Expositor : Ing.

Jos C, Garca La Riva

Introduccin
Bajo el nombre de Google vamos a encontrar una gran cantidad de herramientas y servicios a nuestra entra disposicin que nos van a facilitar muchas de las tareas que da a da nos encontramos en nuestros trabajos y tambin fuera de ellos. Google ha construido su imperio bajo la filosofa del cdigo abierto, con valores empresariales que potencian la innovacin, empez con un sencillo buscador y ahora est hacindose hueco entre las grandes factoras informticas, compitiendo directamente con los grandes y creciendo incesablemente. Una de las claves de xito es la adaptacin de su producto a nuestras necesidades, los usuarios, al mismo ritmo que evoluciona internet y la demanda social, siendo capaz de dar respuesta a lo que necesitamos sin grandes florituras pero con gran funcionalidad. Su estrategia de publicidad sobre la que sustenta su financiacin ha permitido ofrecernos su amplia gama de productos a precio cero, lo cual le hace mucho ms atractivo. El triunfo de Google necesita de un cambio en la mentalidad de los usuarios, una adaptacin a la nueva web y a la que est por venir. Romper con la informtica tradicional, con el almacenamiento local, con la encapsulacin de nuestro puesto de trabajo, con las fronteras telemticas, ser parte de la gran red.

QU NOS OFRECE GOOGLE?

En los ltimos aos Google no ha dejado de sorprendernos con nuevas herramientas y servicios, vamos a tratar de aclarar cada uno de ellos. Todos hemos odo hablar ms o menos de gMail, Google Maps, Google Analytics, Google Calendar, etc. Cada una de estas herramientas, que ahora pasaremos a listar, puede funcionar independientemente o como parte de un todo, que es GOOGLE APPS. As pues, podemos crear una cuenta de correo y utilizarlo para gestionar nuestro e-mail personal con gMail, o tambin podemos estar interesados en tener un calendario para llevar al da nuestras reuniones y tiempo de ocio, o consultar donde est la calle Gran Va con Google Maps. En general tendemos a pensar en estos servicios y herramientas como algo de uso personal, teniendo nuestra propia cuenta para ello, pero el concepto cambia cuando estas herramientas pasan a formar parte de una ms grande que las engloba, que adems es asociada a una entidad, a nuestra entidad (organizacin, asociacin, empresa..), y nos va a dar un servicio de administracin de cada cuenta y de lo que con ellas se haga.

Esquema aplicaciones y servicios de Google

Continuacin
Podramos decir que GoogleApps es una herramienta de herramientas para la gestin, comunicacin y administracin. Aunque podemos utilizar cada una de las herramientas independientemente. Como podemos ver en la figura 1, tambin disponemos de otras herramientas que no quedan englobadas en GoogleApps, pero que pueden ser utilizadas igualmente con una nica cuenta de Google. Y es que esta, es una de las principales ventajas de todo el entramado Google, y es que con una nica cuenta podremos acceder a todas las aplicaciones.

Segn el propio Google: Con Google Apps puedes proporcionar a tus empleados las herramientas de comunicacin y colaboracin de ltima generacin necesarias para administrar las comunicaciones electrnicas, compartir y publicar informacin y mantenerse conectados durante los desplazamientos. Y lo que es mejor, son soluciones alojadas por Google, por lo que no tendrs que descargar, instalar ni mantener ningn hardware o software. Con Google puedes permitirte el lujo de ofrecer a todos y cada uno de tus empleados las herramientas que necesitan para cumplir con su trabajo .
Por tanto el primer paso para empezar a probar estas herramientas ser crear una cuenta desde el gestor de correo gmail (http://mail.google.com) y podremos acceder a todas las aplicaciones con un nico identificador.

Creacin de una Cuenta

DESCRIPCIN DE LAS APLICACIONES GOOGLE APPS

COMUNICACIN Y CONEXIN

Gmail
Correo electrnico con hasta 25 GB de almacenamiento por direccin personalizada, herramientas de bsqueda en el correo y chat integrado. http://mail.google.com/a/tudominio.com

Google Calendar
Coordina las reuniones y eventos de la empresa con calendarios que puedes compartir con tus compaeros. Google Talk

Llamadas de voz (VoIP) y texto a todo el mundo (MI, mensajera instantnea).

DESCRIPCIN DE LAS APLICACIONES GOOGLE APPS

PUBLICACIN Y DOCUMENTOS
iGoogle

Google Docs
Para crear documentos, hojas de clculo y presentaciones, y compartirlos en tiempo real

La Pgina de inicio, una pgina que puede personalizarse para acceder rpidamente a todos los servicios. Accede a tu bandeja de entrada, calendario, documentos e informacin de la empresa y, adems, realiza bsquedas en Internet desde una misma ubicacin. http://www.google.es/ig
Google Page Creator Crea y publica pginas web para tu dominio de forma rpida y sencilla gracias a esta herramienta de diseo de pginas web WYSIWYG (lo que ves es lo que hay). Solo para Premier y Educacin Tambin estn disponibles: funciones de migracin y edicin, asistencia telefnica y herramientas que se pueden integrar con tu infraestructura actual.

Google Sites
Comparte informacin con tu equipo desde un nico lugar.

DESCRIPCIN DE LAS APLICACIONES GOOGLE APPS

ADMINISTRACIN: http://www.google.com/a/tudominio.com Panel de control Administra tu dominio y las cuentas de usuarios online. https://www.google.com/a/cpanel/tudominio.com API de ampliacin Integracin con los sistemas de TI existentes o con soluciones de terceros. Seguridad y cumplimiento con las polticas y leyes aplicables Establece polticas de correo electrnico y recupera mensajes eliminados. Ayuda y asistencia Solucin de problemas online y horario ampliado de asistencia telefnica para problemas graves.

EDICIONES DE GOOGLE APPS

Google nos ofrece todo esto GRATIS, sin perder calidad ni condiciones de funcionamiento. Pero tambin nos ofrece la oportunidad de comprar una versin Premier o Educacin, con algunas ventajas. Ediciones especiales con ms caractersticas: Qu ventajas tiene la versin Premium?

1. Edicin estndar 2. Edicin premier por 50USD / cuenta / ao 3. Edicin educacin

Garanta de actividad del 999% para el correo. Un 75% ms de espacio..25Gb de espacio por cuenta (frente a los 8 actuales gratuitos). Los anuncios de texto relevantes en el mail son configurables y opcionales. Incluye polticas para la recuperacin del email. Incluye una API para integrar con tu infraestructura existente. Control de enrutamiento para el correo -> permite doble entrega. Herramientas de migracin de correo electrnico. Mayor cobertura en la asistencia telefnica .

Qu ventajas tiene la versin Educacin?

Los anuncios de texto relevantes en el mail son configurables y opcionales para estudiantes y personal a tiempo completo de organizaciones SAL. Incluye una Sala de conferencias y programacin de recursos. Incluye una API para integrar con tu infraestructura existente . Control de enrutamiento para el correo -> permite doble entrega . Mayor cobertura en la asistencia telefnica Disponible para las escuelas de educacin bsica y media sin nimo de lucro, centros universitarios y universidades acreditados y para las empresas estadounidenses sin nimo de lucro registradas segn se describe en las Condiciones del servicio de Google Apps edicin educacin.
A continuacin exponemos algunas ventajas de GoogleApps frente a otras aplicaciones de escritorio tradicionales: No hay que guardar nada en nuestro ordenador, todo es remoto y compartido, por lo que no hay problemas de prdida de datos o virus, no pasa nada si se te olvida guardarlo o se va la luz inesperadamente. Al ser todo compartido no hay que estar enviando copias por e-mail, con los lmites que esto conlleva (espacio, formatos, etc.) Recuerda todas las versiones de los documentos, por lo que es fcil de recuperar No hay que actualizar el software cada X aos Es gratuito o muy barato en su versin premiere Permite generar PDFs sin necesidad de una aplicacin

Resumen
Cuando creamos la cuenta para GoogleApps lo asociaremos a nuestro nombre de dominio, para dar integridad a la herramienta global y poder migrar cuentas de correo y crear APIs con nuestro dominio de siempre. La principal diferencia entre tener una cuenta de google personal y una cuenta de google con GoogleApps ser esta, con la segunda el nombre de dominio ser propio. Personal: micuenta@gmail.com Con GoogleApps: micuenta@midominio.com Para ms informacin: http://www.google.com/a/help/intl/es/index.html

GOOGLE APPS - ADMINISTRACIN

Una vez creada la cuenta para Google Apps, podremos acceder a los mens de administracin desde la siguiente URL: https://www.google.com/a/cpanel/tudominio.com

Panel de Control
Es un panel con los accesos directos a la configuracin de cada aplicacin que tengamos activada en GoogleApps. As como accesos a algunas funciones de administrador: - Gestionar cuenta de administracin. - Gestionar nombre de dominio . - Crear nuevos usuarios .

CUENTAS DE USUARIO
Lista las cuentas de usuario que existan en nuestro dominio de GoogleApps, permite crear nuevas cuentas y listas de email. Tambin podremos borrar cuentas desde aqu :

PERSONALIZACION DEL DOMINIO

Desde aqu podremos gestionar y administrar todas las caractersticas de nuestro dominio en GoogleApps. a) En la pantalla general podremos modificar: o Nombre de la organizacin o Idioma o Zona horaria o Configurar el tipo de panel de control o Activar y desactivar actualizacin automtica de servicios

Configuracin de Servicios
Desde aqu podremos gestionar y administrar todas las caractersticas de los servicios que ofrece Google Apps (Calendario, Chat, Contactos, Docs, Correo, Movil, etc)

Correo Electrnico
Desde aqu podremos gestionar y administrar todas nuestra cuenta de correo electrnico y adicionalmente podremos gestionar otras cuentas de correo como la de Yahoo, Hotmail, Gmail y otros. Tambin podemos utilizar etiquetas para gestionar los correos de un grupo determinado de usuarios.

Correo Electrnico (Continuacin)

Observamos una interfaz de gestor de correo muy intuitiva y sencilla de utilizar. Lo destacable de gMail es lo siguiente: Permite etiquetar nuestros mails para luego poder realizar bsquedas y/o agruparlos. Una etiqueta es un nombre que definimos a nuestro gusto, podemos tener tantas como queramos. Seleccin directa de correos para filtrarlos: todos, ninguno, ledos, no ledos, destacados, sin destacar Marcar nuestros correros como destacado, con la estrella. Podemos crear un evento para gCalendar a partir de un email Marcar como SPAM el correo Adems, gMail tiene un men de configuracin muy amplio. Formato de mensajes Idioma de interfaz Redireccin de correos Aadir cuentas de correo a nuestro gestor Crear filtros (de, para, a, asunto, mensaje) y acciones (omitir, marcar como ledo, borrar, aplicar etiqueta, marcar como spam, reenviarlo) Reenvo correo POP/IMAP: aqu tendremos que activar o desacticar la opcin que nos da Google Apps para gestionar nuestro correo gMail desde un gestor de corre como Outlook, Thunderbird u otros. Clips de la web: permite configurar y/o ocultar los clips de publicidad que aparecen en nuestro gestor web de email. gMail integra el chat (gTalk) en el mismo gestor de correo web, pudiendo abrir y cerrar conversaciones sobre la misma web.

Servicio de Calendario

Servicio de Documentos

Servicio de Sitios Web

Servicio de Sitios Web

RESUMEN
Google Apps trae enormes beneficios a una compaa, tales como: 1. Capacidad de 7 gigas (siete mil megas!) 2. Interfaz va web (similar a Gmail) 3. Bsquedas eficaces 4. POP3 para descargar a Microsoft Outlook, Apple Mail, Thunderbird o cualquier cliente de correo 5. Servicios integrados, como el chat, calendario y docs 6. Totalmente traducido a espaol 7. Recepcin de mensajes de otras cuentas 8. Creacin de filtros personalizados 9. Cuenta catch all, o cuenta que recibe todo el correo perdido enviado a su dominio 10. Acceso IMAP para tener sincronizado tu correo desde diferentes dispositivos

Contacto
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