CURSO BSICO DE REDACCIN

CUALIDADES DE LA REDACCIN

Claridad Concisin Cortesa

CLARIDAD

Expresar las ideas de modo que sean fcilmente inteligibles; es decir, que cualquier lector se entere fcilmente del contenido y que le d una nica y verdadera interpretacin al mensaje, de manera que el destinatario o lector no tendr que contestar con una solicitud de aclaracin.

CLARIDAD

Precisin: Exactitud rigurosa en los trminos empleados para dar al escrito el alcance que se desea; es decir, expresar claramente todo cuanto hay que decir con las palabras justas. La precisin implica propiedad y concisin, pues con estas cualidades se limita la expresin a las formas ms exactas y con el significado justo.

Casos en que se da la falta de precisin

El empleo de palabras inexpresivas como cosa, algo, alguno, varios, a las que se recurre, por desidia.

Tomaremos las medidas necesarias para que la cosa no se repita. Tomaremos las medidas necesarias para evitar la incidencia del hecho.

Casos en que se da la falta de precisin

El verbo tener lo emplean con frecuencia quienes no se esfuerzan en encontrar la palabra ms apropiada.

Es un tablero que tiene un gran espesor. Es una mquina que tiene mxima potencia. Los estantes tienen de 30 a 40 metros de largo. Es un tablero de gran espesor. Es una mquina de mxima potencia. Las estanteras miden de 30 a 40 metros.

Casos en que se da la falta de precisin

El verbo hacer es tambin una tabla de salvacin para los que carecen de un vocabulario preciso.

Pedro hizo un tallado de ese mueble. Pedro tall ese mueble.

Otras expresiones de uso frecuente que determinan falta de precisin

queremos felicitarlos. deseo solicitar su atencin. deseo manifestarle... Los felicitamos sinceramente.

Nuestra enhorabuena ms cordial. Reciba nuestras sinceras felicitaciones. Felicitaciones!

Solicito su atencin Le manifiesto o manifiesto.

CLARIDAD

Propiedad: Se refiere al significado o sentido peculiar y exacto de las voces o frases. Por tanto, la propiedad consiste en utilizar la palabra exacta para la idea que se desea expresar. Redactar con propiedad es de suma importancia en la comunicacin administrativa, pues el uso de un trmino ambiguo e impropio puede dar al traste con una actividad urgente en una institucin.

Ejemplos de expresiones que faltan a la propiedad

El alquiler de ese apartamento es de un precio accesible.

Accesible: que tiene acceso - de fcil acceso o trato. Asequible: que puede conseguirse o alcanzarse.

El alquiler de ese apartamento es de un precio asequible.

Ejemplos de expresiones que faltan a la propiedad

En el informe del presupuesto aparece un dato errneo que se debe ratificar.

Ratificar: aprobar o confirmar actos, palabras o escritos dndolos por valederos o ciertos. Rectificar: modificar la propia opinin, expuesta antes contradecir a otro en lo dicho por considerarlo errneo.

En el informe del presupuesto aparece un dato errneo que se debe rectificar o corregir.

Ejemplos de expresiones que faltan a la propiedad

Se considera inefable porque nunca se equivoca en sus apreciaciones.

Inefable: que con palabras no se puede explicar. Infalible: que no puede engaar o engaarse cierto, seguro, indefectible.

Se considera infalible porque nunca se equivoca en sus apreciaciones.

CLARIDAD

Correccin: Se refiere a la calidad de correcto, libre de errores o defectos que debe darse en toda comunicacin. Abarca aspectos como la forma de exposicin del mensaje (orden de las ideas) y correccin gramatical. En suma, apegarse a las normas del lenguaje de uso comn.

Escollos frecuentes para alcanzar la correccin

Orden de las ideas

Disminuyeron las ventas del almacn este mes anterior en relacin con el mes anterior notablemente. Las ventas del almacn disminuyeron notablemente este mes en relacin con el anterior.

Escollos frecuentes para alcanzar la correccin

Orden de los datos

Para: Carlos Solano M. Asunto: Documentacin Sr. Prez De: Alberto Rojas S. Fecha: 2 de octubre El once de los corrientes deber presentarse a estas oficinas con el Subdirector de Relaciones Pblicas. A las 11 de la maana retornar a su trabajo para darle instrucciones. Ser necesario que se presente con toda la documentacin correspondiente del caso del seor Prez. Antes pase usted a mi oficina para darle las instrucciones sobre el caso y revisar la documentacin.

Escollos frecuentes para alcanzar la correccin

El seor Solano debe presentarse ante el Subdirector de Relaciones Pblicas, el 11 de octubre, no precisa para qu ni a qu hora. Ese mismo da debe presentarse la documentacin del seor Prez, no se precisa a quin, aunque se supone. Debe pasar antes a la oficina del signatario, Jefe de Personal, de quien recibir instrucciones y revisin de documentos, se supone del caso Prez. A las 11 de la maana habr retornado a su trabajo; no se precisan tampoco las citas anteriores.

Escollos frecuentes para alcanzar la correccin

El 11 de octubre a las 8 horas, deber presentarse en esta oficina con la documentacin del seor Prez para revisarla. A las 9 horas se presentar ante el Subdirector de Relaciones Pblicas; y a las 11 horas retornar a su oficina para recibir las instrucciones pertinentes.

Escollos frecuentes para alcanzar la correccin

Errores gramaticales frecuentes

Cambio de sujeto

Estimado colega: Ayer recib su atenta invitacin les agradecemos

Estimado colega: Ayer recib su atenta carta y le agradezco

Escollos frecuentes para alcanzar la correccin

Falta de concordancia entre el sujeto y el verbo

La diferencia entre los pesos originan graves trastornos en la venta. La diferencia entre los pesos origina graves trastornos en la venta.

Escollos frecuentes para alcanzar la correccin

Uso inadecuado del modo indicativo y el subjuntivo en una misma oracin

Ser magnfico que vinieras a visitar la fbrica. Sera magnfico que vinieras a visitar la fbrica.

Escollos frecuentes para alcanzar la correccin

Abuso de pronombres, adjetivos, sustantivos y uso indebido de las preposiciones

Los artculos pedidos, los hemos embalado y los hemos enviado. Los artculos pedidos, fueron embalados y enviados hoy mismo.

Escollos frecuentes para alcanzar la correccin

Los clientes llegan constantemente; diariamente vendemos muchas cantidades y ello es motivo de satisfaccin. Los clientes llegan constantemente, vendemos cantidades considerables y ello es motivo de satisfaccin.

Escollos frecuentes para alcanzar la correccin

Este seor es un viejo cliente. Este seor es cliente desde hace muchos aos. No puedo dejar de enviar una pequea queja aunque sea un insignificante error. No puedo dejar de enviar una queja pues no deja de ser un error de consideracin.

Escollos frecuentes para alcanzar la correccin

Frases innecesarias

Esperamos sus noticias con urgencia, de usted su ms seguro servidor lo saluda atentamente. Esperamos sus noticias con urgencia. Muy atentamente,

Escollos frecuentes para alcanzar la correccin

Cambio de voz

Su carta fue recibida ayer, y le enviaremos su pedido inmediatamente. Recibimos su carta, y le enviaremos su pedido inmediatamente.

CLARIDAD

Unidad: Es una cualidad esencial en cualquier escrito, especialmente en las comunicaciones que deben tratar un solo asunto. Esto solo es posible cuando los elementos oracionales del prrafo (unidad bsica de los documentos), se refieren a una idea. Se recomienda redactar prrafos con frases cortas y bien ligadas.

Para el da 15 de setiembre de 1988, la Escuela de Secretariado Profesional mand una representacin estudiantil a los actos cvicos de Heredia. Usted fue seleccionada para asistir, sin embargo, se enferm seriamente. Para el 16 haba examen de Filosofa, pero usted sigui mal. La nota de justificacin debe dirigirla a la Directora.

Qu se va a justificar? La ausencia a los actos cvicos por enfermedad o la ausencia en el examen final? Redacte una justificacin dirigida a la Directora de la Escuela, pues por motivo de enfermedad usted no pudo asistir como representante estudiantil a los actos cvicos de Heredia, ni al examen de Filosofa el 15 y 16 de setiembre, respectivamente.

Uso de siglas y abreviaturas

La primera vez que se cita la entidad a la que se refieren, indicarlo en su totalidad, con las siglas entre parntesis. Utilizar la forma de uso comn.

Ejemplos: Recope, AyA, AA, CCSS, MEP

CONCISIN

Consiste en expresar nicamente lo esencial, sin eliminar los detalles imprescindibles que atenten contra la claridad, pues esta debe prevalecer sobre las dems cualidades. Se debe abordar directamente el asunto o tema y limitarse a l, pues el remitente debe tomar en cuenta que el destinatario tiene otros asuntos pendientes y solo puede prestarle atencin limitada a la carta recibida. Si al abrir la carta encuentra un texto muy largo, el destinatario se indispone pues considera que la comunicacin le quitar mucho tiempo.

CONCISIN

Se recomienda utilizar frases simples y evitar las digresiones innecesarias, eludir lo superfluo para lograr una carta breve que informe al lector en el menor tiempo posible. El uso de expresiones innecesarias, ampulosas, tecnicismos (desconocidos por el receptor), adems de entorpecer la claridad producen falta de concisin en el escrito, y, en consecuencia, comunicaciones difciles de interpretar.

CONCISIN

Estn expresadas las ideas con propiedad y con las palabras imprescindibles? Aparecen en la carta explicaciones que se pueden eliminar o que no vienen al caso? Se dan ideas repetidas? Se trata el tema directamente, sin rodeos ni perfrasis?

CONCISIN

Expresiones convencionales

Lenguaje actualizado

Las interrogantes por usted planteadas Srvase aclararlo ipso facto. Es mi deseo ferviente participarle mi sincera gratitud por Por medio de la presente nos tomamos la libertad de

Las preguntas formuladas / planteadas. Hgalo saber cuanto antes. Muchas gracias por
Le participo que (o ir directamente al asunto).

CONCISIN

Adjunto a la presente. Con la confianza de que estar usted Ha llegado a nuestras manos su atenta carta. Anexada a la presente encontrar. Acusamos recibo

Incluyo, anexo, adjunto Esperamos que pueda Recibimos su carta Anexo, adjunto Recibimos

CORTESA

Si se quiere lograr una verdadera comunicacin, la cortesa es el ingrediente que, unido a la claridad y a la concisin, contribuye a crear o mantener la buena voluntad del receptor hacia el emisor. La expresin de buenos modales en el saludo y despedida, son aspectos muy importantes en una comunicacin. En el caso de las comunicaciones internas (memorandos), estas formalidades no son necesarias.

CORTESA

El tono positivo se capta por el modo de utilizar y unir las palabras, de forma que se logre transmitir un estado de nimo amistoso, sincero, clido, pues generalmente el lector descubre pronto entre lneas la falta de sinceridad o la imposicin, a pesar del uso de palabras corteses. En ese sentido, no se trata tan solo de utilizar frmulas preestablecidas de cortesa, sino de redactar la comunicacin con una actitud positiva y respetuosa respecto del destinatario.

CORTESA

Estimada compaera: La Directora de la Escuela me asign el curso de Tcnicas de Expresin, grupo de la maana, para el segundo semestre. Por lo anterior, le solicito me brinde un informe respecto a los contenidos expuestos y los objetivos alcanzados del programa de Comunicacin en Espaol que usted suministrara del primer semestre. La informacin solicitada y sus sugerencias al respecto debo tenerlas el lunes 29 de julio, por lo que agradezco sinceramente su gentileza. Atentamente,

CORTESA

Aparenta cortesa (saludo, despedida), utiliza la expresin: agradezco sinceramente su gentileza. El tono es positivo si se diera de un superior a un subordinado que debe rendir un informe. No se puede utilizar este tono entre compaeros. Se debe solicitar como un favor y no puede ponrsele una fecha lmite.

EJEMPLOS DE EXPRESIONES NEGATIVAS QUE PUEDEN DARSE EN FORMA POSITIVA

Forma negativa

Forma positiva

No sea usted falso. No conoce su parecer. No son correctos los datos. Quisiera no olvidar. No deje de entregar los documentos antes del viernes. No conoce usted las razones.

Sea usted sincero. Ignora su parecer. Los datos son incorrectos. Deseo recordar. Entregue los documentos el jueves a ms tardar. Desconoce usted las razones.

CORTESA

Ejemplo de adulacin Su vasta experiencia de veinte aos de servicio en esa institucin, le han catalogado como la mxima autoridad en la materia; por esta razn, con todo el respeto que usted se merece, solicito su colaboracin para Con base en su experiencia de veinte aos de servicio, solicito su colaboracin

CORTESA

Ejemplo de petulancia

La extenuante labor que hemos realizado en este equipo da fe de la calidad de los profesionales con que contamos en esta institucin. Es por ello que hoy me felicito al ver culminados mis esfuerzos con la ayuda de todos ustedes. Gracias a la dura labor de este equipo, hoy hemos logrado alcanzar nuestras metas; por ello, una calurosa felicitacin.

CLASES DE PRRAFOS

Prrafo descriptivo Prrafo narrativo Prrafo expositivo

PRRAFO DESCRIPTIVO

Es el que dice cmo son las personas, los animales, los lugares y las cosas. Tambin puede pintar una situacin compleja o en proceso. Los pasos que deben seguirse para redactar prrafos descriptivos son los siguientes:

PRRAFO DESCRIPTIVO

Observar en forma global el objeto que se va a describir. Seleccionar los rasgos que ms llaman la atencin de ese objeto. Decidir en qu orden se van a describir esos rasgos (de arriba hacia abajo, de derecho a izquierda, de lo ms lejano a lo ms cercano, etc.). Redactar el prrafo.

PRRAFO NARRATIVO

Es aquel en que se relatan acontecimientos. Generalmente se refieren al pasado, por lo que es comn que se relaten en un pretrito (lleg, llegaba, viva, era, vendi). Tambin se puede narrar en presente (presente histrico) y hasta en futuro.

PRRAFO NARRATIVO

Se recomienda que en textos legales, oficiales y administrativos, redactar con verbos en pasado. Las acciones deben presentarse en orden cronolgico (en el orden en que sucedieron), con el fin de evitar confusiones y malas interpretaciones en el lector. No mezclar dentro de un prrafo diferentes tiempos verbales.

PRRAFO EXPOSITIVO

Es el que se usa para comunicar pensamientos. Est constituido por una idea principal, relacionada con el tema que se est desarrollando, y por una o varias ideas secundarias, las cuales sirven para ampliar, complementar o ilustrar la idea principal.

CUALIDADES DEL PRRAFO EXPOSITIVO

Unidad de sentido: Se logra haciendo que todas las oraciones del prrafo giren en torno a una sola idea principal; en consecuencia, conviene que en cada prrafo se trate un solo tema o asunto. Coherencia: Es la secuencia o relacin lgica que debe existir entre las ideas que constituyen el prrafo. Una vez determinada la idea principal, se debe enlazar con ellas las dems, a fin de lograr un desarrollo lgico y natural del pensamiento.

FORMAS DE ENLAZAR ORACIONES

Usando un pronombre o un sinnimo que sustituya algn sustantivo mencionado en la oracin anterior. Refirindose al mismo sujeto en todas las oraciones del prrafo. Repitiendo algn sustantivo de la oracin anterior. Utilizando conectores que establezcan algn tipo de relacin entre las oraciones.

ESTRUCTURA BSICA DEL TEXTO EXPOSITIVO

Introduccin o presentacin: Es el prrafo inicial o la parte inicial del escrito. En ella se presenta el planteamiento del tema o la tesis central del trabajo. Adems, pueden mencionarse otros datos generales como los objetivos o finalidad del escrito, los antecedentes o circunstancias, la extensin o alcances del trabajo y la organizacin de los contenidos.

ESTRUCTURA BSICA DEL TEXTO EXPOSITIVO

Cuerpo o desarrollo: Es la parte ms importante de todo el trabajo. Su finalidad es alcanzar el objetivo bsico del escrito, ya sea entretener, informar, amonestar, vender, felicitar o cualquier otro. Est constituido por prrafos, subdivisiones o captulos, los cuales deben girar en torno a la tesis o idea central y contener los conceptos, argumentos y datos necesarios para alcanzar el objetivo que se haya propuesto el autor.

ESTRUCTURA BSICA DEL TEXTO EXPOSITIVO

Conclusin o cierre: Es el conjunto de frases o de prrafos con que termina la comunicacin escrita. Debe ser una derivacin o consecuencia lgica de la tesis desarrollada en la parte central del trabajo y ha de presentarse de tal manera que el lector quede convencido de lo expuesto en el texto.

ESTRUCTURA BSICA DEL TEXTO EXPOSITIVO

Algunas formas de presentar una conclusin Repasar brevemente o sintetizar los puntos ms importantes del cuerpo del escrito. Resaltar la importancia de la tesis expuesta o de los puntos desarrollados. Ofrecer recomendaciones o sugerencias relacionadas con los hechos expuestos.

CMO ELABORAR UNA COMUNICACIN ESCRITA

Primera fase: Se realiza en la mente del redactor.

a) Definicin del objetivo del mensaje. b) Anlisis del receptor o destinatario. c) Delimitacin del tema o asunto.

CMO ELABORAR UNA COMUNICACIN ESCRITA

Segunda fase: Es la redaccin propiamente dicha. a) Recopilacin de ideas. b) Seleccin y ordenamiento de ideas. c) Redaccin del mensaje. d) Revisin de lo escrito. e) Versin definitiva.