Unidad de Organizacin del Negocio

Mdulo I La organizacin de mi empresa Mdulo II Direccin de Talento Humano Mdulo III Aspectos legales Asesora grupal

Unidad de Organizacin del Negocio

Mdulo I

La organizacin de mi empresa

Componentes y Recursos de una Empresa

Componentes
Actividades

Objetivos
Resultados

Personas

Organizar Planear Delegar Vender Procesar

Dirigir Decidir Controlar Comprar

Productos Calidad Servicio Atencin Satisfaccin

Propsitos

Recursos

Supervivencia Crecimiento Rentabilidad Responsabilidad

Cmo es la estructura de una microempresa?

R E A S D E L A E M P R E S A

Nombre rea de Gestin rea de Finanzas rea de Personal rea de Produccin rea de Mercadeo

Orientacin del rea

Actividades

Se organiza la empresa, se Planear, organizar, planifican actividades y se dirige. dirigir, controlar. Cobrar, pagar, Se hace ptimo manejo de cuadrar caja, los recursos financieros comprar.

Se contratan los empleados. Se logra que hagan lo que se proponen.

Se ejecutan los servicios o se hacen los productos con los recursos y las personas Se buscan los clientes, se ofrece el producto, se atiende, y se vende.

Seleccionar, contratar, Delegar, evaluar, dirigir. Selecciona materia prima, se corta, pega, cose, acomoda. Investigacin, promocin, venta, atencin, servicio.

Modelo de gerencia estratgica

Retroalimentacin
Realizar auditora externa Fijar visin, misin, valores Identificar amenazas Identificar oportunidades Fijar objetivos

Identificar misin actual, objetivos y estrategias

Identificar debilidades Realizar auditora interna Identificar fortalezas

Fijar estrategias

Modelo de gerencia estratgica

FORMULACIN DE ESTRATEGIA
Retroalimentacin Fijar metas: 1. Gerencia 2. Mercadeo 3. Finanzas 4. Produccin 5. Investigacin y desarrollo Fijar metas: 1. Gerencia 2. Mercadeo 3. Finanzas 4. Produccin 5. Investigacin y desarrollo Retroalimentacin EJECUCIN DE ESTRATEGIA EVALUACIN DE ESTRATEGIA

Fijar objetivos

Definir planes operativos

Asignar recursos

Medir y evaluar resultados

Fijar estrategias

Identificar y evaluar
Capacidades de la empresa que garantizan el cumplimiento de los objetivos propuestos. Qu es lo que la empresa hace bien?

Carencia, falla o limitacin de carcter interno que puede restringir o imposibilitar el desarrollo de la empresa frente a las condiciones del medio ambiente. En que est fallando la empresa?

Matriz DOFA
FUERZAS - F Dejar siempre en blanco OPORTUNIDADES O Anotar las oportunidades Anotar las fuerzas ESTRATEGIAS FO Usar las fuerzas para aprovechar las oportunidades ESTRATEGIAS FA Usar las fuerzas para evitar las amenazas DEBILIDADES D Anotar las debilidades ESTRATEGIAS - DO Superar las debilidades aprovechando las oportunidades ESTRATEGIAS DA Reducir las debilidades y evitar las amenazas

AMENAZAS A Anotar las amenazas

Eficiencia o eficacia?

EFICIENCIA
Procesos UTILIDADES

EFICACIA
Resultados

EFECTIVIDAD

IMAGEN - XITO

Efectividad
Relacin RECURSO PERSONA HAGO MEJOR USO DE LOS RECURSOS Relacin PERSONA PERSONA

LOGRO LOS MEJORES RESULTADOS

EFICACIA

EFICIENCIA

UTILIDADES

XITO

EFECTIVIDAD

Qu es ser competitivo?
Es utilizar nuestras capacidades para prestar todos los servicios, cada vez en mejor forma, para generar ventaja competitiva.

Ventaja competitiva es la capacidad que tiene la empresa para superar a la competencia, dndose la opcin de brindar a los clientes un beneficio que ella no puede ofrecer. Es lo que le da al cliente la razn para comprar en un negocio en lugar de otro, una y otra vez.

La organizacin como proceso

Detallar todo el trabajo que hay que hacer para alcanzar las metas de la organizacin. Dividir la carga total del trabajo en actividades que puedan ser desarrolladas lgica y confortablemente por una persona o por un grupo.

Combinar el trabajo en una forma lgica y eficiente Departamentalizacin.

Crear un mecanismo para coordinar el trabajo de todos los miembros de la empresa. Seguimiento y reorganizacin.

Qu es un organigrama?
Cuando se administra la empresa, se deben Ordenar las personas, los recursos y las actividades a desarrollar por todos los empleados de la compaa.

Organizar a los empleados es primordial. Si ellos saben lo que deben hacer y se les ensea a hacer buen uso de los recursos, la empresa se hace eficiente.

La eficiencia disminuye los costos y genera utilidades.

Los pasos que se deben seguir para organizar actividades de las personas en la empresa son:

Definir los cargos. Determinar caractersticas de los cargos.

Establecer los requisitos para desempearlos.

Fijar las funciones. Asignar las responsabilidades.

Una vez dados los pasos anteriores se procede a establecer, segn el proceso productivo, quin recibe rdenes de quin y a quin rinde informes cada persona
GERENTE

Para lograrlo, se elabora un grfico Llamado ORGANIGRAMA, que determina la Unidad de Mando y la Unidad de Direccin en la empresa

SUBGERENTE JEFE DE PRODUCCIN

SECRETARIA

Ejemplo de organigrama

COMIT DE PRODUCCIN
TRABAJADORES

Qu es la responsabilidad?
Es hacerse cargo de algo y actividad es una accin que se ejecuta para poder cumplir con la responsabilidad.

Ejemplo

En una empresa de confeccin, la persona que corta tiene la responsabilidad de proveer en forma continua las piezas cortadas para que el que cose no pierda tiempo esperndolas. Sus actividades son: seleccionar y utilizar los moldes, cortar, clasificar por tallas y colocar las piezas en la canasta. Debe cumplir esas actividades para responder por esa parte de la produccin. De esta forma se evitan conflictos por falta de claridad en lo que se espera que haga quien se desempee como cortador.

Qu es la delegacin?
Es el acto de delegar, que significa dar a otra persona la autoridad que tiene por su oficio, para que haga sus veces o para conferirle alguna representacin.

Cmo delegar eficazmente

El anterior pensamiento permite:

Especificar responsabilidades. Establecer la razn para delegar. Decidir a quin se delega. Especificar cmo se debe hacer. Establecer fechas y tiempos.

Proporcionar autoridad y recursos.

Comunicar la delegacin. Hacer seguimiento a la marcha del trabajo.

Proceso de la comunicacin
Alguien dice (Emisor) A otro (Receptor)

Qu? (Mensaje) A travs de algo (Medio)

Por algn motivo (Intencin) Con qu efectos (Reaccin)

Consideraciones
El emisor habla, escribe o hace seas

El lder comunica: noticias, soluciones, informes, rdenes, instrucciones. El trabajador comunica: noticias, reclamos, ideas, informes. El receptor: escucha, entiende seales o lee. El mensaje: ideas, actitudes, informes, conceptos.

Unidad de Organizacin del Negocio

Mdulo II Direccin del Talento Humano

Fundamentos de la Gestin del Talento Humano

1. Concepto 2. Responsabilidades 3. Importancia 4. Funciones

1. Concepto
La gestin del talento humano es la responsable de la dimensin humana en la organizacin, esto incluye:
Contratar personas que cumplan con las competencias necesarias para ejercer un cargo. Capacitar a los empleados. Proporcionar los mecanismos y ambientes necesarios que propicien la motivacin y la productividad en la organizacin. Comunicar al trabajador noticias, reclamos, ideas, informes.

2. Responsabilidades
Apoyar la gestin de la compaa Representar a los Empleados

3. Importancia de la direccin de Talento Humano

Genera ambientes favorables que propician motivacin, compromiso y productividad. Identifica las necesidades de las personas para encaminar programas. Capacita y desarrolla a los empleados continuamente. Disea e implementa programas de bienestar para los empleados.

4. Funciones
Reclutamiento y seleccin
Desvinculacin Bienestar Contratacin Induccin y capacitacin

Remuneracin

Motivacin

Evaluacin del desempeo

Reclutamiento y seleccin
Reclutamiento
Bsqueda de posibles candidatos para desempear un determinado cargo.

Seleccin
Busca determinar cul es el candidato que rene las condiciones para ocupar un cargo.

Proceso de reclutamiento y seleccin

Anlisis de cargos Reclutamiento de candidatos Seleccin de candidatos

Decisin de contratacin

Etapa 1: Anlisis de cargos

Manual de funciones

Perfil del cargo

Ejemplo de un manual de funciones

Nombre del cargo: Vendedor Depende: rea comercial Fecha: Junio 3 de 2004

Descripcin general: Cumplir con los objetivos de ventas por unidades y pesos, cobros, asesora comercial, apertura de mercado; coordinar lo compromisos comerciales con el rea de Produccin.

Funciones:

Contactar a nuevos clientes y presentar ofertas comerciales. Vender los productos de la compaa Asesorar a los clientes durante el proceso de venta y post-venta Realizar seguimiento a la cartera y efectuar los cobros de la misma. Redimir los informes de la gestin comercial.

Responsabilidades:

Por valores: Manejar correctamente los dineros que se reciban por cobro de cartera, consignndolos y/o entregndolos a financiera en el trmino de dos das mximo.

Por relaciones: Atender de manera amable y efectiva a los clientes, escuchar sus reclamos y participar en su solucin. Por resultados: Cumplir con los objetivos comerciales.

Ejemplo de un perfil de cargo

Nombre del cargo: Vendedor Depende: rea comercial Fecha: Junio 3 de 2004

Nivel de educacin: Estudios de bachillerato completo, tcnico laboral o profesional en ventas y mercadeo, o estudiante universitario de ltimos semestres de administracin de empresas o mercadeo.

Experiencia laboral: Mnimo un (1) ao en empresas similares.

Conocimientos: Ventas, estrategias comerciales, atencin de clientes.

Habilidades: Comerciales, liderazgo. Actitudes: Responsabilidad, amabilidad, puntualidad, organizacin, honestidad. Aspectos personales: Disponibilidad para viajar, buena presentacin personal.

Etapa 2: Reclutamiento
Tipos de reclutamiento

INTERNO
Convocatorias Concepto de jefes Registro personal

EXTERNO
Publicidad Recomendaciones Universidades Gremios

Reclutamiento y seleccin
Etapa 3: Seleccin
Recepcin hojas de vida Anlisis y seleccin H.V. Entrevistas

Pruebas

Verificacin de datos

Exmenes mdicos

Decisin de contratacin

Entrevistas

Entrevista preliminar Entrevista personal

Entrevista de verificacin
Entrevista tcnica

Tipos de pruebas

Pruebas de personalidad Pruebas de aptitud

Pruebas de conocimiento
Pruebas de muestreo de trabajo

Exmenes mdicos

Examen ocupacional Exmenes de laboratorio general: parcial de orina y serologa Exmenes especficos y ocupacionales: cuadro hemtico, audiometra, optometra, electrocardiograma, colesterol, triglicridos, radiografas.

Requisitos de contratacin

Contrato de trabajo Afiliacin a la Seguridad Social

Afiliacin a parafiscales
Manejo de la carpeta y la documentacin Carn

Tipos de contrato

Contratos verbales Contratos escritos Trmino indefinido Trmino fijo Por labor contratada Destajo

Induccin de nuevos empleados

DEFINICIN Proceso por el cual el nuevo empleado se familiariza con la empresa y su funcionamiento

Facilitar la adaptacin del nuevo empleado CONTRIBUCIN Generar un buen ambiente de trabajo

Tipos de induccin
General
Qu debe saber el empleado de la compaa y su funcionamiento para adaptarse mejor?

Especfica

Qu debe saber el empleado sobre su cargo y rea de trabajo para desempearse mejor?

Unidad de Organizacin del Negocio

Mdulo III Aspectos legales: Impuestos que les aplican

Qu es el Impuesto al Valor Agregado IVA?

El IVA, es un impuesto que
Grava el valor que toda empresa adiciona a los bienes y los

servicios que adquiere de

otros.

Quines son responsables del IVA?

Cuando una persona compra bienes y servicios, el pago se grava con un impuesto que se llama IVA.
En las ventas, los comerciantes.

Responsables del IVA

En ventas por cuenta de terceros, el

comisionista y el tercero.
En ventas de aerodinos, el comerciante y el vendedor. En los servicios gravados, quienes efectan el servicio. En las importaciones, el importador.

Obligaciones de los responsables del IVA

Inscribirse en la DIAN (Formato: RUT) Presentar la declaracin de ventas (R.C: Bimestre). Expedir facturas y discriminar el impuesto. Liquidar, cobrar el impuesto, practicar la retencin. Llevar en contabilidad: registro de compras, ventas e impuesto a las ventas por pagar. Especificar cules ventas son gravadas, exentas y excluidas. Pagar el impuesto. Guardar las pruebas por cinco aos.

Rgimen simplificado
Requisitos

Ser persona natural, comerciante y artesano, minorista o detallista.

Ser agricultor y ganadero que realice operaciones gravadas.

Prestar servicios gravados, siempre y cuando rena la totalidad de las siguientes condiciones:

Tener un solo establecimiento de comercio.

No desarrollar actividades bajo franquicia.

No ser usuario aduanero. Que sus ingresos gravados con IVA en el 2012 no superen 4.000 UVT ($104196.000). Que ni en el ao inmediatamente anterior ni en el ao en curso, hayan celebrado contratos de venta por valor individual y superior a 3.300 UVT ($85962.000). Que el monto de sus consignaciones bancarias, durante el ao anterior o durante 2012, no supere la suma de 4.500 UVT ($117221.000, 2012)

Agentes de retencin del IVA

La Nacin, los Departamentos,
Los Municipios y los Distritos. Las reas Metropolitanas Asociaciones de Municipios Establecimientos Pblicos y/o Empresas del Estado, Sociedades de Economa Mixta

Entidades descentralizadas directas e indirectas

Agentes de retencin del IVA

Personas jurdicas con participacin pblica Grandes contribuyentes, responsables del IVA o no. Quienes contraten con personas sin residencia o domicilio en el pas. Los responsables del rgimen comn, cuando adquieran bienes gravados, de personas que pertenezcan al rgimen simplificado.

Las entidades emisoras de tarjetas dbito o crdito en el momento

correspondiente al pago o abono en cuenta. La Aeronutica Civil. Los de RC Proveedores de sociedades de C.I.

Obligaciones del agente retenedor

Practicar la retencin. Declarar mensualmente el valor retenido. Llevar una subcuenta de retenciones. Pagar el IVA dentro de los plazos fijados. Expedir en el mes de enero de cada ao un certificado al

responsable, discriminando todas las retenciones hechas.

Elaborar documento equivalente a la factura como soporte de la retencin (Rgimen simplificado). Expedir certificados, a solicitud del beneficiario.

Requisitos de las facturas

Requisitos impresos a travs de medios litogrficos:

Estar denominada como factura de venta. Apellidos y nombre o razn y NIT del vendedor.

Apellidos y nombre o razn social del adquiriente, NIT y

discriminacin del IVA. Tener un nmero consecutivo. Nombre o razn social y NIT del impresor de la factura y

numeracin autorizada.

Requisitos para la elaboracin de las facturas

Fecha de expedicin, fecha de vencimiento Firma de vendedor y comprador. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos. Valor total de la operacin. Indicar la calidad de retenedor del IVA (Rgimen comn). Expedir en original y copia.
ALMACENES PISPIRISPI FACTURA N x7x8x6

Quines no estn obligados a facturar?

Bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compaas de financiamiento comercial.

Los responsables del rgimen simplificado.

Los distribuidores minoristas de derivados del petrleo. Los distribuidores minoristas de gas natural comprimido.

Quines no estn obligados a facturar?

El transporte pblico urbano o metropolitano de pasajeros. Las cooperativas de ahorro y crdito. Los organismos cooperativos de grado superior. Las cooperativas multiactivas e integrales (operaciones financieras).

Qu es el Impuesto de Industria y Comercio, ICA?

Ley 97 de 1913, literal F, Artculo 1: Origen del Impuesto.

Disposiciones generales
Recae sobre toda actividad de comercio, industria o servicio que se ejerza en la jurisdiccin municipal, por personas naturales, jurdicas o sociedades de hecho, que se realicen en forma permanente o no, con establecimiento de comercio o sin l.

Esta Ley consagra como presupuestos de esta obligacin tributaria:

1. El hecho (la actividad) en el territorio municipal 2. El sujeto activo que factura y recauda (Municipio). 3. El sujeto pasivo (los contribuyentes).

Disposiciones generales
El impuesto se liquida sobre ingresos ordinarios y extraordinarios obtenidos cada ao, pero descontando los provenientes de actividades no sujetas, exentas, rebajas, descuentos, venta de activos fijos y exportaciones.

Disposiciones generales
Actividades generales:

Actividad industrial:
Produccin, extraccin, fabricacin, confeccin, preparacin, transformacin, reparacin, manufactura y ensamble.

Actividad comercial:
Expendio, compraventa o distribucin de bienes o mercancas, tanto al por mayor como al por menor.

Actividad de servicio:
Todas las tareas, labores o trabajos ejecutados sin que medie relacin laboral con quien la contrata y que genere obligacin de hacer e ingreso en dinero o especie.

Actividades no sujetas al Impuesto ICA

La produccin agrcola, ganadera y avcola. Las exportaciones.

La explotacin de canteras y minas (excepto sal, esmeraldas y

metales preciosos). La educacin pblica. Beneficencia, culturales y deportivas.

Los sindicatos, asociaciones de profesionales y gremiales, sin nimo

de lucro. Los partidos polticos.

Actividades no sujetas al impuesto ICA

Los hospitales adscritos al sistema de salud.
La primera etapa de transformacin realizada en predios rurales,

con excepcin de industrias donde haya transformacin.

Las de trnsito de artculos de cualquier gnero que atraviesen

por el territorio del Distrito Capital.

La Cruz Roja Colombiana. Las sucursales de sociedades extranjeras.

Las personas naturales extranjeras que presten servicio regular de

pasajeros de aquellos pases con los que Colombia tenga suscritos convenios.

Impuesto complementario de avisos y tableros

Es un impuesto complementario al Impuesto de Industria y Comercio. Se basa en que por la instalacin de avisos en el espacio pblico, el impuesto de industria y comercio se debe multiplicar por el 15%. Por fallo del Consejo de Estado, se plantea:
o

Si no hay aviso, no hay obligacin de pagar este tributo. Su periodicidad es anual y se declara y paga con el impuesto anual de industria y comercio.