Definisi: PP merupakan proses penilaian thd pencapaian semasa atau terdahulu staf yang dilakukan secara berkala dan berterusan dibandingkan dengan sasaran yang telah ditetapkan. 3 elemen ptg proses PP: (a) Penetapan piawai /sasaran/KPI kerja, (b) Penilaian thd pencapaian sebenar berbanding piawai yang ditetapkan, (c) Maklumbalas untuk penambaikan ke arah pencapaian piawai.
MENGAPA PRESTASI SESEORANG PERLU DINILAI (kepentingan)? Kepentingan umum- untuk menentukan: Tahap kemampuan staf melaksanakan sesuatu tugas. Status, perancangan & pembangunan kerjaya staf (latihan dsb) Alat menentukan gaji & ganjaran kepada staf Guna tenaga organisasi. (Ch.: menentukan tahap produktiviti, pencapaian serta sumbangan staf terhadap organisasi).
Kpd pengurus/ketua :
Membantu mengenalpasti kemajuan & perkembangan staff dibawah, Mengklasifikasikan staf kategori cemerlang, sederhana & lemah, Membantu pengurus menangani 3 kategori tadi (ganjaran, latihan, program pengukuhan), Membantu dalam perancangan organisasi (peruntukan kewangan), Mengenalpasti masalah kerja dan pekerja (staf), Menentukan klasifikasi kerja (mencabar, perlu kreativiti tinggi, kesediaan menghadapi tekanan & kemampuan berinteraksi) yang sesuai kepada staf (elak bazir & kecewa, tingkat keberkesanan & kepuasan).
Hubungan & kepentingan implikasi PP & dengan aktiviti Hubungan, implikasi PP sumber manusia yang lain lain dengan aktiviti sumber manusia
(b) Dgn aktiviti pemilihan staf
Apakah aktiviti pemilihan staf ? Sesuai & layak (berdasarkan pengalaman, sikap-dedikasi, kemahiran/kebolehan, pengetahuan, keperibadian, kelayakan)?
Pemilihan tepat berdasarkan PP yang betul (oleh penilai yang tahu tahap pencapaian/ kebolehan dengan tugas baru) *Pemilihan berlaku dua hala (organisasi dan calon).
Hubungan & PP dengan Hubungan, kepentingan & implikasi PP dengan Hubungan & implikasi implikasi PP dengan aktiviti sumber manusia yang aktiviti sumber manusia lain lain aktiviti sumber manusia yang lain
c) Dgn aktiviti pampasan & ganjaran
(i) PP penentu kadar bayaran gaji Berdasarkan PP (boleh diukur), keputusan (keadilan perlu dicapai) akan dibuat untuk menentukan status/kadar bayaran gaji/upah/pampasan yang setimpal kepada staf. Penilaian berterusan bermula dari awal, dan menyeluruh boleh mengurangkan bias .
Hubungan, kepentingan & implikasi PP dengan aktiviti sumber manusia yang lain pampasan & ganjaran
(ii) PP sebagai rujukan utama (proses pengambilan) Sebagai asas yang boleh digunakan dalam penentuan tahap gaji atau jumlah gaji yang diberikan kepada staf di atas sumbangan mereka.
Hubungan, kepentingan & implikasi PP dengan aktiviti sumber manusia yang lain -pampasan & ganjaran
(iii) PP sebagai alat untuk membezakan gaji staf/pekerja (iv) PP mengambil kira sumbangan peribadi sebagai penentuan gaji dan ganjaran. (v) PP penentu kepada keadilan pemberian gaji dan ganjaran.
Hubungan, kepentingan & implikasi PP dengan aktiviti sumber manusia yang lain c) Dengan program latihan dan pembangunan staf. PP mengenalpasti kekuatan dan kebolehan staf. PP mengenalpasti kelemahan staf. PP mengukur tahap keberkesanan latihan/kursus/workshop.
(1) Penilaian pengurus/supervisor Biasanya pengurus mengetahui dengan mendalam pencapaian staf Pengurus mengetahui dengan mendalam keperluan kerja. Apa kelemahan ? Tidak berpeluang memahami pekerja.
(2) Penilaian rakan sejawat Rakan sejawat: Sumber terbaik untuk mendapatkan matlumat kerja. Berpeluang mengamati aktiviti kerja. Berpengetahuan mendalam mengenai keperluan kerja. Apa kelemahan-kenalan rapat-bias (?)
SUMBER MAKLUMAT PENILAIAN PRESTASI (3) Penilaian diri sendiri Staf : Berpeluang mengamati kelakuan mereka sendiri. Selalu berpeluang melihat hasil kerja mereka sendiri. Diberi kebebasan turut serta dalam menentukan masa depan sendiri. Kelemahan ? Cenderung beri markah lebih
SUMBER MAKLUMAT PENILAIAN PRESTASI (4) Penilaian pelanggan Penilaian sangat sesuai apabila organisasi/syarikat sangat berminat mengumpulkan maklumat samada untuk menentukan apakah produk/perkhidmatan yang dikehendaki pelanggan atau bagi memastikan kualiti khidmat/produk yang ditawarkan. Contoh: Penilaian pelajar UKM ke atas pensyarah.
SUMBER MAKLUMAT PENILAIAN PRESTASI (5) Maklum balas 360 darjah Satu proses penilaian prestasi kerja staf di mana maklumat prestasi staf diperolehi drp semua yg mempunyai hubungkait dengan staf (dinilai) seperti oleh subordinate, rakan sekerja, pelanggan dan pembekal. Memberi peluang pelbagai pihak menilai. Mengambil kira pandangan semua. Andaian- Individu yg terlibat secara langsung dengan staf setiap hari mempunyai banyak maklumat dan perspektif luas berbanding pengurus/penyelia.
SUMBER PENILAIAN PRESTASI Kelebihan penilaian 360 darjah Membolehkan staf melihat dan membandingkan kekuatan dan kelemahan dirinya berbanding jangkaan prestasi yg dibuat orang lain. Berupaya mengurangkan diskriminasi jantina, etnik, geografi. Sumber maklumat yang pelbagai dapat mengurangkan rasa curiga terhadap staf yang dinilai.
SUMBER MAKLUMAT PENILAIAN PRESTASI (6) Rekod/ data ICT Pencapaian/ KPI yang di muatnaik ke dalam sistem sepanjang tahun. Contoh: Buku, artikel journal, pembentangan k/kerja, menjalankan penyelididikan, dsb.
Strategi meningkatkan keberkesanan pelaksanaan sistem penilaian prestsi (2) Menyediakan sistem penilaian yang mudah difahami, bersifat KPI (boleh diukur) dan ringkas untuk dilaksanakan.