A gesto eficaz da informao faz a diferena nas organizaes, sendo uma arma poderosa nas mos de quem sabe geri-la. Um arquivo bem estruturado proporciona esta maior competitividade, uma vez que a informao arquivada em qualquer suporte permite a tomada de decises. Alm disso, os documentos de arquivo guardam a memria das organizaes, permitindo fazer estudos retrospectivos. As tecnologias podem contribuir para melhorar a gesto de documentos desde que respeitem padres internacionalmente aceites, os quais implicam a necessria cumplicidade da arquivstica com a tecnologia.
Este curso visa dotar os participantes com os conhecimentos necessrios para a organizao da documentao empresarial, com metodologia de organizao, que atenda a necessidade de localizao rpida dos documentos.
- Identificar as principais caractersticas dos documentos a tratar e a guardar; - Descrever o ciclo de vida dos documentos; - Identificar unidades de arquivo; - Apresentar os passos para uma boa gesto da correspondncia; - Resolver as questes fsicas que interferem neste domnio.
1. Introduo gesto de arquivos 1.1. Misso de um sistema de arquivo na organizao da empresa 1.2. Difuso, circulao e arquivo 1.3. Tipologia dos documentos e suportes 1.4. Etapas da vida de um documento e seus impactos ao nvel da gesto documental
2. Sistemas bsicos de arquivo 2.1. Alfabtico, Numrico 2.2. Domnios de aplicao 2.3. As vantagens e inconvenientes dos diversos sistemas de classificao 2.4. Determinao do mtodo de classificao adaptado s necessidades 2.5. A indexao: generalidades, conceitos, palavras-chave, descritores, princpios de indexao
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3. Classificao por assunto 3.1. Plano dicionrio (descritores) 3.2. Plano ideolgico hierarquizado 3.3. Avaliao comparativa destes dois tipos de plano 3.4. Parmetros a ter em conta na escolha
4. Identificar os prazos de conservao: legais, teis, histricos 4.1. Os textos jurdicos: aplicao e evoluo. 4.2. Documentos a conservar, a prescrio, o original e a cpia. 4.3. Os princpios de segurana e confidencialidade.
5. Suportes de informao 5.1. A informao em suporte de papel: posies e material correspondente e os meios de sinalizao 5.2. Os novos suportes da informao (Microfilmes, suportes magnticos, discos pticos, ) 5.3. Arquivo informtico
5.3.1. Recorrer a pesquisas multi-critrios 5.3.2. Indexao pelos campos-chave 5.3.3. Pesquisa e listagens
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Viso Estratgica
Num determinado servio, a arrumao dos documentos, mais conhecidos na gria administrativa por papelada, uma tarefa que s se leva a cabo quando h pouca coisa para fazer, ou tambm na gria administrativa, quando se tem uma aberta para o fazer, em que as tarefas comuns permitem um certo tempo para tarefas menos importantes, aborrecidas e ingratas.
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caos da acumulao de documentos nos servios; falta da informao quando ela mais necessria para a informao da deciso; enormes massas documentais acumuladas nos locais mais recnditos; eliminao da histria das prprias instituies;
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arrumar os documentos seleccionar, arrumar e manter acessvel a informao, que , desde sempre, mas nos dias de hoje com grande acuidade, um recurso estratgico fundamental
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Questes:
Que documentos queremos produzir? Quais as funes que eles devem cumprir? De quanto tempo necessitamos deles e onde? Que futuro queremos dar aos documentos que produzimos?
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O que pretendemos com este curso pensar, reflectir e trabalhar com um conjunto de procedimentos, essencial para a organizao dos documentos administrativos. Seja qual for o desenvolvimento tecnolgico do nosso servio, da nossa instituio, sem o conhecimento e aplicao destes procedimentos, jamais conseguiremos atingir a plataforma mais elevada da organizao documental: a do Arquivo.
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Arquivo: conjunto orgnico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurdica, singular ou colectiva, ou por um organismo pblico ou privado, no exerccio da sua actividade e conservados a ttulo de prova ou informao
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um documento de arquivo no fruto da vontade de uma instituio ou servio, ele fruto sim das funes atribudas a determinada instituio ou servio, como forma de concorrer para a resoluo dos assuntos decorrentes dessas funes
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Valor:
Valor administrativo/probatrio Valor legal/fiscal Valor histrico
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O sistema de arquivo, permitir que se guardem os documentos enquanto detm alguma utilidade e atendendo ao seu valor, ou que se proceda sua eliminao, transcorrido o tempo necessrio em que se esgote o seu valor administrativo e fiscal, e caso no tenham valor histrico.
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Parmetros:
Volume documental Espao de arquivo disponvel Possibilidade de contacto entre arquivos correntes e estruturas intermdias Metros lineares de documentao histrica Pessoal especializado Sensibilidade da instituio para a valorizao do arquivo
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poltica de eliminao de documentos de acordo com critrios racionalizadores, estudando sistemas de conservao e criando quadros de conservao com regras pr-estabelecidas
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Teoria do Ciclo de Vida que, numa verso mais radical, d aos documentos uma vida similar aos de um organismo vivo, no sentido em que nasce (fase de criao), vive (fase de manuteno e utilizao) e morre (fase de conservao histrica ou eliminao).
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Fase de criao de documentos: estudar-se- o desenho dos formulrios, a preparao e a gesto da correspondncia, o desenvolvimento de sistemas de gesto da informao e a aplicao das modernas tecnologias a estes processos.
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Fase de manuteno e utilizao dos documentos: nesta fase desenvolver-se- um sistema completo de arquivos e recuperao dos documentos, gesto dos arquivos nos servios, desenvolvimento e manuteno de programas de documentos essenciais e de planificao contra desastres, criao de arquivos intermdios e aplicao de sistemas de anlise, automatizao e reprografia a estes processos.
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Fase de disposio dos documentos (conservao ou eliminao): inclui a identificao e descrio das sries, desenvolvimento dos quadros de avaliao e seleco com o fim de eliminar ou transferir os documentos para Arquivo histrico.
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assegurar uma documentao adequada, evitar o no essencial, simplificar os sistemas de criao e uso do papel, melhorar a forma como se organizam e recuperam os documentos, proporcionar o cuidado adequado ao armazenamento a baixo custo dos documentos nos arquivos intermdios, e assegurar a eliminao adequada dos documentos que no sejam necessrios para a gesto dos assuntos correntes
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A organizao do Arquivo deve ser pensada numa perspectiva das necessidades presentes, mas tambm numa prospectiva das necessidades futuras do Servio a que pertence.
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Ordem cronolgica A unidade eleita para a ordenao a data dos documentos. Os documentos administrativos tm, normalmente, duas datas: Data do momento da sua criao. Data do registo geral de entrada ou de sada. A data que se deve considerar para a ordenao a data do Registo, isto porque: a mais prxima da realidade. Tem valor legal.
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Ordenao alfabtica
Os documentos ordenam-se segundo as letras do alfabeto. um sistema que se aplica principalmente a documentos que se referem a pessoas, lugares ou entidades. apenas recomendvel para servios com volumes documentais baixos e com poucas possibilidades de crescimento, j que apresenta alguns problemas:
Que letras vo crescer mais? A alfabetao feita sempre da mesma forma? (exige normas claras)
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Ordenao numrica Os documentos so ordenados seguindo a srie de algarismos, do nmero um em diante. Num servio o nmero pode ser atribudo por um Livro de Registo (manual ou automatizado), elaborado pelo servio para controlo dos documentos. O principal problema que apresenta a tendncia para utilizar a ordem numrica de entrada, independentemente da sua tipologia documental e sem relacionar os documentos uns com os outros, se criar processos nem respeitar as sries documentais.
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Ordem numrico cronolgica A ordenao feita por anos e dentro desta por um nmero sequencial.
um dos sistemas mais utilizados na ordenao de documentos administrativos. Exige que se coloque o sistema de ordenao em relao com um Livro de Registo anual, onde se anote que documento se refere a cada nmero.
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Ordenao Alfanumrica Consiste em ordenar os documentos segundo as letras do alfabeto e anexar a cada letra um numero. Pode utilizar-se a primeira letra pela qual comea o assunto do processo, como por exemplo: Ou dar a cada letra um significado:
A Processos de habitao unifamiliar B Processos de loteamento industrial
Processo de Obras n 34 34/O
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Ordenao Temtica
Dentro de uma mesma srie os documentos ordenam-se de acordo com um ndice previamente elaborado. um sistema aconselhvel quando existe grande volume de documentos. Os documentos agrupam-se por conceitos e dentro deles por ordem cronolgica.
Correspondncia da Direco Com associaes Desportivas Com Associaes Profissionais Com Associaes Religiosas Com Escolas
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Um maior controlo passa por medidas implementadas logo no momento da criao dos documentos, dando importncia aos seguintes aspectos:
Normalizao e racionalizao de impressos e formulrios. Identificao do documento. Controlo da circulao dos documentos.
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IDENTIFICAO DO DOCUMENTO
A identificao do documento, tambm contribui para o controlo e recuperao do documento desde a sua criao, nele relevando dois aspectos fundamentais quanto identificao: Identificao do autor
Cientfico ou espiritual Material Jurdico ou responsvel pela consequncia final do contedo
Recuperao automatizada:
Bases de Dados Arquivo electrnico
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RECUPERAO TRADICIONAL
Os livros podem ser: Livros de entrada/sada de documentos. Livros de controlo e seguimento de processos
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RECUPERAO AUTOMATIZADA
Consiste em elaborar uma serie de ndices mediante a introduo de dados num computador, utilizando para o efeito uma Folha de Recolha de Dados (FRD), desenvolvida numa aplicao informtica apropriada. Supe enormes possibilidades, s por si suficientes para a sua utilizao: Para o seguimento de processos e controlo dos documentos. Na elaborao de ndices por mais do que uma entrada (remissivos) Na recuperao da informao por mais de um campo. Na colocao indevida de uma ficha no conjunto.
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Quanto recuperao automatizada, podemos optar em circunstncias normais por dois esquemas:
Bases de Dados Arquivo Electrnico
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Bases de Dados um conjunto de dados relacionados entre si e organizados de tal maneira que proporcionaram uma base para a sua utilizao efectiva: Recuperao da informao. Modificao da informao. Elaborao de relatrios.
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Dentro da criao de um sistema de arquivo, h que decidir qual o nvel a que podemos chegar na recuperao automatizada da informao. As possibilidades podem ser as seguintes:
Registo dos documentos entrados e sados. Controlo e recuperao de uma srie. Controlo, seguimento e recuperao de uma srie. Controlo, seguimento e recuperao de todo o arquivo.
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Arquivo Electrnico No fundo, o arquivo electrnico junta s possibilidades das Bases de Dados, na recuperao e localizao dos documentos, a recuperao visual, no cr, do prprio contedo do documento, atravs da utilizao de um scanner. As possibilidades so muito atractivas, mas no podemos esquecer que:
A legislao no permite destruir a maior parte dos originais, o que implica duplicidade de suportes. Antes de proceder captura da imagem, se queremos recuperar o documento temos que introduzir os dados que permitam a sua recuperao.
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Todas as decises que se tomam em relao organizao e manuteno do arquivo, tm que ser do conhecimento de todos. Para tal h que desenvolver normas de arquivo, que sirvam como guia e como documento de consulta, perante as dvidas que possam surgir. Existem vrios tipos de normas de desenvolvimento fundamental:
Normas Normas Normas Normas de de de de organizao do arquivo. conservao dos documentos nos servios. acesso. seleco e avaliao.
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O CONTROLO DO SISTEMA CRIADO Com a elaborao de normas damos geralmente por terminada a organizao do arquivo corrente. Mas o sistema criado algo vivo, com inovao e evoluo constantes. ndice do movimento do arquivo:
N de documentos consultados por ano/ N de documentos arquivados
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No podemos igualmente esquecer, que se a relao pessoal que os funcionrios tm com os papis e com o arquivo, melhorar de forma consistente, porque o nosso trabalho est igualmente de parabns.
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Papel da Gesto Documental Conceitos associados Gesto Documental Desmaterializao de documentos e processos Apresentao de ferramentas e aplicaes Estudo da implementao de um SGDW
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Histria da Gesto Documental Futuro da Gesto Documental Desafios Gesto Documental Requisitos dos sistemas de Gesto Documental Vantagens dos sistemas de Gesto Documental
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Que plataforma tecnolgica? Gesto do ciclo de vida dos documentos criao, recolha, organizao, uso, disseminao e preservao, para garantir: a sua recuperao e acesso rpido e eficaz eficiente resposta s exigncias de organizaes que influenciam a conduo do seu negcio e procedimentos associados
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Validao de Documentos
Assinatura Digitalizada Assinatura Digital
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Assinatura Digitalizada
No possui valor legal; Digitalizao da assinatura autgrafa e colocao da mesma sob forma de imagem num documento electrnico; Risco de uso abusivo por terceiros; O documento pode sofrer alteraes imperceptveis (informaticamente) aps colocao da assinatura.
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Assinatura Digital
Re-engenharia de processos do fsico para o electrnico Certificados digitais na transmisso de documentos garantias de segurana garantias de valor acrescentado
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Assinatura Digital
Certificados digitais garantias de segurana Valor legal (emitido por entidade certificada) Identificao Integridade Confidencialidade
Assinatura Digital
Certificados digitais garantias de valor acrescentado Timestamping Assinatura Digital
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Cpias de segurana
Requisito: integridade assegurar o armazenamento do documento, mas tambm do contexto de produo (metainformao)
Requisito: rapidez assegurar a possibilidade de continuar a trabalhar, ainda que apenas com o essencial (h maior probabilidade de ser necessrio consultar documentos criados / recebidos no ms anterior ao desastre)
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Reduo do espao, custos de armazenamento e tempo de circulao em papel; Distribuio rpida, fcil e a uma escala global, de grandes volumes de informao multimdia; Aumento da eficincia e eficcia na recuperao de informao; Eliminao de documentos duplicados e possibilidade de controlo de verses;
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Criao de modelos de documentos, que agiliza o seu processamento; Aumento da segurana: backups, controlo de acesso a documentos sensveis, encriptao de dados, assinatura electrnica e certificao cronolgica; Aumento da capacidade de escalabilidade do sistema de informao.
Tempo estimado de processamento da informao em papel e sua pesquisa: 40% - 60% do dia de alguns colaboradores 20% - 45% do custo global com os colaboradores 12% - 15% dos resultados de uma organizao O retorno do investimento num sistema de gesto documental obtm-se rapidamente: Reduzindo o tempo de operao dos recursos humanos e potenciando um aumento de produtividade at 10%
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Como reduzir o tempo de operao dos RH? 1. Reutilizao eficiente de documentos 2. Navegao inteligente entre documentos
associados
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rea Comercial
Reutilizao de propostas j efectuadas Descoberta rpida de propostas do mesmo tipo Consulta de tabelas ou propostas de fornecedores
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rea Financeira Associao de propostas a adjudicaes e facturas Confirmao de valores de propostas, facturas e recibos
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rea Tcnica
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Caso de Estudo Custo per capita dos recursos humanos (RH): 14.000/ano (subsdio de frias, 13 ms, impostos e segurana social includos)
Fact./RH * 0,3 (margem) = 14.000 (custo RH) Fact./Pessoa = 70.000 Aumento da produtividade de 10% (apenas) mais 7.000 de facturao/pessoa
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Conceito de Workflow Tipos de Workflow Requisitos de sistemas de gesto de Workflows Vantagens dos Workflows
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Workflow
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Definio de Workflow
Automatizao de um processo de negcio, no todo ou em parte, durante o qual informao ou tarefas passam de um participante para outro, de acordo com um conjunto de regras procedimentais
(WfMC - Workflow Management Coalition)
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sadas
por meio de recursos humanos, materiais e informacionais; tendo em vista a prossecuo de um ou mais objectivos do negcio e a criao de valor acrescentado; essas actividades j so elas prprias governadas por regras.
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Ad-Hoc
o utilizador determina a sequncia no momento de execuo.
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Vertical
quando o fluxo chega a determinado ponto na organizao, os passos podem ser processados de vrias formas (pontos de deciso).
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Autnomo
no necessita de software de aplicao adicional para ser utilizvel.
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Definio do processo:
- sobre cada instncia (caso especfico) do processo - histrico (quem, o qu, quando, e estado em que se encontra a instncia do fluxo)
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Gestor de Ficheiros
Gestor de E-mail
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Conceitos Fundamentais
Configurao medida das necessidades de cada organizao Hierarquia de Pastas, a que se associa: Perfis de Utilizadores Tipos de Documentos Templates Workflows
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Conceitos Fundamentais
Cada documento possui:
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Hierarquia de pastas
De acordo com as funes desempenhadas so atribudas permisses aos utilizadores, que condicionam a visualizao da hierarquia de pastas.
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Perfis de utilizadores
Para cada pasta, para cada utilizador (ou grupo de utilizadores), atribudo um perfil que lhe pode permitir ou no a consulta, alterao ou eliminao de documentos nessas pastas.
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Tipos de documento
Objectivos dos Templates
Agilizar a criao de documentos; Normalizar o aspecto final dos documentos (PDF)
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Mail Merge quando se pretende enviar um mesmo documento para vrias entidades
Basta criar um nico documento Seleccionar os destinatrios Automaticamente so criados tantos documentos quantos os destinatrios, com os respectivos dados (morada etc).
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Validao de Documentos
Workflows e BI do Documento
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Validao de Documentos
Definem as aprovaes pelas quais um documento tem obrigatoriamente de passar; criado um registo de quem e quando aprovou; BI do documento + documento = impresso num nico PDF
Workflows e BI do Documento
Configurao no servidor permite acrescentar ao documento um rodap com informao do tipo: cdigo do documento no sistema, autor, data/hora de introduo e impresso, ...
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Validao de Documentos
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Validao de Documentos
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Validao de Documentos
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Fluxograma Proposta
como representar: simultaneamente tarefa de aguardar adjudicao existe uma tarefa de notificao de que foi criada uma nova proposta?
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Participantes e Tarefas
1. 2. 3.
4.
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Tomar conhecimento de proposta DC e DF Introduzir Adjudicao DC Encaminhar para execuo de obra / Efectuar pedido de facturao - DC Execuo de obra introduzir de folha de obra - DT Introduzir factura - DF Tomar conhecimento de obra realizada - DC
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Regras
O workflow prossegue para 3 se for efectuada a aco 2 (introduzir adjudicao) na qual seleccionada uma opo: Adjudicada ou No Adjudicada. A aco 1 (tomar conhecimento de proposta) pode permanecer pendente.
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Regras
O workflow prossegue para o Estado Final se for efectuada a aco 5 (introduzir factura) em que seleccionada uma opo: Factura Parcial ou Factura Total. A aco 6 (tomar conhecimento de obra realizada) pode permanecer pendente.
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- se tivesse de ser efectuada a aco 1 (tomar conhecimento de proposta) e a 2 (introduzir adjudicao) para o workflow prosseguir.
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aplicveis s aces se a proposta encaminhada para mais do que uma pessoa (aco 3) basta uma delas (uma ou outra) efectuar a aco 4 (execuo de obra) para o workflow prosseguir.
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Cada utilizador tem a sua prpria lista de tarefas a efectuar sobre documentos, de acordo com o definido em cada workflow, e encaminhamentos ad-hoc efectuados por outros utilizadores.
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Estatsticas
aces realizadas/no realizadas, tempo mdio de execuo das aces, evoluo na realizao de aces...
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Metainformao
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Metainformao
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Por estados activos do workflow Propostas que aguardam adjudicao neste momento:
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