Facultad de Comercio y Administracin Victoria

METODOLOGA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

Asignatura:

Auditoria Estratgica Administrativa

Catedrtica:

C.P. Diana de Lourdes Coronado Hernndez

Ciudad Victoria, Tamaulipas

Otoo de 2013

METODOLOGA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

Tiene el propsito de servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan de forma programada y sistemtica, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarn y aplicarn los enfoques de anlisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

Etapas que integran la metodologa:

Planeacin Instrumentacin Examen Informe

Seguimiento

PLANEACIN
Se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la auditora administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.

OBJETIVO
Establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditora en forma secuencial y ordenada.

FUENTES DE INFORMACIN
Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor.
INTERNAS EXTERNAS

rganos de gobierno rganos de control interno Socios Niveles de la organizacin Unidades estratgicas de negocio Sistemas de informacin

rganos normativos Competidores actuales y potenciales Proveedores actuales y potenciales Grupos de inters Organizaciones lderes Redes de informacin en el mercado global

INVESTIGACIN PREELIMINAR
Implica la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal, informacin del campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, as como el primer contacto con la realidad. Criterios: Determinar las necesidades especificas. Identificar los factores que requieren de atencin Definir estrategias de accin. Jerarquizar prioridades en funcin del fin que se persigue. Describir la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores. Especificar el perfil del auditor. Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

PREPARACIN DEL PROYECTO DE AUDITORA

PROPUESTA TCNICA
Naturaleza Alcance Antecedentes Objetivos

PROGRAMA DE TRABAJO

Identificacin Responsable rea Clave Actividades

Estrategia
Justificacin Acciones Recursos Costo

Fases
Calendario Representacin grfica Formato Reportes de avance Periodicidad

Resultados
Informacin complementaria

La organizacin debe asignar al auditor o equipo de auditores que estime conveniente, para iniciar formalmente el estudio, siempre con base en la magnitud o grado de complejidad de la auditora.

DIAGNSTICO PRELIMINAR
Se debe preparar un marco de referencia que fundamente la razn por la que surge la necesidad de auditar.

INSTRUMENTACIN
Se seleccionan y aplican las tcnicas de recoleccin ms viables, se eligen indicadores, manejo de los papeles de trabajo y evidencia, y la supervisin necesaria para mantener una coordinacin eficaz.

RECOPILACIN DE INFORMACIN
Debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo, pues de otra manera se puede incurrir en errores de interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar la auditora, o suspenderla.

TCNICAS DE RECOLECCIN
INVESTIGACIN DOCUMENTAL
A) NORMATIVA B) ADMINISTRATIVA

Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica preguntas:
Qu trabajo se hace? Para qu se hace? Quin lo hace? Cmo se hace? Con que se hace? Cundo se hace?

Por qu se hace?

Enfoques del anlisis administrativo

Los enfoques de anlisis administrativo constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones. Estas importantes herramientas de trabajo le posibilitan:

Comprobar si la ejecucin de las etapas del proceso administrativo se apega a lo previamente planeado
Dar soporte a la evaluacin cualitativa y cuantitativa de los indicadores establecidos Fortalecer el examen de los resultados de la organizacin

Considerar elementos o circunstancias que inciden en los resultados

Enfoques organizacionales
Accin afirmativa Accin independiente Accin cooperativa Accin voluntaria Adaptacin a las masas Administracin Administracin a libro abierto Administracin cientfica Administracin del cambio Administracin del conocimiento Administracin de la diversidad Administracin de la relacin con los clientes Administracin de operaciones Administracin estratgica

 Administracin por categoras Administracin por competencias

Administracin por valores

Administracin por objetivos Amortiguamiento Anlisis del costo-beneficio Anlisis de criterio mltiple Anlisis de estructuras Anlisis de sistemas

Anlisis del punto de equilibrio

Anlisis factorial Anlisis marginal Anlisis situacional rbol de decisiones Arquitectura empresarial

 Autoevaluacin autopoiesis Tablero de mando integral Anlisis FODA Benchmarking Biogestin Cadena de fines y medios Cadena de valor

Capacidad efectiva
Ciberntica Crculos de calidad Clienting

Coaching
Coalicin Comparacin multipersonal Competencia clave

 Comportamiento organizacional Conflicto cognoscitivo Contrabando Contraste decreciente Control burocrtico Control concurrente Control de clanes Control de mercado

Control de retroalimentacin
Control estadstico de procesos Control preventivo Control total de calidad Conversacin estratgica Cooptacin Curva de la experiencia

 Decisiones programadas Decisiones no programadas Defensa de dominio

Deontologa
Desarrollo emprendedor Desarrollo organizacional Desplazamiento de la meta

Diagrama de afinidad
Diagrama de causa y efecto Diagrama de Pareto Diagrama de relaciones

Diagrama del proceso

Dialctica Downsizing Economas de alcance

prospectiva
Disciplina

con visin global, sistmica y abierta que explica los posibles futuros.

Reingeniera organizacional

Proceso que replantea y redirecciona los procesos, la estructura, los sistemas y la toma de decisiones..

Reorganizacin
Revisin

y ajuste

Retroalimentacin de 360 grados

Evala

el desempeo

Rol de enlace
Para

facilitar comunicaciones entre departamentos.

Roles
Forma

en que deben comportarse distintos individuos.

Six sigma
Elimina

los defectos, prioriza la comprensin, la medida y la mejora de procesos

Servicio al cliente
Velocidad

y confiabilidad

Sesgo de la falacia
Suposicin

de que si ocurre una cantidad inesperada de hechos similares, convence de que ocurrir un hecho no observado.

Sistema
Conjunto

de partes relacionadas e interdependientes.

Sistema sociotcnico
Diseo

de puestos para optimizar la operacin de una nueva tecnologa.

Sistema delphi
Recurso

para efectuar pronsticos con el consenso de un grupo de expertos.

Techo de cristal
Barrera

invisible que dificulta ir mas all de la jerarqua organizacional.

Teleologa
Considera

que un acto es moralmente correcto o aceptable si produce el resultado deseado.

Teora bifactorial
Sostiene

que las personas pueden ser motivadas por factores que satisfacen necesidades de orden superior

Teora cuntica de la informacin

Nueva

forma de comprensin de la realidad. Se desarrollan redes de conectividad para transportar, almacenar y procesar informacin.

Teora cuantitativa
Aplicacin

de tcnicas cuantitativas para mejorar la toma de decisiones.

Teora de agencia
Problemas

que pueden surgir cuando una persona delega autoridad de tomar decisiones a otra.

Teora de sistemas
Afirma

que los sistemas se pueden explicar cuando se relacionan sus distintos componentes.

Teora de la atribucin
Explica

como se juzga a las personas a partir del significado que se atribuye a una conducta.

Teora de la burocracia
Hace

hincapi en la administracin sobre una base racional de tipo impersonal a travs de una jerarquizacin de la autoridad, las normas y un registro estandarizado de las operaciones.

Teora de la complejidad
Se

preocupa del estudio de los atractores asociados con sus dinmicas y de la teora de la innovacin.

Teora de la contingencia
La

manera en que enfrentan situaciones distintas y requiere de formas diversas de administracin.

Teora de la equidad
Los

empleados se sienten motivados cuando perciben que hay equidad entre lo que aportan y lo que reciben.

Teora de la jerarqua de las necesidades

Las

personas satisfacen necesidades fisiolgicas, de seguridad, sociales, de reconocimiento y autorrealizacin.

Teora de las contingencias estratgicas

Explica

la forma en que las unidades organizacionales ganan o pierden poder al influir en la toma de decisiones.

Teora de las expectativas

Las

personas se sienten motivadas cuando creen que pueden realizar una tarea por la que recibirn la recompensa correspondiente.

Teora de las limitaciones

Analiza

el sistema total de procesos, para identificar limitaciones, con el propsito de reforzarlas o eliminarlas.

Teora de las necesidades adquiridas

Propone

que las personas se sienten motivadas por su necesidad de poder, logro y afiliacin.

Teora de las restricciones

Establece

que en toda clase de sistema existe alguna restriccin.

Teora de los contratos sociales integrados

Propone

que las decisiones morales deben basarse en normas ticas vigentes en las comunidades e industrias.

Teora de los recursos cognitivos

Interaccin

entre las personas y la situacin que relaciona las variables personales.

Teora de los sustitutos del liderazgo

Explica

las caractersticas del seguidor, de la tarea y de la organizacin, que elimina o neutraliza la necesidad de un lder.

Teora del aprendizaje social

Afirma

que las personas aprenden a travs de la observacin y experiencia directa.

Teora del camino-meta

Se

utiliza para determinar el estilo de liderazgo.

Teora del campo de fuerzas

El

comportamiento como la consecuencia de un campo dinmico de fuerzas que constituye su espacio de vida o ambiente psicolgico.

Teora del caos

Denominacin

de la rama de las matemticas y la fsica que trata cierto tipo de comportamientos aleatorios

Teora del continuo del liderazgo

Se

emplea para elegir el estilo de liderazgo apropiado.

Teora del establecimiento de objetivos

Propone

que objetivos difciles, pero factibles de alcanzar, motivan a las personas.

Teora del liderazgo normativo

rbol

de decisiones impulsadas por el tiempo y por el desarrollo, para elegir un estilo de liderazgo.

Teora del liderazgo por contingencia

Se

utiliza para determinar si el estilo se orienta a la tarea o a las relaciones.

Teora del liderazgo situacional

Se

centra en las caractersticas de los seguidores como el elemento mas importante de la situacin.

Teora del reforzamiento

Las

consecuencias del comportamiento motivarn a las persona a actuar de cierta manera.

Teora estructuralista
Concibe

a la empresa como un sistema social, en el que coexisten una organizacin formal y una informal.

Teora multicultural
Campo

de estudio de la diversidad cultural, de los procesos de negociacin, y del comportamiento plural.

Teora situacional
Liderazgo

basado en contingencias. El comportamiento del lder con la disposicin de los seguidores al cumplimiento de las tareas.

Teora transaccional
Enfoque

de liderazgo que aclara el papel de los seguidores y los requerimientos de las tareas con apego a las estructuras.

Tournaround management
Literalmente

recrear y reinventar una organizacin.

Valor de mercado agregado

Determina

el clculo que hace el mercado de valores del valor de los proyectos de inversin de una organizacin.

Valor econmico agregado

Representa

el rendimiento operativo despus de impuestos que genera la empresa.

ENFOQUES CUANTITATIVOS Anlisis de series de tiempo

Interpretacin

de las variaciones de los volmenes de hechos, costos en periodos de tiempo homogneos

Cadenas de eventos
La

probabilidad de que ocurra un evento depende del evento inmediato anterior.

Correlacin
Determinacin

del grado de relacin o influencia mutua entre dos o ms variables.

Modelos de inventario
Interpretacin

de las variaciones de los volumenes de hechos, costos en periodos de tiempo homogneos

Modelos integrados de produccin

Reduccin

del costo con respecto a la fuerza de trabajo, la produccin y los inventarios.

Muestreo
Para

inferir informacin acerca de un universo de estudio.

Nmeros ndice
Muestran

el movimiento de valores en una serie de tiempo, por lo que permite medir, las fluctuaciones del volumen de operaciones, errores, costos, ausencias etc.

Programacin dinmica
Resolucin

de problemas que poseen varias fases interrelacionadas, en las que se debe adoptar una decisin adecuada, sin perder el objetivo que se pretende lograr.

Programacin lineal
Asignacin

de recursos de manera ptima en relacin con un objetivo

Simulacin
Imitacin

de una operacin o un mtodo antes de su ejecucin real

Teora de colas o de lneas de espera

Optimizacin

de distribuciones en condiciones de aglomeracin.

Teora de juegos
Determinacin

de la estrategia ptima en una situacin de competencia.

Teora de los grafos

Tcnicas

de planeacin y programacin de redes.

Teora de las decisiones

Seleccin

del mejor curso de accin cuando la informacin se da en forma probable.

ANALISIS MULTINIVEL
PRIMER

NIVEL: empleo de tcnicas de recoleccin producto de la percepcin de la realidad y el contexto de actuacin.

SEGUNDO

NIVEL: desprender las conclusiones consecuentes, en funcin del diferente grado de aplicacin de los enfoques administrativos y cuantitativos involucrados

 TERCER

NIVEL: juego de variables asociadas con los supuestos detrs de las lneas de accin. NIVEL: la definicin de un contexto de interdependencia e interaccin. NIVEL: reflexin de las tendencias del desempeo y el redireccionamiento propuesto.

CUARTO

QUINTO

FORMULACIN DEL DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO

Base conceptual
La

diagnosis es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta que puede cuantificarse y calificarse.

Marco de referencia
Se

dispone de una base de informacin con la perspectiva de la gnesis, forma de operacin y posicin competitiva.

contenido
a) contexto b) Informacin operativa c) Desempeo d)Estrategia competitiva e) Liderazgo

f) perspectivas

INFORME
En este documento se sealan los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que binde suficiente informacin; as mismo es importante que estn sustentados por evidencia competente y relevante. Debern reunir atributos tales como: objetividad Oportunidad Claridad Utilidad Calidad lgica

ASPECTOS OPERATIVOS
Es necesario revisar el informe en trminos prcticos con base en las premisas que se acoraron para orientarlas acciones que se llevaron a cabo en forma operativa. Es recomendable seguir ese orden: Introduccin *desviaciones significativas Antecedentes *opiniones de los responsables de las Justificacin reas auditadas Objetivos de la auditoria *asuntos especiales Estrategia Recursos Costo Alcance Acciones Metodologa Resultados Conclusiones Recomendaciones Alternativas de implementacin

LINEAMIENTOS GENERALES PARA SU PREPARACION

No perder de vista el objeto de la auditoria Ponderar las soluciones Explorar alternativas y traducirlas en recomendaciones Coherencia entre los hallazgos y criterios Fundamentar slidamente los resultados Elementos idneos para una toma de decisiones objetiva y congruente Forma y contenido de los reportes y seguimiento de las acciones Tomar en cuenta los resultados de auditorias anteriores.

TIPOS DE INFORME
INFORME GENERAL
Responsable Introduccin Antecedentes Tcnicas empleadas Diagnostico Propuesta estrat. De implem. Seguimiento Conclusiones y recomen. Apndices y anexos

INFORME EJECUTIVO
Responsable Periodo de revisin Objetivos Alcance Metodologa Sntesis conclusiones

INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES

Se considera relevante en las sig. Caractersticas: Inconsistencia de cadena de valor Incumplimiento de expectativas Perdida de oportunidades C.O. dbil Bienes o servicios sin calidad

PROPUESTA DE IMPLEMENTACION
*determinar las act. Que deben efectuarse

Preparacin del programa

*establecer el tiempo de cada act. *requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario. Delimitar responsabilidades

Mtodos de implementacin

*mtodo instantneo *proyecto piloto *en paralelo

*mtodo parcial o por aproximaciones *combinacin de mtodos

Integracin de recursos

Se debe desarrollar toda la base documental para fundamentar tcnica y la implementacin.

Ejecucin del programa

Se procede a implementar las recomendaciones mediante el empleo del mtodo seleccionado

PRESENTACION DEL INFORME

Titular de la organizacin rgano de gobierno rgano de control interno Niveles directivos Mandos medios y nivel operativo Grupos de filiacin, operativo o sectorial Dependencia globalizadora

SEGUIMIENTO
Verificar que las acciones propuestas como resultado de las observaciones se lleven a la practica en los trminos y fechas establecidos conjuntamente con los responsables de rea
Facilitar al titular de la organizacin la toma de decisiones Constatar las acciones que se llevaron a cabo para implementar las recomendaciones. Al final rendir un nuevo informe.

OBJETIVO: Establecer lineamientos generales, acciones

especificas y criterios para la ejecucin de la auditoria de seguimiento para garantizar que las observaciones se atiendan e implementen de manera puntual

LINEAMIENTOS GENERALES
Definir las reas en que se comprobara la implementacin

Replantear las recomendaciones

Reprogramar las fechas compromiso para implementar las recomendaciones

Considerar la participacin de especialistas

Evaluar los resultados

Reportar el seguimiento de observaciones derivadas d una auditoria en proceso

Pruebas adecuadas para obtener evidencia

Mecanismos necesarios para mantener un control de las recomendaciones

Establecer fechas de reprogramacin.

ACCIONES ESPECIFICAS
Recomendaciones programadas Estrategia Asignacin de responsabilidad Factores considerados Areas de aplicacin Periodo de realizacin Porcentaje de avance Costo Apoyo y soporte Resultados obtenidos Impacto logrado Recomendaciones fuera de programa Estrategia Desviaciones Causas Efectos Alternativas de solucin planteadas Alternativas de solucin implementadas Acciones correctivas realizadas Calendario de aplicacin

Gracias