5.7.

11 AUDITORA INTERNA DE CALIDAD

Una auditora interna de calidad tiene por objeto evaluar el desempeo del sistema de gestin de calidad y de una herramienta eficaz para determinar para determinar puntos de mejora para el mismo. Para dar cumplimiento a un objetivo del proyecto se realizaron dos (2) auditoras internas que permitieron evaluar el Sistema de Gestin de Calidad en GEOCON INGENIEROS SAC. Para dar cumplimiento a los requisitos de la norma se document el procedimiento de auditora interna, el cual define los lineamientos necesarios para la realizacin de auditoras internas al Sistema de Gestin de la Calidad de la organizacin, con el fin de determinar la extensin en que se cumple con el conjunto de polticas, procedimientos y requisitos aplicables. Para llevar a cabo la realizacin de las auditorias se hizo un programa de auditora en donde planearon las fechas para la realizacin de las mismas, y seguidamente a ello el plan de auditora que son las actividades con sus responsables, procesos, tiempos y recursos necesarios para la ejecucin de las auditoras. Tanto el programa de auditora, como el plan fueron presentados a la gerencia para su respectiva aprobacin.

PRIMERA AUDITORA
Esta auditora fue programada en GEOCON INGENIEROS SAC para la primera semana del mes tercero de la programacin. Y su equipo auditor estuvo conformado por el Ing. Gustavo Gmez Alcarraz responsable por la direccin de Sistema de Gestin de Calidad, el Ing. Hugo Taipe Franco Gerente de Calidad de GEOCON INGENIEROS SAC. En el plan de auditora se defini el objetivo, el alcance, los procesos a auditar y sus responsables as como el auditor para cada proceso

Tabla 01. Plan de auditora GEOCON INGENIEROS SAC

GEOCON INGENIEROS SAC

FECHA ELABORACION PROCESO

PLAN DE AUDITORIA INTERNA Fecha:

Todos los procesos Auditor Asignado: Ing. Gustavo Gmez Alcarraz Auditor Acompaante: Ing. Hugo Taipe Franco Auditor Observador: Ing. Rudicindo Vilchez Pacheco Verificar la conformidad del sistema de gestin de calidad implementado con los requisitos de la Norma ISO 9001:2008. Si se ha implementado y se mantiene de manera eficaz (proceso + actividades + sedes/lugares + evidencias recopiladas desde) Aplica para todos los procesos definidos en el sistema de gestin de calidad de la empresa y en los proyectos en ejecucin desde la fecha sealada. (Mencione los numerales de la norma ISO 9001:2008 los cuales se van auditar.) Norma ISO 9001:2008 Documentacin de la empresa, manual de calidad, requisitos legales aplicables

EQUIPO AUDITOR OBJETIVO AUDITORIA ALCANCE

AUDITORIA

CRITERIOS AUDITORIA

FECHA HORA ACTIVIDAD Reunin de apertura

LUGAR Oficina INGENIEROS SAC Oficina INGENIEROS SAC Oficina Subgerente

AUDITADO GEOCON Todo el personal de la organizacin GEOCON Ing. Gustavo Gmez

AUDITOR Ing. Gustavo Gmez Ing. Hugo Taipe Ing. Gustavo Gmez Ing. Hugo Taipe

Proceso de Planeacin gerencial Proceso Formulacin y administracin de Proyectos Proceso de Talento humano Proceso de Compras

Ing. Gustavo Huamn Ing. Hugo Taipe Ing. Rudicindo Vilchez

Ing. Gustavo Huamn Ing. Hugo Taipe Ing. Rudicindo Vilchez Oficina Director Comercial y Karina Reyes Ing. Gustavo Gmez Administrativo Ing. Rolando Quispe Ing. Hugo Taipe Torres Ing. Rudicindo Vilchez Oficina Asesor jurdico Ing. Gustavo Gmez Proceso Jurdico Dr. Julin Muoz Ing. Hugo Taipe Ing. Rudicindo Vilchez Ing. Gustavo Gmez Proceso proyectos de Ing. Hugo Taipe gestin documental y de Oficina Director de Proyectos Ing. Alberto la informacin Muoz Porras Ing. Rudicindo Vilchez Ing. Gustavo Gmez Proceso Contable y Oficina GEOCON financiero INGENIEROS SAC Ing. Hugo Taipe Mabel Romn Ing. Rudicindo Vilchez Proceso Mejora Continua Oficina Coordinador de Ing. Hugo Taipe Calidad Franco Reunin de cierre Oficina GEOCON Todo el personal auditoria INGENIEROS SAC de la organizacin Ing. Gustavo Gmez Ing. Rudicindo Vilchez Ing. Gustavo Gmez Ing. Hugo Taipe Ing. Rudicindo Vilchez

Oficina Subgerente

OBSERVACIONES
ELABORO Ing. Hugo Taipe Franco APROBO Ing. Gustavo Gmez Alcarraz

Para dar inicio, se realiza la reunin de apertura en donde el equipo auditor expone los objetivos y el alcance de la auditoria, y resuelve las dudas e inquietudes del personal. Se diseo un formato de lista de chequeo de auditora que es usado por el equipo y contiene el listado de requisitos a verificar para cumplir con el Sistema de Gestin de Calidad o un proceso especfico. En el siguiente cuadro se presenta las listas de chequeo diseadas para cada proceso de la organizacin.

GEOCON INGENIEROS SAC

PLAN DE AUDITORIA INTERNA

Fecha:
FECHA AUDITORIA DE

FECHA DE ELABORACION PROCESO A AUDITAR ENTREVISTADO OBJETIVO DE LA AUDITORIA C: (Clasificacin)

Planeacin gerencial

REGISTROS O DOCUMENTOS A c PREGUNTA O TEMA A TRATAR Cmo se planean las actividades del proceso? REVISAR / EVIDENCIA

HALLAZGO O COMENTARIO

P L A N E A

Qu procesos y documentos se han establecido para la realizacin del proceso?

Qu requisitos del cliente debe cumplir este proceso? Y cmo se asegura el cumplimiento de los mismos? Revisar manual de calidad y caracterizaciones.

Revisar planeacin estratgica: visin y misin, se ha R revisado, grado de cumplimiento.

Revisar encuesta de satisfaccin al cliente. Qu mecanismos ha creado la gerencia para comunicar al personal la importancia de satisfacer los requisitos del cliente? Quejas y reclamos Cmo se estableci la poltica de calidad Se han presentado cambios en la estructura del sistema de calidad? Cmo asegura la alta direccin que estos no hayan afectado la integridad del sistema? Revisar anlisis cambio organizacionales Se han presentado cambios en las responsabilidades y/o estructura organizacional? Cul ha sido el desempeo del representante de la direccin? Cuenta con la responsabilidad y autoridad para asegurar que se mantenga el sistema de calidad? Qu procesos de comunicacin interna se manejan? Cada cuanto revisa el sistema de gestin de calidad de la organizacin? Revisar registros de las revisiones por la direccin. Verificar que se haya tenido en cuenta toda la informacin de entrada Cules fueron las decisiones tomadas por la gerencia, basadas en el informe de la revisin? Verificar implementacin de estas acciones Que recursos la gerencia ha asignado para mejorar la eficacia y aumentar la satisfaccin del cliente?

H A C E

Revisar objetivos de calidad

V E R I F I C A R

SEGUIMIENTO Y MEDICIN Qu actividades de seguimiento se estn realizando al proceso? Indicadores: Satisfaccin del cliente Promedio de evaluaciones de satisfaccin del cliente / Total de evaluaciones Meta: 90%

A C T U A R

Que acciones correctivas se han implementado al proceso? Que acciones preventivas se han implementado al proceso? Que acciones de mejora se han implementado al proceso?

GEOCON INGENIEROS SAC

PLAN DE AUDITORIA INTERNA

Fecha:
FECHA AUDITORIA DE

FECHA DE ELABORACION PROCESO A AUDITAR ENTREVISTADO OBJETIVO DE LA AUDITORIA C: (Clasificacin)

Formulacin Proyectos

Administracin

de

REGISTROS O DOCUMENTOS A

HALLAZGO O COMENTARIO

PREGUNTA O TEMA A TRATAR

REVISAR /

EVIDENCIA

P L A N E A R

Cmo se planean las actividades de este proceso? Qu requisitos de ley aplican a este proceso? Qu requisitos del cliente debe cumplir este proceso? Y cmo se asegura el cumplimiento de los mismos? Verificacin Procedimiento de formulacin y administracin de proyectos.

1. Identificacin de oportunidades de participacin o necesidades de realizacin de proyectos 2. Viabilidad tcnica y jurdica del proyecto 3. Elaboracin propuesta tcnica y econmica 4. Seguimiento a proyecto presentado 5. Legalizacin del proyecto Contrato o convenio Plizas Trminos de Referencia 6. Planeacin del proyecto Cronograma y presupuesto definitivo Actas de socializacin 7. Ejecucin y administracin del proyecto 8. Seguimiento del proyecto Seguimiento a travs de cronograma de actividades, presupuesto e informes 9. Informe final, liquidacin y cierre del proyecto Acta de Liquidado y terminacin del proyecto Formato de Seguimiento a propuestas Resumen de proyectos Hoja de ruta de proyectos Qu parmetros se han definido para el seguimiento y control al proceso? Se ha identificado servicio y/o producto no conforme? Se han generado quejas y reclamos en el ltimo ao? Cmo se tramitaron?

Proyectos revisados:

H A C E R

V E R I F I C A R

Indicadores Cumplimiento del cronograma en cada proyecto meta:90% Actividades ejecutadas / Actividades planeadas Cumplimiento del presupuestometa:100% Total dinero gastado / Total dinero presupuestado Eficacia en la presentacin de proyectosmeta:50% presentados / identificados Calculo: director comercial Anlisis: subgerente Eficacia en aprobacin de proyectosmeta:50% Aprobados / presentados Calculo: director comercial Anlisis: subgerente Que acciones correctivas se han implementado al proceso?

A C T U A R

Que acciones preventivas se han implementado al proceso? Que acciones de mejora se han implementado al proceso?

GEOCON INGENIEROS SAC FECHA DE ELABORACION PROCESO A AUDITAR ENTREVISTADO OBJETIVO DE LA AUDITORIA

PLAN DE AUDITORIA INTERNA

Fecha:

FECHA DE AUDITORIA

Talento humano

REGISTROS O DOCUMENTOS A

HALLAZGO O

c P L A N E A R

PREGUNTA C: (Clasificaci n)O TEMA A TRATAR Cmo se planean las actividades de este proceso? Qu procesos y documentos se han establecido para la realizacin de este proceso? Qu requisitos del cliente debe cumplir este proceso? Y cmo se asegura el cumplimiento de los mismos? Procedimiento de seleccin, contratacin, induccin, capacitacin y evaluacin del personal

COMENTARIO

REVISAR / EVIDENCIA

Evaluar hoja de vida de: Educacin Formacin

Nombre: Cargo:

H A C E
R

Habilidades Experiencia Proceso y resultados de Evaluacin de desempeo Programa de capacitacin (formacin) Evaluacin de la Eficacia de las capacitaciones

V E R I F I C A R

Qu parmetros se han definido para el seguimiento y control al proceso? Indicadores: Evaluacin de desempeo meta: 4.0 Sumatoria evaluaciones de desempeo / Nmero de personas evaluadas Anlisis: subgerente - anual Acciones tomadas de los resultados de evaluacin de desempeo

Que acciones correctivas se han implementado al proceso?

A C Que acciones preventivas se han implementado al proceso? T Que acciones de mejora se han implementado al proceso? U A R

GEOCON INGENIEROS SAC

PLAN DE AUDITORIA INTERNA

Fecha:
FECHA AUDITORIA DE

FECHA DE ELABORACION PROCESO A AUDITAR ENTREVISTADO OBJETIVO DE LA AUDITORIA C: (Clasificacin)

Compras

PREGUNTA O TEMA A TRATAR

REGISTROS O HALLAZGO O DOCUMENTOS COMENTARI A O REVISAR / EVIDENCIA

P L A N E A R

Cmo se planean las actividades de este proceso? Qu procesos y documentos se han establecido para la realizacin de este proceso? Qu requisitos del cliente debe cumplir este proceso? Y cmo se asegura el cumplimiento de los mismos? Procedimiento de compras

H A C E R

Seleccin de proveedor Proveedor seleccionado Legalizacin de la compra

Orden de compra o contrato Recepcin y verificacin del producto o servicio

comprado Compra o servicio verificado Entrega del producto Formato de entrega y producto entregado Evaluacin de proveedores Evaluacin de proveedores y acciones de mejora Qu parmetros se han definido para el seguimiento y control al proceso? Indicadores: Evaluacin de proveedores meta: 4.5 Sumatoria evaluaciones de proveedores *100 Numero de proveedores evaluados

V E R I F I C A R A C T U A R

Que acciones correctivas se han implementado al proceso?

Que acciones preventivas se han implementado al proceso? Que acciones de mejora se han implementado al proceso?

GEOCON INGENIEROS SAC

PLAN DE AUDITORIA INTERNA

Fecha:
FECHA AUDITORIA DE

FECHA DE ELABORACION PROCESO A AUDITAR ENTREVISTADO OBJETIVO DE LA AUDITORIA C: (Clasificacin)

Jurdico

c P L A N E A R

PREGUNTA O TEMA A TRATAR

REGISTROS O HALLAZGO O DOCUMENTOS A COMENTARIO REVISAR /

EVIDENCIA
Cmo se planean las actividades de este proceso? Qu procesos y documentos se han establecido para la realizacin de este proceso? Qu requisitos del cliente debe cumplir este proceso? Y cmo se asegura el cumplimiento de los mismos?

H A C E

Identificacin y apoyo jurdico de proyectos Identificacin de oportunidades de participacin o necesidades de realizacin de proyectos Viabilidad tcnica y jurdica del proyecto Apoyo en legalizacin del proyecto Asumir la defensa legal de la empresa: Contestacin de demandas y acciones de tutela Representacin en audiencias Elaboracin de contratos laborales, prestacin de servicios, compraventa y otros. Repuesta a solicitudes de peticiones, quejas y reclamos.
Elaboracin de liquidaciones laborales

V E R I F I C A

Qu parmetros se han definido para el seguimiento y control al proceso?

Indicadores:

R
Que acciones correctivas se han implementado al proceso? A C T U A R Que acciones preventivas se han implementado al proceso? Que acciones de mejora se han implementado al proceso?

GEOCON INGENIEROS SAC FECHA DE ELABORACION PROCESO A AUDITAR ENTREVISTADO OBJETIVO DE AUDITORIA LA

PLAN DE AUDITORIA INTERNA FECHA AUDITORIA

Fecha:

DE

Proyectos de Gestin Documental

C: (Clasificacin)
c
PREGUNTA O TEMA A TRATAR REGISTROS O DOCUMENTOS A REVISAR / EVIDENCIA HALLAZGO O COMENTARIO

Cmo se planean las actividades de este proceso? Qu requisitos de ley aplican a este proceso? P L A N E A R Qu requisitos del cliente debe cumplir este proceso? Y cmo se asegura el cumplimiento de los mismos? Verificacin Diagnstico integral de archivo

Tablas de retencin documental

Organizacin de archivo Tablas de Valoracin Digitalizacin Interventoras Administracin conservacin y custodia de documentos

1. Ejecucin de proyectos

Proyectos revisados:

H A C E
R

Resumen de proyectos Informe final, liquidacin y cierre del proyecto Acta de Liquidado y terminacin del proyecto Qu parmetros se han definido para el seguimiento y control al proceso? Se ha identificado servicio y/o producto no conforme? Se han generado quejas y reclamos en el ltimo ao? Cmo se tramitaron? Indicadores Cumplimiento del cronograma en cada proyecto meta:90% Actividades ejecutadas / Actividades planeadas Satisfaccin de los clientes Encuesta de Satisfaccin al cliente Meta: 4.0 semestral Cumplimiento de Proyectos aprobados Nmero de proyectos aprobados por el comit evaluador o por el cliente sin requerir ajustes o correcciones / Numero de proyectos ejecutados Meta: 90% anual Que acciones correctivas se han implementado al proceso? Que acciones preventivas se han implementado al proceso? Que acciones de mejora se han implementado al proceso?

V E R I F I C A R A C T U A R

GEOCON INGENIEROS SAC

PLAN DE AUDITORIA INTERNA

Fecha:
FECHA AUDITORIA DE

FECHA DE ELABORACION PROCESO A AUDITAR ENTREVISTADO OBJETIVO DE LA AUDITORIA C: (Clasificacin)

Contable y financiero

REGISTROS O DOCUMENTOS A c PREGUNTA O TEMA A TRATAR REVISAR / EVIDENCIA Cmo se planean las actividades de este proceso? P L A N E A R Qu procesos y documentos se han establecido para la realizacin de este proceso? Qu requisitos del cliente debe cumplir este proceso? Y cmo se asegura el cumplimiento de los mismos? Procedimiento de registro de informacin contable Procedimiento de viticos o actividades Procedimiento de pago de proveedores externos

HALLAZGO O COMENTARIO

Liquidacin de prestaciones sociales H A C E R V E R I F I C A R Que acciones correctivas se han implementado al proceso? A C T U A R Que acciones preventivas se han implementado al proceso? Que acciones de mejora se han implementado al proceso?

Formato nmina Formato de legalizacin de viticos

Qu parmetros se han definido para el seguimiento y control al proceso? Indicadores

GEOCON INGENIEROS SAC

PLAN DE AUDITORIA INTERNA

Fecha:
FECHA AUDITORIA DE

FECHA DE ELABORACION PROCESO A AUDITAR ENTREVISTADO OBJETIVO DE LA AUDITORIA C: (Clasificacin)

Mejora continua

c P L A N E A

PREGUNTA O TEMA A TRATAR Cmo se planean las actividades de este proceso? Qu procesos y documentos se han establecido para la realizacin de este proceso? Qu requisitos del cliente debe cumplir este proceso? Y cmo se asegura el cumplimiento de los mismos? Procedimientos control de documentos y registros Gua para elaboracin de documentos Procedimiento Auditoras Internas

REGISTROS O DOCUMENTOS HALLAZGO O A REVISAR / EVIDENCIA COMENTARIO

R Procedimiento acciones correctivas y preventivas

Procedimiento manejo y control de producto no conforme Manual de calidad Gua para elaboracin de documentos

Listado Maestro de documentos Listado Maestro de documentos externos Solicitud y/o cambio de documentos H A C E R Recepcin y entrega de documentos Auditora interna Plan de Auditora Interna Programacin Anual de Auditoras Internas Plan de mejora Lista de Chequeo de Auditora Interna Acta de reunin apertura/cierre Informe de auditora interna Producto no conforme Acciones correctivas y preventivas Instruccin de re trabajo Control de registros Qu parmetros se han definido para el seguimiento y control al proceso? Indicadores: Porcentaje de cumplimiento del programa anual de auditoras.

V E R I F I C A R

Que acciones correctivas se han implementado al proceso? A C T U A R Que acciones preventivas se han implementado al proceso? Que acciones de mejora se han implementado al proceso?

Se realizaron entrevistas con cada lder de proceso y ejecutores, en donde se formularon preguntas sobre el planteamiento estratgico de la organizacin, seguimiento a actividades descritas en los diferentes procedimientos y cumplimiento de los requisitos de ley, del cliente, de la norma y de la organizacin encontrados en cada caracterizacin de los procesos; adems se revisaron los documentos y registros de manera que cumplieran con los requisitos establecidos en la norma. Se registraron los hallazgos en las listas de chequeo, para poder realizar el informe de auditora. Para finalizar, el equipo auditor expuso las conclusiones de la auditora, las oportunidades de mejora y las no conformidades encontradas, para as dar cierre a la primera auditora del Sistema de Gestin de Calidad de GEOCON INGENIEROS SAC. El equipo auditor elabor el informe de auditora en donde fueron consignadas las fortalezas, las oportunidades de mejora y las no conformidades.

FORTALEZAS
La gerencia muestra compromiso con la adopcin del Sistema de Gestin de Calidad, dado que se evidencia la asignacin de recursos necesarios tales como: recursos humanos y econmicos. Se evidencia la documentacin y socializacin de los elementos de planeacin estratgica como: Misin, Visin, polticas y objetivos organizaciones, lo cual permite a la gerencia establecer y dirigir la organizacin. Se encuentran definidos requisitos de ley y del cliente con los cuales se puede dar cumplimiento al objeto misional. Se encuentra definida una estructura organizacional acorde con las necesidades y requisitos de la organizacin y un manual de funciones para los diferentes cargos. Se ha nombrado a un represente de la direccin ante el Sistema de Gestin de Calidad, el cual independientemente de sus funciones tiene asignada las responsabilidades definidas en norma ISO 9001:2008 numeral 5.5.2. La empresa cuenta con Manual de calidad, poltica y objetivos de calidad acorde con los requisitos definidos en la norma ISO 9001:2008. Se realiz el proceso de evaluacin de desempeo a todo el personal de la organizacin. El diseo de la documentacin del sistema de gestin de calidad optimiza los procesos y facilita a los diferentes involucrados la participacin e implementacin de los requisitos ISO 9001:2008. Se destaca el compromiso y experiencia del responsable del proceso garantizando que el proceso pueda desarrollarse de manera eficaz. Se tiene diseado un mecanismo para la gestin de quejas y reclamos de la organizacin.

Se evidenciaron canales de comunicacin en los diferentes niveles tales como: correo interno, cartelera, pgina web, telfono, memorandos informativos; sin embargo es importante fortalecerlos, mejorarlos y garantizar que la totalidad del personal tiene acceso a los documentos del Sistema de Gestin de Calidad. Realizar reuniones formales donde se evidencie la planeaciones realizadas y los cambios identificados en cada proyecto y en la organizacin. Revisar el formato utilizado para confirmacin de referencias con el fin de facilitar la aplicacin de dicha herramienta. Tener la informacin de los proyectos (informes parciales, finales, registros, cronogramas, presupuestos) de manera organizada y de fcil consulta para seguimiento y control. Mantener la informacin de facturas y soportes para poder evidenciar la forma de verificacin del producto comprado. Con el fin de consolidar la informacin contenida en la evaluacin de proveedores, incluir el promedio de calificacin en el formato de evaluacin de proveedores. Se recomienda evidenciar acciones correctivas y preventivas para los procesos tomando como punto de referencia el presente informe. Revisar el procedimiento control de documentos y registros con el fin de ajustar cdigos de algunos formatos referenciados.

OPORTUNIDADES DE MEJORA

DESCRIPCIN DE LAS NO CONFORMIDADES

De acuerdo con los hallazgos de la auditora interna se concluye que el Sistema de Gestin de Calidad de GEOCON INGENIEROS SAC. Es conforme con las disposiciones planificadas y con los requisitos del sistema de gestin de calidad; as mismo pese a los hallazgo de incumplimiento parcial con los requisitos de la norma se pudo comprobar el anlisis y diseo en la planificacin de todos los requisitos de la norma ISO 9001:2008 Una vez tramitados los hallazgos identificados en la misma existe suficiente documentacin y evidencia que este sistema se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

PLANES DE MEJORA
Despus de realizada la primera auditoria al Sistema de Gestin de Calidad, GEOCON INGENIEROS SAC. Empez a trabajar para dar solucin a los hallazgos no conformes encontrados en cada proceso y as generar un mejoramiento continuo, planteando acciones que permitan evitar la presencia de no conformidades. A continuacin se muestran los planes de accin emprendidos para cerrar las no conformidades:

Tabla. No conformidades y planes de mejora

PROCESO DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD TIPO DE ACCION PLAN DE MEJORA RESPONSABLE FECHA

No se evidencia la recopilacin y anlisis de datos necesarios para demostrar la idoneidad y eficacia del Sistema de Correctiva GERENCIAL gestin de calidad indicadores de objetivos de calidad. Identificar e implementar proyectos asequibles que contribuyan al fortalecimiento de la organizacin. Eficacia en la presentacin de proyectos, Eficacia en aprobacin de proyectos; Garantizar la eficacia y eficiencia de los proyectos segn los trminos convenidos con los clientes: Cumplimiento de cronograma, cumplimiento de presupuesto No se evidencia la realizacin de un FORMULACIN cronograma de actividades en los Y diferentes proyectos. Organizacin de Correctiva ADMINISTRAC archivos proyectos. Ni se evidencia la IN DE realizacin de presupuestos para los proyectos, segn lo definido en el PROYECTOS procedimiento formulacin y administracin de proyectos. PLANEACIN No se ha implementado en los proyectos los formatos, Hoja de ruta, segn lo definido en la caracterizacin del proceso. Correctiva

Llevar a cabo una reunin con el dueo del proceso de Formulacin y Administracin de Proyectos y planeacin gerencial, para que diseen un mecanismo de medicin que permite llevar un mayor control, a la identificacin e implementacin de proyectos, a dar garanta y eficacia a los trminos convenidos con el cliente.

Gerente, Subgerente y Director de proyectos

Estandarizar en el sistema de gestin de calidad los formatos de cronograma y presupuesto a los proyectos.

Gerente, Subgerente y Director de proyectos

Realizar reunin con el dueo y los ejecutores del proceso de formulacin y administracin de proyectos, para dar capacitacin sobre el uso del formato.

Coordinador de calidad

TALENTO
HUMANO

No se evidencia el registro de educacin para el cargo Coordinador de proyectos. El registro de experiencia Correctiva para el cargo de Director comercial y administrativo, ni el registro de induccin para el cargo asesor Jurdico Segn lo establecido en el Manual de funciones.

No se evidencia la aplicacin de pruebas psicotcnicas como requisito de seleccin de la del auxiliar de Correctiva archivo. Igualmente no se evidencia la confirmacin de referencias, el ingreso de registro de personal, segn lo define el procedimiento. Para las compras de insumos de papelera, compra de scanner, evaluacin de servicio de contrato de Correctiva Director de mercadeo. COMPRAS

No se evidencia diligenciamiento del formato de requerimientos, para la compra del scanner realizada en la Correctiva fecha sealada

Dar capacitacin y ofrecer induccin al personal sobre las polticas de la empresa y sistema de gestin de calidad, as como la documentacin necesaria para cumplir con los perfiles del cargo. Realizar una reunin con el responsable del proceso de Talento humanos y verificar el uso de las actividades a realizar en el procedimiento. Socializar con los ejecutores del proceso de compras la importancia del completo y correcto diligenciamiento de los formatos que se emplean en el proceso. Revisar con los ejecutores del proceso de formulacin y administracin de proyectos el correcto diligenciamiento, del formato de seguimiento a propuestas.

Coordinador
de calidad

Subgerente, Coordinador de calidad

Director Comercial y Administrativ o, Coordinador

de calidad
Coordinador de calidad

JURDICO

Director No se defini la viabilidad Revisar con los tcnica y Comercial y ejecutores del proceso Correctiva de econmica de las propuestas: formulacin y Administrativo, Asesor Organizacin y clasificacin de administracin de Jurdico, 300 historias laborales segn lo proyectos el correcto Director de definido en el formato diligenciamiento, del Seguimiento a propuestas. Proyectos, formato de seguimiento a propuestas. Coordinador de calidad

PROYECTOS Dar capacitacin al DE GESTIN No se identifica y controla personal que ejecutan Correctiva DOCUMENTAL producto no conforme en los los Y DE LA proyectos. Proyectos, sobre la importancia del control INFORMACI del producto no N conforme. No se han definido los mtodos Capacitar al personal CONTABLE Y ni la medicin apropiada que de la institucin acerca permita demostrar la capacidad Correctiva de las tcnicas FINANCIERO del proceso contable y estadsticas para financiero para alcanzar los realizar el anlisis de resultados planificados. los indicadores de gestin. No se puede realizar la Revisar en el registro MEJORA recuperacin del registro de de control de Correctiva viticos de empleados, teniendo documentos, la CONTINUA en cuenta que la localizacin ubicacin exacta de definida en el control de registro cada registro utilizado no es la adecuada. en la organizacin.

Coordinador de calidad

Coordinador de calidad

Coordinador de calidad

SEGUNDA AUDITORA INTERNA

La segunda auditora fue realizada en la primera semana del mes cuarto de la cronogramacin de Sistema de Gestion de Calidad, se siguieron las mismas actividades mencionadas en la primera auditora, su objetivo fue Verificar que el Sistema de Gestin de la Calidad de GEOCON INGENIEROS SAC era conforme con los requisitos de la norma ISO 9001:2008, con las disposiciones planificadas en su documentacin, con los requisitos legales y con los requisitos de la organizacin. As mismo evidenciar su implementacin, mejoramiento continuo y mantenimiento eficaz. Esta auditora fue llevada a cabo bajo el mismo esquema que se tuvo en cuenta para la realizacin de la primera, con el mismo equipo auditor y segn el procedimiento de auditoras internas. As mismo el plan de la segunda auditoria (ver Anexo T), fue revisado y aprobado por la gerencia de la institucin. La auditora inici con la reunin de apertura (ver Anexo U), posteriormente se realizaron las entrevistas con cada uno de los ejecutores y dueos de los diferentes procesos para recolectar la informacin necesaria que permita evidenciar el cumplimiento de la norma ISO 9001:2008. El equipo auditor present un informe de los hallazgos encontrados, las fortalezas y aspectos por mejorar, los cuales se presentan a continuacin:

Fortalezas La gerencia contina mostrando compromiso con la adopcin del Sistema de Gestin de Calidad, dado que se evidencia la asignacin de recursos necesarios tales como: recursos humanos y econmicos. El desarrollo del plan de mejora de la primera auditoria, fue implementado en toda su totalidad y se obtuvieron los resultados esperados. El diseo de la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad optimiza los procesos y facilita a los diferentes involucrados la participacin e implementacin de los requisitos ISO 9001:2008. Oportunidades de Mejora Revisar las actividades planteadas en los cronogramas definidos Ej. Cronograma Proyecto , con el fin que las actividades definidas coincidan con los nombres de las actividades descritas en la caracterizacin. Igualmente diligenciar informacin sobre recursos de personas y de insumos. Planes de mejora A continuacin se muestran los planes de accin emprendidos para cerrar las no conformidades en la segunda auditora al Sistema de Gestin de Calidad de la empresa:

Tabla . No conformidades y plan de mejora segunda auditora

PROCESO

DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD

ACCION A TOMAR

PLAN DE MEJORA

RESPONSABLE

FECHA

MEJORA CONTINUA

No existen controladas procedimiento Formulacin administracin proyectos.

copias del de Correctiva y de

Realizar una revisin de la documentacin de las copias contraladas, para recoger las versiones anteriores, publicar y entregar la actualizada. Revisar el procedimiento con el Director de proyectos, para definir si la actividad es adecuada o no. Estandarizar y modificar el formato de archivo en custodia, para as poder llevar un control de la propiedad del cliente.

Coordinador de Calidad

No se est llevando el PROYECTOS formato de Inventario DE GESTIN documental, incumpliendo Correctiva DOCUMENTAL con lo establecido en el Y DE LA procedimiento de Tablas INFORMACIN de retencin documental. PROYECTOS DE GESTIN DOCUMEN TAL Y DE LA INFORMACIN No se lleva un control definido para salvaguardar la propiedad Correctiva del cliente en el subproceso de conservacin, administracin y custodia de documentos.

Director de Proyectos y Coordinador de calidad

Director de Proyectos y Coordinador de calidad

5.7.12 SATISFACCIN DEL CLIENTE

Para conocer la percepcin y aceptacin del cliente en GEOCON INGENIEROS SAC, se mide el indicador de satisfaccin del cliente cada vez que se termina un proyecto. La medicin se realiza con una encuesta de satisfaccin del servicio, en la cual se tienen en cuenta aspectos como oportunidad de entrega de proyectos, cumplimiento de cronograma, el servicio prestado durante la ejecucin del proyecto y calidad del producto finalizado. De los resultados arrojados por estas encuestas, se encontraron falencias que generaron una oportunidad de mejora, y dieron lugar al levantamiento de acciones correctivas, preventivas e identificacin del producto o servicio no conforme para as cumplirle a los clientes y generar un resultado favorable en las encuestas. Las encuestas se aplicaron a 8 proyectos culminados en la empresa, y se encuestaron a 3 personas las cuales estuvieron presentes en la realizacin de las actividades de cada proyecto, para dar como resultado un total de 24 encuestas aplicadas.

Tabla2. Tabulacin de los resultados de la evaluacin del servicio

GEOCON INGENIEROS SAC EVALUACIN SERVICIO DE GESTIN DOCUMENTAL Fecha:

Buscando mejorar continuamente nuestros procedimientos y llevar a usted un mejor servicio, agradecemos tomar 2 minutos de su tiempo para realizar esta encuesta. Sus observaciones sern tenidas en cuenta. Fecha: Empresa: Delegado Cargo: e-mail AAAA MM DD hora

A continuacin se le proporcionaran una serie de preguntas para que MARQUE CON UNA X. Si es Excelente, Bueno, Regular o Malo

Calidad y Cualidades del Servicio

EXCE L ENTE

BUENO

REGULAR

MALO

2 3

5 6

Se dio cumplimiento a la totalidad del ofrecimiento inicial realizado por GEOCON INGENIEROS SAC? Se cumpli con el cronograma de actividades, y tiempo pactado? El profesionalismo del personal asignado a la ejecucin del contrato fue? Se sinti asesorado, guiado y respaldado por GEOCON INGENIEROS SAC. durante la ejecucin del contrato? La respuesta en la atencin de sus requerimientos y la comunicacin fue Las cajas, carpetas, equipos y otros elementos utilizados en la ejecucin del contrato fueron? Con el uso de imgenes digitalizadas a reducido los tiempos de consulta del archivo fsico? Recomendara nuestro servicio a otras empresas o entidades?

20

18 14

10 10

16

15 19

9 5

14

10

18

Estos resultados fueron presentados a la gerencia de la empresa y divulgados al personal, con el fin de dar a conocer la percepcin del cliente. Se pudo concluir que hay un alto grado de satisfaccin con la prestacin del servicio dado por GEOCON INGENIEROS SAC, aunque se presentaron algunas dificultades en el cumplimiento del cronograma y el tiempo pactado para la finalizacin del proyecto. Para dar solucin a esto la gerencia opt por hacer una re-estructuracin de los cronogramas con el fin de generar mejores tiempos de respuesta y as cumplir con los requisitos del cliente.