Tabla de Contenido

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Introduccin Objetivos Generalidades de un proyecto Tipos de proyectos Clasificacin de proyectos privados Clasificacin de proyectos pblicos o sociales Otras clasificaciones Fases de un proyecto Administracin de proyectos Estructura de un proyecto Facetas de un proyecto Conclusin Bibliografa

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Introduccin

A manera de anticipo veremos una breve resea del trabajo: los proyectos por definicin tienen una fecha de inicio y finalizacin determinadas, al igual que un alcance, presupuesto, resultados especficos y recursos asignados. Adicionalmente, cada proyecto, por similar que sean las actividades y los alcances, se tornan diferentes porque las circunstancias cambian, y las cosas siempre son distintas cuando se lidia con personas.

Adems de lo ya mencionado se deben incorporar tcnicas para el manejo de contratos y el manejo de proveedores. En esta y las subsiguientes entregas analizaremos lo que consideramos son las 12 habilidades necesarias en el manejo de proyectos, que si se ejecutan adecuadamente garantizarn el desarrollo del proyecto.
Este trabajo presenta varios puntos referentes a la administracin de proyectos y a la persona encargada de conducirlos hacia un fin exitoso.

Objetivos

Objetivo General Presentar de forma racional y sencilla la serie de actividades encaminadas al desarrollo de un proyecto. Objetivos Especficos Medir objetivamente ciertas magnitudes ciertas magnitudes cuantitativas que resultan del estudio de un proyecto. Plasmar como se desarrollan las diversas fases o etapas de un proyecto. Valorar correctamente los beneficios y costos de una evaluacin de proyecto.

Generalidades de proyecto

Temas del articulo

Definicin de Proyecto Tipos de proyectos Clasificacin de los proyectos Fases o etapas de un proyecto

Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalizacin definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado dentro de los

lmites que imponen un presupuesto y un lapso de tiempo previamente definidos.

En otras palabras un proyecto es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado nico. Surge en base a una necesidad, acorde con la visin de la organizacin, aunque sta puede desviarse en funcin del inters. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, desaparece la necesidad inicial, o se agotan los recursos disponibles.

Administracin de proyectos
Estructuracin de proyectos Facetas de un Proyecto

Los dos elementos bsicos que incluye estas definiciones son: las actividades y los recursos.

Las actividades:.

son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin

preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar informacin; realizar diagnsticos; confeccionar un diseo global de un procedimiento, programar, escribir manuales de procedimiento, etc.

Generalidades de proyecto
Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Y para determinar la secuencia lgica de las actividades se debe establecer el mtodo, el tiempo y el costo de cada operacin.

Los recursos: son los elementos utilizados para poder realizar la ejecucin de cada una de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos), programas de aplicacin, discos de almacenamiento, energa, servicios, inversiones de capital, personal, informacin, dinero y tiempo.

Proyectos
Los dos elementos bsicos que
incluye estas definiciones son: las actividades y los recursos.

Un Proyecto debe ser desarrollado en un programa calendario en el cual los recursos, siempre limitados, se asignen a cada una de las actividades en forma econmicamente ptima.

Estas limitaciones en cuyo contexto se resuelve para planear un proyecto pueden ser internas, por ejemplo: computadoras disponibles, capacidad del personal, disposiciones

presupuestarias, o bien externas, como ser: fechas de entrega de cualquier tipo de recursos, factores climticos, aprobaciones de organismos oficiales. En ambos casos las limitaciones deben tenerse particularmente en cuenta al estimar los tiempos de cada actividad.

Tipos de proyectos
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Proyecto de inversin
privada Proyecto de inversin publica Proyecto de inversin social Los proyectos pueden ser de diversa ndole, una clasificacin a partir del fin buscado puede ser la siguiente:

Proyectos de inversin privada: En este caso el fin

del proyecto es lograr una rentabilidad econmica financiera, de tal modo que permita recuperar la inversin de capital puesta por la empresa o inversionistas diversos, en la ejecucin del proyecto.

Proyectos de inversin pblica: En este tipo de proyectos, el estado es el inversionista que

coloca sus recursos para la ejecucin del mismo, el estado tiene como fin el bienestar social, de

modo que la rentabilidad del proyecto no es slo econmica, sino tambin el impacto que el
proyecto genera en la mejora del bienestar social en el grupo beneficiado o en la zona de ejecucin,

dichas mejoras son impactos indirectos del proyecto, como por ejemplo generacin de empleo, tributos a reinvertir u otros. En este caso, puede ser que un proyecto no sea econmicamente rentable , pero su impacto puede ser grande, de modo que el retorno total o retorno social permita

que el proyecto recupere la inversin puesta por el estado.

Tipos de proyectos
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Proyecto de inversin
privada Proyecto de inversin publica Proyecto de inversin social

Proyectos de inversin social: Un

proyecto social sigue el nico fin de generar un impacto en el bienestar social,

generalmente en estos proyectos no se mide el retorno econmico, es ms importante medir la sostenibilidad futura del proyecto, es decir si los beneficiarios pueden seguir generando beneficios a la sociedad, an

cuando acabe el perodo de ejecucin del

proyecto. En pocas palabras los proyectos sociales Son aquellos que buscan alcanzar un impacto sobre la

calidad de vida de la poblacin objetivo, los cuales no necesariamente se expresan en dinero. Los promotores de estos proyectos son los estados, los organismos multilaterales, las ONG y tambin las empresas, en sus polticas de responsabilidad social.

Clasificacin de los proyectos privados

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Proyectos para la creacin de nuevas unidades de negocios o empresas Proyectos para cambios en las unidades de negocios existentes

Una clasificacin de proyectos privados, se puede establecer en funcin al impacto en la empresa:

Proyectos para la creacin de nuevas unidades de negocios o empresas: En este

caso un proyecto se refiere a la creacin de un nuevo producto o servicio, estos proyectos

tpicos tienen flujos de ingresos y costos, asimismo tienen una inversin que permita iniciar la
produccin del nuevo bien o servicio, evalundose la rentabilidad del producto.

Proyectos para cambios en las unidades de negocios existentes: En este tipo de

proyectos no se crea ningn producto o servicio, simplemente se hacen cambios en las lneas de produccin, estos cambios pueden darse ya sea maquinaria nueva cambiando a la maquinaria antigua, o se hacen reduccin de equipos por tercerizacin de la produccin, tambin es posible ampliar la produccin con maquinaria adicional, es probable que en muchos casos la inversin a realizar sea mnima o cero (financiando los cambios con las mquinas vendidas por ejemplo), tambin es posible que en este tipo de proyectos no se tengan flujos de ingresos, sino ms bien flujos comparados de costos, en donde los beneficios se centran en los ahorros generados por los cambios, esto supone tener herramientas de evaluacin que se centren en la medicin del ahorro generado u optimizacin del uso de la maquinaria respectiva.

Clasificacin de los proyectos pblicos o sociales

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Proyectos de infraestructura Proyectos de fortalecimiento de capacidades sociales o gubernamentales
En el caso de los proyectos pblicos o sociales, se pueden establecer ciertas clasificaciones:

Proyectos de infraestructura: Relacionados a inversin en obras civiles de infraestructura

que puede ser de uso econmico (beneficiando la produccin) o de uso social, mejorando las

condiciones de vida. En este tipo de proyectos se mide el impacto generado en los beneficiarios
en materia de logros en salud (por ejemplo un proyecto de construccin de hospital) estos logros permiten mejorar la calidad del servicio, ahorrar recursos al estado por menores enfermedades o menor presin en centros existentes, educacin (ampliacin de aulas) mejorando la calidad del servicio educativo o incrementando su cobertura, o en la actividad econmica (carreteras, canales de regado u otros) que permite expandir la frontera de produccin existente en una zona, estos proyectos incluyen el equipamiento respectivo.

Proyectos de fortalecimiento de capacidades sociales o gubernamentales: En este

caso se trabajan diversas lneas, como por ejemplo participacin ciudadana, mejora de la gestin pblica, vigilancia ciudadana u otros, en este tipo de proyectos el componente de inversin en activos fijos, llmese obras civiles o equipamiento es limitado, la importancia del proyecto se centra en el logro de capacidades sea en la comunidad o en los beneficiarios, dichas capacidades pueden referirse a lograr habilidades de gestin si los actores son pblicos o habilidades para el fortalecimiento del rol social en la gestin de la comunidad.

Otras Clasificaciones
Otras formas de realizar la clasificacin de los proyectos son las siguientes:

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Proyectos de construccin Proyectos de Informtica Proyectos de desarrollo de productos. Proyectos Internos Proyectos de departamento Proyectos de unidades cruzadas Proyectos externos (de imagen corporativa) Proyectos Simples Proyectos complejos

Basndose en el contenido del proyecto

Proyectos de construccin Proyectos de Informtica Proyectos de desarrollo de productos.

Basndose en la organizacin participante

Proyectos Internos Proyectos de departamento Proyectos de unidades cruzadas Proyectos externos (de imagen corporativa) Basndose en la complejidad Proyectos Simples Proyectos complejos Programas Mega proyectos

Programas
Mega proyectos

Fases o etapas de un proyecto

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Fase de planificacin Fase de entrega o puesta en marcha Fase de ejecucin Fase de planificacin Fase de Iniciacin Fase de control Desde un punto de vista muy generalizado podemos decir que todo proyecto tiene tres grandes etapas o fases.

Fase de planificacin: Se trata de establecer como el equipo de trabajo deber satisfacer las
restricciones de prestaciones, la planificacin temporal y el coste. Una planificacin detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son agradables. En la fase de planeacin se presenta lo siguiente:

Fases o etapas de un proyecto

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Fase de planificacin Fase de entrega o puesta en marcha Fase de ejecucin

Fase de ejecucin: Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realizacin

propiamente dicha del proyecto, la ejecucin de la obra de que se trate. Responde ante todo, a las caractersticas tcnicas especficas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para el desarrollo de la obra en cuestin. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnologa propia, que es bien conocida por los tcnicos en la materia.

Fase de entrega o puesta en marcha: Partiendo de que todo proyecto est destinado a
Fase de planificacin Fase de Iniciacin Fase de control finalizarse en un plazo determinado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones que en su momento fueron aprobadas. Esta fase no slo es importante por representar la culminacin de la operacin, sino por las dificultades que suelen presentarse en la prctica, alargndose en exceso provocando retrasos y costes imprevistos.

Fases o etapas de un proyecto

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Fase de planificacin Fase de entrega o puesta en marcha Fase de ejecucin Fase de planificacin Fase de Iniciacin Fase de control

A estas tres etapas debemos aadir dos ms, que tambin de alguna forma se podran incluir en las ya citadas. Prefiero nombrarlas independientemente ya que definen un conjunto de actividades que son bsicas para desarrollar el proyecto.

Fase de Iniciacin Contiene la definicin de los objetivos del proyecto y de los recursos
necesarios para su ejecucin. Las caractersticas del proyecto implican la necesidad de una fase o
etapa previa destinada a la preparacin del mismo, fase que tiene una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que debe ser especialmente cuidada. Es aqu donde se fragua en gran medida el xito o el fracaso. Por desgracia algunas personas tienden a menospreciar esta etapa, inducidas por el deseo de ver resultados excesivamente pronto.

Fase de control: Monitorizacin del trabajo realizado analizando de cmo el proceso difiere de
lo planificado e indicando las acciones correctoras necesarias. Incluye tambin el LIDERAZGO, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que realicen su trabajo de forma efectiva y a tiempo.

Administracin de proyectos

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Administracin de
proyectos Proyecto puro Proyecto Funcional Proyecto de Matriz

La administracin de proyecto puede definirse como planeacin, direccin y control de recursos (personas, equipos, materiales) para cumplir con las restricciones tcnicas, de costo y de tiempo de un proyecto.

Aun cuando a menudo se considera que un proyecto est pensado para operar una sola vez, lo cierto es que muchos proyectos pueden volver a funcionar o transferirse a otros escenarios o productos. Como resultado habr otro rendimiento del proyecto. Un contratista que construye viviendas o una empresa que elabora productos de bajo volumen, como supercomputadoras, locomotoras o aceleradores lineales, efectivamente pueden considerar esas actividades como proyectos.

Estructuracin de proyectos
Antes de empezar un proyecto la administracin debe decidir cul de las tres estructuras

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Proyecto puro
Ventajas Desventajas

siguientes utilizar para vincularlo con la empresa:

Proyecto puro (apodado skunk Works)

En este un equipo autnomo trabaja tiempo completo en el proyecto.

Ventajas
El administrador del proyecto tiene plena autoridad sobre l. Los miembros del equipo se reportan con un jefe. No tienen que preocuparse por dividir su lealtad con administrador funcional del rea. Las lneas de comunicacin se acortan. Las decisiones se toman con rapidez. Hay un nivel elevado de orgullo, motivacin y compromiso del equipo.

Desventajas
Duplicacin de recursos. El equipo y las personas no se comparten entre los proyectos. Se ignoran las metas y polticas organizacionales, debido a que los miembros del equipo a menudo estn, fsica i psicolgicamente, alejados de la oficina central. Como los miembros del equipo no tienen su propia rea funcional, se preocupan por lo que ocurrir despus del proyecto, con lo que se produce un retraso en la terminacin del mismo.

Estructuracin de proyectos
Proyecto funcional
En el otro extremo del espectro de la organizacin del proyecto est el proyecto funcional, que alberga al proyecto dentro de una divisin funcional.

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Proyecto Funcional
Ventajas Desventajas

Ventajas
Un miembro del equipo puede trabajar en varios proyectos. La experiencia tcnica se mantiene dentro del rea funcional incluso si los individuos dejan el

proyecto o la organizacin.
El rea funcional es un hogar despus que se termina el proyecto. Una masa crtica de expertos especializados en el rea funcional crea soluciones sinrgicas para los problemas tcnicos de un proyecto.

Desventajas
Los aspectos del proyecto que no se vinculan directamente con el rea funcional pueden resultar perjudicados. La motivacin de los miembros del equipo a menudo es dbil. Las necesidades del cliente son secundarias y se responde a ella, con lentitud.

Estructuracin de proyectos
Proyecto de matriz

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Proyecto de Matriz
Ventajas Desventajas

El proyecto de matriz, que es la clsica forma organizacional especializada, trata de combinar las propiedades de las estructuras del proyecto funcional y del proyecto puro. Cada uno de ellos utiliza a personas de diferentes reas funcionales. El administrador del proyecto (PM por sus siglas en ingls) decide qu tareas se desempearn y cundo, pero los administradores funcionales determinan qu personas y qu tecnologas se utilizarn. Si se elige la forma matriz, lo diferentes

proyectos (renglones de la matriz) toman prestados recursos de otras reas funcionales columnas.
Despus los administradores deben decidir si se va a utilizar una forma de matriz dbil, equilibrada o fuerte. Esto establece si los administradores del proyecto tienen poca, igual o ms autoridad que los administradores funcionales con quienes negocian la asignacin de recursos.

Ventajas
Mejora la comunicacin entre las divisiones funcionales. Un administrador del proyecto se responsabiliza por la terminacin exitosa del mismo. Se minimiza la duplicacin de recursos. Los dueos del equipo tienen su propia rea funcional despus de la terminacin del proyecto, de manera que se preocupan menos por lo que ocurra despus, tal como sucede con una

organizacin de proyecto puro.

Al seguir las polticas de la organizacin matriz se incrementa el apoyo para el proyecto.

Estructuracin de proyectos
Desventajas

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Proyecto de Matriz
Ventajas Desventajas

Hay dos jefes, A menudo se escuchar al administrador funcional antes que al administrador del proyecto. Despus de todo. Quin puede promoverlo o darle un aumento Est condenado al fracaso a menos que el administrador del proyecto tenga gran capacidad de negociacin, La sub-optimizacin es un peligro, pues los PM acumulan recursos para su propio proyecto, con

lo que perjudican a los dems.

Facetas de un Proyecto

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Dimensin tcnica
Dimensin Humana Variable de Gestin

Todo proyecto tiene tres facetas o aspectos diferentes, que es necesario armonizar.

Dimensin tcnica: es necesario aplicar los conocimientos especficos de cada rea de trabajo,
cumpliendo con una forma de trabajar y unos requisitos que cada profesin impone. Es de sentido comn, que es necesario disponer de los conocimientos adecuados para resolver los problemas en

cuestin o para realizar la obra encomendada. Pero la importancia de esta faceta tcnica no debe
eclipsar el resto de aspectos que intervienen en la consecuencia de un proyecto, y que otorgan a esta actividad una trascendencia y complejidad mayores.

Dimensin humana: un proyecto es un complejo entramado de relaciones personales, donde

se dan cita un gran nmero de intereses a veces contrapuestos. A las inevitables diferencias que surjan, por ejemplo, entre el jefe del proyecto y el cliente o los proveedores; hay que resear las disputas internas que surjan a la hora de repartir los recursos de que se dispone; etc. Pues pueden ser varios los proyectos que se pueden estar llevando a cabo paralelamente en la organizacin

Variable gestin: con este trmino adoptado por Octave Gelinier, se hace referencia a algo que
a veces se menosprecia porque no es tan espectacular o visible como otros elementos, pero, es el catalizador que permite que el resto de los elementos se comporten adecuadamente. De gestionar bien o mal depende en gran medida el xito o el fracaso de la operacin.

Conclusin

En definitiva podemos afirmar que la fase de planeacin de un proyecto puede conllevar un perodo de tiempo considerable e implicar a muchas personas; por esa razn, es importante definir los criterios cuantificables que deben cumplirse para que el proyecto se considere satisfactorio. Todo proyecto debe incluir al menos las medidas de costo, de programacin y de calidad. Los objetivos no cuantificables aumentan el riesgo de que el proyecto no los cumpla. Por lo general, las suposiciones conllevan un grado de riesgo y las restricciones del proyecto. La fase de planeacin tambin constituye el momento adecuado para preparar un plan de administracin del mbito a fin de controlar los cambios en los objetivos del proyecto.

Bibliografa

Libros fsicos consultados

Administracin de la produccin para una ventaja competitiva McGraw-Hill. 10 edicin 2006 Pequeo Larousse Ilustrado, edicin 2009

Material de consulta Online (Web)

Enciclopedia Virtual Dominicana, www.wikidominicana.edu.do Wikipedia, la enciclopedia libre, es.wikipedia.com Microsoft encarta 2009, derechos reservados 2008