agregado. D.O.F. 29-II-1984. Reglamento de la Ley de Propiedad Industrial. D.O.F. 23-XII-1994. Reglamento del Registro Pblico de la Propiedad Federal. D.O.F. 30-VIII-1980. Reglamento de la Comisin de Avalos de Bienes Nacionales. D.O.F. 14-I-1983.

Reglamento Interno del Instituto Politcnico Nacional. Gaceta Politcnica del 30 de Noviembre de 1998. Reglamento Orgnico del Instituto Politcnico Nacional. Gaceta Politcnica del 30 de Agosto de 1999. Reglamento de las Condiciones Interiores de Trabajo del Personal Acadmico del Instituto Politcnico Nacional. Gaceta Politcnica, Edicin Especial de Noviembre de 1988. Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del Personal No Docente del Instituto Politcnico Nacional. Sin fecha de publicacin.

Acuerdo por el que se expide el Manual de Percepciones para la Administracin pblica Federal. D.O.F. 31-V-2002. Acuerdo por el que se establece el Sistema Integral de Administracin Pblica Federal. D.O.F. 27-I-1998. Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto del Gasto para la Administracin Pblica Federal. D.O.F. 13-X-2002. Reformas y adiciones. Acuerdo que establece la informacin relativa a los procedimientos de licitacin pblica de las dependencias y entidades de la Administracin pblica Federal debern remitir a la Secretaria de Contralora y Desarrollo Administrativo por transmisin electrnica o en medio magntico, as como la documentacin que las mismas podrn requerir a los proveedores para que estos acrediten su personalidad en los procedimientos de licitacin pblica. D.O.F. 11-V-1997.

Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para el arrendamiento de inmuebles por parte de las dependencias de la Administracin Pblica Federal, en su carcter de arrendataria. D.O.F. 03-II-1997. Acuerdo para la adopcin y uso por la Administracin Pblica Federal de la Clave nica del Registro de Poblacin. D.O.F. 23X-1996. Acuerdo que establece los Lineamientos para la Contratacin de los Servicios de Telefona de Larga Distancia por parte de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal. D.O.F. 07-V-1997. Acuerdo que establece la Integracin y Funcionamiento de los Comits de Enajenacin de Bienes Muebles e Inmuebles de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal. D.O.F. 05-VIII-1996. Acuerdo que dispone que los titulares de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, con la intervencin de los respectivos sindicatos, establecern el sistema de vacaciones escalonadas, en funcin de las necesidades del servicio.D.O.F. 08-VIII-1978.

Acuerdo por el que se establece la semana laboral de cinco das de duracin, para los trabajadores de las Secretaras y Departamentos de Estado. Dependencias del Ejecutivo Federal y dems organismos pblicos e instituciones que se rijan por la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado. D.O.F. 28-XII-1972. Acuerdo por el que se dispone que el conjunto de la documentacin contable, consistente en libros de contabilidad, registro contable y documentacin comprobatoria o justificatoria del ingreso del Gasto Pblico de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, constituyen el Archivo Contable Gubernamental que deber guardarse, conservarse y custodiarse. D.O.F. 12-XI-1982. Acuerdo que establece las Bases de Integracin y Funcionamiento de los Comits de Adquisiciones. Arrendamientos y Servicios y de las Comisiones Consultivas Mixtas de Abastecimiento de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal. D.O.F. 05-VIII-1999. Acuerdo por el que se establecen las reglas para la determinacin y acreditacin del grado de contenido nacional, tratndose de procedimientos de contratacin de carcter nacional. D.O.F. 03-III-2000.

Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nacin, ser la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los Archivos Administrativos, Histricos de la Administracin Pblica Federal. D.O.F. 14-VII1980. Acuerdo por el que se dispone que los programas de computacin podrn inscribirse en el Registro Pblico de Derechos de Autor. D.O.F. 08-X-1984. Acuerdo mediante el cual se establecen las disposiciones que se aplicarn en la entrega y recepcin del despacho de los asuntos a cargo de los titulares de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal y de los Servidores Pblicos hasta el nivel de Director General en el sector centralizado, gerente o sus equivalentes en el Sector Paraestatal. D.O.F. 05-IX-1988. Acuerdo mediante el cual se dan a conocer las reglas en materia de compras del sector pblico para la participacin de las empresas micro, pequeas y medianas para las reservas del Tratado de Libre Comercio de Amrica del Norte y para la determinacin del grado de integracin nacional. D.O.F. 05-IX1994.

 Decreto

por el que se establece el Sistema de Inventarios de Bienes Muebles del Sector Pblico que ser coordinado por la Secretara de Comercio. D.O.F. 24-IX-1981. Manual para la desincorporacin patrimonial y baja de Bienes Muebles de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal. D.O.F. 02-X-2002.

Manual de Normas Presupuestarias para la Administracin Pblica Federal. D.O.F. 03-IX-2002. Normas para la administracin y baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administracin Pblica Federal. D.O.F. 03-IX-2001. Lineamientos sobre la Contratacin de Seguros sobre Bienes Patrimoniales, a cargo de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal. D.O.F. 15-VIII-1995. Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal en los procedimientos de contratacin de seguros de Bienes Patrimoniales y de Personas. D.O.F. 15-VIII-1995. Lineamientos Generales que regulan el Sistema de Administracin de Personas de la Secretaria de Educacin Pblica. 1994.

Lineamientos y Criterios Generales para la enajenacin de Vehculos Terrestres de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal. D.O.F. 14-IV-1997. Lineamientos para el oportuno y estricto cumplimiento del Rgimen Jurdico de las Adquisiciones, Arrendamientos, Prestacin de Servicios de cualquier naturaleza, obras pblicas y servicios relacionados con ests. D.O.F. 15-III-1996. Lineamientos para la Organizacin y Descripcin Documental en los Archivos. A.G.N. D.O.F. 04 II - 2004 Normas a que se sujetara la Administracin de los Bienes Muebles y el Manejo de Almacenes. D.O.F. 21-VI-1988. Normas y Procedimientos Generales para la afectacin, baja y destino final de Bienes Muebles. D.O.F. 21-VI1988.

Normas Administrativas aplicables a las adquisiciones que por la va de importacin directa efecten las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal. D.O.F. 02-V-1985. Oficio-Circular por la que se dan a conocer los modelos de contratos de obra pblica a base de precios unitarios; a precio alzado y de servicios. D.O.F. 21-IV-1986. Oficio-Circular por la que se dan a conocer los lineamientos y criterios para que en los procedimientos de licitacin pblica e invitacin restringida y en lo relacionado con al ejecucin y cumplimiento de los contratos de adquisiciones, obras pblicas y servicios de cualquier naturaleza, se observe estrictamente lo dispuesto por la Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas. D.O.F. 02-X-1996. Oficio-Circular mediante el cual se comunica a las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, las modificaciones y adiciones hechas a la publicacin del 19 de enero de 1994. D.O.F. 13-VI1994. Oficio-Circular No. 005, relativo a las caractersticas que deben contener las publicaciones de los fallos de las licitaciones pblicas, en materia de adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles, prestacin de servicios de cualquier naturaleza, as como de obra pblica a las que debern sujetarse las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal. D.O.F. 08-IV-1994.

Oficio-Circular nmero SP/100-429/95, para reforzar las medidas preventivas relativas al pago oportuno de las contrataciones que realizan las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal en materia de adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles y de prestacin de servicios de cualquier naturaleza. D.O.F. 15-VIII_1995. Presupuesto de Egresos de la Federacin para cada Ejercicio Fiscal. Convenio IPN-SECCIN XI-SNTE. 15-XII-1980. Convenio IPN-SECCIN X-SNTE. 12-VII-1978. Sistema de Evaluacin del Desempeo para la Promocin Horizontal del Personal de Apoyo y Asistencia a la Educacin del Instituto Politcnico Nacional. 21 de Febrero de 2000. Manual de Organizacin General del Instituto Politcnico Nacional. Acta de Expedicin de la Direccin General, 21-III-2003. Estructura Orgnica Bsica 2003. Oficio DGICO/0394/2003, Oficialia Mayor de la SEP, 13-III-2003. 25-I-2005

 El

Instituto Politcnico Nacional es la institucin pblica de educacin superior tecnolgica ms importante en Mxico. Su propsito principal es contribuir al desarrollo econmico y social de la nacin mediante la formacin de recursos humanos profesionales e investigadores, en diferentes campos de la ciencia y la tecnologa.

 Formar

profesionales e investigadores en los diversos campos de la ciencia y de la tecnologa; Realizar investigacin cientfica y tecnolgica conforme a los requerimientos del pas: Coadyuvar a la preparacin tcnica de los trabajadores; Difundir la cultura y contribuir a la planeacin e impulso de la educacin tcnica; as como realizar la funcin rectora de este tipo de educacin en Mxico.

la perspectiva del desarrollo acadmico institucional, el esfuerzo en materia de administracin e infraestructura se orienta a mejorar la oportunidad, suficiencia, racionalidad y transparencia en la asignacin y uso de los recursos humanos, tcnicos, materiales y financieros. Asimismo, considera una nueva visin de la gestin que incorpora las exigencias propias de la dinmica acadmica y el desarrollo tecnolgico, por lo que la organizacin institucional tendr que ser flexible, participativa y de calidad.

En

La administracin e infraestructura del politcnico est estrechamente ligada a los procesos y resultados acadmicos, adems de estar atenta a sus requerimientos de corto, mediano y largo plazo, para lograr los objetivos fijados. Las actividades administrativas estn orientadas hacia el cumplimiento de los compromisos institucionales. A ello se agregarn los criterios para promover una mayor participacin y concurrencia de la sociedad en el desarrollo, financiamiento y evaluacin de la gestin y de los servicios que proporciona la institucin.

 Coadyuvar

con las escuelas, centros, unidades y reas centrales del Instituto Politcnico Nacional En la organizacin, ordenacin, clasificacin, apertura y glosa, de la documentacin activa o en trmite, su transferencia primaria de los documentos con valor administrativo, legal, contable y fiscal, al archivo de concentracin para su guarda precautoria, la transferencia secundaria de los documentos con valor evidencial, testimonial e informativo de las actividades sustantivas.