Anda di halaman 1dari 30

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI

Makro: Kerangka Regulasi Nasional

Perpres 81 Tahun 2010 Tentang Grand Design RB 2010 - 2025

1. Penataan Organisasi 2. Penataan Tata Laksana 3. Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur 4. Penguatan Pengawasan 5. Penguatan Akuntabilitas Kinerja 6. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
8 Area Perubahan 1. Organisasi 2. Tata Laksana 3. Peraturan Perundangundangan 4. Sumber Daya Manusia Aparatur 5. 6. 7. 8. Pengawasan Akuntabilitas Pelayanan Publik Pola Pikir (mind-set) dan Budaya Kerja (culture-set)

9 Percepatan Reformasi Birokrasi 1. Penataan Struktur Birokrasi 2. Penataan Jumlah dan Distribusi PNS 3. Sistem Seleksi CPNS dan Promosi PNS secara Terbuka 4. Profesionalisasi PNS

Permenpan 20 Tahun 2010 Tentang Road Map RB 2010 - 2014

5. Pengembangan Sistem Elektronik Pemerintah (E-Government)


6. Penyederhanaan Perizinan Usaha 7. Peningkatan transparansi dan akuntabilitas aparatur 8. Peningkatan Kesejahteraan Pegawai Negeri 9. Efisiensi Penggunaan Fasilitas, Sarana dan Prasarana Kerja Pegawai Negeri

Mikro: Implementasi Kebijakan RB Nasional


1. Manajemen Perubahan 2. Penataan Peraturan Perundang-undangan 3. Penataan dan Penguatan Organisasi 4. Penataan Tata Laksana 5. Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur 6. Penguatan Pengawasan 7. Penguatan Akuntabilitas Kinerja 8. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik 9. Monitoring dan Evaluasi

TNDE merupakan suatu sistem aplikasi yang memberikan fasilitas dalam persuratan (dapat diakses melalui suatu jaringan).

PERUBAHAN PEDOMAN UMUM


Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/1121/M.PAN/3/2006 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronis di Lingkungan Instansi Pemerintah:
Bersifat teknis merupakan user manual dari aplikasi TNDE yang di implementasikan di Kementerian Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah: Bersifat arahan dalam pembuatan desain, alur kerja, dan persyaratan yang diperlukan dalam implementasi TNDE di instansi pemerintah

LATAR BELAKANG

Kepemerintahan yang baik telah menjadi suatu komitmen dalam pengelolaan administrasi pemerintahan Salah satu solusi yang diperlukan adalah keterpaduan sistem penyelenggaraan pemerintahan, melalui jaringan sistem informasi antar instansi pemerintah

SASARAN
Tercapainya kesamaan penyelenggaraan TNDE pengertian dan pemahaman

Terwujudnya keterpaduan pengelolaan TNDE

Lancarnya komunikasi dan kemudahan pengurusan naskah dinas


Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas Terwujudnya pemanfaatan teknologi pengelolaan tata naskah dinas informasi dalam

RUANG LINGKUP
1.
2. 3.

Media Perekaman Naskah Dinas.


Struktur Naskah Dinas (Bentuk & Susunan) Penyiapan Naskah Dinas Naskah Dinas Eksternal Naskah Dinas Internal Naskah Dinas lainnya Manajemen templat/Borang Acu

4. 5. 6.

Pengabsahan dan Otentikasi Pengamanan Pengiriman

MANFAAT TNDE
Terwujudnya percepatan Pemerintahan Elektronik (e-Government)

Terwujudnya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan

Terwujudnya percepatan reformasi birokrasi

Terciptanya koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan simplifikasi antarinstansi pemerintah

Kemudahan pengelolaan dokumen naskah dinas dan penggunaannya

DASAR HUKUM
UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 40 ayat (4) Instruksi Presiden nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas

DESAIN SISTEM

Arsitektur TNDE

Cakupan Sistem

Alur Kerja

Persyaratan

Arsitektur TNDE

C A K U P A N
S I S T E M

Komunikasi Eksternal

- Agenda Surat Masuk - Agenda Surat Keluar

Komunikasi Internal

- Agenda Surat Masuk - Agenda Surat Keluar

Disposisi

Pembuatan Surat dengan Templat

ALUR KERJA
1. Surat Masuk
Surat Masuk
Tata Usaha
Pencatatan dan Penyimpanan Surat Masuk

Pejabat Tujuan Surat

Basis Data (Database)

Surat Masuk

Pemeriksaan Surat Masuk

Edit Agenda Surat Masuk

Reject

Penanganan

Surat Tanggapan

Pembuatan Disposisi

2. DISPOSISI
Disposisi
Pembuat Disposisi Penerima Disposisi Database

Pembuatan Perintah Disposisi Perintah Disposisi

Memeriksa Isi Perintah

Penanganan

Disposisi Lanjut

Pembuatan Laporan Disposisi Memeriksa Laporan Disposisi

Konsep Laporan Disposisi

Setuju

YA

Laporan Disposisi

Beri Komentar

3. Surat Keluar
Surat Keluar
Unit Kerja Unit Atasan Surat Inisiatif
Pembuatan Konsep Surat Approval Konsep Surat

Database

Laporan Disposisi Pembuatan Agenda

Tanda Tangan & Cap

Surat Keluar

Scanning Surat

P E R S Y A R A T A N

INFRASTRUKTUR

Jaringan komputer Komputer Induk Komputer Klien Pemindai Dokumen Sistem Keamanan

SUPRASTRUKTUR

- Pengelola TNDE - Sumber Daya Manusia - Prosedur Operasional Standar

Infrastruktur
Jaringan Komputer

Komputer Induk

Komputer klien Pemindai dokumen (scanner) Sistem keamanan

Suprastruktur
Pengelola TNDE

Sumber daya manusia

Standar Operasional Prosedur

S P E S I F I K A S I

SPESIFIKASI FUNGSIONAL

Manajemen Pengguna
Agenda Surat Masuk

Data Induk Pengguna Pemberian Kewenangan Masukan (Input) Agenda Penyimpanan Dokumen Melihat Detail Dokumen Membuat Disposisi Manajemen Disposisi Pembuatan Konsep Surat Persetujuan Konsep Surat Pembuatan Agenda Surat Keluar Penomoran Otomatis Pemindaian Surat Pengguna Templat/Borang Acu Standar Pembuatan Templat/borang Acu Penggunaan Templat/Borang Acu dalam Pembuatan Konsep Surat

S I S T E M

Agenda Surat Keluar

Manajemen templat/ Borang Acu Pencarian Dokumen

SPESIFIKASI NON FUNGSIONAL

Kemanan Aplikasi

Pencatatan Log Aktivitas Pengguna Fitur Penghapusan dan Pembatalan


Kemanan Penyimpanan Dokumen

Kendala dan Tantangan


Komitmen dan Keterlibatan pejabat dalam workflow aplikasi Perubahan paradigma dalam persuratan Kedisiplinan pegawai

SURAT EDARAN NOMOR 05 TAHUN 2013 TENTANG PENGGUNAAN APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK PADA INSTANSI PEMERINTAH

APLIKASI SIMAYA
siMAYA adalah Sistem Administrasi Perkantoran MAYA yang disusun berdasar Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah
Templat/borang acu sesuai dengan format dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah menaikkan nilai PeGI dari dimensi aplikasi Dukungan layanan melalui helpdesksimaya@mail.kominfo.go.id Informasi siMAYA diakses : http://simaya.layanan.go.id/pages/tentang.html.

METODE PENGGUNAAN APLIKASI SIMAYA


1. siMAYA Awan

Seluruh pengguna pada instansi pemerintah dapat memanfaatkan melalui internet secara langsung setelah mendapatkan akun (username dan password)
2. siMAYA Intra Operasional dijalankan melalui instalasi siMAYA pada infrastruktur TIK setiap instansi pemerintah.

SURAT EDARAN NOMOR 06 TAHUN 2013 TENTANG PENGGUNAAN ALAMAT eMAIL RESMI PEMERINTAH PADA INSTANSI PEMERINTAH

Electronic Mail
Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. (UU ITE) Surat elektronik adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya Internet)

Mostly....

Move to...

Benefits...

FREE Layanan email pnsmail.go.id tersedia gratis dari Pemerintah untuk Pemerintah dengan kapasitas penyimpanan mulai dari 1 GB (Bisa ditingkatkan sesuai kebutuhan)

SECURITY FIRST Data email yang tersimpan di server aman karena dikelola oleh Kemenkominfo (bukan pihak asing atau swasta) dan terdapat proteksi spam dan virus

Benefits...

STAY CONNECTED FROM ANYWHERE Tersedia Akses PNSMail dari PC, PDA, tablet, dan ponsel

GO GREEN

Dengan menggunakan email dapat mengurangi pemakaian kertas dan kurir sehingga dapat berdampak signifikan positif terhadap lingkungan

PNSMAIL tidak mengesampingkan pemanfaatan email resmi kementerian/lembaga/pemda yang sudah ada, dan dimanfaatkan oleh PNS

TERIMAKASIH