QUARTEL-GENERAL MARECHAL BITTENCOURT

SIMPSIO DE ADMINISTRAO DAS UNIDADES GESTORAS

Palestrante: Encarregado do Setor Financeiro

SUPRIMENTO DE FUNDOS

OBJETIVO
Padronizar conhecimentos acerca do processo de concesso e prestao de contas de suprimentos de fundos

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SUMRIO

1. INTRODUO 2. DESENVOLVIMENTO

Legislao Conceitos Bsicos

Casos de aplicao de suprimento de fundos

Regime Especial de Execuo Valores Limites para Suprimento de Fundos Concesso

Vedaes
Aplicao Comprovao Autos do Processo de Suprimento de Fundos Erros mais Comuns

3. CONCLUSO

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1. INTRODUO
O Suprimento de Fundos (SF) um importante e til instrumento de descentralizao administrativa. Por esse motivo a sua utilizao deve ser bem disciplinada, de forma que os objetivos pretendidos pela Unidade Gestora sejam alcanados com eficcia.

Para disciplinar o assunto, diversos textos legais apresentam princpios e normas que devem ser observados pela Unidade Gestora e pelos agentes supridos.

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Legislao
Lei n 4.320, de 17/03/1964 (Art 68 e 69); Decreto-Lei n 200, de 25/02/1967 (Art 74 a 84); Decreto n 93.872, de 23/12/1986 (Art 45 a 47 - atualizado); Decreto n 5.992, de 19/12/2006; Decreto n 5.355, de 21/01/2005; Decreto n 6.370, de 01/02/2008 Decreto n 6.467, de 30/05/2008; Port MF n 95, de 19/04/2002; Port MPOG n 41, de 04/03/2005 (atualizada); Port MF n 448, de 13/09/2002; Port SEF n 012, de 16/06/2008; Port Normativa 1.403/MD, de 26/10/2007; Port Normativa 1.082/MD, de 12/09/2005; Port Min 012/MEx, de 06/05/1992; IN STN n 04, de 30/08/2004 (Art 13 a 16); Macrofuno SIAFI 02.11.21 (atualizada); e Jurisprudncias do TCU.

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Conceitos bsicos
Suprimento de fundos
Consiste na entrega de numerrio a servidor, a critrio do Ordenador de Despesas e sob sua inteira responsabilidade, precedida de empenho na dotao prpria da despesa a realizar, que por sua natureza ou urgncia, no possa subordinar-se ao processo normal da execuo oramentria e financeira.

Agente Suprido
qualquer agente da administrao da UG que recebe SF.

Autorizao de Suprimento de Fundos

o documento pelo qual o OD formaliza a autorizao de SF, fixa os prazos de aplicao e de comprovao, indica a finalidade e as demais condies para realizao da despesa.

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Conceitos bsicos
Carto de Pagamento do Governo Federal (CPGF)
um instrumento de pagamento, emitido em nome da unidade gestora e operacionalizado por instituio financeira autorizada, utilizado exclusivamente pelo portador nele identificado, nos casos indicados em ato prprio da autoridade competente, respeitados os limites legais. (art. 1, nico, Dec 5.355/05). Os meios de pagamento utilizados para suprimento de fundos: a) Regra = Compra a CRDITO;

1) A Regra: CPGF

b) Exceo = Saque (previsto/Ato Concesso)

c) Proibio = DBITO e/ou Parcelamento

2) a Exceo: Conta B Justificar no Ato de Concesso.

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Casos de Aplicao Sup Fundos

Dec 93.872/1986, art. 45:
- Excepcionalmente, a critrio do ordenador de despesa e sob sua inteira responsabilidade, poder ser concedido suprimento de fundos a servidor, sempre precedido do empenho na dotao prpria s despesas a realizar, e que no possam subordinar-se ao processo normal de aplicao, nos seguintes casos (Lei n 4.320/64, art. 68 e Decreto-lei n 200/67, 3 do art. 74):

I - para atender a despesas eventuais, inclusive em viagens e com servios especiais, que exijam pronto pagamento;
II - quando a despesa deva ser feita em carter sigiloso, conforme se classificar em regulamento; III - para atender a despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, no ultrapassar limite estabelecido em Portaria do Ministro da Fazenda.

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Regime Especial de Execuo

Dec 93.872/1986, art. 47:
- A concesso e aplicao de suprimento de fundos, ou adiantamentos, para atender a peculiaridades dos rgos essenciais da Presidncia da Repblica, da Vice-Presidncia da Repblica, do Ministrio da Fazenda, do Ministrio da Sade, do Departamento de Polcia Federal do Ministrio da Justia, das reparties do Ministrio das Relaes Exteriores no exterior, bem como de militares e da inteligncia, obedecero ao Regime Especial de Execuo estabelecido em instrues aprovadas pelos respectivos Ministros de Estado, vedada a delegao de competncia.

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Regime Especial de Execuo

Port Normativa 1.403-MD/2007
Art. 2 - O suprimento de fundos ser utilizado para (...) seguintes tipos de despesas: I - eventuais, (...) que exijam pronto pagamento em espcie; II - de pequeno vulto (...); III - peculiaridades militares e servios de inteligncia, (...) : a) manuteno de aditncias e representao no exterior; b) manobras militares; c) manuteno de organizaes militares que no disponham de estrutura de gesto de execuo oramentria e financeira; d) apoio na realizao de congressos e reunies militares com a participao de delegaes estrangeiras ou externas estrutura do Ministrio da Defesa, excludas as despesas relativas hospedagem e alimentao dos delegados brasileiros, quando essas forem cobertas por dirias ou custeadas pela Unio, sob quaisquer formas;

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Regime Especial de Execuo

Port Normativa 1.403-MD/2007
e) transporte de pessoal e bagagens de militares, na situao prevista no art. 53 do Decreto n 4.307, de 18 de julho de 2002; f) apoio a misses no exterior; e g) outras situaes especiais que, comprovadamente, exijam pronto pagamento em espcie; IV - de carter sigiloso, em conformidade com o disposto na Portaria Normativa n 1.082/MD, de 12 de setembro de 2005; e V - relativas hospedagem, alimentao e locomoo do Ministro de Estado da Defesa e dos Comandantes das Foras, assim como dos integrantes das respectivas comitivas oficiais, quando essas despesas no forem cobertas por dirias ou no forem custeadas pela Unio, sob quaisquer formas.

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Regime Especial de Execuo

Port Normativa 1.403-MD/2007
Pargrafo nico (art. 2). Na hiptese do inciso II do caput deste artigo (pequeno vulto), a concesso para a aquisio de material de consumo fica condicionada : I - inexistncia temporria ou eventual, no almoxarifado, no depsito ou na farmcia, do material ou medicamento; II - impossibilidade, inconvenincia ou inadequao econmica de estocagem do material; e III - inexistncia de cobertura contratual.

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Valores Limites para Sup Fundos

- Port 95-MF/2002; Port Normativa 1.403-MD/2007 Obras/Servios de Engenharia Sup Fundos Total Bens e Servios Comuns Sup Fundos Total CPGF Conta B

(10%, art. 23-I da L 8.666)( 5%, art. 23-I da L 8.666)

R$ 15.000,00 CPGF

R$ 7.500,00 Conta B

(10%, art. 23-II da L 8.666)

(5%, art. 23-II da L 8.666)

R$ 8.000,00

R$ 4.000,00

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Valores Limites para Sup Fundos

- Port 95-MF/2002; Port Normativa 1.403-MD/2007 Despesas de Pequeno Vulto
(art. 2, II; 3, P1.403/07; art. 45,III, D93.872/86; Port 95/02; Mf 02.11.21)

Obras/Servios Engenharia Sup Fundos Item da despesa

CPGF
(10%, art. 23-I da L 8.666)

Conta B
(5%, art. 23-I da L 8.666)

R$ 15.000,00
(1%, art. 23-I da L 8.666)

R$ 7.500,00
(0,25%, art. 23-I da L 8.666)

R$ 1.500,00

R$ 375,00

Bens e Servios Comuns Sup Fundos

Item da despesa

(10%, art. 23-II da L 8.666)

CPGF

(5%, art. 23-II da L 8.666)

Conta B

R$ 8.000,00
(1%, art. 23-II da L 8.666)

R$ 4.000,00
(0,25%, art. 23-II da L 8.666)

R$ 800,00

R$ 200,00

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Valores Limites para Sup Fundos

SAQUE no uso do CPGF O Saque a exceo. Se reveste de procedimentos (1) antes - (2) durante (3) depois: - (1) Deve estar previsto no Ato de Concesso com justificativas. - (2) Levar em considerao o valor da despesa correspondente (o excedente estar comprometido). - (2) O saldo deve ser devolvido (GRU - 68808-8) at 3 dias teis, a contar do dia seguinte ao saque, caso no seja utilizado e seu valor R$ 30,00. - (2) Caso o excedente seja < R$ 30,00, o Agt Sup poder permanecer com o R$. Durante a aplicao, havendo mais saques e saldos, no primeiro momento em que o dos saldos ultrapassarem o limite, dever haver Rclh.

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Valores Limites para Sup Fundos

SAQUE no uso do CPGF

- (2) Em casos de deslocamentos longos ou atividades em locais onde no h possibilidade de saques e/ou devolues, o Agt Suprido permanecer com os valores alm do prazo, mas com as justificativas formais na prestao de contas. No o fazendo, o Gestor dever apurar as responsabilidades.
- (3) Sempre que houver saque, independentemente de haver devoluo de saldos dentro do prazo ou de o valor da compra ter sido igual ao saque, dever haver a motivao formal no processo. Saiu da regra, haver justificativas, sempre!

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Concesso
O Ordenador de Despesas (OD) poder conceder SF para o pagamento de:

a. despesas eventuais em viagens e com servios especiais que exijam pronto pagamento em espcie;
b. despesas de pequeno vulto;

c. despesas relativas a peculiaridades militares e servios de inteligncia, tambm podendo ser enquadrados:
1) manobras militares; 2) manuteno de organizaes militares que no disponham de autonomia administrativa (gesto da execuo oramentria e financeira);

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Concesso
3) apoio na realizao de congressos e reunies militares com a participao de delegaes estrangeiras ou externas estrutura do Ministrio da Defesa, excludas as despesas relativas a hospedagem e alimentao dos delegados brasileiros, quando estas forem cobertas por dirias ou forem custeadas pela Unio, sob quaisquer formas;

4) transporte de pessoal e bagagens de militares, na situao prevista no art. 53 do Decreto n 4.307, de 18 de julho de 2002;
5) manuteno de aditncias e representaes no exterior;

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Concesso
6) apoio a misses no exterior; e 7) outras situaes especiais que, comprovadamente, exijam pronto pagamento em espcie.

d. de despesas de carter sigiloso, conforme regulamento; e. de despesas relativas a hospedagem, alimentao e locomoo do Ministro de Estado da Defesa e dos Comandantes das Foras, assim como dos integrantes das respectivas comitivas oficiais, quando essas despesas no forem cobertas por dirias ou no forem custeadas pela Unio, sob quaisquer formas.

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Concesso
O Ordenador de Despesas poder conceder suprimento de fundos para o cumprimento de misses especficas, que impliquem na aquisio de materiais e servios que exijam pronto pagamento em espcie. Nesse caso, o OD dever justificar a concesso, no campo Finalidade, da Autorizao de Suprimento de Fundos. Para a realizao de despesas de pequeno vulto para aquisio de material de consumo, a concesso de suprimento de fundos fica condicionada a: a. inexistncia temporria ou eventual no almoxarifado, depsito ou farmcia, do material ou medicamento; b. impossibilidade, inconvenincia ou inadequao econmica de estocagem do material; c. inexistncia de cobertura contratual.

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Concesso
A concesso do SF dever ser precedida de Nota de Empenho ordinrio ou por estimativa, por conta da dotao oramentria prpria para as despesas a realizar. A uma mesma Autorizao de Suprimento de Fundos podero corresponder diversas Notas de Empenho.

Em casos excepcionais e devidamente justificados, o Ordenador de Despesas poder autorizar a aquisio, por suprimento de fundos, de material permanente de pequeno vulto.

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Do ato de concesso de suprimento de fundos devero constar: a. data da concesso; b. programa de trabalho (projeto/atividade) e a natureza de despesa;

c. nome completo, nmero do CPF, posto ou graduao, cargo ou funo e matrcula do Agente Suprido; d. valor do suprimento de fundos em moeda corrente, em algarismos e por extenso;

SUPRIMENTO DE FUNDOS
Do ato de concesso de suprimento de fundos devero constar: e. prazo de aplicao, que no poder exceder a 90 (noventa) dias, nem ultrapassar o trmino do exerccio financeiro; f. prazo de comprovao que no poder exceder 30 (trinta) dias, aps o prazo de aplicao. Nos casos em que o prazo de aplicao for fixado at 31 de dezembro, o suprimento de fundos dever ser comprovado at 15 de janeiro seguinte; e g. destinao ou objeto da despesa a realizar.

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VEDAES
O suprimento de fundos intransfervel, no entanto, em relao ao prazo de aplicao inicialmente fixado, quando este for inferior a 90 (noventa) dias, ser admitida a prorrogao do mesmo, at aquele limite. Neste caso, a UG dever fazer constar observao especfica no Relatrio Mensal de Prestao de Contas.

vedada a concesso de suprimento de fundos para:

a. aquisio de material permanente ou outra mutao patrimonial, classificada como despesa de capital; b. aquisio de bens ou servios de maneira que possa caracterizar compra de forma continuada; c. aquisio de bens ou servios para os quais existam ou devam existir contratos de fornecimento; d. assinatura de livros, revistas, jornais e peridicos.

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No poder ser concedido suprimento de fundos a servidor ou militar:
a. responsvel por 02 (dois) SF; b. responsvel por suprimento de fundos que, esgotado o prazo, no tenha prestado contas de sua aplicao; c. sem vnculo empregatcio com o servio ou que no esteja em efetivo exerccio; d. que esteja respondendo a inqurito administrativo ou tenha sido declarado em alcance; e. que exera a funo de Ordenador de Despesas; f. que tenha a seu cargo a guarda ou utilizao do material a adquirir, salvo quando no houver na UG outro servidor ou militar; e g. para aquisio que deve ocorrer pela via normal dos estgios da despesa.

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APLICAO
No se conceder suprimento de fundos com prazo de aplicao superior a noventa dias, nem para aplicao no exerccio financeiro subsequente. A contagem do prazo de aplicao iniciar-se- no dia em que o numerrio estiver disponvel na conta bancria do Agente Suprido. A aplicao do suprimento de fundos dever ser feita dentro da finalidade e de acordo com as condies estabelecidas no ato de concesso.

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Todas as aplicaes, exceto no caso das despesas passveis de relacionamento, devem ser comprovadas por Nota Fiscal (NF) ou documento equivalente, devendo ser observados os seguintes aspectos:
a. as NF ou documentos equivalentes devem ser emitidos em nome da UG que concedeu o SF e devem ser integralmente preenchidos com caligrafia legvel, no sendo admitidas rasuras de qualquer espcie; b. no verso das NF ou documentos equivalentes deve ser lavrado, por intermdio de carimbo, declarao manuscrita ou datilografada, o atestado de que o material foi recebido ou o servio foi prestado, assinado por outro Agente da Administrao, devidamente identificado, que no o Agente Suprido;

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c. so considerados documentos comprobatrios (Nota Fiscal ou documento equivalente):
1) no caso de compra de material: Nota Fiscal de venda ao consumidor; 2) no caso de prestao de servios por pessoa jurdica: Nota Fiscal de prestao de servio; 3) no caso de prestao de servios por pessoa fsica: - Recibo Comum, se o credor no for inscrito no INSS; - Recibo de Pagamento de Autnomo (RPA), se o credor for inscrito no INSS; - cpia da GPS e do DARF respectivo, quando for o caso;

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4) caso seja necessria a realizao de licitao, devem ser observadas as prescries contidas na Lei n 8.666/93;

5) em hiptese alguma sero admitidas despesas realizadas fora do perodo de aplicao. Os documentos comprobatrios de despesas acima especificados, s sero aceitos se tiverem sido emitidos dentro do prazo de aplicao definido no ato de concesso.

d. O total dos gastos realizados mediante suprimento de fundos no poder ultrapassar o quantitativo recebido.

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COMPROVAO
A comprovao do suprimento de fundos dever ser efetuada pelo Agente Suprido, em at 30 dias aps o perodo de aplicao, por intermdio de processo prprio, organizado para cada autorizao e que dever conter os seguintes documentos: a. Autorizao de Suprimento de Fundos; b. Nota(s) de Empenho; c. Ordem Bancria referente ao valor do SF; d. Demonstrativo de Suprimento de Fundos (um demonstrativo para cada Nota de Empenho, quando for o caso);

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COMPROVAO
e. Notas Fiscais ou documentos equivalentes;

f. Relao de Despesas Passveis de Relacionamento, quando for o caso;

g. Processo Licitatrio, quando for o caso;

h. Extrato Bancrio e respectiva conciliao;

i. Quando envolver RPA: - Cpia da NE INSS; - GPS; - DARF (recolhimento IRRF), quando for o caso.

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COMPROVAO
j. Comprovante de recolhimento de saldo no aplicado, se for o caso. O processo de comprovao do suprimento de fundos dever ter as folhas devidamente numeradas e rubricadas, no canto superior direito, pelo Agente Suprido. As faturas dos cartes no substituem as NF na prestao de contas, mas devem compor o processo Adm como mais um instrumento de controle do Gestor. O Ordenador de Despesas dever, expressamente, no prazo de trinta dias, a contar da data da comprovao, aprovar as contas prestadas pelo Agente Suprido ou impugn-las, determinando a apurao de responsabilidades e a quantificao de prejuzo, por intermdio de abertura de Processo Administrativo, comunicando tal fato Inspetoria de Contabilidade e Finanas de vinculao.

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COMPROVAO
- Relao de Responsabilidades

OD
(1) - Limite p/ Agt; - Prestar Contas (2) Pgto Fatura; Glosa,...

Suprido
(3) Atendimento s Condies de Utilizao do CPGF

BB

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COMPROVAO
- Situao Hipottica (pagamento de faturas) Suponha um Sup Fundos (CPGF): (Obs.: considere o ms de 30 dias) - Incio do Sup fundos/Assinatura do Ato de Concesso (AC): dia 6 do ms m1; - Prazo de aplicao 90 d; - Prestao de Contas 30 d; - Considerando compras feitas sempre nos dias 6 e 21 de cada ms; - O pagamento da fatura (pf) ser at dia 10, mas fecha-se sempre no dia 30 de cada ms; - A linha do tempo abaixo ilustra esta situao:
m1 m2 m3 m4 m5 ____|_6_pf_____21__|_6_pf______21__|_6_pf______21__|_6_pf__________|_6_pf______ |AC || | Aplicao 90 d PC 30 d

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AUTOS DO PROCESSO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS
(1) Termo de Abertura de Proc Adm numerado; (2) Ato de Concesso (datado e assinado): - O Ato de Concesso no pode ser rasurado nem modificado aps assinatura; - Dever ter: nome; CPF; cargo/funo Agt Suprido; - Indicar a motivao do Sup Fundos; - Especificar os limites e os tipos de despesas provveis; - Indicar a fundamentao legal do Sup Fundos (tipo); - Indicar se h ou no previso de saque. (3) BI que publicou a concesso; (4) Notas de Empenho referentes ao Sup Fundos;

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AUTOS DO PROCESSO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS
(5) Prestao de Contas (Agt Suprido); (6) Despacho sobre a Aprovao ou No da Prestao de Contas; (7) Doc de anulao dos saldos no utilizados (NE); (8) Fatura; (9) Doc que comprove a baixa dos compromissos no SIAFI (qfc); (10) NS de reclassificao das despesas (CD no CPR); (11) NS de baixa dos valores no utilizados;

(12) Cpia do Doc de arrecadao do ISS (qfc);

(13) Cpia do Doc (GPS/GFIP) de recolhimento do INSS (qfc); (14) Processo numerado e folhas rubricadas pelo responsvel. - O Proc Adm dever ser controlado e arquivado pela Seo de Conformidade dos Registros de Gesto.

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ERROS MAIS COMUNS VERIFICADOS EM PROCESSOS DE SUPRIMENTO DE FUNDOS
Fruto da anlise de diversos processos de suprimento de fundos, foi observada a reincidncia dos erros abaixo especificados: a. lanamento a crdito no Demonstrativo de SF, do valor recebido pelo Agente Suprido, quando tem que ser a dbito; b. lanamento a dbito dos valores pagos pelo Agente Suprido, quando tem que ser a crdito; c. falta de comprovao nas Notas Fiscais ou documentos equivalentes do pagamento das despesas realizadas (carimbo da firma confirmando o recibo da importncia e nome legvel correspondente assinatura do recebedor); d. interpolao de letras na numerao dos processos; e. falta de numerao e rubrica no canto superior direito das folhas do processo;

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ERROS MAIS COMUNS VERIFICADOS EM PROCESSOS DE SUPRIMENTO DE FUNDOS
f. enquadramento como despesas passveis de relacionamento (despesas sem comprovantes) as despesas com aquisio de materiais passveis de emisso de Notas Fiscais ou documentos equivalentes; g. falta de extrato da conta corrente tipo B; h. o Agente Suprido atestando a liquidao da despesa; i. Nota fiscal em nome do Agente Suprido quando tem que ser em nome da UG;

j. recolhimento fora do prazo do numerrio no utilizado;

k. aquisio de materiais que poderia ter sido realizada seguindo a tramitao legal dos estgios da despesa (empenho, liquidao e pagamento); l. sub-repasse do SF, pelo Agente Suprido, para outro integrante da Organizao Militar (a responsabilidade pelo recebimento, aplicao e comprovao plena do Agente Suprido).

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3. CONCLUSO
O suprimento de fundos dever sempre consistir na concesso de recursos, pelo OD a um Agt Adm UG (agente suprido), para realizar despesas que no se subordinam ao processo convencional, at o limite de valor pr-estabelecido, obedecendo a prazos definidos e com a finalidade especfica.

de total responsabilidade do agente suprido a correta aplicao e comprovao dos recursos pblicos a ele destinados pelo Ordenador de Despesas.

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3. CONCLUSO
Os comprovantes das despesas realizadas no podero conter rasuras, palavras ilegveis, acrscimos, emendas ou entrelinhas e sero emitidos por quem prestou o servio ou forneceu o material, em nome da Unidade Gestora, constando, necessariamente, discriminao clara do objeto, atestao, com data e assinatura, de que os servios foram prestados ou de que o material foi recebido, alm da data de emisso dos respectivos comprovantes das despesas. A concesso do Suprimento de Fundos dever obedecer classificao pertinente ao objeto de gasto e finalidade definida no empenho.

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Na Administrao Pblica, no h liberdade e nem vontade pessoal. Enquanto na administrao particular lcito fazer tudo que a Lei no probe, na Administrao Pblica s permitido fazer o que a Lei autoriza. A lei para o particular, significa pode fazer assim; para o administrador pblico significa deve fazer assim. Hely Lopes Meirelles