Mdulo 1: Fundamentos de Logstica

Facilitador: Ing. Roger Villar Morales e-mail: e_rvillar@ipae.pe

Sesin 5:

Indicadores para la Evaluacin

de la Gestin Logstica

Los Indicadores de Gestin

El objetivo de esta capacitacin es identificar y definir los indicadores de gestin de los procesos logsticos que permitan mejorar la utilizacin de los recursos fsicos, tcnicos y humanos en el cumplimiento de metas y objetivos corporativos, como tambin ayudar en la toma de decisiones.

Los Indicadores de Gestin

Un indicador siempre debe estar unido a la definicin de objetivos a alcanzar.

Nuestra primera prioridad es identificar todos los indicadores y relacionarlos con los procesos logsticos.

No se pueden tomar decisiones por simple intuicin. Los indicadores mostrarn los puntos problemticos del proceso y nos ayudarn a caracterizarlos, comprenderlos y confirmarlos.

Qu es un Indicador y para qu sirve?

Es un DATO REVELADOR, que nos indica si vamos en el camino correcto. Mide si estamos cumpliendo nuestros objetivos. Es un parmetro cuantificable, que nos ayuda a ver la evolucin de la gestin, respecto a niveles previamente definidos como aceptables o estndares.

Qu pasa cuando NO se tiene indicadores?

Paradigmas de la medicin por Indicadores

Si el indicador es malo nos castigarn

No hay tiempo para disear indicadores

Medir las desviaciones de los indicadores es difcil Hay cosas imposibles de medir Es ms costoso medir que hacer.

Caractersticas Bsicas de un Indicador

Medible: Un indicador debe ser medible en trminos cuantitativos o cualitativos. La mayor utilidad de un indicador es poder hacer una comparacin entre la situacin medida y la situacin esperada. Preciso: Debe ser inequvoco, es decir, no debe permitir dudas sobre el tipo de dato a recoger. Oportunidad: Entendida como la capacidad para que los datos sean recolectados a tiempo y sea analizada oportunamente para poder actuar.

Aplicacin de los Indicadores de Gestin

Definir Metas
Ejecutar las mediciones INDICADORE S DE GESTIN Anlisis de la informacin Aplicar las acciones preventivas/correctivas Comprobar los efectos

Aplicacin

Identificacin y Definicin de Indicadores

Una organizacin, debe plantearse la necesidad de definir indicadores dando respuesta a las siguientes preguntas:
Qu debemos medir? Dnde es conveniente medir? Cundo hay que medir? En que momento o con que frecuencia? Quin debe medir? Cmo se debe medir? Cmo se van ha difundir los resultados? Quin y con qu frecuencia se va a revisar y/o auditar el sistema de obtencin de datos?

Ficha de Definicin de Indicadores

Definicin del Indicador
Proceso a Medir

Mantenimiento Preventivo del Vehculos

Nombre del Indicador

Frmula U.M. Fuentes de Informacin (Input) Frecuencia de toma de datos Meta Responsable de la Medicin

Operatividad de Unidades
N Vehiculos totales - N vehiculos inoperativos N Vehiculos totales 100

% - Inventario actualizado de vehculos totales - Reporte de vehculos inoperativos Diario 95% Asistente de Mantenimiento Vehicular

Descripcin de la Medicin
Frecuencia de Anlisis rea(s) a Reportar

Uso de hoja de clculo (Excel)

Mensual - rea de Ingeniera - Gerencia General

Principales Indicadores de Procesos Logsticos

1) 2) 3) 4) 5) 6)

Indicadores de Abastecimiento Indicadores de Inventarios Indicadores de Almacenamiento Indicadores de Transporte Indicadores de Servicio al Cliente Indicadores Financieros

1) Indicadores de Abastecimiento
INDICADOR Calidad de los Pedidos Generados DESCRIPCIN Nmero y porcentaje de pedidos de compras generadas sin retraso, o sin necesidad de informacin adicional. FRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Cortes de los problemas inherentes a la generacin errtica de pedidos, como: costo rectificador pedidos, esfuerzo del personal de compras para identificar y resolver problemas, incremento del costo de mantenimiento de inventarios y prdida de ventas, entre otros. Costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio, como: costo de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la produccin, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc.

Productos Generados sin Problemas x 100 Total de pedidos generados

Entregas perfectamente recibidas

Nmero y porcentaje de pedidos que no cumplen las especificaciones de calidad y servicio definidas, con desglose por proveedor

Pedidos Rechazados x 100 Total de rdenes de Compra Recibidas

1) Indicadores de Abastecimiento
INDICADOR Nivel de cumplimiento de Proveedores DESCRIPCIN Consiste en calcular el nivel de efectividad en las entregas de mercanca de los proveedores en la bodega de producto terminado FRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Identifica el nivel de efectividad de los proveedores y que estn afectando el nivel de recepcin oportuna de mercanca en la bodega de almacenamiento, as como su disponibilidad para despachar a los clientes

Pedidos Recibidos Fuera de Tiempo x 100 Total Pedidos Recibidos

2) Indicadores de Inventario
INDICADOR ndice de Rotacin de Mercancas DESCRIPCIN Proporcin entre las ventas y las existencias promedio. Indica el nmero de veces que el capital invertido se recupera a travs de las ventas. FRMULA Ventas Acumuladas x 100 Inventario Promedio IMPACTO (COMENTARIO) Las polticas de inventario, en general, deben mantener un elevado ndice de rotacin, por eso, se requiere disear polticas de entregas muy frecuentes, con tamaos muy pequeos. Para poder trabajar con este principio es fundamental mantener una excelente comunicacin entre cliente y proveedor. Se toma la diferencia en costos del inventario terico versus el fsico inventariado, para determinar el nivel de confiabilidad en un determinado centro de distribucin. Se puede hacer tambin para exactitud en el nmero de referencias y unidades almacenadas

Exactitud del Inventario

Se determina midiendo el costo de las referencias que en promedio presentan irregularidades con respecto al inventario lgico valorizado cuando se realiza el inventario fsico

Valor Diferencia ($) Valor Total de Inventarios

3) Indicadores de Almacenamiento
INDICADOR DESCRIPCIN Consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el nmero de unidades almacenadas en un perodo determinado Consiste en conocer el nivel de efectividad de los despachos de mercancas a los clientes en cuanto a los pedidos enviados en un perodo determinado. FRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Sirve para comparar el costo por unidad almacenada y as decidir si es ms rentable subcontratar el servicio de almacenamiento o tenerlo propiamente. Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribucin y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega.

Costo de Almacenamiento por Unidad

Costo de almacenamiento Nmero de unidades almacenadas

Nivel de Cumplimiento Del Despacho

Nmero de despachos cumplidos x 100 Nmero total de despachos requeridos

3) Indicadores de Almacenamiento
INDICADOR DESCRIPCIN Consiste en conocer el valor de mantener un metro cuadrado de bodega FRMULA Costo Total Operativo Bodega x 100 rea de almacenamiento IMPACTO (COMENTARIO) Sirve para costear el valor unitario de metro cuadrado y as poder negociar valores de arrendamiento y comparar con otras cifras de bodegas similares.

Costo por Metro Cuadrado

4) Indicadores de Transporte

INDICADOR Comparativo del Transporte (Rentabilidad Vs Gasto)

DESCRIPCIN Medir el costo unitario de transportar una unidad respecto al ofrecido por los transportadores del medio. Consiste en determinar la capacidad real de los camiones respecto a su capacidad instalada en volumen y peso

FRMULA Costo Transporte propio por unidad Costo de contratar transporte por unidad

IMPACTO (COMENTARIO) Sirve para tomar la decisin acerca de contratar el transporte de mercancas o asumir la distribucin directa del mismo. Sirve para conocer el nivel de utilizacin real de los camiones y as determinar la necesidad de optimizar la capacidad instalada y/o evaluar la necesidad de contratar transporte contratado

Nivel de Utilizacin de los Camiones

Capacidad Real Utilizada Capacidad Real Camin (kg, mt3)

5) Indicadores de Servicio al Cliente

INDICADOR DESCRIPCIN Consiste en calcular el porcentaje real de las entregas oportunas y efectivas a los clientes Nmero y porcentaje de facturas con error por cliente. Consiste en calcular el nmero de pedidos no facturados dentro del total de facturas FRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Sirve para controlar los errores que se presentan en la empresa y que no permiten entregar los pedidos a los clientes. Sin duda, esta situacin impacta fuertemente al servicio al cliente y el recaudo de la cartera. Generacin de retrasos en los cobros, e imagen de mal servicio al cliente, con la consiguiente prdida de ventas. Se utiliza para medir el impacto del valor de los pendientes por facturar y su incidencia en las finanzas de la empresa

Nivel de cumplimiento entregas a clientes

Total de Pedidos no Entregados a Tiempo Total de Pedidos Despachados

Calidad de la Facturacin

Facturas Emitidas con Errores Total de Facturas Emitidas Total Pedidos Pendientes por Facturar Total Pedidos Facturados

Pendientes por Facturar

6) Indicadores Financieros
INDICADOR DESCRIPCIN Est pensado para controlar los gastos logsticos en la empresa y medir el nivel de contribucin en la rentabilidad de la misma. Consiste en determinar el porcentaje del costo de las ventas perdidas dentro del total de las ventas de la empresa FRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Los costos logsticos representan un porcentaje significativo de las ventas totales de las empresas, por ello deben controlarse permanentemente. Siendo el transporte el que demanda mayor inters. Se controlan las ventas perdidas por la compaa al no entregar oportunamente a los clientes los pedidos generados. De este manera se mide el impacto de la reduccin de las ventas por esta causa

Costos Logsticos

Costos Totales Logsticos Ventas Totales de la Compaa

Ventas Perdidas

Valor Pedidos no Entregados Total Ventas Compaa

Beneficios de la Indicadores
Satisfaccin del cliente Interno y Externo Porque somos proveedores de nuestro producto/ servicio a otras reas (cliente interno) y a nuestros clientes externos.

Monitoreo del proceso Seguimiento exhaustivo a cada eslabn de la cadena que conforma el proceso. Las mediciones son las herramientas bsicas no slo para detectar las oportunidades de mejora, sino adems para implementar las acciones.

Beneficios de la Indicadores
Benchmarking A travs del benchmarking podemos evaluar productos, procesos y actividades y compararlos con los de otra empresa. Esta prctica es ms fcil si se cuenta con la implementacin de los indicadores como referencia. Mejoramiento Continuo Trabajar con la filosofa del Mejoramiento Continuo permite obtener beneficios como: Mejoramiento en Calidad Alta Productividad Mejor disponibilidad y confiabilidad de cada uno de los equipos. Estandarizacin Competitividad.

Recuerda que:
Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar

Trabajo Aplicativo 5:

1) Definir 3 indicadores para su rea de trabajo, utilizando la Ficha de Definicin respectiva.

2) Analice, describa y explique algunas operaciones o actividades de su rea que actualmente no se estn controlando a travs de indicadores. Sugiera y elabore su Ficha de Definicin.
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