Gesto de Documentos

Curso de Treinamento

Ana Clia Rodrigues

Universidade Federal Fluminense anyrodrigues@yahoo.com.br

FUNDAO ARQUIVO E MEMRIA DE SANTOS FAMS 2013

Fundamentos tericos e legais da gesto de documentos

O conceito
Formulado aps a Segunda Guerra Mundial (Canad e Estados Unidos).

Necessidade de racionalizar e controlar o volume de grandes massas documentais acumuladas em depsitos de arquivos.

Gesto documental
conjunto de medidas e rotinas que tem por objetivo a racionalizao e eficincia na produo, tramitao, classificao, avaliao, arquivamento, acesso e uso das informaes registradas em documentos de arquivo.
(Dicionrio de Terminologia Arquivstica SP, 1996)

Gesto de documentos
Modelo sistmico de organizao de arquivos, onde o documento passa a ser controlado desde o momento de sua produo at sua destinao final: eliminao criteriosa ou guarda permanente.

Dcada de 80
Arquivos instrumentos da gesto governamental e da conscincia nacional Procedimentos de gesto documental torna os arquivos colaboradores das administraes.

Gesto de documentos
Arquivos rgo de apoio administrao

passam a ser aplicados os princpios de economia e eficcia no campo dos arquivos, segundo o qual a informao deve estar disponvel no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possvel .
(JARDIM, 1987)

Brasil: Constituio de 1988

"compete administrao pblica na forma da lei, a gesto de sua documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. (art. 216, parg. 2)

Lei Nacional de Arquivos

Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados:

gesto de documentos
conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. (art. 3)

Lei 8.159/91

Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, `a cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 - Consideram-se arquivos, para fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Lei 8.159/91
"legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos, assim como a gesto e o acesso aos documentos observado o disposto na Constituio e nesta lei". (art. 21)

CONARQ: Resoluo n. 27
RESOLUO N 27, DE 16 DE JUNHO DE 2008.
Dispe sobre o dever do Poder Pblico, no mbito dos estados, do Distrito Federal e dos municpios, de criar e manter Arquivos Pblicos, na sua especfica esfera de competncia, para promover a gesto, a guarda e a preservao de documentos arquivsticos e a disseminao das informaes neles contidas.

Lei de Acesso Informao

Lei n. 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informaes na administrao pblica. cabe aos rgos e entidades do poder pblico assegurar a gesto transparente da informao, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgao e a proteo da informao, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade (incisos I e II do art. 6o)

Quem deve cumprir a lei

rgos pblicos dos trs poderes (Executivo, Legislativo e Judicirio) dos trs nveis de governo (federal, estadual, distrital e municipal). Incluem-se os Tribunais e Contas e os Ministrios Pblicos. Autarquias, fundaes pblicas, empresas pblicas, sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios tambm esto sujeitos lei. (Artigo 1, pargrafo nico)

Acesso informao
direito de obter orientao sobre os procedimentos para a consecuo de acesso, bem como sobre o local onde poder ser encontrada ou obtida a informao almejada e informao contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus rgos ou entidades, recolhidos ou no a arquivos pblicos. (incisos I e II do art. 7o).

Negativa de acesso
conduta ilcita que enseja responsabilidade do agente pblico se utilizar indevidamente, bem como subtrair, destruir, inutilizar, desfigurar, alterar ou ocultar, total ou parcialmente, informao que se encontre sob sua guarda ou a que tenha acesso ou conhecimento em razo do exerccio das atribuies de cargo, emprego ou funo pblica (inciso II do art. 32).

Negativa de acesso
O rgo pblico pode negar acesso total ou parcial a uma informao solicitada. Nesse caso, dever justificar por escrito a negativa e informar ao requerente que h possibilidade de recurso. (Artigo

11, 1, II.)

Prazo para a concesso da informao Imediatamente ou no mximo 20 dias, prorrogvel por mais dez dias, desde que a entidade apresente motivos para o adiamento. (Artigo 11, 1 e 2)

Transparncia ativa

As informaes de interesse pblico devero ser divulgadas independentemente de solicitaes (Artigo 3, II; Artigo 8.)

Sigilo de documentos
Classificao

Ultrassecreto (25 anos, renovvel por mais 25 anos) Secreto (15 anos) Reservado (5 anos)

(Artigo 24, 1 I, II e III; Artigo 24, 4; Artigo 24, 2)

Sigilo de documentos

Todos os rgos e entidades pblicas tero de divulgar anualmente uma lista com a quantidade de documentos classificados no perodo como reservados, secretos e ultrassecretos. (Artigo 39)

Qual informao?

informao contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus rgos ou entidades, recolhidos ou no a arquivos pblicos.
poltica, organizao e servios dos rgos e entidades pblicas.
(Artigo 7, II e V)

Qual informao?

implementao, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e aes dos rgos e entidades pblicas, bem como metas e indicadores propostos.
administrao do patrimnio pblico, utilizao de recursos pblicos, licitao, contratos administrativos.
(Artigo 7, VI e VII a)

Qual informao?

ao resultado de inspees, auditorias, prestaes e tomadas de contas realizadas pelos rgos de controle interno e externo, incluindo prestaes de contas relativas a exerccios anteriores. (Artigo 7, VII
b)

registros de quaisquer repasses ou transferncias de recursos financeiros.

(Artigo 8, II)

Qual informao?

registros das despesas. informaes concernentes a procedimentos licitatrios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados.
(Artigo 8, III e IV)

Qual informao?

dados gerais para o acompanhamento de programas, aes, projetos e obras de rgos e entidades. respostas a perguntas mais frequentes da sociedade.
(Artigo 8, V e VI)

Classificao de acesso
1. Documentos ostensivos Aberto consulta pblica, sem restrio de acesso. 2. Documentos Sigilosos So aqueles cujo acesso restrito, de acordo com a natureza de seu contedo, tendo em vista a convenincia de limitar sua divulgao.

Documentos sigilosos
Reservados No devem ser imediatamente de conhecimento pblico. Secretos O conhecimento no autorizado pode acarretar dano grave segurana da sociedade e do Estado.

Documentos sigilosos
Ultrassecretos Requerem excepcionais medidas de segurana, cujo teor ou caractersticas s devem ser de conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Polticas de gesto documental

Devem refletir e atender as demandas especficas do rgo produtor dos documentos, facilitando as tarefas arquivsticas e a rotina dos administradores.

Programa de gesto de documentos

Objetivos

Avaliao e seleo dos conjuntos de documentos que devem ser preservados permanentemente e dos que podem ser eliminados sem prejuzo de perda de informaes substanciais para a tomada de decises. Coordenao do sistema de arquivos do rgo, definindo procedimentos para o funcionamento dos arquivos e garantindo as transferncias, recolhimentos e pleno acesso aos documentos. Centralizao normativa dos aspectos que envolvem a produo documental do rgo.

Programa de gesto de documento: metodologia

Funes arquivsticas

Identificao Produo Avaliao Classificao Normalizao de parmetros para o planejamento adequado da produo e controle da acumulao, seja para documentos produzidos em meio convencional (papel) ou digital (eletrnico).

Identificao
primeira fase da metodologia arquivstica
Tarefa de pesquisa cientfica levantamento de dados sobre a estrutura e o funcionamento do rgo e da tipologia documental produzida.

Trabalho de investigao e de crtica sobre a gnese do documento.

Identificao da tipologia documental Diplomtica Contempornea estudo das formas e dos processos de formao dos documentos de arquivo.
(Luciana DURANTI, 1995)

Instrumento: Manual de Tipologia Documental

Base conceitual: documento e arquivo

Arquivos conjuntos de documentos que independentes de sua natureza ou suporte fsico so reunidos por acumulao natural, por pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas o privadas, no exerccio de suas atividades.
(Dicionrio de Terminologia Arquivstica SP, 1996)

Documento de arquivo
Documento o espelho da ao

documentos de arquivo = prova documental anlise das suas caractersticas intrnsecas e extrnsecas.

O documento de arquivo ...

Como resultado de uma atividade administrativa:
Publicar uma ordem Provar algo Transmitir uma informao

Espcie documental
configurao que assume o documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas
(Dicionrio SP, 1996)

Ex: requerimento, lei, decreto, portaria

PORTARIA
Definio Ato pelo qual as autoridades competentes (titulares de rgos) determinam providncias de carter administrativo, visando a estabelecer normas de servio e procedimentos para o(s) rgo(s), bem como definir situaes funcionais e medidas de ordem disciplinar. Partes componentes (contedo)

1. Ttulo (a palavra PORTARIA), seguido da sigla do rgo, numerao e data, em letras maisculas, e em negrito.
2. Ementa da matria da Portaria, em letras maisculas, direita da pgina. 3. Prembulo: denominao completa da autoridade que expede o documento, em maisculas e negrito; fundamentao legal, seguida da palavra RESOLVE, tambm em maisculas, acompanhada de dois pontos, esquerda da folha. 4. Texto, subdividido em artigos, pargrafos e alneas, explicitando a matria da Portaria. 5. Local e data, por extenso. 6. Assinatura, nome e cargo da autoridade que subscreve a Portaria.

Tipo documental
a configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que ela representa.

(Dicionrio Terminologia SP, 1996)

espcie

tipo documental
atividade
verbo + objeto da ao

Alvar

Alvar de licena para construo

licena para construo

Srie documental
Seqncia de unidades de um mesmo tipo documental.
(Dicionrio Terminologia SP, 1996)

o conjunto de documentos resultantes do exerccio da mesma atividade, tem idntico modo de produo, tramitao e resoluo (despacho final).

tipo documental = srie documental

Produo
o momento de emisso do documento, criado para servir de prova de direitos ou de informao. O ideal que os documentos sejam padronizados. Protocolo
o momento de entrada do documento na instituio; o setor engloba as atividades de recebimento, classificao, registro e distribuio dos documentos.

Classificao
Estabelecer a imagem do contexto onde so produzidos os documentos .

Instrumento: Plano de Classificao

Avaliao
Estabelecer valores para os documentos a fim de determinar os prazos guarda e destinao final (eliminao ou guarda permanente).

Instrumento: Tabela de Temporalidade

Valores dos documentos

Primrio Relaciona-se s razes pela qual foi criado o documento. Necessrios para o cumprimento das atribuies e para o desempenho das funes da entidade produtora/acumuladora: valores administrativo, jurdico e fiscal.

Valores dos documentos

Valor Secundrio Manifestam-se sob aspectos evidenciais (normas de ao, programas de trabalho e procedimentos), sobre origem (demonstram a legalidade do exerccio da instituio e suas atividades), programas substantivos (de contribuio ao desenvolvimento cientfico e tecnolgico projetos e estudos tecnolgicos e documentos que giram em torno dos mesmos).

Plano de Destinao de Documentos

Tabela de temporalidade de documentos (TTD) Lista de eliminao Termo de eliminao Edital de cincia de eliminao

Comisso de Avaliao de Documentos Representantes:

membros efetivos e eventuais (documentos avaliados)

Profissionais de arquivo Unidade de arquivo rea administrativa rea juridica

Manual de normas e procedimentos

So o resultado e condio para a gesto da informao arquivstica em qualquer ambiente de produo e acumulao.
(DOYLE & FRNIRE, 1991)

TTD Secretaria Municipal de Economia e Finanas

Secretaria Municipal de Economia e Finanas

Gabinete 6 Departamentos 4 Coordenadorias

35 Sees
46 rgos produtores e/ou acumuladores de

documentos.
(Decreto n 4467/2005)

Metodologia
programa de gesto de documentos Identificao Classificao Avaliao

Procedimentos

Reunio para apresentao do projeto com chefias de departamento da SEFIN. Levantamento da legislao municipal que define a estrutura e atribuies das secretarias da Prefeitura Municipal de Santos.

Lei Complementar Municipal n. 542 de 29 de setembro de 2005 Reforma administrativa Lei Complementar Municipal n. 667 de 29 de dezembro de 2009 Reforma administrativa Decreto Municipal n. 5.489 de 08 de janeiro de 2010 Atribuies e funcionamento das unidades administrativas

Procedimentos

Estudo do Regimento da SEFIN (Decreto Municipal n. 5.489 de 08 de janeiro de 2010), para a identificao das atribuies: competncia, funes, atividades e tarefas.
Competncia: Secretaria

SEFIN
Implantao da poltica fiscal e financeira do municpio. (art. 50, parag. I, item B)
Funes: Departamentos

Departamento de Oramento e Gesto DEORG

Elaborao e implantao de planos, programas e projetos relativos ao controle da execuo oramentria e da gesto fiscal. (art. 53, parag. I, item C)

Procedimentos
Atividades e Tarefas: Coordenadorias / Sees

Seo de Execuo Contbil SECONT

Registrar e contabilizar as operaes econmicas, financeiras e patrimoniais. (art. 59, parag. I)

Elaborao do estudo de Identificao de rgo Produtor, que registra informaes sobre as reas administrativas, competncia, funes, atividades, tarefas e tipologia documental produzida, parmetro para elaborao do plano de classificao da SEFIN.

Competncia

Funo

Atividade

Tarefa

Tipo Documental

Auxiliar o Prefeito na implantao da poltica fiscal e financeira do municpio. (art.50, parag.I, item B)

Gerenciar o cumprimento das metas estabelecidas no Plano Plurianual de Governo, na respectiva rea de competncia; (art. 73, parag.I, item A)

Exercer o controle da arrecadao dos Impostos Municipais, Contribuio de Melhoria e da Taxa de Licena de Localizao e Funcionamento; (art.80, parag.I)

Procedimentos

Analisar e quando Processo de for o caso iseno/reduo fundamentar, a de IPTU fim de subsidiar o processo decisrio da autoridade competente, sobre alteraes, cancelamentos, restituies, isenes, imunidades e lanamentos de tributos; (art.80, parag. IV)

Procedimentos

Elaborao do Plano de Classificao, a partir dos estudos de identificao de rgo produtor realizados para a SEFIN. Para a redao das classes e subclasses foram mantidas as redaes originais da competncia, funes e atividades que constam do regimento da secretaria, retirando apenas as explicaes da ao administrativa que caracteriza o nvel da atribuio.
Competncia Redao original: Auxiliar o Prefeito na implantao da poltica fiscal e financeira do
municpio. (art. 50, parag I, item B) Redao no plano de classificao: Implantao da poltica fiscal e financeira do municpio.

Procedimentos

Realizao de entrevistas com os gestores das reas produtoras de documentos (gabinete, departamentos, coordenadorias e sees) para o levantamento de dados sobre a tipologia documental. Estudo da legislao pertinente produo, vigncia e prescrio dos tipos documentais identificados nas reas produtoras de documentos da SEFIN e pesquisa dos prazos referenciadosna legislao informada.

Procedimentos

Padronizao da denominao dos tipos documentais e definio dos prazos de guarda e destinao dos documentos, includos na TTD para anlise e aprovao pelas autoridades competentes. Encaminhamento para validao e aprovao da Tabela de Temporalidade nos nveis hierrquicos do rgo produtor e Procuradoria Geral do Municpio (PGM) da Prefeitura Municipal de Santos, para anlise jurdica e aprovao final do instrumento.

TTD - SEFIN
Publicao no Dirio Oficial do Municpio de Santos de 14 de fevereiro de 2012, pg. 17 a 23.

Programa de Gesto de Documentos do Municpio de Santos (PGD-Santos)

A FAMS e a gesto de documentos

Decreto n 4.638/2006 Cabe a Fundao Arquivo e Memria de Santos FAMS, rgo central do Sistema de Arquivos do Municpio de Santos - SAMS, propor a poltica

municipal de gesto de documentos

(art. 6).

TTDs publicadas
2007 Gesto Ouvidoria Pblica Municipal Tabela de Temporalidade de Documentos Comuns

TTDs publicadas
2008 Comunicao Turismo Esportes e TTD complementar Meio Ambiente

TTDs publicadas
2009 Segurana e TTD complementar Assuntos Jurdicos Obras e Servios Pblicos 2012 Finanas

TTDs em fase de elaborao

2012

FAMS Educao

TTDs a serem elaboradas

Assistncia Social Assuntos Porturios martimos Cultura Defesa da Cidadania Desenvolvimento e Assuntos estratgicos

TTDs a serem elaboradas

Planejamento Sade Secretaria de Assuntos Jurdicos Servios Pblicos