Clasificacin de los Mensajes:

Pblicos Internos y Externos

 Las

organizaciones de xito son aquellas que le dan la verdadera importancia a las comunicacin y a la informacin, ya que stas contribuyen en gran parte a mejorar el ambiente comunicativo y el clima laboral.

La comunicacin organizacional es:

Dinamizadora

y animadora de las acciones individuales y colectivas logra la integracin de esfuerzos y el fortalecimiento de la institucin.

travs de ella, sus miembros garantizan un conocimiento pleno e identificacin con la organizacin, debido a que ellos se sienten tomados en cuenta para el desarrollo de las metas de la organizacin

De ah que la comunicacin organizacional se entienda como: Un conjunto de tcnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organizacin y entre sta y su medio.

O bien, influya en las opiniones, aptitudes y conductas de los pblicos internos y externos de la organizacin, todo ello con el fin de que sta ltima cumpla mejor y ms rpido los objetivos

Desde el anterior enfoque la comunicacin organizacional se mira en cinco perspectivas:

 COMUNICACIN

INTERNA: Son actividades que se realizan dentro de una organizacin para mantener las buenas relaciones entre los miembros de la empresa por medio de la circulacin de mensajes que se originan a travs de los diversos medios de comunicacin.

COMUNICACIN

EXTERNA: Todas aquellas comunicaciones que estn dirigidas a sus pblicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones pblicas y as proyectar mejor la imagen corporativa de la organizacin.

RELACIONES

PBLICAS: Son las diferentes actividades y programas de comunicacin que se crean para sostener las buenas relaciones con los diferentes pblicos que forman la organizacin.

PUBLICIDAD:

Son los diferentes mensajes emitidos a travs de los distintos medios masivos de comunicacin que tienen como objetivo incrementar la venta de los productos o servicios de la organizacin.

PUBLICIDAD

INSTITUCIONAL: Se considera como una herramienta de las relaciones pblicas; ya que evoca en el pblico una imagen favorable de la organizacin.

La naturaleza de una organizacin dicta a sus pblicos y son cinco grandes distinciones aplicables:

 1.-

Las organizaciones con metas similares tienen pblicos similares.

2.-

La naturaleza nica de una organizacin puede hacer que sus pblicos sean diferentes a los de las organizaciones que parecen similares a ella (factor de originalidad).

 3.

- Entre los pblicos, como entre los animales, existe la ley del mas fuerte.

4.-

Los pblicos cambian a la par que las organizaciones. Los pblicos latentes deben manejarse con cuidado especial.

5.-

Caractersticas del Pblico

Las

organizaciones cambian en naturaleza y propsito tambin lo hacen sus pblicos por lo que se debe actualizar la lista de pblicos.

Caractersticas del Pblico

Los

temas crean a sus pblicos cuando un tema activa a un pblico es necesario ponerse alerta para evitar problemas posteriores.

El

pblico es amorfo transitorio y en constante cambio.

No

hay un slo pblico sino muchos, principales: accionistas, consumidores y comunidad que a su vez se subdividen en otros tantos.

Un profesional astuto debe:

Mantener

vigilancia conforme aparecen los temas cuales individuos sern afectados

Prever

Observar
Tomar

medidas y hacer estrategias Proporcionar respuestas a las preguntas que la gente tenga

Saber

que temas provocan o es probable que provoquen opiniones de elevada intensidad y cuales de baja intensidad.

Por

eso es importante identificar el problema e intentar resolverlo mediante observacin, lectura, investigacin y monitoreo cuidadoso del estado de nimo, los intereses y la opinin de los pblicos.

Palabras, acciones y claridad crean inters en la gente y confianza LO CUAL FAVORECE A LA ORGANIZACIN.

Pblicos internos
Sindicalizados Confianza Recin ingreso Los que llevan dcadas. Jefes de departamento Obreros

Pblicos externos:

Accionistas o propietarios Inversionistas en general Organizaciones financieras.

Clientes actuales y potenciales.

Proveedores
Medios

Gobierno Comunidad Gobierno Medios Masivos de Comunicacin Redes sociales

Para influir en la opinin es necesario

1)

Recurrir a intereses personales. Conocer a fondo sus necesidades.

2)

Mostrar

con claridad que las palabras o acciones del estratega y la organizacin se identifican con los problemas presentes y apremiantes de ellos.

Comunicacin Organizacional Interna y Externa

Medios de difusin Canales Propsitos de Flujo

La comunicacin organizacional es el conjunto total de mensajes, que se intercambian entre los integrantes de una organizacin, y entre sta y su medio.

Estos mensajes se pueden transmitir en diferentes niveles y de diversas maneras.

COMUNICACIN INTERNA:

Actividades dentro de la organizacin que mantienen buenas relaciones. Por medio de la circulacin de mensajes a travs de los diversos medios de comunicacin.

Esta tiene como objetivo proveer comunicacin, unin y motivacin para as alcanzar las metas establecidas por la organizacin.

Necesidades de comunicacin interna del Receptor

Necesidad de pertenecer a algo. Necesidad de dignidad.

Necesidad de seguridad. Necesidad de perfeccionamiento o de mejoramiento personal. Necesidad de poder creador.

Comunicacin Organizacional (Su necesidad)

Mostrar inters por los asuntos y problemas del personal. Emprender una accin inmediata para la solucin de los asuntos y problemas del personal.

Establecer una comunicacin recproca, sincera y libre entre los recursos humanos de la empresa. Sondeo y anlisis de los pblicos para saber que acciones realizar.

Informacin que se debe proporcionar al personal para fomentar inters, comprensin y apoyo hacia la organizacin.

Informacin general sobre lo que es la organizacin. Los reglamentos y normas de la organizacin. Las prestaciones y servicios sociales en general que se otorgan al personal.

Informacin para fomentar el inters y comprensin de los empleados hacia la situacin y problemas de la organizacin.

Informacin acerca de objetivos, polticas, planes generales. La situacin de la organizacin. Las labores de mercadotecnia: desarrollo de productos o servicios nuevos.

Mejoras de la organizacin en general Noticias tendientes a resaltar la importancia de la participacin del personal Explicaciones accesibles acerca de la legislacin laboral.

Informacin que ser de inters para el personal y que estimar por su estilo de vida Noticias sobre inters general (noticias de actualidad)

Temas educativos o culturales: economa familiar, recetas de cocina, consejos de seguridad e higiene, etc. Promocin a las campaas de seguridad e higiene industrial.

Mensajes de comunicacin interna

Palabras de bienvenida de parte de un representante de la organizacin. Informacin general acerca de lo que es la organizacin.

Orientacin al empleado sobre su trabajo. Prestaciones. Reglas y normas principales que se deben cumplir Aumento en su sueldo Das de vacaciones, etc.

Medios de comunicacin alternos para el personal de la empresa.

Anexo al sobre del sueldo. Cartas Personales. Felicitaciones. Actividades sociales diversas. Entrevistas personales.

Folletos para comunicaciones especiales. Conferencias para comunicaciones especiales.

COMUNICACIN ESCRITA:

Debe ser clara, precisa, completa y correcta; se clasifica como informacin de primera mano y que deja constancia.

Por medio de ella las personas tienen la oportunidad de poder regresar al mensaje, lo que permite una mejor comprensin en la informacin.

Esta puede darse a travs de:

Carta: Es el medio ms usado

dentro de la organizacin para las personas ausentes, en la cual se comunica alguna cosa de inters personal o grupal.

Memorando: Es el medio que

lleva como objetivo el recordar mensajes o informacin con referencia a instrucciones internas que los empleados deben realizar dentro de la organizacin.

Carteles : Son calificados como un factor clave en la organizacin, all se suele manejar informacin, sobre actividades de motivacin o mensajes de inters general para los empleados y directivos.

Algo muy importante para que stos funcionen es necesario tener en cuenta su ubicacin; es decir, la empresa establece sitios estratgicos por donde hay mayor flujo de personal.

Revista: Es una forma de comunicacin tradicional ms comn y con mayor aceptacin dentro de la empresa, en la cual se propicia la participacin activa de todos los miembros.

Peridico: Envuelve una rea de conocimientos especializados, en muchos casos el peridico es utilizado para ganar tiempo en el mbito de la informacin.

Boletn: Es un medio de comunicacin donde se maneja informacin especializada para los pblicos internos y externos de la organizacin.

Recomendaciones sobre el diseo y contenido de las publicaciones.

Definir objetivos que se pretenden lograr Conocimiento del pblico para saber cual ser el medio y lenguaje que se utilizar.

Buscar equilibrio entre lo que la organizacin quiere que su pblico lea y lo que sta quiere leer Fomentar la participacin del pblico mediante artculos, crticas, sugerencias Crear un clima de confianza Ilustraciones

Boletn mural o tablero de anuncios

Colocar temporalmente boletines carteles informativos sobre cambios de horario de trabajo fechas, de suspensin de labores, invitaciones a actividades sociales organizadas por la empresa.

El xito, de estos espacios, depende de: Ubicacin, brevedad , claridad, atraccin y renovacin oportuna.

Entrevista: Es uno de los medios ms utilizados de la organizacin para seleccin del personal. En otros casos es empleada como un instrumento preliminar para estructurar la comunicacin interna.

A travs de ella se puede aplicar una conversacin especifica para determinar los elementos que pueden intervenir en los problemas que aquejan a la organizacin en ese mbito.

Reuniones: Es una comunicacin directa, donde intervienen ms de dos personas; stas son dirigidas por alguno de los integrantes de la organizacin, donde se retroalimentan mutuamente.

En ellas se transfiere informacin de inters general y lo ms importante se toman decisiones que tiene por objeto llegar a un acuerdo comn para el beneficio de la organizacin.

Circuito cerrado de televisin y radio:

Medios de comunicacin que tiene como fin lograr una buena influencia y ofrecer grandes posibilidades de retroalimentacin; all los directivos, administrativos y empleados pueden tener:

Una visin ms precisa sobre actitudes y sentimientos generados en la interaccin. Y percibir con mayor facilidad, cual va a ser el comportamiento del otro; ese tipo de informacin suele desarrollarse en la comunicacin no verbal.

COMUNICACIN EXTERNA: Todas aquellas comunicaciones que estn dirigidas a sus pblicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones pblicas y as proyectar mejor la imagen corporativa de la organizacin e incrementar la venta de su producto o servicio.

Es la comunicacin permanente que genera mensajes y noticias de manera especfica, coherente, directa y sincera, para los pblicos externos de la organizacin. Esta se da segn los pblicos a los que se dirige y se maneja de acuerdo a cada uno de ellos.

Estrategias con accionistas, inversionistas y asociaciones financieras

La imagen de la empresa puede influir en gran parte para que el accionista retenga por un periodo ms largo sus acciones en la sociedad, lo cual va a repercutir en una mayor estabilidad de las mismas.

Informacin que debe proporcionarse a los accionistas e inversionistas en general:

Situacin financiera en general Productos y servicios Actividades de investigacin Situacin de la mercadotecnia Situacin de las relaciones laborales Otros informes sobre la situacin administrativa en general

Medios de comunicacin con accionistas e inversionistas en general El informe anual Correspondencia Informes especiales Anexo al sobre de dividendos

Estrategias con organizaciones financieras

Los proveedores Organizaciones arrendadoras de bienes muebles e inmuebles Asesorar en lo referente al diseo y contenido de los informes que deben presentarse a las financieras.

Estrategias con clientes actuales y potenciales

Informacin que no debe darse a los clientes:

Afirmaciones falsas o exageraciones que pueden conducir a engao Descripciones de productos o servicios, escritas o representadas visualmente que sean contrarias a la verdad, mediante la distorsin de sus detalles o de sus caractersticas generales.

Afirmaciones engaosas respecto al precio y a la garanta de los productos o servicios anunciados.

Declaraciones de ndole seudo cientfica o estadsticas que incluyan afirmaciones insuficientes respecto de un producto o servicio.

Informacin que se debe obtener de los clientes

Puntos de vista en cuento a: Los productos o servicios Su opinin o imagen de la organizacin en general

Atender invariablemente con esmero a los clientes

Informacin que se debe proporcionar a los clientes:

Informacin respecto a lo que es la organizacin Informacin referente a la contribucin de la organizacin para el desarrollo y bienestar de la comunidad Informacin sobre mejoras de la organizacin

Medios de comunicacin con los clientes

Publicidad institucional Publicaciones privadas y folletos Visitas a la organizacin Exposiciones Buzones de sugerencias y redes sociales Radio, televisin, prensa, internet, telemarketin, etc.

Estrategias con el gobierno

El gobierno como rgano regulador El gobierno como rgano impositivo El gobierno como fuente de crdito El gobierno como coordinador El gobierno como competidor El gobierno como fuente de informacin Las cmaras de comercio y las de industria como medios de comunicacin con el gobierno

Informacin que debe proporcionarse al gobierno Informacin respecto a la forma en que contribuyen al desarrollo socioeconmico de la comunidad, local o nacional Fuente de trabajo Generacin y pago de impuestos

Creador de divisas por exportaciones Obras de infraestructura Mejoramiento de la situacin ambiental

Medios de comunicacin
Reportes financieros Notas y boletines informativos Folletos institucionales Correspondencia

Estrategias con la comunidad

Deben de alcanzarse tres tipos de objetivos:

El econmico El de servicio El social

Preceptos bsicos

La planeacin de las relaciones con la comunidad debe iniciarse por conocer a sta Evitar la contaminacin del ambiente y otras molestias a la comunidad

Mantener correctamente informados a los lderes de la opinin pblica comunitaria Contribuir al desarrollo socioeconmico de la comunidad Ayudar en todo cuanto sea posible a las instituciones benficas de la comunidad

Medios de comunicacin con la comunidad

Publicidad institucional Publicaciones de la organizacin Visitas a la organizacin por parte de diversos grupos

Organizacin de actividades sociales en general Adems de los tradicionales: prensa, radio televisin, internet, etc.

Estrategias con los medios de comunicacin

Relaciones con la prensa Consideraciones bsicas Prestar ayuda a los periodistas siempre que sea posible No tratar de obtener publicidad gratuita de la prensa disfrazada en forma de noticia No invadir labores propias de la prensa

No tratar de ocultar las malas noticias No pedir supresiones a la prensa No pedir a la prensa que enmiende errores de poca trascendencia de publicaciones ya aparecidas

Propiciar que los periodistas conozcan las actividades de la organizacin que puedan llegar a ser de inters para los lectores.