SISTEMA DE AUDITORA Y CONTROL (SAC)

Septiembre 2002

Qu es el Sistema de Auditora y Control (SAC)?

Es un sistema que permite automatizar los procesos bsicos de la Contralora considerando los requerimientos normativos de la SECODAM. Este Sistema trabaja en ambiente Windows, ya sea de manera local o en red, utilizando como manejador de Base de Datos Microsoft Access o SQL Server, por lo que se considera una aplicacin viable de migrar a cualquier ambiente sin importar su tamao o recursos informticos. Provoca la estandarizacin de los papeles de trabajo. Ayuda a controlar y supervisar los avances de las Auditoras. Permite contar con una Base de Datos que puede ser explotada de acuerdo a las necesidades del personal del OIC. Optimiza los tiempos tanto en el proceso de Auditora, as como en la elaboracin de informes. Establece mayores canales de Comunicacin Interna.

PROCESO DE AUDITORA Y SEGUIMIENTO

PLANEACIN
S U P E
CRONOGRAMAS MARCOS CONCEPTUALES GUIAS EVALUACIN CONTROL INTERNO PROGRAMA ANUAL DE CONTROL Y AUDITORA Y ACTUALIZACIN ORDEN DE AUDITORA ASIGNA AUDITORES REQ. INICIAL DE INFO. ACTA DE INICIO CARTA PLANEACIN

R
V I S I O N
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN SEGUIMIENTO A LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN DESARROLLO DE LOS MARCOS CONCEPTUALES CDULAS DE OBSERVACIONES

EJECUCIN

INFORMES
INFORME AL REA (DGA) INFORME EJECUTIVO (DG)

AUDITORA DE SEGUIMIENTO
CDULAS DE OBSERVACIONES ACTA DE INICIO ORDEN DE AUDITORA

El Proceso de Auditora del SAC.

Asignacin de Recursos PACA Usuario PACA por tipo Operacin PACA incluyendo Operaciones Resumen PACA Paca con detalle Operaciones Paca Detallado

Guas de Auditora Orden de Auditora Asignacin de Auditores Acta de Inicio de Auditora Carta Planeacin Marcos Conceptuales Cronograma de Actividades ndice de Legajos Marcas de Auditora Portadas de Legajos Evaluacin del control Interno Requerimientos de Informacin Desarrollo de Marcos Conceptuales Cdulas de Observaciones Pantalla de Supervisin Cdula nica de Auditora Informe al rea Informe Ejecutivo Orden de Inicio de Auditora Acta de Inicio de Auditoras Cdulas de Observaciones de Seg.

El Proceso de Auditora Etapa de (Planeacin)

Guas de Auditora Orden de Auditora

Asigna Auditores

Acta de Inicio

Carta Planeacin

Marcos Conceptuales

Cronograma de Act. Indice Portadas de Legajos. Marcas de Auditora

El Proceso de Auditora (Ejecucin)

Requerimientos de Info

Evaluacin del Control Interno

Desarrollo Marcos Concep..

Cdulas de Observaciones

El Proceso de Auditora (Supervisin)

Cdula nica de Auditora

Pantalla de Supervisin

Consideraciones del SAC Unificacin de Criterios Estandarizacin de Formatos Atencin de requerimientos del usuario Atencin de hallazgos del Rediseo Alineacin de actividades Cultura de Medicin Migracin Access SQL Integracin PACA actual a una Base de Datos

Flujo del proceso con los participantes del grupo

Se Estandariza y Alinea el Proceso Lineamientos de SECODAM Anlisis y Diseo Requerimientos de las reas Aceptacin del Producto

Programacin

Pruebas

Liberacin a Produccin

Aceptacin del Sistema

Documentacin

Roles de los participantes del grupo SAC

Plantear requerimientos Analizar , Disear y Programar Probar Mdulos Autorizar cada producto Documentar los productos Alinear los procesos Autorizar los mdulos y/o el sistema

Representantes de las reas de Auditora Gerencia de Mejora Continua y Evaluacin de Procesos Gerencia de Gestin Institucional e Informacin Gerencia de Auditora de Sistemas

Subdireccin de Control de Calidad y Programacin Area de Auditora de Control y Evaluacin Titulares de rea/Titular del OIC

Fases de desarrollo del SAC

Mdulos que se repetirn en cada fase de desarrollo

2/2 ..
Diseo de Mdulos del Sistema Anlisis de la informacin documental Diseo de Tablas de la Base de Datos Elaboracin de diagramas de Flujo del Mdulo Diseo de Reportes del Mdulo Diseo de Entradas al Mdulo Diseo de Procesos de Pseudocdigo Elaboracin de guiones de pruebas Preparacin del ambiente de pruebas

Investigacin Previa

Creacin de Mens

Presentacin del Mdulo

Documentar Cdigo

Anslisis del Sistema Actual

Diseo de la Base de Datos

Cuestionarios especficos

Elaboracin de Pantallas de Captura

Firma de Aceptacin

Ayuda en Linea

Anlisis de la informacin documental

Modelo Entidad Realcin Normalizacin de la Base de Datos

Anlisis de la informacin recibida

Programacin de Procesos

Realizacin de pruebas

Mdulo de Ayuda de usuario

Aplicacin de custionarios

Entrevistas con el usuario

Diseo de Reportes

Validacin de pruebas por el usuario

Mdulo de Ayuda Tcnica

Anlisis de la informacin recibida

Diseo del Flujo de Datos

Deteccin de EPS

Documentacin de pruebas

Entrevistas con el usuario

Diseo de Interfases

Pruebas de escritorio

Deteccin de EPS

Aceptacin de Diseo

Actividades realizadas con el Grupo perativo y de Seguimiento y Control

Fases de desarrollo del SAC

..1/2

Diseo de Interrelacin

Elaborar guin de pruebas

Presentacin del Sistema

Elaboracin del programa de cursos Elaboracin del material de cursos

Instalacin a los equipos del OIC

Definicin del alcance del Paralelo

Ajustes requeridos del Sistema Pruebas de las modificaciones del sistema

Acta de Liberacin

Diagramas de Flujo de interfases

Preparar ambiente de pruebas

Aceptacin del Sistema

Puesta en Marcha

Periodo del Paralelo

Programacin de Interfases

Realizar pruebas

Imparticin de cursos

Comparacin de Resultados del Paralelo Deteccin de los ajustes requeridos

Validacin de pruebas

Pruebas de escritorio a interfases

Validacin de pruebas

Documentacin de cambios y pruebas

Aceptacin de interfases

Documentacin de las pruebas

Proyecto: SIA

Gerencia de Auditora de Sistemas

Hoja 2/2

Puntos a Considerar para el desarrollo del SAC.

La generacin de documentos requeridos por las auditoras se realizan actualmente en procesadores de palabras. La informacin que se reporta a SECODAM, se debe enviar a travs del sistema SiPACA El SiPACA cuenta con las siguientes limitaciones tcnicas: Es un sistema para informar (registra nicamente), no permite controlar el desarrollo de las auditoras. Se generan varios reprocesos en la informacin. La operacin en RED es muy lenta. Maneja exclusivamente maysculas No contempla Auditoras Intergerenciales No cuenta con los campos adecuados para poder controlar la informacin de acuerdo a los lineamientos de SECODAM No permite ejecucin remota (Estatales), por lo que se concentra la captura en Oficina Matriz Dificultad para registrar en el sistema la informacin a lo largo de la Auditora Su esquema est basado en cortes trimestrales, lo que ocasiona detener la captura en caso de presentarse adecuaciones a la Base de Datos por parte de SECODAM.

Filosofa utilizada para el desarrollo del SAC

Diseo Modular Esquema Cliente Servidor (Puro), con una base de Datos Centralizada Sistema Transaccional Desarrollo basado en Prototipos Actualizacin en lnea Componentes reutilizables Alcance a nivel Estatal utilizando la infraestructura institucional Permitir controlar todo el proceso de Auditora, Evaluacin y Control, as como sus respectivos seguimientos. Reduccin de la captura al mximo mediante el uso de catlogos Evitar reprocesos con la generacin de documentos directamente del sistema Permitir conocer el estado que guardan las actividades del OIC en cualquier momento. Permitir realizar la supervisin directamente a travs del sistema. Dejar evidencia de supervisin. Control de modificaciones en documentos ya autorizados.

Mdulos que a futuro integrarn el Sistema Integral de Auditora

El sistema Integral de Auditora constar de los siguientes 10 Mdulos: PACA Auditora Seguimiento a Auditora Evaluacin y Control Seguimiento a Evaluacin y Control Transferencia a otros Sistemas Estadsticas y Reportes Generales Recursos Humanos Herramientas Administrativas Catlogos

Diagrama de Bloques del Sistema Integral de Auditora (final)

Transferencias a otros Sistemas

Seguimiento a Auditoras Control de Tiempos Auditoras Seguimiento a Evaluacin y Control Catlogos Evaluacin y Control

Estadsticas y Reportes Generales

PACA del Ejercicio Recursos Humanos Herramientas de Administracin

Herramientas utilizadas para el desarrollo del SAC

Manejador de Base de Datos: SQL Server 2000 (Base de Datos Central) Microsoft Access (Mdulos Viajeros) Front End Visual Basic 6.0

Reporteador Crystal Reports 8.0

Algunos resultados
El rediseo del proceso de auditora y la implantacin del Sistema SAC, entre otros, permiti lo siguiente: Reduccin de tiempos y trmites administrativos. Fortalecimiento del control en las revisiones. Eliminacin de un nivel de supervisin directa. Implantacin de formatos y reportes estndar. Desarrollo secuencial y ordenado de las actividades. Ejecucin del proceso de auditora de manera automatizada. Registro de los tiempos utilizados en cada una de las etapas. Estatus en lnea de la revisin. Definicin de roles y responsabilidades, as como perfiles y descripciones de puestos. Implantacin de esquemas ms productivos para el desarrollo de reuniones de revisin.

Algunos resultados (continuacin)

Como muestra de lo anterior, enunciamos algunos de los resultados cuantitativos: Reduccin de las demoras por supervisin en un 66% en planeacin y 83% en demoras por correcciones en informes. Reduccin del 87% de las validaciones en la ejecucin. Reduccin de 4 a 3 niveles de supervisin. Reduccin a un formato estndar de 4 existentes de la orden de auditora, acta de inicio y carta planeacin Reduccin de 3 a 2 tipos de informes Seguimiento automatizado del PACA al instante, en cualquiera de sus fases y reportes de tiempo de duracin de las etapas. Uso de esquemas grupales para revisin de productos de auditora y definicin de responsabilidades, marcando como poltica que en una sola sesin se obtenga el producto final.