INFORMTICA EN LA EMPRESA Ligada a mquinas grandes Se inicia la creacin de Departamentos que ayuden al proceso y la gestin de los datos (Problemas

as con el recurso financiero) Los usuarios no se queran involucrar con el tema de la automatizacin de procesos administrativos. Los intereses forneos a la informtica hicieron que el Departamento de informtica estuviera relegado tres lneas por debajo en el organigrama de la empresa. Los Directores del Departamento de informtica a su vez se EnDiosaron y consideraban tener la verdad absoluta en la organizacin. No existan canales de comunicacin adecuados

 SE EXPANDEN LAS APLICACIONES Crecen las necesidades de los usuarios Crece el perfil del usuario de los SI La Direccin de Informtica no entrega soluciones oportunas a las nuevas peticiones de los usuarios Negacin total de adecuar los SI a las necesidades de la organizacin.

El

Pretexto: Los empleados son unos

caprichosos que quieran tener cada uno un SI propio. La Realidad: El Gerente esta de acuerdo con los empleados.

 OBJETIVOS DE LA EMPRESA INTERPRETADOS EN LOS SI. Se conoce el Jefe de Sistemas de Informacin Los recursos financieros son repartidos segn las prioridades de la compaa A cada Departamento se le exige leer los objetivos de la empresa y elaborar proyectos que apunten a cada uno de estos objetivos Se ponderan los objetivos y de esta forma se asignan recursos Sube la Direccin de informtica y se reconoce como Gerencia de sistemas a un nivel estratgico de la empresa.

 UNA FORMULA ESTRATEGICA: COMPAA - SI Los SI adaptan la metodologa de la planeacin estratgica Los Gerentes entienden que la Gerencia de Sistemas de Informacin es estratgica para la organizacin y no operativa

Se integran las posibilidades de las TI/SI con los objetivos de la empresa, inclusive para cambiar los objetivos si se requiere (Paradigma).

 Identificacin del problema Un sistema de informacin soluciona un problema sujeto de una implementacin computacional Socializacin del programa al interior de la organizacin Evidencia de la socializacin Anlisis del problema a nivel de sistema de informacin automatizada Elaboracin del presupuesto del plan Recursos computacionales Hardware y software Estado de la tcnica Plan de inversin Talento Humano Estado actual Necesidades del plan Plan de contratacin

 Anlisis de requerimientos de software Determinacin de la plataforma operativa Software aplicativo Bases de Datos Sistemas de seguridad

Sistemas de Comunicacin Implementacin del plan Cronograma de ejecucin Evaluacin Plan de sostenimiento No hay formula para el clculo de imprevistos La implementacin de software bajo desarrollo propio o licenciado debe impactar el capitulo de Talento Humano Evitar la dependencia con los proveedores de hardware y software Los planes de adquisicin deben estar acompaados de propuestas econmicas.

MTRICA Versin 3.0

Capa de macroprocesos
Planificacin de sistemas de informacin (PSI, PESI)
Inicio, definicin y organizacin del PSI Estudio de informacin relevante Identificacin de requisitos Estudio de los sistemas de informacin actuales Diseo del modelo de los sistemas de informacin Definicin del plan de accin Aprobacin del PSI

Desarrollo de sistemas de informacin

Mantenimiento de sistemas de informacin (MSI)

Capa de procesos
ESTUDIO DE VIABILIDAD DEL SISTEMA (EVS) ANLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIN (ASI) DISEO DEL SISTEMA DE INFORMACIN (DSI) CONSTRUCCIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN (CSI) IMPLANTACIN Y ACEPTACIN DEL SISTEMA (IAS) MANTENIMIENTO CORRECTIVO

MANTENIMIENTO EVOLUTIVO
RETIRADA DEL SOFTWARE

Aseguramiento de la calidad (CAL) Gestin de la configuracin (GC)

Socializacin y puesta en marcha

INTERFACES DE LA MTRICA

Gestin de proyectos (GP)

FASE 1.1. LA DECISIN DE PLANIFICAR. EL COMIT DE TI/SI

La Direccin general de la organizacin debe convencer a sus colaboradores mas directos de la necesidad de elaborar y apoyar un plan TI/SI. Esta decisin va unida al convencimiento de las personas claves de la empresa para formar parte del equipo que lleve a cabo el plan, o al menos su inicio.

*** EVIDENCIA: Acta de la reunin con las apreciaciones de los colaboradores de confianza ***

FASE 1.2. FORMACIN DEL GRUPO BASE Se conforma el equipo de trabajo encargado de programar las actividades de planificacin y de configurar el equipo de trabajo que llevar a cabo la gran parte del proyecto, equipo al cual debera pertenecer el Director de SI. Se seleccionan los perfiles adecuados segn la metodologa ampliada propuesta: Directores, Subdirectores y personas claves en la organizacin. A medida que se va identificando con mayor claridad el plan es posible ir involucrando personas (inclusive terceros) que tengan una visin adecuada del negocio y del tema.

FASE 1.3. IDENTIFICACIN DE REAS DE ANLISIS PARA DESCRIBIR EL SI EXISTENTE Se elabora una lista de reas (departamentos) en las que se puede descomponer la organizacin y se relacionan con las partes del SI que las afectan respetando al mximo las funciones mismas de negocio: Organigrama de la empresa Manuales de procesos Sealar el impacto de la propuesta a cada rea Sealar el impacto de cada rea al plan

FASE 1.3. IDENTIFICACIN DE REAS DE ANLISIS PARA DESCRIBIR EL SI EXISTENTE

Departamento Parte del Sistema de Inf.
Cmo se impacta el Departamento? Cmo impacta el Departamento?

Financiero

Contabilidad

Cambio en la generacin de informes propios del Dpto.

Aporta los procesos actualizados y la forma en que se debe hacer el balance general. AAAA BBBB

AAAA BBBB

AAAA BBBB

AAAA BBBB

FASE 1.3. FORMACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO

DEFINITIVO. PRESENTACIN DEL PROYECTO

Se finaliza la formacin del equipo de trabajo con personas capacitadas para el anlisis y buenas relaciones para poder llevar a cabo entrevistas con los colegas de las mismas reas y de la misma organizacin. Estas personas deberan estar capacitadas para no caer en los errores en los que personas legos en el tema de TI caeran por su sesgo tecnolgico. La cantidad de personas que conformen el equipo depende del tamao de la empresa y el nmero de reas impactadas con el SI.

FASE 1.3. FORMACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO

DEFINITIVO. PRESENTACIN DEL PROYECTO

El Gerente y el Director del SI dan la ltima palabra respecto a las personas que deban pertenecer a este grupo.

Se planea la capacitacin necesaria para el equipo y se elabora un cronograma de actividades para controlar el progreso del proyecto.
Se rene el equipo de trabajo y se hace la presentacin del proyecto y las motivaciones para haber llegado al mismo, las tcnicas a utilizar para el control del proyecto y el tiempo estimado en el que se esperan resultados.

FASE 1I.1. IDENTIFICACIN DE LAS PRINCIPALES

FUNCIONES DE NEGOCIO POR REA

Identificar las funciones de negocio, porque es sobre ellas que se analizar el plan de sistemas. Estas se logran a partir de entrevistas con responsables de alto nivel de cada rea.

No se puede confundir las funciones de negocio (Reglas del negocio) con un manual de funciones.
La lista de funciones debe ser homognea a la dependencia que se analiza.

FASE 1I.2. DESCRIPCIN DE LOS SISTEMAS

EXISTENTES. PROCESOS Y ESTRUCTURAS DE DATOS

El objetivo de esta actividad es obtener una descripcin precisa y no muy extensa de los subsistemas de informacin existentes en la empresa, a fin de poder elaborar posteriormente una crtica de los mismos, tanto desde el punto de vista tcnico como de negocio. Dicha descripcin tiene dos dimensiones: los datos manejados, y los procesos que configuran los subsistemas existentes.

FASE

CRTICA DE LOS SISTEMAS EXISTENTES, DESDE EL PUNTO DE VISTA TCNICO Y DE NEGOCIO. VALIDACIN Elaborar una evaluacin de los subsistemas de informacin descritos como resultado de la actividad anterior. El punto de vista que conviene adoptar en dicha evaluacin es doble: por un lado, una crtica desde la perspectiva tecnolgica es til porque permite identificar reas en las que es posible mejorar simplemente cambiando el planteamiento tecnolgico; por otro, la crtica desde una perspectiva de negocio es imprescindible en el contexto de un plan como el que se pretende desarrollar. Adems, esta ltima es generalmente la crtica que no se tiene, o se tiene slo de manera parcial y poco homognea, ya que casi siempre procede simplemente *** EVIDENCIA: de opiniones de usuarios, en actuales.*** general poco contrastadas Acta de crtica a los sistemas y a menudo parciales

1I.3.

FASE 1I.4. ELABORACIN DEL INFORME ACERCA

DE LOS SISTEMAS EXISTENTES

En este momento se ha concluido la fase de descripcin de la situacin actual de los SI de la compaa, y antes de pasar a disear lo que ser el SI del futuro, es conveniente elaborar a modo de resumen un informe conteniendo toda la informacin recogida en las actividades anteriores; esta informacin se utilizar como referencia en la fase siguiente. En cualquier caso, una buena descripcin de los sistemas existentes es un excelente punto de partida para empezar a pensar seriamente en el futuro.

FASE

PREPARACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO PARA EL ANLISIS DE NECESIDADES. POSIBLES NUEVAS REAS La actividad de planificacin propiamente dicha empieza en esta etapa. Con la descripcin de los sistemas existentes como punto de referencia, el objetivo ms inmediato es identificar y documentar sistemticamente las necesidades de informacin de cada funcin de negocio que los sistemas existentes no cubren o cubren mal. En preparacin para tal actividad, es til hacer dos cosas: preparar un equipo de trabajo para ello, y organizar el anlisis alrededor de reas como en las etapas anteriores, pero haciendo una breve reflexin por si resultara conveniente redefinir las mismas *** EVIDENCIA: Acta de reunin del equipo de trabajo donde analizan la estructura de la organizacin y posibilidad de nuevas

1II.1.

FASE 1II.2. NECESIDADES DE TI/SI POR REAS Y

FUNCIONES URGENCIA DE NEGOCIO. IMPORTANCIA Y

Se documentan las necesidades de los responsables de las reas. El resultado es simplemente una lista de necesidades, estructurado por funciones de negocio, ponderando su prioridad. Se trata no tanto de documentar la importancia estratgica de cada una, sino la importancia percibida por quienes seguramente acabarn siendo sus usuarios ms directos. Si ms adelante al incorporar la perspectiva estratgica los grados de importancia no corresponden, ello ser sntoma de que lo que se considera estratgico ha sido seguramente mal transmitido a los usuarios de cada rea. Las peticiones de subsistemas de informacin completos pueden aceptarse solamente si est muy claro qu significan;

FASE 1II.3. DESCRIPCIN SISTEMTICA DE

NECESIDADES. PROCESOS Y ESTRUCTURAS DE DATOS El objetivo de esta fase es dar estructura a las necesidades de informacin identificadas, es decir, se hace explcito lo que se iba preparando en la actividad anterior. Anlogamente al procedimiento usado en la descripcin de los sistemas actuales, las necesidades de informacin se explicitan en forma de: esquemas de datos (entidades y relaciones) y procesos que, actuando sobre esos datos, produzcan la informacin necesaria

FASE 1II.4. INTEGRACIN. CENTROS DE

ATENCIN EMERGENTES Esta actividad es fundamentalmente una labor de gabinete, encauzada a analizar las descripciones elaboradas en las inmediatamente anteriores para identificar la estructura global de SI que las mismas implican. Los resultados pueden ser variados, dependiendo mucho del estado del SI existente y de si la empresa est en perodo de cambio en sus planteamientos de negocio o por el contrario los mantiene ms o menos estables. La estructura que acabe identificndose es casi siempre el resultado de sucesivas iteraciones en un proceso de refinamiento progresivo que el Director de TI/SI y el Director operativo con el apoyo de Grupo Base deben liderar. Aquellas aplicaciones de las TI que se detecten y que tengan poca o nula interaccin con el SI global tendern a delegarse al rea funcional correspondiente, con el

FASE 1II.5. VALIDACIN DE LA ESTRUCTURA DEL

SI EMERGENTE La estructura elaborada en la actividad anterior debe ser validada explcitamente mediante un proceso de dos fases: reuniones departamentales, y
una reunin del Comit de TI/SI en pleno.

Es importante que los mximos responsables de la empresa acepten una estructura al final, y que la misma tome carcter de oficial. Ello puede requerir unas cuantas iteraciones ms, pero relativamente rpidas. La visin del negocio de los mximos responsables debe ser coherente con la estructura que se acabe adoptando, ya que en el contexto de la misma se asignarn luego prioridades a los Proyectos que acabarn configurando el plan de SI.

FASE 1II.6. INFORME ACERCA DE LA ESTRUCTURA

DEL SI NECESARIO EN EL FUTURO Es prudente documentar la estructura de SI resultado de la actividad anterior, elaborando un informe que la describa, la justifique y especifique sus detalles en trminos de estructuras de datos, procesos y funciones de negocio apoyadas por cada proceso, indicando cmo las distintas funciones son apoyadas por los procesos correspondientes, que se integran en el SI global. Siempre que sea posible, adems, debe incluirse en el informe una indicacin acerca de volmenes de datos, frecuencias de acceso, nmero de transacciones por unidad de tiempo y tiempos de respuesta precisos para los procesos ms crticos.

FASE

ELABORACIN DE PROPUESTAS ALTERNATIVAS PARA EL PLAN DE TI/SI. EVALUACIN DE LOS RECURSOS NECESARIOS Una vez acordada una estructura para el SI necesario y especificados los procesos y estructuras de datos necesarios para la obtencin de la informacin precisa, es necesario evaluar los recursos que haran falta para construir los distintos subsistemas integrantes del SI global. En este momento estamos entre la integracin de las necesidades de informacin y la elaboracin del plan definitivo. En ocasiones, puede que a la luz de las necesidades de informacin y proceso detectadas en las etapas anteriores, sea muy claro qu Proyectos informticos (subsistemas) hay que definir para implementar de forma ordenada el SI de la empresa.

1II.7.

FASE 1II.8. ELABORACIN Y APROBACIN DEL

PLAN DE TI/SI En reunin plenaria del Comit de SI, las propuestas elaboradas en la actividad anterior deben ser consideradas, evaluadas y una de ellas elegida como plan de TI/SI para los prximos aos. Si la actividad anterior ha incluido revisiones de las propuestas individualmente con cada mximo responsable de rea, esta reunin no tiene por qu extenderse demasiado. Es preciso recalcar, de todas maneras, que la responsabilidad de la alta Direccin es muy marcada en esta actividad; al fin y al cabo se est decidiendo la parte de la estrategia de la empresa que hace referencia a TI/SI y de acuerdo con ella se estn priorizando alternativas.

FASE 1II.8. ELABORACIN Y APROBACIN DEL

PLAN DE TI/SI Igualmente importante resaltar que un plan estratgico debe ser sutil en la forma pero riguroso en las metas. El resultado es la estructura del plan de TI/SI, que a continuacin habr que organizar en Proyectos concretos para asignar a das de calendario y personas determinadas.

FASE 1V.1. DESCRIPCIN DETALLADA DEL PLAN

DE TI/SI ACORDADO. CALENDARIO CONCRETO PARA EL PRIMER AO. VALIDACIN. Otra vez los tcnicos tienen la palabra. El DOP (Director Operativo del Proyecto) es el responsable ms natural para elaborar la lista de Proyectos necesarios para implementar los sistemas integrantes del plan aprobado. Suya es tambin la responsabilidad de lograr la aprobacin del plan de inversin. Con un calendario detallado para el primer perodo (normalmente un ao) de validez del plan, lo anterior debera ser sometido a la aprobacin del Comit de SI, en sesin a la que no es imprescindible la asistencia del Director general. Se debe evidenciar la primera acta de autorizacin de presupuesto y calendario de trabajo para el primer periodo.

FASE 1V.2. INCLUSIN DE PROYECTOS EN EL

PRESUPUESTO DEL PERODO SIGUIENTE. El proceso de planificacin del SI debe sincronizarse con el proceso presupuestario, de manera que una estimacin de su duracin es necesaria para ello. Una resolucin o directiva debe garantizar comprometer recursos de futuras vigencias para el apoyo del plan

INICIAR PROCESOS DE INGENIERA DE SOFTWARE PARA LOS NUEVOS SISTEMAS DE INFORMACIN QUE LO REQUIERAN.

FASE 1V.3. PREPARACIN DE UN PLAN DE

EVALUACIN Y REVISIN. Al fin, el plan de TI/SI existe y est en marcha. En el futuro ser solamente necesario revisarlo, ya sea rutinariamente cada cierto tiempo (cada perodo presupuestario, por ejemplo) o en respuesta a cambios importantes en el planteamiento estratgico de la empresa.

En el primer caso, la responsabilidad de la revisin recae sobre el Director de SI, que deber prever las actividades necesarias de recabar cambios en necesidades, etc., cada perodo, y en forma parecida a como se ha descrito para la segunda fase de la planificacin expuesta en los apartados anteriores, llegar a la elaboracin del nuevo plan y nuevo calendario para el prximo ao o perodo.
La evaluacin jerrquica del plan depende de los Responsables de las dependencias y la llevan a cabo a