Proceso de compras

Unidad III

Elementos que conforman el proceso de compras:

Requisicin de la compra Localizacin de las fuentes proveedoras Solicitud de cotizacin Cotizacin Cuadro o tabla comparativa de proveedores Negociacin con proveedores Orden de compra o pedido Seguimiento de ordenes de compra

Requisicin de la compra
Es una forma de uso por medqio de la cual la administracin de abastecimientos hace llegar sus necesidades al departamento de compras de los distintos materiales que se necesitan para la alimentacin de las lneas de produccin. Comprobaciones a efectuar antes del manejo de las requisiciones:

Traer las firmas de aprobacin necesarias. Indicar las fechas de entrega solicitadas. Estar indicada la cantidad y la unidad. Anexar plano y/o especificaciones para identificacin correcta del material o servicio. Traer la cuenta de aplicacin correcta.

la

Localizacin de las fuentes proveedoras

Por estudios anticipados de los posibles proveedores, corredores, agentes de ventas y representantes de fbricas, el gerente de compras puede realizar sus operaciones con mayor rapidez y eficacia. El estudio de las fuentes de abastecimiento tiene dos fases principales: Localizar las fuentes de abastecimiento Hay que juzgarlas y valuarlas

Cuadro o tabla comparativa de proveedores

Consiste en abrir un archivo por orden alfabtico que servir para guardar los resmenes de cotizaciones, listas de precios, catlogos, circulares y en s toda la informacin que pueda obtenerse sobre las mercancas que se compran o que puedan sustituir a las mismas.

Negociacin con proveedores

La negociacin es la aplicacin de los hechos, la lgica y la presin econmica con la finalidad de alcanzar un valor mejorado en los objetivos de reduccin de costos, ya que mediante esta forma el gerente de compras tiene oportunidad de evaluar la interpretacin del proveedor en cuanto a las especificaciones, requerimientos de calidad, calendario de entregas, condiciones de pago, garanta y servicios, procesos y estimaciones de costos. Es imprescindible que el encargado de compras se prepare para efectuar la negociacin contestndose las siguientes preguntas: Cules son mis objetivos? Cul ser la actitud probable del proveedor? Qu concesiones estoy dispuesto a dar? Cules son los hechos que debo reunir de antemano y si lo principal puede negociarse en este artculo?

Elementos de negociacin comprador- proveedor

Calidad (de acuerdo a las especificaciones) Precio (razonable en relacin con el costo , oferta demanda y competencia) Garanta y servicio (suministro de mercancas de la clase y descripcin exacta que se especifica) Tiempo de entrega (establecer los plazos de entrega y las cancelaciones en caso de incumplimiento) Condiciones de pago (establecer descuentos por pronto pago, por volumen, descuentos comerciales, etc.)

Orden de compra
Es un documento mediante el cual se comprometen tanto el comprador como el proveedor a sostener y respetar las condiciones pactadas en la adquisicin de materiales. La orden de compra es la autorizacin al proveedor para que envi y cargue al comprador las mercancas especificadas, es muy importante que la orden abarque de manera concreta y precisa los elementos esenciales de las compras que se quieren hacer, de manera que hagan imposibles las interpretaciones errneas y reduzcan al mnimo la necesidad de intercambiar correspondencia sobre el asunto.

Seguimiento ordenes de compra

Cuando el departamento de compras a formalizado un contrato con un proveedor slo ha terminado una parte de sus preocupaciones. El comprador tiene que ocuparse del proveedor y, despus, de la empresa de transporte con el fin de averiguar si los materiales pedidos llegarn o no como l espera. Las averiguaciones que haga a este respecto permitirn al departamento de compras decidir si es necesario recurrir a medidas correctivas.