Disciplina: Planejamento e Gerenciamento de Projetos - PGP

18/08/2011

Gerenciamento das Aquisies

Igor Dourado, Jobert S, Joo Carlos Florncio, Paulo Ferreira {icd, jgps, jcpf, phmf}@cin.ufpe.br
Centro de Informtica | UFPE

Introduo
Poucos projetos so realizados exclusivamente com os recursos da organizao Terceirizao

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Introduo
Um estudo feito pela Deloitte relata que 70% de 25 grandes organizaes que participaram de uma pesquisa relataram experincias negativas com projetos terceirizados Terceirizao em si um projeto, ento seguir uma abordagem de gerenciamento de projeto faz sentido para melhorar a probabilidade de sucesso

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Gerenciamento das Aquisies

Comprar ou adquirir produtos, servios ou resultados Gesto de contratos e de controle de mudanas Administrao das obrigaes contratuais

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Gerenciamento das Aquisies

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Gerenciamento das Aquisies

Planejar as aquisies: documentao das decises de compras do projeto Realizar as aquisies: obteno de respostas de fornecedores, seleo de um fornecedor e adjudicao de um contrato Administrar as aquisies: gerenciamento das relaes de aquisio e realizao de mudanas e correes Encerrar as aquisies: finalizar todas as aquisies do projeto

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Gerenciamento das Aquisies

Planejar as Aquisies

Planejar as aquisies
O que significa planejar aquisies?
Identificar necessidades do projeto que podem ser melhor atendidas com aquisio de produtos; Decidir entre Fazer ou comprar; Identificar potenciais fornecedores; Definir como sero os processos de aquisio;

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Estudo de caso
Boeing 787 Dreamliner;
Realizou a deciso de fazer apenas 15% das peas do 787; No deu a ateno necessria aos contratos de aquisio; No preparou as DT com clareza, conciso e completude;

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Estudo de caso
Apesar do projeto ainda ser um sucesso; Consequncias:
Ficou comum as peas fornecidas chegarem s linhas de montagem fora das especificaes; Clusulas de venda do jato definia descontos de at 40% para atrasos na entrega; O projeto s deve atingir a lucratividade a partir do milsimo jato fabricado;

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Planejar as aquisies

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Planejar as aquisies: entradas

Linha de base do escopo
Declarao do escopo; EAP; Dicionrio da EAP;

Documentao dos requisitos:

Requisitos com implicaes contratuais e legais;

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Planejar as aquisies: entradas

Acordos de cooperao:
Define as relaes comprador-fornecedor entre as partes;

Registro dos riscos; Decises contratuais relacionadas a riscos; Requisitos de recursos das atividades;

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Planejar as aquisies: entradas

Cronograma do projeto; Estimativa dos custos das atividades;
Permite avaliar se as licitaes ou propostas de fornecedores so razoveis;

Linha de base do desempenho de custos;

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Planejar as aquisies: entradas

Fatores ambientais da empresa; Ativos de processo organizacionais;
Polticas, procedimentos e diretrizes formais de aquisies; Tipos de contrato de aquisio a serem usados; Sistema estabelecido de fornecedores prqualificados;

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Planejar as aquisies: ferramentas e tcnicas

Anlise de fazer ou comprar:
Comprar quando se deseja diminuir riscos s restries do projeto; Melhor fazer se:
Existem instalaes ociosas ou fora de trabalho disponvel; Deseja-se reter o controle; O trabalho envolve informaes ou procedimentos proprietrios;

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Planejar as aquisies: ferramentas e tcnicas

Opinio especializada:
Desenvolve ou modifica os critrios que sero usados para avaliar as propostas de fornecedores; Fornece auxlio em questes, termos e condies exclusivos de aquisies;

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Planejar as aquisies: ferramentas e tcnicas

Tipos de contratos:
Determina o risco compartilhado entre comprador e fornecedor; Contratos de aquisio em geral se dividem em duas famlias:
Preo fixo; Custos reembolsveis;

Contrato por tempo e materiais (hbrido);

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Planejar as aquisies: ferramentas e tcnicas

Contratos de preo fixo:
Contratos de preo fixo garantido (PFG); Contratos de preo fixo com incentivo na remunerao (PFIR); Contratos de preo fixo com ajuste econmico do preo (PF-AEP);

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Planejar as aquisies: ferramentas e tcnicas

Contratos de custos reembolsveis:
Contratos de custo mais remunerao fixa (CMRF); Contratos de custo mais remunerao de incentivo (CMRI); Contratos de custo mais remunerao concedida (CMRC);

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Planejar as aquisies: ferramentas e tcnicas

Contratos por tempo e material (T&M);
O comprador paga por-hora e por-item; Usado quando no o nvel de esforo no pode ser estimado at o momento da realizao do contrato; Tem elementos de contrato de preo fixo e de custos reembolsveis;

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Planejar as aquisies: sadas

Plano de gerenciamento das aquisies;
Define como os processos de aquisio sero gerenciados; Pode incluir orientaes para:
Tipos de contratos a serem usados; Padronizao dos documentos de aquisio; Coordenar as aquisies com outros aspectos do projeto; Etc..

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Planejar as aquisies: sadas

Declaraes do trabalho das aquisies;
Descreve todo o trabalho e atividades que o vendedor de completar; Deve ser claro, completo e conciso; Tipos:
Performance Funcional Design

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Planejar as aquisies: sadas

Decises de fazer ou comprar;
Documenta as decises em relao a quais produtos, servios ou resultados sero obtidos fora da organizao;

Documentos de aquisio;
Usados para solicitar propostas de fornecedores em potencial; Documentos de aquisio incluem:
Descrio do tipo de resposta desejado; DT da aquisio; Clusulas contratuais requeridas;

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Planejar as aquisies: sadas

Critrios para seleo de fontes;
Desenvolvidos e usados para avaliar as propostas dos fornecedroes; Podem ser objetivos ou subjetivos; So exemplos de critrios de seleo:
Custo geral ou do ciclo de vida; Capacidade tcnica; Risco; Garantia; Etc..

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Planejar as aquisies: sadas

Solicitaes de mudanas;
O resultado do processo pode gerar necessidades de mudanas no plano de gerenciamento do projetos, planos auxiliares e outros componentes;

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Realizar as Aquisies

Realizar Aquisies
Realizar as aquisies o processo de:
Obteno de respostas de fornecedores Seleo de um fornecedor Adjudicao de um contrato.

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Realizar Aquisies

Realizar aquisies: entradas, ferramentas e tcnicas, e sadas

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Fluxo de Dados

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Realizar Aquisies: Entradas

As entradas so as seguintes:
Plano de Gerenciamento do Projeto
O plano de gerenciamento das aquisies

Documentos de Aquisio Critrios para Seleo de Fontes Lista de Fornecedores Qualificados

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Realizar Aquisies: Entradas

As entradas so as seguintes:
Ativos de Processos Organizacionais Proposta de Fornecedores Documentos do Projeto
Registro de Riscos Decises contratuais relacionadas a riscos

Decises de fazer ou comprar Acordos de Cooperao

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Realizar Aquisies: Ferramentas e Tcnicas

As ferramentas e tcnicas so:
Reunies com licitantes Tcnicas de avaliao de proposta Estimativas Independentes Opinio Especializada

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Realizar Aquisies: Ferramentas e Tcnicas

As ferramentas e tcnicas so:
Publicidade Pesquisa na internet Negociaes das aquisies

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Realizar Aquisies: Sadas

As sadas so as seguintes:
Fornecedores selecionados Adjudicao do contrato de aquisio Calendrios de recursos Solicitaes de Mudanas

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Realizar Aquisies: Sadas

As sadas so as seguintes:
Atualizaes do plano de gerencimento do projeto
Linha de base de custos Linha de base do escopo Linha de base do cronograma Plano de gerenciamento das aquisies

Atualizaes dos documentos do projeto

Documentao dos requisitos Matriz de rastreabilidade de requisitos Registro de riscos

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Administrar as Aquisies

Administrar Aquisies
Este processo consiste em:
Gerenciar as relaes de aquisio Monitorar o desempenho do contrato Fazer mudanas e correes necessrias

Muitas vezes algo tratado como uma funo administrativa separada

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Administrar Aquisies
Engloba a aplicao de processos apropriados de gerenciamento de projetos:
Orientar e gerenciar a execuo do projeto Reportar o desempenho Realizar o controle da qualidade Realizar o controle integrado de mudanas Monitorar e controlar os riscos

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Administrar Aquisies

Administrar aquisies: entradas, ferramentas e tcnicas, e sadas.

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Fluxo de Dados

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Administrar Aquisies: Entradas

As entradas so as seguintes:
Documentos de Aquisio
Registros dos contratos e declarao do trabalho

Plano de gerenciamento do projeto

Inclui o plano de gerenciamento das aquisies

Contrato

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Administrar Aquisies: Entradas

Relatrios de desempenho
Documentao Tcnica e satisfaes

Solicitaes de mudanas aprovadas Informaes sobre o desempenho do trabalho

Cumprimento de padres de qualidade

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Administrar Aquisies: Ferramentas e Tcnicas

As ferramentas e tcnicas so:
Sistema de controle de mudanas do contrato Anlise de desempenho das aquisies
Avaliao estruturada do progresso em relao qualidade e ao escopo Identificao de xitos e fracassos

Inspees e auditorias
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Administrar Aquisies: Ferramentas e Tcnicas

Relatrios de desempenho Sistemas de pagamento Administrao de reinvidicaes
Negociao das disputas

Sistema de gerenciamento de registros

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Administrar Aquisies: Sadas

As sadas so as seguintes:
Documentao da aquisio
Contrato com cronogramas, mudanas, documentao tcnica atualizada.

Atualizaes dos ativos de processos organizacionais

Correspondncia Cronogramas e solicitaes de pagamento Documentao da avaliao do desempenho do fornecedor

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Administrar Aquisies: Sadas

Solicitaes de mudanas
Orientaes e aes consideradas construtivas por uma das partes

Atualizaes do plano de gerenciamento do projeto

Plano de gerenciamento de aquisies Linha de base do cronograma

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Encerrar as Aquisies

Encerrar as Aquisies
o processo de finalizao de cada aquisio do projeto Serve de apoio ao processo de encerramento do projeto ou fase Foco em verificar que todo o trabalho descrito no contrato foi terminado Atualizao dos registros para refletir os resultados finais, arquivamento dessas informaes para uso futuro
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Encerrar as Aquisies
Resulta quando comprador e fornecedor acordam mutuamente que as obrigaes do contrato foram cumpridas Contudo, a reciso antecipada pode ocorrer se uma parte incapaz de cumprir suas obrigaes

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Encerrar as Aquisies

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Encerrar as Aquisies

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Encerrar as Aquisies
Entradas:
Plano de gerenciamento do projeto Documentao da aquisio
Cronograma do contrato, escopo, qualidade e desempenho de custos, mudanas no contrato, registros de pagamento e resultados de inspees

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Encerrar as Aquisies
Ferramentas e tcnicas:
Auditoria de aquisies
Avaliao estruturada do processo de aquisies Identificar xitos e fracassos

Acordos negociados
Acerto final justo de todas as questes, reinvidicaes e disputas pendentes

Sistema de gerenciamento de registros

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Encerrar as Aquisies
Sadas
Aquisies encerradas
Aviso formal por escrito de que o contrato foi concludo

Atualizaes nos ativos de processos organizacionais

Arquivo de aquisies: documentos indexados do contrato Aceitao da entrega: aviso formal por escrito de que as entregas foram aceitas ou rejeitadas Documentao de lies aprendidas

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Referncias
HELDMAN, Kim. Gerncia de Projetos: Fundamentos: um guia para quem quercertificao em gerncia de projetos. 4. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005. HELDMAN, Kim. Gerncia de Projetos: Fundamentos: Guia para exame oficial do PMI. 3 ed. Rio de Janeiro, Elsevier, 2006. PMI - Project Management Institute. Guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos (PMBOK). 4 ed. Newton Square Pennsylvania, 2008.

Questes

Questes
Durante qual dos processos abaixo, a negociao ocorre? a)Planejar as Aquisies b)Realizar as Aquisies c)Administrar as Aquisies d)Encerrar as Aquisies

Questes
Durante qual dos processos abaixo, a negociao ocorre? a)Planejar as Aquisies b)Realizar as Aquisies c)Administrar as Aquisies d)Encerrar as Aquisies Negociao ocorre durante o processo de realizar a aquisio

Questes
O comit est discutindo sobre os fornecedores em potencial que submeteram suas respostas. Um membro do comit argumenta sobre um dos fornecedores enquanto outro membro do comit quer que o projeto seja adjudicado para outro fornecedor. Em qual dos processo de aquisio isto se enquadra? a)Planejar as Aquisies b)Realizar as Aquisies c)Administrar as Aquisies d)Negociar Contratos

Questes
O comit est discutindo sobre os fornecedores em potencial que submeteram suas respostas. Um membro do comit argumenta sobre um dos fornecedores enquanto outro membro do comit quer que o projeto seja adjudicado para outro fornecedor. Em qual dos processo de aquisio isto se enquadra? a)Planejar as Aquisies b)Realizar as Aquisies c)Administrar as Aquisies d)Negociar Contratos

Questes
Com que tipo de projeto o fornecedor est MAIS ciente sobre o escopo do projeto? a)Preo fixo b)Custo mais remunerao fixa c)Tempo e Material d)Ordem de compra

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Questes
Com que tipo de projeto o fornecedor est MAIS ciente sobre o escopo do projeto? a)Preo fixo b)Custo mais remunerao fixa c)Tempo e Material d)Ordem de compra

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