FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

I UNIDAD

LIBRO DIARIO
DEFINICION ASPECTO TECNICO ASIENTOS CONTABLES CLASES APLICACIN DE LOS ASIENTOS CONTABLES.

LIBRO DIARIO
DEFINICION Es un documento numerado y secuencial, que le permite registrar en forma cronolgica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones.

El primer registro de una operacin se hace en el diario.

Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la EMPRESA, en el orden que se vayan realizando durante el perodo (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). ste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean vlidos deben asentarse en el libro debidamente legalizado.

ASPECTO TECNICO Generalmente las empresas segn la magnitud de sus operaciones realizan muchas transacciones, si registraran en forma diaria documento por documento las pginas del Libro Diario se acabaran en menos del tiempo fijado, para sustituir eso utilizamos un formato de documento llamado VOUCHER donde resumimos los registros en un solo asiento, uniendo las cuentas por homogeneidad con sus respectivos importes y as ahorrar las hojas del Libro Diario, tambin podemos recurrir a los libros auxiliares y al finalizar cada mes trasladamos en forma resumida al Libro Diario y este traslado recibe el nombre de CENTRALIZACION

RAYADO DEL LIBRO DIARIO Este Libro tiene diferentes formas de rayado, segn se trate del diario principal o diarios auxiliares. Al referirnos al diario principal, diremos que comnmente adopta la forma americana o tabular y la italiana que prevalece en nuestro medio, cuyo rayado es exactamente igual al Libro de Inventarios y Balances con una funcin diferente, tal como se muestra a continuacin: 1.- El ttulo del encabezamiento (Diario 2.) 2.- Anotar el folio del Libro Mayor. Este nmero se coloca inmediatamente despus que las cuentas han sido trasladadas a este libro. 3.- Anotar el cdigo de las cuentas que intervienen en la operacin.

4.- Anotar el nmero del asiento, denominacin de las cuentas deudoras y acreedoras, cdigo y denominacin de las sub-cuentas, fecha y glosa o explicacin. 5.- A criterio del contador puede utilizarse para el folio del libro mayor, en este caso es prudente correr hacia la izquierda las anotaciones de las columnas (3) y (4), tal como se ilustra en la segunda forma de presentacin de un asiento. 6.- Anotar cantidades parciales por cada divisionaria, facilitando de esta forma el anlisis de las cuentas. 7.- Anotar el importe de las cuentas que resulten deudoras. 8.- Anotar el importe de las cuentas que resulten acreedoras.

1 LIBRO DIARIO

2 3 4 5 6 7 8

ASIENTOS CONTABLES Se entiende por Asiento al acto de descomponer una operacin en sus elementos contables. Dbitos y crditos. Es todo acto operacional registrado en el Libro Diario, para ello se tiene que tener los documentos que respalden dicho registro.

En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables. Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de realizacin.

Por ejemplo, supongamos que el cliente Juan nos paga S/. 5,000 que nos deba, las cuales cobramos por caja. El asiento sera el siguiente:

Funciones de los Asientos Contables: Los asientos Contables se registran nicamente en el libro Diario Clasifica las operaciones contables mediante un procedimiento ordenado y cronolgico. Los asientos contables sirven para analizar el tipo de operaciones realizadas por la empresa. Clasifica las cuentas del activo, del pasivo, del patrimonio, de las prdidas, de las ganancias.

Mediante los asientos contables se conocen las actividades de las empresas.

Partes de un Asiento a) b) c) d) e) f) Fecha de la operacin Nmero de asiento Cdigo y ttulo de las cuentas que intervienen. Cdigo y denominacin de las sub-cuentas si se trabaja a nivel de divisionarias. Importe de las cuentas deudoras y acreedoras. Sumilla, glosa o explicacin de la operacin registrada.

g)
h)

Nmero de folio del Libro Mayor.

Lnea de separacin entre asiento y asiento.

Ejemplo: Con fecha 2 de Mayo, se compra a Miline S.A., mercaderas al crdito por un valor de S/. 2,000.00 con Fact. n 065 (omtase el IGV) PRIMERA FORMA
(h)

--------------- 4 ---(b) ---------(g) 2 60 COMPRAS (c) 601 Mercaderas (d) (e)2,000.00

(g) 7

42

CUENTAS POR PAGAR (c)

421 Facturas boletas y otros(d)

(e) 2,000.00

(a)

2/5 Nuestra compra a Miline con F/. n 065 (f)

SEGUNDA FORMA

(h)
--------------- 4 ---(b) --------60 COMPRAS (c) 601 Mercaderas (d) 42 CUENTAS POR PAGAR (c) 421 (a) 2/5 Facturas, boletas y otros(d) Nuestra compra a Miline con F/. n 065 (f) (g) 7 (e) 2,000.00 (g) 2 (e) 2,000.00

TERCERA FORMA

4 (b) (g) 2 60

--------------- 2/5 ---(a) --------COMPRAS (c) 601 Mercaderas (d)

(h) (e) 2,000.00

(g) 7

42

CUENTAS POR PAGAR(c)

421 Facturas, boletas y otros(d) Nuestra compra a Miline con F/. n 065 (f)

(e) 2,000.00

CUARTA FORMA

--------------- 4 ---(b) -----2/5(a) (g) 2 60 COMPRAS (c) 601 Mercaderas (d) (g) 7 42 CUENTAS POR PAGAR (c) 421 Facturas, boletas y otros (d) Nuestra compra a Miline con F/. n 065 (f)

(h) (e) 2,000.00

(e) 2,000.00

Clasificacin de los Asientos POR EL NMERO DE CUENTAS QUE INTERVIENEN.Tericamente los asientos se clasifican en: Simples, compuestos y mixtos. Asientos Simples:

El asiento es simple, cuando intervienen en l dos cuentas que representan el valor que entra y otro equivalente que sale; es decir, cuando una cuenta a la que se le llama deudora debe a otra que recibe el nombre de acreedora, estos asientos responden a la frmula TAL a TAL.

Ejemplo: Compramos un inmueble para darle el destino de oficina (omtanse impuestos)

33

INMUEBLES MAQUINARIAS Y EQUIPOS 332 Edificios y otras construcciones CUENTAS POR PAGAR 421 Facturas, boletas y otros

500,000.00

42

500,000.00

Asientos Compuestos: Se llaman asientos compuestos, aquellos en cuyas operaciones intervienen dos o ms cuentas deudoras y otro tanto de cuentas acreedoras; es decir son dos o ms valores que entran o cuentas que reciben y dos o ms valores que salen o cuentas que entregan. Responden a la frmula VARIOS a VARIOS.

Ejemplo: El 28/02/2009 se recibe un prstamo de dinero del Banco S/. 25,000.00, nos cobran intereses por S/. 3,000.00 y otros gastos por prstamos S/. 100.00, segn el documento de contrato.

10 10.1 37 37.3 67

CAJA Y BANCOS Caja ACTIVO DIFERIDO Intereses Diferidos GASTOS FINANCIEROS

25,000.00 3,000.00 100.00 25,100.00 25,000

67.11
45 45.1

Prstamos de Instituciones Financ.

OBLIGACIONES FINANCIERAS Prstamos de Instituciones Financ.

45.5
49 28/02

Costos de Financiacin por Pagar

PASIVO DIFERIDO Por el prstamo de dinero recibido, ms Intereses y gastos.

100
3,000.00

Asientos Mixtos Se dice que un asiento es mixto, cuando en determinada transaccin intervienen una cuenta deudora o que recibe y dos o ms cuentas acreedoras o que entregan y viceversa. Responden a la Frmula TAL a VARIOS o VARIOS a TAL

Ejemplo: TAL a VARIOS El 14/03/2009 se vende mercaderas al crdito por S/: 1,000.00 ms el IGV

------------------------ X----------------12 12.1 40 40.1 70 70.1 14/3 CUENTAS POR COBRAR Facturas, boletas y otros TRIBUTOS Y APORTES Gobierno Central 40.11 Impuesto general a la ventas VENTAS Mercaderas Por la venta de mercaderas 1,000 1,000.00 190 1,190 190.00 1,190.00

Ejemplo: VARIOS a TAL El 15/03/2009 Compramos mercaderas al crdito por S/. 2,000.00 ms el IGV
------------------------ X---------------------60 60.1 40 40.1 COMPRAS Mercaderas TRIBUTOS Y APORTES Gobierno Central 40.11 Impuesto general a la ventas CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES 42.1 15/3 Facturas, boletas y otros Por la compra de mercaderas 2,380 2,380.00 380.00 2,000 380.00 2,000.00

42

POR LA FUNCION QUE DESEMPEAN.- Los asientos de contabilidad se presentan en forma muy variada, algunos se ellos con terminologas o denominaciones que tienden a confundir Por el momento aceptaremos que por el rol que desempean, los asientos se clasifican en:

Asientos de Apertura Se llama as al primer asiento que se registra en el Libro Diario, para dejar establecida la situacin financiera de un negocio al momento de su organizacin o puesta en marcha. Las cuentas que intervienen en este asiento son las contenidas en el Balance del Inventario Inicial en que todas las cuentas del Activo son deudoras y las del Pasivo son acreedoras. Ejemplo: ACTIVO: Caja y Bancos S/. 1,500.00; Mercaderas S/. 5,100.00; Inmuebles maquinarias y Equipos S/. 7,200.00. PASIVO: Proveedores S/. 1,500.00; Capital S/. 12,300.00.

------------------------ X---------------10 10.4 20 CAJA Y BANCOS Cuenta Corriente MERCADERIAS 5,100.00 1,500.00

20.1
33 33.5

Mercaderas
INMUEBLES MAQUINARIAS Y EQUIPOS Muebles y Enseres CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES 1,500.00 7,200.00

42
42.1 50 501

Facturas, boletas y otros CAPITAL Capital social 12,300.00

02/05 Por el activo, pasivo y capital al iniciar las operaciones.

Asientos de Operacin Reciben este nombre, los asientos que provienen de las operaciones generadas en el desarrollo de las actividades de la empresa, conexas o no al giro del negocio; pueden tratarse de compras, ventas, gastos, etc. La descentralizacin de operaciones en los libros auxiliares y que peridicamente dan lugar a un resumen y centralizacin en el libro diario principal; este tipo de asiento de clasifica en dos: Asiento por naturaleza: Son aquellas que se realizan durante el ejercicio para registrar compras, gastos y provisiones acrecentadas durante el ejercicio. Determinando el origen de cada operacin. Los cargos en estos asientos estn ubicados en las cuentas de la clase 6 (60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 67 y 68) y que se irn registrando a medida que se vayan realizando o incurriendo, prescindiendo de la fecha y forma de pago. Si se trata de provisiones se registrarn en forma peridica de conformidad a las cuentas pre-establecidas o al clculo de las prdidas previsibles.

Ejemplo. 05/03 Se recepciona el recibo de luz por S/. 850.00 ms IGV

------------------------ X------------------63 GASTOS DE SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS 850.00 850.00

63.6 Servicios bsicos

63.61 Electricidad 40 401 TRIBUTOS Y APORTES Gobierno Central 40.11 Impuesto a la venta 40.111 IGV 46 161.50

161.50 161.50

CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS 46.1 Reclamaciones de terceros 5/03 Por la provisin para pago de recibo de luz 1,011.50

1,011.50

Asiento por Transferencia (Destino): Es aquel que se encarga de llevar a su clase y cuenta definitiva: las compras y provisiones realizadas, para presentarlas en las cuentas de la contabilidad financiera o en las cuentas de la contabilidad analtica de explotacin, segn se trate de existencias, formacin de activos por la propia empresa, cargas cubiertas por provisiones o cargas imputables a cuentas de costos. En el asiento anterior se utiliz la cta. 63, entonces generar el asiento de transferencia por el mismo monto de la cta. 63. Para utilizar una o varias cuentas de la clase 9 como asiento de transferencia, tenga en cuenta en que departamento de nuestra empresa se realiz el costo o gasto, en este ejemplo tenemos la obligacin de pagar el recibo de luz, que se consume en el departamento de administracin al 100%

--------------- X--------------94 79 GASTOS DE ADMINISTRACION CARGAS IMPUTABLES A CUENTAS DE COSTOS 5/03 Por la transferencia de la cta. 63 a la cta. 94 850.00 850.00

Constituyen tambin asientos de operacin el canje de una factura por cobrar por una letra a 30 das, da lugar a un asiento de operacin y se registra:

------------------ X--------------12 12.3 12 CUENTAS POR COBRAR Letras (o efectos) por cobrar CUENTAS POR COBRAR 12.1 Facturas, boletas y otros 4/05 Por el canje de factura n 102 por letras 300.00 300.00

Asientos de Centralizacin Son los asientos que se practican con la finalidad de trasladar al libro diario, el movimiento que han tenido los libros o registros auxiliares en un perodo determinado generalmente de un mes. Es corriente por ejemplo centralizar las operaciones del libro caja, registro de ventas, registro de compras, etc. A estos asientos suele llamrselos tambin Asientos Resumen por la forma sinttica en que se reflejan en el diario general. Ejemplo: Si los ingresos de caja fueron por la ctas. Cuentas por Cobrar Comerciales Terceros S/. 600.00 y Cuentas por Cobrar Diversas S/. 400.00 y los egresos por las ctas. Cuentas por Pagar Comerciales Terceros por S/ 150.00 y Remuneraciones S/. 850.00 el resumen de caja dar lugar a los siguientes asientos.

---------------- X-----------10 CAJA Y BANCOS 10.1 Caja 1,0000

12

CUENTAS POR COBRAR

12.1 Facturas, boletas y otros CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS. 16.8
30/05

600.00
400.00

16

Otras cuentas por Cobrar diversas Por los ingresos de caja en el presente mes.

Asientos de Ajuste Son aquellos que se realizan con la finalidad de regularizar los saldos de algunas cuentas, establecer compensaciones para valuar los activos o establecer provisiones necesarias para que el balance de la empresa y el estado de ganancias y prdidas revelen, con la mayor exactitud posible su estado patrimonial, financiero y econmico.

Ejemplo: al 31 de diciembre se tiene los siguientes resultados: Depreciacin de Inmuebles Maquinarias y Equipos S/. 25,205.00; Cuentas por Cobrar Dudosa S/. 5,000.00; Desvalorizacin de Existencias S/. 764.00.

------------------------ X-----------------68 68.1 68.4 66 39 39.3 VALUACIN Y DETERIORO 30,205.00

Depreciacin de Inmuebles, Maquinarias y Equipos

Cuentas por Cobrar Dudosa

25,205
5,000

PRDIDA POR MEDICIN DE ACTIVOS (Existencias)

DEPREC. Y AMORTIZAC. ACUM. Depreciacin de Inmuebles, Maquinarias y Equipos. DESVALORIZACION DE EXISTENCIAS 29.0 Mercaderas ESTIMACIN DE CUENTAS DE COBRANZA DUDOSA 19.2 31/12 Clientes Por el ajuste correspondiente al presente ejercicio contable. Van. 5,000 764 25,205

764.00
25,205.00

29

764.00

19

5,000.00

30,969.00

30,969.00

 Vienen ---------------------X------------------GASTOS ADMINISTRATIVOS Depreciaciones Desvalorizacin de Existencias Provisin de Cobranza Dudosa CARGAS IMPUTABLES A CTA. DE COSTOS Por la transferencia de la cta. 68 31/12 al centro de gastos 25,205 764 5,000

30,969.00

30,969.00

94 94.6 94.7 94.8 79

30,969.00

30,969.00

Asiento de traslado o de Cancelacin Es un procedimiento que se sigue al trmino del perodo econmico, se cancelan las cuentas de la clase 6, 7, 8, 9 se realiza una vez ao en el libro Diario, al cierre de los libros contables, cambiando de posicin a las cuentas con sus cantidades para que queden saldadas. Asiento de Cierre Es el ltimo asiento que se prctica en un ejercicio econmico, con el objeto de que todas las cuentas que conforman el balance de situacin queden debidamente saldadas y cerradas, situacin que es apreciada en el libro mayor como receptor final de todo el movimiento registrado en el libro diario general. El rol de la Cta. 59 Resultados Acumulados al cierre, es acompaar a las cuentas del Pasivo si el ejercicio arroj utilidad, caso contrario acompaar a las cuentas del activo.

-------------------------X----------------DEPRECIACION , AMORTIZACIN Y AGOTAMIENTO ACUMULADOS 280.00

39

40
42 41 50 59 10 12

TRIBUTOS Y APORTES
CUENTAS POR PAGAR REMUNERACIONES Y PARTICIPACIONES POR PAGAR (Beneficios Sociales) CAPITAL RESULTADOS ACUMULADOS CAJA Y BANCOS CUENTAS POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL, ACCIONISTAS MERCADERAS INMUEBLES MAQUINARIAS Y EQUIPOS ACTIVO DIFERIDO 31/12 Por el Patrimonio, Pasivo y Activo al cierre del ejercicio.

385.00
8,710.00 1,250.00

45,000.00 1,950.00 24,837.50 6,302.50 375.00 11,000.00 15,000.00 60.00

14
20 33 37

Asiento de Reapertura Es el registro que se hace en el Libro Diario al iniciar las operaciones de un nuevo ejercicio contable. Para reabrir este libro se invierte el asiento de cierre, debitando las cuentas que quedaron abonadas, acreditando a las cuentas que quedaron cargadas, tal como se presenta a continuacin:

-------------------------1-----------------10 12 14 CAJA Y BANCOS CUENTAS POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL, ACCIONISTAS 24,837.50 6,302.50 375.00

20
33 37 39 40 42 41 50 59

MERCADERIAS
INMUEBLES MAQUINARIAS Y EQUIPOS ACTIVO DIFERIDO DEPRECIACION , AMORTIZACION Y AGOTAMIENTO TRIBUTOS Y APORTES CUENTAS POR PAGAR

11,000.00
15,000.00 60.00 280.00

385.00 8,710.00

BREMUNERACIONES Y PARTICIPACIONES POR PAGAR (Beneficios Sociales)

CAPITAL RESULTADOS ACUMULADOS

1,250.00

45,000.00 1,950.00

02/01

Por el Activo, Pasivo y patrimonio al iniciar el ejercicio.

Asiento de Rectificacin o Correccin El Cdigo de Comercio es terminante en cuanto a los requisitos exigidos en el registro de asientos; no se pueden hacer agregados, tachaduras, correcciones, interlineaciones, etc, sino que todas las equivocaciones y omisiones que se cometan han de salvarse por medio de un nuevo asiento en la fecha que se advierte el error u omisin. Los asientos de rectificacin o correccin se definen como aquellos que sirven para corregir errores u omisiones, salvando un hecho que de no hacerse distorsionara la razonabilidad de las cuentas. Los casos ms frecuentes son:

Error por omisin de asiento: Inmediatamente despus de haber localizado la omisin se formular el respectivo asiento, haciendo constar en la glosa o explicacin el motivo que dio lugar la omisin e indicando la fecha a que corresponde.

 Error por redaccin inversa de cuentas: En este caso resulta conveniente corregir la deficiencia anulando el asiento equivocado mediante la redaccin de un contra-asiento, para formular luego el que corresponda.
Asiento Equivocado
------------------------ X----------------70 VENTAS 8,403.36 1,596.64

70.1
40 40.1

Mercaderas
TRIBUTOS Y APORTES Gobierno Central 40.11 Impuesto a la venta

40.111 IGV
12 12.1 CUENTAS POR COBRAR Facturas, boletas y otros 01/05 Por la venta con Fact. N 54 10,000.00

Contra - asiento

------------------------ X-------------12 121 40 40.1 CUENTAS POR COBRAR Facturas, boletas y otros TRIBUTOS Y APORTES Gobierno Central 40.11 Impuesto a la venta 40.111 IGV 70 VENTAS 8,403.36 1,596.64 10,000.00

70.1
15/0 5

Mercaderas
Por la anulacin del asiento n x registrado errneamente

Asiento correcto
------------------------ X---------------12 121 40 40.1 CUENTAS POR COBRAR Facturas , boletas y otros TRIBUTOS POR PAGAR Gobierno Central 40.11 Impuesto a la venta 40.111 IGV 70 70.1 VENTAS Mercaderas 15/05 Por nuestra venta del da 01/05 8,403.36 1,596.64 10,000.00

 Error en las cifras registradas: Un error en el importe de un asiento se subsana de la siguiente manera:

Si el error es por defecto, se registra otro asiento empleando las mismas cuentas por la diferencia.
Si el error es por exceso, se corregir dando forma a un contra-asiento por el monto que representa el exceso.

CONTENIDO DEL LIBRO DIARIO En el libro diario se asentar por primera partida (asiento N 01 de Apertura o Reapertura) el resultado del Libro Inventario y Balances, dividido en una o varias cuentas consecutivas, segn el sistema de contabilidad que se adopte. Cuando las operaciones sean numerosas, cualquiera que sea su importancia, o cuando hayan tenido lugar fuera del domicilio, podrn anotarse en un solo asiento las que se refieren a cada cuenta y se hayan verificado en cada da; pero guardando en la expresin de ellas, cuando se detallen, el orden mismo en que se hayan verificado. Se anotarn asimismo, en la fecha en que las retire de caja, las cantidades que el comerciante destine a sus gastos domsticos, y se llevarn a una cuenta especial que al inicio se registrara en el libro mayor.

LA GLOSA Viene a ser la explicacin breve y clara del asiento registrado en el Libro Diario, en otras palabras el motivo de la operacin. IMPORTANCIA Y FINALIDAD El Diario es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, segn lo seala el Cdigo de Comercio en el Art. 32, adems de ser sellado y presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33 C.C.); deber ser un libro empastado, foliado y deber quedar completamente sellado en todas sus pginas. El Libro Diario es conocido como libro de Entrada Original, porque en l se registran por primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarn registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronolgico; se registrar indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, as como los importes de los dbitos y crditos.

VENTAJAS DEL DIARIO. El diario cumple tres tiles funciones. En primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor, existiera el serio peligro de omitir el dbito o el crdito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo dbito o crdito. Este peligro se reduce al mnimo con el uso del diario. Aqu, los dbitos y crditos de cada operacin se registran juntos, lo cual permite descubrir fcilmente esta clase de errores. En segundo lugar los dbitos y crditos de cada transaccin se asientan en el diario guardando perfecto balance, logrndose as el registro completo de la operacin en un solo lugar. Adems, el diario ofrece amplio espacio para describir la operacin con el detalle que se desee. En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su correspondiente orden cronolgico.

BIBLIOGRAFIA

C.P.C. JOSE CALDERON MOQUILLAZA Contabilidad general bsica I Teora y Prctica. DEMETRIO GIRALDO JARA Contabilidad General Bsica Tomo I Edicin 2008 EUGENIO SALVADOR CLAUDIO Elementos de Contabilidad General Teora y Prctica