EL CIRCUITO INTERNO DE LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

TEMA 7

RECEPCIN DEL CORREO

Registro de entrada de correspondencia Registro de salida de correspondencia Entrada de fax De entrada... Salida de fax De salida... Correo electrnico

RECEPCIN DEL CORREO (esquema)

Seleccionamos, abrimos y comprobamos el contenido de la correspondencia
Recibimos la correspondencia Registramos en el libro de entrada de correspondencia

REGISTRO DE ENTRADA DE CORREO

Nmero de orden Fecha Remitente Clase de documento Anexos Extracto de su contenido Departamento que recibe la comunicacin

RAYADO PARA REGISTRO DE ENTRADA DE CORREO

Nmero de orden correlativo
N de orden Fecha

Nombre, razn social y localidad de quien enva el documento

Remitente Clase Anexos

Motivo de la comunicacin

Extracto de su contenido

Departamento que recibe la comunicacin

Fecha de recepcin del documento registrado

Clase de documento recibido

Indicaremos si la carta viene acompaada de otro documento

Nombre del departamento destinatario

REGISTRO DE SALIDA DE CORREO

Nmero de orden Fecha Destinatario Clase de documento Anexos Observaciones

PROCESO DE SALIDA DE CORREO

Efectuamos las copias necesarias, registramos y franqueamos Comprobamos si est firmada y le acompaan los anexos que figuran en la misma. Recogemos el correo a enviar Entregamos o depositamos en la empresa de mensajera

RAYADO PARA REGISTRO DE SALIDA DE CORREO

Fecha de salida
N de orden Fecha Destinatario

Clase de documento enviado

Clase Anexos

Indicaremos si la carta es certificada, urgente...

Observaciones

Nmero de orden correlativo a la salida

Nombre o razn social a quien se enva el documento y localidad

Especificaremos si la carta va acompaada de algn documento

REGISTRO DE ENTRADA DE FAX

Anotaremos todos aquellos fax que reciba la empresa, as como un pequeo resumen de su contenido y departamento que lo recibe.

RAYADO PARA REGISTRO DE ENTRADA DE FAX

Fecha Da Hora N de orden Remitente Resumen del contenido Departamento que lo recibe Firma de la persona que lo recibe

LIBRO REGISTRO DE SALIDA DE FAX

En este libro anotaremos la fecha, la hora de envo, el destinatario, un pequeo resumen de su contenido y el departamento que lo enva.

RAYADO PARA REGISTRO DE SALIDA DE FAX

Fecha Da Hora N de orden Destinatario Resumen del contenido Departamento que lo enva

REGISTRO DEL CORREO ELECTRNICO

Al recibir el correo electrnico, lo primero que debemos hacer es realizar una primera clasificacin y eliminar toda la informacin que no sea importante.

CIRCULACIN INTERNA DEL CORREO

PEQUEAMEDIANA La persona encargada de recibir el correo ser la responsable de abrir la correspondencia, registrarla, hacer las copias necesarias... GRANDES Suelen disponer de una o varias personas encargadas del despacho del correo y cuentan con sistemas mecnicos.

EL ORDENANZA
Para que las funciones desempeadas en una gran empresa resulten eficaces se deben tener en cuenta: Definir los recorridos Visitar los puestos de trabajo definidos Evitar efectuar recados innecesarios Cada punto del recorrido deber tener al menos dos bandejas portapapeles. Clasificar la correspondencia segn su destinatario Preferencia a las entregas urgentes

SERVICIOS PRESTADOS A LAS EMPRESAS EN LOS CIRCUITOS DE MENSAJERA

A) SERVICIOS DEL SECTOR PBLICO

PBLICO BSICOS URGENTES

CARTAS

TARJETAS POSTALES

POSTAL EXPRES NACIONAL

POSTAL CORREO EXPRES URGENTE INTERNACIONAL INTERNACIONAL

CARTA URGENTE

SERVICIO DE VALIJAS

PAQUETERA

FINANCIEROS

PAQUETE AZUL

PAQUETE POSTAL INTERNACIONAL

GIRO NACIONAL

GIRO INTERNACIONAL

DINERO EN MINUTOS

TELECOMUNICACIN

TELEGRAMAS

BUROFAX

TELX

B) SERVICIOS DEL SECTOR PRIVADO

PRIVADO

SERVICIO NACIONAL

SERVICIO INTERNACIONAL

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

F I N