Cuentas y Documentos por cobrar

Mtra. Mara Isabel Roca Gutirrez

Introduccin
Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos econmicos propiedad de una organizacin, los cuales generarn un beneficio en el futuro. Forman parte de la clasificacin de activo circulante. Entre las principales cuentas incluidas en este rubro figuran las siguientes:
Clientes Documentos por cobrar Funcionarios y empleados Deudores Diversos.

Relacin de Clientes con el Ciclo de ventas y cobros

Inventario de Mercancas

Ventas
Clientes

Efectivo
Gastos de Operacin Gastos y Productos Financieros Otros Gastos y Productos Impuestos

Compras
Proveedores

Excedente de efectivo Inversiones Temporales

Capital Contable Pasivo a Largo plazo

Faltante de efectivo Pasivo a corto plazo

Adquisiciones de Activo Fijo

Control interno de cuentas por cobrar

a) Tener un mayor auxiliar de clientes donde aparecen todas y cada una de las cuentas por cobrar de forma individual. b) Elaborar peridicamente una relacin de cuentas por cobrar. c) Establecimiento de una poltica de crdito, fijando un periodo de cobro congruente con nuestras operaciones de pago (metas de liquidez) d) Elaborar peridicamente un anlisis de clientes por antigedad de las partidas que forman su saldo.

Cuentas Incobrables
Es normal que un negocio que vende mercancas y servicios a crdito tenga algunos clientes que no paguen cuentas. Estas cuentas se conocen como incobrables y se clasifican en el rubro de gasto por cuentas incobrables en la seccin de gastos de venta del estado de resultados. Al terminar cada periodo contable se estima el importe de las cuentas incobrables para obtener una cifra razonable de las pedidas en cuentas incobrables, el importe en el estado de situacin financiera se ajusta utilizando la cuenta de Estimacin para cuentas incobrables, de naturaleza acreedora. Este proceso es necesario para cumplir con el postulado bsico de asociacin de costos y gastos con ingresos y lograr incluir todos los gastos en el periodo correspondiente.

Mtodos de reconocimiento de cuentas incobrables

Bsicamente existen tres mtodos de reconocimiento de cuentas incobrables: a) Clculo de un porcentaje sobre ventas b) Clculo de un porcentaje sobre las cuentas por cobrar. c) Mtodo de cancelacin directa. d) Mtodo Global (el tercero de los mtodos es el ms usado en la actualidad y el
que las NIF recomienda)

Porcentaje sobre las ventas

Este procedimiento consiste en multiplicar las ventas efectuadas a crdito durante un ejercicio contable por un porcentaje estimado de prdidas probable por cada cliente o deudor. Ejemplo:
Nombre Ventas Porcentaje Incobrable
20% 25% 10%

Estimacin para cuentas incobrables

$ 4 000.00 $ 2 500.00 $ 500.00 $ 7 000.00

Irma Pacheco Hiplito Cardona Vctor Lozano

$ 20 000.00 $ 10 000.00 $ 5 000.00 Suma total

Porcentaje sobre el saldo de la cuenta de clientes o deudores

Este procedimiento consiste en multiplicar el saldo actual de clientes o de deudores por un porcentaje estimado de prdida por cada cliente o deudor.
Nombre Saldos Actuales Porcentaje Incobrable Estimacin para cuentas Incobrables

Jorge Pacheco
Karen Cardona Hugo Prez

$ 50 000.00
$ 30 000.00 $ 10 000.00

30%
20% 10%

$ 15 000.00
6 000.00 200.00 $ 21 200.00

Mtodo de cancelacin directa

Algunas empresas que tienen muchos clientes tal vez prefieran esperar hasta confirmar que no pueden cobrar la cuenta especifica de un cliente, antes de hacer cualquier ajuste en relacin con las perdidas por cuentas incobrables. De acuerdo a este mtodo las prdidas en cuentas incobrables se deben registrar como un gasto en el periodo en que se cancel la cuenta y no cuando se realiz la venta.

Mtodo Global
Aplicado anualmente por las empresas, toma como base la experiencia que se ha tenido en el cobro a clientes, documentos por cobrar y deudores. Este mtodo consiste en dividir el monto total de cuentas incobrables entre el saldo de clientes de los cinco aos anteriores para obtener el porcentaje de cobro dudoso; este se multiplicar por el saldo actual de clientes, y el resultado ser estimacin para cuentas incobrables

Ejemplo
Ao 2005 2006 2007 2008 2009 Saldo de Cuentas Incobrables Clientes $ 12 500.00 10 000.00 15 600.00 9 400.00 35 500.00 $ 83 000.00 $ 2 500.00 1 900.00 7 600.00 1 800.00 3 900.00 $ 17 700.00

$ 17 700.00 entre $ 83 000.00 = .2132 por 100 = 21.32% de cobro dudoso. El saldo actual del ao 2010 es de $ 50 000.00 por 21.32% = $ 10 662.50 que es la estimacin para cuentas incobrables.

Cuenta Estimacin para cuentas incobrables

Es una cuenta complementaria del activo y de naturaleza acreedora su movimiento se muestra a continuacin:
Estimacin para cuentas Incobrables Debe Se carga: Del importe de las disminuciones efectuadas a la estimacin de cobros dudosos. Del importe de las estimaciones canceladas, por crditos incobrables Al finalizar el ejercicio: Del valor de su saldo para saldarla por cierre de libros Haber Se abona: Del importe de su saldo, el cual representa el valor de la estimacin de cuentas incobrables. Del importe de los incrementos a la estimacin de cobros dudosos. Su saldo es acreedor.

Asiento contable de la estimacin

Una vez conocida la estimacin para cuentas incobrables por clientes o por documentos o de deudores diversos. Se procede a contabilizacin de la siguiente manera: a) Si los documentos provienen de la venta de mercancas:
Gastos de Venta $_______ Estimacin para cuentas Incobrables Estimacin para cuentas Incobrables $________

a) Si los documentos provienen de operaciones distintas a la venta de mercancas:

Otros Gastos $________ Estimacin para cuentas incobrables Estimacin para cuentas incobrables $________

Presentacin en el Balance General

Activo Circulante Caja Bancos Clientes Estimacin para cuentas incobrables Documentos por cobrar Estimacin para cuentas incobrables Deudores Diversos Almacn Suma del Activo Circulante $ 5 000.00 1 000.00 $ 10 000.00 2 000.00 8 000.00 2 000.00 20 000.00 $ 44 800.00 4 000.00 $ 800.00 10 000.00

Cuentas por cobrar en moneda extranjera

En la actualidad es cada vez ms comn encontrar cuentas por cobrar o pagar valuadas en una moneda diferente de la de curso legal en nuestro pas, lo cual se debe, principalmente, al incremento de operaciones de las empresas en el extranjero Las cuentas por cobrar en moneda extranjera se deben registrar en el momento de la operacin al tipo de cambio bancario vigente en la fecha de la transaccin. Para elaborar los estados financieros, estas cuentas se deben valuar al tipo de cambio bancario vigente en la fecha de los estados financieros y reconocer la ganancia o la perdida que resulte de esta en el estado de resultados en la seccin del resultado integral del financiamiento, cargando o abonando a la cuenta de gasto o producto por fluctuacin cambiaria.

Ejemplo
Fecha 15/Diciembre/ 200x 31/Diciembre/200x 15/Enero/200x + 1 Tipo de Cambio $ 10.30 pesos/dlar $ 10.65 pesos/dlar $ 10.50 pesos/dlar

Al realizar una venta:

Diciembre 15, 200x

Clientes Ventas

$ 412 000.00
$ 412 000.00

Venta de mercanca a crdito a Boston Corp. Por $ 40 000.00 dlares

Ejemplo
Al 31 de Diciembre se presentan los estados financieros de la empresa y valuar la cuenta por cobrar al tipo de cambio vigente a esa fecha, realizando el siguiente asiento de ajuste
Diciembre 31 200x Clientes $ 14 000.00 Ganancia por fluctuacin cambiaria $ 14 000.00 Ajuste para reconocer la fluctuacin cambiaria en las cuentas por cobrar (40 000.00 dlares x ($ 10.65 - $ 10.30) = 14 000.00 pesos.)

Ejemplo
El 15 de Enero del siguiente ao Boston Corp. paga su deuda. La deuda se cobra al tipo de cambio vigente en el da de la transaccin. El asiento de diario a esa fecha es:
Enero 15 200x + 1 Bancos $ 420 000.00
Perdida por fluctuacin cambiaria 6 000.00 Clientes $ 426 000.00 Cobro de la cuenta a Boston Corp. Por $40 000.00 dlares $ 40 000.00 dlares x $ 10.50 = $ 420 000.00 ( $ 40 000.00 dlares x ($ 10.65 - $ 10.50) = $ 6 000.00 pesos.)

Normas de Informacin Financiera aplicables a las partidas por cobrar

Boletn C-3
Concepto Valuacin Reglas de Presentacin. Estimaciones para cuentas incobrables. Cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera.

Anlisis Financiero
Estas cuentas tambin estn en estrecha relacin con el anlisis financiero de la liquidez, sin embargo existen razones financieras especificas de las cuentas por cobrar: das de venta pendiente de cobro, y rotacin de cuentas por cobrar. La rotacin de cuentas por cobrar indica el nmero de veces en que el total de las cuentas son cobradas en su totalidad en un periodo determinado. La formula de la rotacin de cuentas por cobrar es:
Rotacin de cuentas por cobrar= Cuentas por cobrar Saldo promedio de las ventas a crdito Das de venta pendientes de cobro = 360 . Rotacin de cuentas por cobrar.