GESTIN DE FLOTAS
ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA GESTIN DE FLOTAS CICLOS DE MANTENIMIENTO DE VEHCULOS
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Tipos de Servicios
Tipo de Mercanca
Tipo de Expediciones
Tipos de Clientes Crecimiento esperado Legislacin
Anlisis Financiero
Anlisis de Riesgos
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Flota Propia Costes fijos Absentismo Inversiones Costes combustible Gestin Mantenimiento Gestin Formacin Coste Total Capacidad ajuste Motivacin Si Media de la empresa Si Impacto directo Si Si Inferior Baja Segn circunstancias
Flota Subcontratada No Muy bajo No Impacto diferido No No Superior (1) Media alta Alta
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Seguridad y responsabilidad.
Reduccin de costes. Acuerdos rpidos. Plizas forzadas.
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REDUCCIN DE COSTES.
AHORRO DE TIEMPO
Las normativas legales introducidas en un sistema de gestin de flotas se tienen en cuenta durante la planificacin sin posibilidad de error.
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Productividad / Competitividad
La productividad se puede definir como una relacin entre los resultados de un proceso y la cantidad de recursos empleados. Por ejemplo: servicios de entrega realizados / n de horas empleadas servicios de entrega realizados / n de vehculos empleados servicios realizados / litros de combustible empleados llamadas atendidas / n de personas de atencin al cliente La productividad tambin se puede medir como la relacin entre los resultados de un proceso y el coste de los recursos empleados. Veamos algunos ejemplos: servicios de entrega realizados / coste de las horas empleadas servicios de entrega realizados / coste de los vehculos empleados servicios realizados / coste del combustible empleados llamadas atendidas / coste del equipo de atencin al cliente Cmo se relacionan las dos formas de medir la productividad?
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Productividad / Competitividad
El grado de aprovechamiento de los recursos disponibles, es fundamental en la optimizacin del coste de los mismos. Veamos algunos ejemplos: n de horas empleadas / n de horas disponibles n de horas de uso de un vehculo o de una flota / n de horas disponibles n de viajes en carga / n de viajes realizados ocupacin del espacio de un vehculo / espacio disponible peso real cargado en los vehculos / capacidad de carga de los vehculos El cumplimiento de los compromisos acordados con los clientes es el requisito necesario, aunque no suficiente, para ser competitivo. Veamos algunos indicadores: n de servicios correctamente realizados / n de servicios pactados n de incidencias solucionadas en plazo / n total de incidencias n de unidades daadas en el transporte / n total de unidades transportadas n de reclamaciones de clientes / n total de servicios
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Competitividad
SERVICIOS REALIZADOS
PRODUCTIVIDAD COSTES
COMPETENCIA
OCUPACIN REAL / DISPONIBLE N SERVICIOS POR VEHCULO COSTE POR SERVICIO COSTE POR VEHCULO COSTE FLOTA / UNIDADES FLOTA COSTE DEPT. TRFICO DISEO DE LA RED / RUTAS
COSTES EXPLOTACIN
RENTABI LIDAD
GASTOS GENERALES
PLANIFICACIN Y GESTIN
PERSONAS SISTEMAS
FLOTA / RECURSOS
PROCESOS
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Procesos
PROCESOS OPERATIVOS
CLIENTE
LLEGADAS A DESTINO
Cumplimiento horarios Descarga Control y clasificacin Deteccin incidencias - llegadas por error - bultos sin identificar - bultos con roturas
CLIENTE
PROCESOS DE SOPORTE
DISEO RED LOCAL DISTRIBUCIN GESTIN Y MTO. FLOTA VEHCULOS DISEO RED NACIONAL DISTRIBUCIN DISEO RED LOCAL DISTRIBUCIN
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LLEGADAS A DESTINO
Cumplimiento horarios Descarga Control y clasificacin Deteccin incidencias - llegadas por error - bultos sin identificar - bultos con roturas
CLIENTE
% Horarios de Salida
% Ocupacin Vehculos
% Horarios de Llegada
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Definicin dada en el Libro Verde que present la Comisin Europea en Bruselas el 18 de julio de 2001 para fomentar un marco europeo para la responsabilidad social de las empresas. (www.jussemper.org/Inicio/Recursos/Actividad%20Corporativa/libroverdedelaue.html)
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Calidad de servicio
Comunicacin boca a oreja Comunicaciones externas a los clientes GAP4 Entrega del servicio (incluyendo contactos anteriores y posteriores) GAP3
GAP5
Necesidades personales
SERVICIO ESPERADO
SERVICIO PERCIBIDO
Experiencia pasada
Conversin de percepciones en especificaciones de la calidad de servicio GAP2 Percepcin de los directivos sobre las expectativas de los consumidores
GAP1
Fuente: PARASURAMAN;ZEITHAML Y BERRY (1985)
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Calidad en el trabajo.
Cumplimiento de horarios Cumplimiento de rutas
Medio Ambiente
Estilo de conduccin Gestin de residuos
Atencin al cliente
Buen trato Gestin de incidencias
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PRIMER PASO Clculo del CO2 equivalente Calcular el CO2 equivalente emitido por una organizacin, o generado por un producto, servicio, proyecto, o evento, de la siguiente forma: En un producto o servicio se calcula actualmente aplicando lo dispuesto en los referenciales PAS 2050 o GHG Protocol. En el futuro se calcular aplicando la norma internacional ISO 14067, actualmente en fase de elaboracin. En una organizacin se calcula actualmente aplicando lo dispuesto en los referenciales PAS 2060 o GHG Protocol. En el futuro se calcular aplicando la norma internacional ISO 14069, en elaboracin. Las empresas que realicen adecuadamente el clculo de su Huella de Carbono y sea verificado por AENOR, o cualquier otra entidad autorizada, obtendrn la marca de Huella de Carbono, que podrn usar en sus comunicaciones comerciales.
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Metodologa. Los vehculos se monitorizan mediante un sistema que combina la informacin de un GPS con la de la propia electrnica del vehculo. Se controlan tanto los resultados del consumo como los factores que pueden afectar en mayor medida al consumo de combustible. La monitorizacin se centra en las rutas, cargas del vehculo y en la forma y actitud de conduccin del conductor.
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P-H-V-A sobre:
Conductores Vehculos Rutas
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Diseo
Toma de datos de vehculos Instalacin de dispositivos Informacin a trabajadores
Toma datos
Histrico de consumos Mantenimientos Definicin de rutas para toma de datos Establecer valores de referencia para indicadores
Ciclo 1
Anlisis de resultados Emisin de informe ciclo: Vehculos Rutas Conductores Comprobacin sabotajes
Ciclo 2
Anlisis de resultados: Vehculos Rutas
Mejora
Aprobar medidas correctoras sobre: Vehculos Rutas Conductores
Conductores
Comprobacin sabotajes Filtrado y seleccin conductores 3 semanas especiales
1 a 2 semanas
3 a 5 semanas
3 semanas
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Ahorro alcanzado:
en tres ciclos sucesivos del proceso de mejora
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Retorno de inversin
250.000 200.000 150.000 100.000 50.000 0 -50.000
160.000
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fe b10 m ay -1 0 ag o10 no v10 fe b11 m ay -1 1 ag o11 no v11 fe b12 m ay -1 2 ag o12 no v12 fe b13 m ay -1 3 ag o13 no v13
Ahorro acumulado Gasto acumulado Beneficio acumulado
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Toma de decisiones
Personas.
Polticas de formacin. Sistemas de seguimiento y control Establecimiento de sistemas de incentivos.
Rutas.
Eleccin del vehculo Eleccin de ruta Tasa de ocupacin.
Vehculos.
Mejora en los procesos de mantenimiento . Renovacin de la flota
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Personas
En un escenario tan competitivo y tan duro, la diferencia la van a marcar ms que nunca las personas. Cambiar la visin de los recursos humanos por parte de muchas empresas. Las personas se asumen como una carga para la empresa. Motivar, apostar por los empleados y fomentar la formacin Fomentar las actitudes. Fomentar la creatividad y la innovacin. Los ltimos cntimos de cada operacin los van a ganar siempre las personas motivadas, trabajando en equipos excelentes, haciendo bien su trabajo diario, manteniendo satisfechos a los clientes, e inventando mejoras y soluciones de valor.
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Personas
SITUACIN ACTUAL DE LA FORMACIN Y LA PREVENCIN Algunos datos preliminares del estudio realizado por el CEL y AECAF, en relacin con la formacin de los conductores: Las empresas ms grandes y las ms concienciadas forman a sus conductores en: Conduccin segura y prevencin de riesgos 50% Conduccin eficiente y ahorro de combustible 25% Primeros auxilios y extincin de incendios 15% Otros (tacgrafo digital, etc.) 10% Las necesidades de formacin se determinan bsicamente a partir de : Incidencias surgidas durante el ejercicio anterior Resultados de las auditoras Nuevos requisitos legales. Tendencia creciente a: Entregar al conductor un Manual del Conductor, incluyendo normas o recomendaciones para una conduccin segura y eficaz , con copia controlada. Realizar revisin mdica inicial y anual obligatoria, para determinados puestos de conduccin. En trminos econmicos, esas empresas emplean en formacin alrededor de unos 100 por Conductor. Una elevada proporcin de las empresas entrevistadas detectan la necesidad de formacin en ingls, para sus conductores de internacional.
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Personas
AYUDAS A LA FORMACIN Todas las empresas disponen de un crdito anual para financiar la formacin de sus trabajadores, mediante bonificaciones en los seguros sociales. Mejoras en el Contrato para la Formacin, tras la reforma laboral de 2010: Bonificacin del 100% de las cuotas empresariales a la Seguridad Social Bonificacin en la cuota empresarial a la S.S. de 500 o 700 , en caso de mujeres ,durante 3 aos, si se transforma el contrato en indefinido. Slo para trabajadores menores de 25 aos, o sin lmite de edad para discapacitados, inscritos en las oficinas de empleo, y sin titulacin para un contrato en prcticas. Para obtener la bonificacin, el Contrato para la Formacin deber suponer un incremento en la plantilla de la empresa. 15% de la jornada (mnimo), dedicado a formacin terica para el puesto Retribucin al trabajador por el salario mnimo interprofesional para 2011.
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Personas
RIESGOS LABORALES - TRANSPORTE DE MERCANCAS Cada da en Espaa mueren dos trabajadores y siete tienen un accidente grave, 1.848 tienen un accidente leve, y 46 una enfermedad profesional (Ao 2010). En un estudio especfico realizado para el sector del transporte de mercancas por carretera en 2008, se obtuvieron las siguientes conclusiones: En el 14,4% de los accidentes con vctimas haba un vehculo de transporte. Las vctimas mortales en esos accidentes, supusieron el 24,8% del total. En el 39% de los casos, el responsable directo fue el conductor del vehculo de transporte. La distraccin es el factor que concurre en la mayor parte de los accidentes, seguido por el incumplimiento de las normas de circulacin.
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RIESGOS LABORALES TRANSPORTE DE MERCANCAS Los accidentes de trfico suceden: De da: 77,6% De noche: 22,4% Los accidentes de trfico con vctimas tienen lugar en: Carretera convencional: 57% Autova: 36% Autopista: 7% Los conductores accidentados eran: Profesionales por cuenta ajena: 79,0% Profesionales autnomos: 11,4% Otros: 1,6% Se desconoce: 8,0%
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Plan de formacin
Tema Reciclado Metodologa Conductor (Horas) Supervisor (Horas) Gerencia (Horas)
1) Conduccin preventiva
2) Conduccin Econmica 3) Estrs, Fatiga y cansancio 4) Propia de la actividad (carga y descarga, atencin cliente, ) 5) Ergonoma
TyP
TyP T TyP
7
6 6 3
4
6 7 N/A
4
4 4 N/A
Cada 3 aos
TyP
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Plan de formacin
Tema Reciclado Metodologa Conductor (Horas) 3 8 4 4 Supervisor (Horas) 3 8 4 4 Gerencia (Horas) 3 8 N/A N/A
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Histrico de consumos Mantenimientos Definicin de rutas para toma de datos Establecer valores de referencia para indicadores
Anlisis de resultados Emisin de informe ciclo: Vehculos Rutas Conductores Comprobacin sabotajes
Anlisis de resultados: Vehculos Rutas Conductores Comprobacin sabotajes Filtrado y seleccin conductores 3 semanas especiales
Formacin de Direccin
Diseo
Toma datos
Ciclo 1
Ciclo 2
Mejora
Aprobar medidas correctoras sobre: Vehculos Rutas Conductores
1 a 2 semanas
3 a 5 semanas
3 semanas
Diseo
Toma de datos de vehculos Instalacin de dispositivos Informacin a trabajadores
Toma datos
Histrico de consumos Mantenimientos Definicin de rutas para toma de datos Establecer valores de referencia para indicadores
Ciclo 1
Anlisis de resultados Emisin de informe ciclo: Vehculos Rutas Conductores Comprobacin sabotajes
Ciclo 2
Anlisis de resultados: Vehculos Rutas Conductores Comprobacin sabotajes Filtrado y seleccin conductores 3 semanas especiales
Mejora
Aprobar medidas correctoras sobre: Vehculos Rutas Conductores
1 a 2 semanas
3 a 5 semanas
3 semanas
ahorro acumulado
10% 10 %
3% 13 %
2% 15 %
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El concepto de ruta
Itinerarios o recorridos que debe realizar un vehculo, para atender las necesidades de entrega o recogida de todos los clientes que tiene asignados en una jornada de trabajo.
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Confeccin de la documentacin.
Entrega de la mercanca.
Recogida de albaranes.
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Tipos de rutas
Fijas.- Rutas estandarizadas y permanentes, es decir, no sujetas a cambios. Se caracterizan por tener puntos de recogida y entrega fijos continuos o fijos discontinuos durante un periodo de tiempo. Cada cliente tiene asignado espacio en el vehculo, y a su vez estn asignados flota y conductores. Se dispone con tiempo de la informacin para una adecuada planificacin. Son circuitos cerrados, existen problemas estacionales, hay exclusividad del vehculo a la ruta Dinmicas..- Rutas que atienden las necesidades del transporte cambiante de los clientes, necesitan una planificacin desde el departamento de trfico. Mayor aprovechamiento del vehculo personal y tiempos. Mayores distancias recorridas. Se produce reprogramacin constante de la ruta. Se necesita personal y sistemas de informacin adecuados.
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Tiempos de ruta.
reas de influencia.
Ubicacin de la demanda.
Personal.
Cargas de retorno.
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Hoja de ruta
Poblacin, o punto de salida Hora de salida. Poblacin o punto de llegada Hora de llegada. Kilmetros a recorrer. Tareas a realizar en el cliente. Tiempo de trabajo del equipo operativo en el cliente.
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FINANCIERA
Si triunfamos, Qu valor le entregaremos a nuestros accionistas?
CLIENTES
Para cumplir nuestros objetivos financieros, Qu necesidades de nuestros clientes debemos satisfacer?
PROCESOS
Para satisfacer a nuestros clientes y ser eficientes En qu procesos de negocios debemos sobresalir?, Qu infraestructuras y medios son necesarios?
PERSONAS
Para sobresalir en los procesos clave, Qu habilidades, recompensas, capacidades de organizacin, informacin e innovacin debemos poseer?
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VENTAS
PRECIO UNITARIO (/ kg) RENTABILIDAD REAL DE FLOTA
PESO (kg)
Indicadores diarios: Hablan sobre la eficiencia diaria y permiten corregir o tomar decisiones con agilidad. Anticipan el resultado del indicador mensual
DISEO RED
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MANTENIMIENTO DE VEHCULOS.
Objetivos del Mantenimiento Alcance Estrategias de Mantenimiento Planificacin y Organizacin del Mantenimiento Realizacin, Anlisis y Control de Gestin Procesos Costes de Mantenimiento
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Concepto de Mantenimiento
Es un servicio que agrupa una serie de actividades cuya ejecucin permite alcanzar un mayor grado de confiabilidad en los vehculos que componen la flota.
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Tipos de mantenimiento
Correctivo.
Es aquel que se ocupa de la reparacin una vez se ha producido el fallo y el paro sbito de la mquina o instalacin.
Preventivo.-
Este tipo de mantenimiento surge de la necesidad de rebajar el correctivo y todo lo que representa. Pretende reducir la reparacin mediante una rutina de inspecciones peridicas y la renovacin de los elementos daados, si la segunda y tercera no se realizan, la tercera es inevitable.
Predictivo.
Este tipo de mantenimiento se basa en predecir la falla antes de que esta se produzca. Se trata de conseguir adelantarse a la falla o al momento en que el equipo o elemento deja de trabajar en sus condiciones ptimas. Para conseguir esto se utilizan herramientas y tcnicas de monitores de parmetros fsicos.
TPM.
Es un sistema de organizacin donde la responsabilidad no recae slo en el departamento de mantenimiento sino en toda la estructura de la empresa El buen funcionamiento de las mquinas o instalaciones depende y es responsabilidad de todos.
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Estrategias de Mantenimiento
Mantenimiento Propio
Mantenimiento Externalizado
Estrategia Mixta
Premisa: Vehculos en leasing o en propiedad. Elaboracin Plan de Mto. por: Empresa Fabricante vehculo Programacin y gestin del mantenimiento por parte de la Empresa. Organizacin y medios necesarios: Equipo de personas Red talleres concertados Taller propio (?) Recambios, etc. (?) Sistema de gestin
Premisa: Vehculos en renting Elaboracin y gestin del Plan de Mto. por la empresa de renting. Programacin de paradas por parte de la Empresa. Reparaciones y mantenimiento legal por la empresa de renting. Organizacin y medios de la empresa: Mnimo para el control del renting.
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Planificacin y Organizacin
Estrategias de Mantenimiento Propio o Mixto Necesidad de elaborar un Plan de Mantenimiento Preventivo Necesidad de mantener un Programa de Intervenciones de Mantenimiento Preventivo y Correctivo. Informacin de partida: Plan de Mantenimiento o recomendaciones de los Fabricantes Revisiones o inspecciones reglamentarias Resultados del chequeo diario por el conductor Distancias recorridas y tiempo de uso del vehculo Anlisis de averas realizado por la Empresa Medios y capacidad del taller propio (si se dispone)
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Planificacin y Organizacin
Plan de Mantenimiento de los Fabricantes. Debe incluir: Revisiones recomendadas, segn los kilmetros recorridos, o el tiempo de uso: Detalle de comprobaciones a realizar Lquidos o elementos a sustituir Duracin prevista de la intervencin Precio en talleres oficiales de la marca Mapa de talleres oficiales o concertados, tanto en Espaa, como en los pases por donde circule el vehculo, con datos de contacto, direcciones y telfonos. Telfonos 24h de asistencia
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Planificacin y Organizacin
Chequeo diario por el Conductor Necesario por: Su propia seguridad y la del vehculo Informar a la empresa de posibles disfunciones que puedan ser susceptibles de provocar averas ms importantes. Recomendacin: Elaborar una lista de chequeo con los datos de identificacin del vehculo y el conductor , y adems: Km al inicio y al fin de la jornada Estado de: neumticos, luces, bocina, espejos, elementos de seguridad, frenos, limpiaparabrisas, enganches, calzos, suelo y cubierta de la plataforma, bateras. Niveles de: aceite, hidrulico, frenos, agua Funcionamiento de indicadores, GPS, comunicaciones, etc.
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Planificacin y Organizacin
PLAN MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LA FLOTA Elaboracin y Revisin Semestral o Anual, por parte de la Empresa, incluyendo por cada vehculo: Revisiones programadas y fecha prevista Taller donde previsiblemente se realizar cada operacin Revisiones legales o de ITV Duracin prevista de las intervenciones Coste estimado de la intervencin Es un Plan esttico que alimenta al Programa Mensual o Trimestral de Intervenciones de Mantenimiento.
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Planificacin y Organizacin
Programa Mensual o Trimestral de Intervenciones de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de la Flota Elaboracin y Actualizacin Diaria o Semanal, por parte de la Empresa El objetivo es: Mantener visin global de todas las intervenciones pendientes a que debe ser sometido un vehculo en un periodo determinado. Conseguir la mxima disponibilidad del vehculo y el mayor ahorro posible de costes. La correcta elaboracin y ejecucin de este programa es una de las claves de la gestin de la flota.
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Gestin medioambiental
En el proceso de mantenimiento de la flota se producen residuos y es necesario un control y una gestin de los mismos para facilitar su tratamiento y eliminacin. Pautas a seguir: Identificacin. Recogida y etiquetado de envases. ALmacenamiento
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Vehculo nuevo 5 a 7 aos alto rendimiento Garanta total de la marca Bajo coste de mantenimiento Alta disponibilidad Menor consumo combustible Menores emisiones atmsfera
Vehculo segunda mano 2 a 3 aos alto rendimiento Ms aos a bajo rendimiento Garanta parcial Mayor coste de mantenimiento Menor disponibilidad Mayor consumo combustible Mayores emisiones atmsfera Menor precio
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Factura por jornada, servicio, o por actividad. Cobra en el mismo mes. Aporta sus propios medios. Se integra como una unidad ms de la flota. Flexibilidad en puntas y valles. Con dependencia de ingresos de una sola empresa en un 75%, puede reclamar contrato TRADE.
Es una relacin entre empresas regulada por un contrato mercantil de prestacin de servicios. Cobra a un mnimo de 30 das. Se contrata para un tipo de servicio especfico, en un mbito geogrfico concreto
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Ayudas Oficiales
SUBVENCIONES DE LA DIRECCIN GENERAL DE TRANSPORTES DE LA C.A. MADRID PARA 2011 (Orden de 16 Mayo de 2011) Vehculos industriales alimentados con energas menos contaminantes: Mximo: 15% del precio del vehculo Vehculos industriales gas: mx. de 12.000 Vehculos industriales de hidrgeno: mx. de 50.000 Turismos y vehculos de menos de 3.500 kg alimentados con energas menos contaminantes: Vehculos de transporte de mercanca: mx. de 2.300 Motocicletas: 750 Estaciones de llenado: mx. de 30% gasto subvencionable
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Ayudas Oficiales
Ayudas a la Formacin de Conductores Profesionales Ayuda mxima de 600 por persona Dotacin total: 165.000 Eficiencia Energtica en Flotas de Transporte Hasta el 40% de las inversiones realizadas, con un mximo de 21.000 Dotacin total: 200.000
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Ayudas Oficiales
Plan integral de impulso al vehculo elctrico en Espaa 2010-2014 Adquisicin de vehculos elctricos durante 2011 (Real Decreto 648/2011, de 9 de mayo). Tipos de vehculos subvencionables: Turismos destinados al transporte de personas Furgonetas para transporte de mercancas, con mximo de 3.500 kg. Autobuses para transporte de personas con ms de 8 plazas Furgones para transporte de mercancas entre 3.500 y 12.000 kg. Motocicletas sin sidecar, con velocidad mxima superior a 45 km/h. Cuadriciclos ligeros cuya masa en vaco sea inferior o igual a 350 kg, Cuadriciclos pesados cuya masa en vaco sea inferior a 400 kg o 550 kg si se trata de vehculos destinados al transporte de mercancas
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Ayudas Oficiales
Cuanta de las ayudas: 25% del precio de venta antes de impuestos, del vehculo incluidas bateras, con los siguientes topes: Turismos, furgonetas y ciclomotores:. Mximo: entre 2.000 y 6.000, en funcin de la autonoma y velocidad mxima del vehculo. Furgones y microbuses: Mximo de 15.000 Autobuses y autocares: Mximo: 30.000
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MUCHAS GRACIAS
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