AUDITORAS SISTEMAS DE GESTION

CONTENIDO DEL CURSO

Sensibilizacin a las Auditorias Conceptos bsicos Introduccin a la norma ISO 19011 Ciclo PHVA en Auditoria Planeacin Realizacin de la Auditoria / Redaccin de No Conformidades Mejora Continua

OBJETIVO GENERAL
Suministrar a los participantes los conocimientos y tcnicas que les permitan adelantar procesos de auditorias internas a sistemas de gestion, para que su gestin tenga xito y se constituyan en actores importantes facilitando la implementacin, mantenimiento y mejora del sistema de gestin de calidad

NORMAS ISO

9000 FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO

19011 AUDITORAS

Enfoque al cliente

Liderazgo

Participacin del personal

Entradas

PROCESO

Resultados Deseados

Enfoque de procesos

Principios de Gestin de Calidad

Relacin gana/gana con el proveedor

Enfoque de sistema para la gestin

Proceso 2 Proceso 1 Proceso 3 Proceso 4 Proceso 5

Mejora continua

Toma de decisiones basada en hechos

MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

Responsabilidad de la Direccin Satisfaccin Producto

Cliente

Gestin de los Recursos

Medicin anlisis y Mejora

Entrada

Realizacin del Producto

Salida

MODELO DE ENFOQUE BASADO EN LOS PROCESOS

CICLO PHVA
El P.H.V.A. es una herramienta para la mejora permanente de los procesos y contribuye decisivamente a incrementar la eficacia y eficiencia de las organizaciones. Se dlla el concepto de CLIENTE- PROVEEDOR interno. PLANEAR: en esta etapa se desarrollan los objetivos y planes de implementacin, esta fundamentado en la experiencia, se especifica el nivel de calidad deseada. Se establece un ESTANDAR deseado, se fundamenta en La experiencia.

CICLO PHVA
HACER: Consiste en ejecutar los planes, para alcanzar los objetivos y recoger los datos para evaluar los resultados

VERIFICAR: Se establecen unos items de control del proceso,se compara con unos estandares esperados, analizando las causas de las desviaciones.

EVOLUCIN DE LAS NORMAS PARA AUDITORA

ISO 19011:2000

CONCEPTOS BSICOS
Auditora Criterios de auditora Evidencias de auditora Hallazgos de auditora Conclusiones de auditora

AUDITORA
Proceso sistmico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.

CONCEPTOS BSICOS DE AUDITORA

Conjunto de polticas, procedimientos o CRITERIO requisitos utilizados como referencia Registros, declaraciones de hechos o EVIDENCIAS cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables

CONCEPTOS BSICOS DE AUDITORA

Resultados de la evaluacin de la HALLAZGOS evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora

Resultados de una auditora que CONCLUSIONES proporciona elementos para considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora

CONCEPTOS BSICOS DE AUDITORA

REQUISITO

Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria Requisitos Legales Requisitos de Norma

CONCEPTOS BSICOS DE AUDITORA

NO CONFORMIDAD

Incumplimiento de un requisito Oportunidad de Mejora

REQUISITO

Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria Requisitos Legales Requisitos de Norma

CONCEPTOS BSICOS DE AUDITORA

Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora

AUDITOR

Habilidad demostrada para aplicar COMPETENCIA conocimientos y aptitudes

PERFIL DEL AUDITOR

Educacin
mnimo bachiller

Experiencia de trabajo

Entrenamiento en auditorias
Experiencias en auditorias

EQUIPO AUDITOR
Auditor lder
Auditores en formacin

Expertos tcnicos
Observadores

CONOCIMIENTO Y HABILIDADES
Principios, procedimientos y tcnicas de auditora Documentos del S.G.C. y situaciones de la organizacin Normas legales, organizacionales y contractuales

ATRIBUTOS PERSONALES
tico, justo, veraz, honesto y discreto Mente abierta Observador Verstil Persistente Perceptivo Seguro Decidido Diplomtico

PRINCIPIOS DE AUDITORA
CONDUCTA TICA AUDITORES CUIDADO PROFESIONAL PRESENTACIN JUSTA

INDEPENDENCIA

PROCESO DE AUDITORA
EVIDENCIA

PROTAGONISTAS DE LA AUDITORA INTERNA

AUDITOR

AUDITADO

CLIENTE

TIPOS DE AUDITORA
PRIMERA PARTE:
AUDITORA INTERNA SEGUNDA PARTE: AUDITORA EXTERNA

TERCERA PARTE:
AUDITORA DE CERTIFICACIN

PROCESO DE AUDITORA
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

Programa de Auditora

P: PLANIFICAR
H: HACER V: VERIFICAR A: ACTUAR

Informe de Auditora

AUDITORA POR PROCESOS

Identificar los procesos
Identificar interrelaciones de los procesos Planificar actividades siguiendo el ciclo PHVA Ejecutar auditora siguiendo el ciclo PHVA

Hacer seguimiento

ACTIVIDADES DE AUDITORA
ACTIVIDADES PREVIAS REVISIN DOCUMENTAL

PREPARAR ACTIVIDADES
EJECUCIN DE LA AUDITORA REPORTE DE AUDITORA

AUDITORA DE SEGUIMIENTO

PLANIFICAR LA AUDITORA
Elaborar el programa
Definir los recursos

Revisar los documentos

Preparar la auditora de campo

ELABORAR EL PROGRAMA

DEFINIR: Objetivos Alcance Criterios

DEFINIR LOS RECURSOS Determinar viabilidad

Conformar equipo auditor Designar auditor lder Establecer el contacto inicial

REVISAR LOS DOCUMENTOS

Manual de Calidad

Procedimientos obligatorios
Procedimientos de la organizacin

PREPARAR AUDITORA DE CAMPO

Plan de auditora

Listas de verificacin

PLAN DE AUDITORA
Suministra la informacin necesaria, facilita la programacin y coordinacin de actividades
CONTENIDO: Objeto Alcance Criterios de Auditora Aspectos Logsticos

El cliente lo revisa y aprueba en comunicacin con el auditado

PLAN CONCERTADO

LISTAS DE VERIFICACIN
Responsable: Equipo auditor Son herramientas para apoyar la gestin del tiempo y facilitar la recoleccin de evidencias de auditora en un orden lgico

TIPOS DE PREGUNTAS

Qu? Por qu? Dnde?

Quin? Cundo?
Cules seran las implicaciones?

EJECUTAR LA AUDITORA HACER Realizar la auditora de campo

Reunin de apertura Recolectar y verificar informacin comunicacin de auditores Reunion de revision Generacion de hallazgos

REUNIN DE APERTURA
OBJETO
Establecer ambiente de trabajo Aclarar conceptos Confirmar logistica

CONTENIDO
Presentacin asistentes Confirmar objetivo, alcance, criterios y plan Establecer canales de comunicacin Confirmar requisitos de confidencialidad Aclarar funciones Aclarar presentacin de informes Informar sistema de apelacin

REUNIN DE APERTURA
CONTENIDO
Presentacin
Confirmar objetivo, alcance, criterios Confirmar cronograma Establecer canales de comunicacin Aclarar presentacion de informe Informar sistema de apelacion

TRABAJO DE CAMPO
SELECCIN DE LA MUESTRA RECOLECCIN INFORMACIN VERIFICAR INFORMACIN CONFRONTAR EVIDENCIA/CRITERIO REVISAR

EVIDENCIA

HALLAZGO

CONCLUSIN

TCNICAS PARA RECOLECTAR EVIDENCIAS

ENTREVISTA
PREGUNTAR ESCUCHAR OBSERVAR ANALIZAR EVALUAR REGISTRAR

RECOMENDACIONES PARA LA ENTREVISTA

Explicar el propsito

Realizar entrevista en el puesto de trabajo Agradecer al entrevistado

ESTRATEGIAS DEL AUDITADO

Intentar el manejo de la auditora

Perder tiempo Ser emotivo

ASPECTOS POR CONFRONTAR DESDE LA PLANEACIN DE LOS PROCESOS

DEL SISTEMA

Identificacin y comunicacin de los requisitos del cliente Despliegue de directrices y objetivos

DE LOS PROCESOS

Identificacin de los objetivos del proceso Evidencias de la planificacin del proceso Suficiencia de los recursos Ambiente de trabajo

ASPECTOS POR CONFRONTAR EN EL HACER DE LOS PROCESOS

Adecuacin de la documentacin con la operacin de los procesos Disponibilidad documental Control de los registros Competencia del personal Aplicacin de tcnicas definidas en los procesos Definicin y aplicacin de los controles

ASPECTOS POR CONFRONTAR EN LA VERIFICACIN DE LOS PROCESOS

Seguimiento al desempeo de los procesos y productos Control de No Conformidades Revisin de indicadores de desempeo Retroalimentacin de la satisfaccin del cliente Acciones de mejora Asignacin y manejo de recursos

ASPECTOS POR CONFRONTAR EN EL AJUSTE DE LOS PROCESOS

Acciones correctivas, preventivas y de mejora Mecanismos de comunicacin Retroalimentacin y seguimiento de procesos Auditoras internas Revisin Gerencial Consulta y comunicacin con los clientes

GENERAR LOS HALLAZGOS

DOCUMENTAR LOS HALLAZGOS

REVISAR LOS HALLAZGOS

DOCUMENTAR LA NO CONFORMIDAD

ELABORAR CONCLUSIONES

REDACCIN NO CONFORMIDADES
HECHO + EVIDENCIA + CRITERIO

Real Completo Breve Objetivo

Aquello que el auditor piensa debera ser NO constituye un requisito especificado

REPORTE DE HALLAZGOS No Conformidad Mayor Implicaciones Menor

Recomendaciones de Mejora

NO CONFORMIDAD MAYOR
Falla total de un proceso Falla total de un procedimiento crtico Ausencia total de un registro de ISO/Organizacin Numerosos errores menores en un proceso Alta probabilidad de riesgo inmediato respecto a la calidad del producto o servicio

NO CONFORMIDAD
No hay revisin del sistema por la Gerencia No hay control de registros No hay control de la documentacin

POSIBILIDAD DE MEJORA
Constituyen el valor agregado de la auditora
No clasifican como No Conformidad Situaciones potenciales de No Conformidad

Cualquier duda en beneficio del auditado

OBSERVACIONES POSITIVAS

Buenas prcticas
Fortalezas
Las observaciones diferencian una auditora positiva de una negativa

REUNIN DE CIERRE
Presentar resultados
Procesos auditados Hallazgos y conclusiones Acuerdos para precisar las No Conformidades

VERIFICAR
Preparar, aprobar y distribuir el informe Terminar la auditora

INFORME DE AUDITORA
CONTENIDO

AJUSTAR
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

Elaborar programa de auditora de seguimiento Verificar acciones tomadas en auditoras de seguimiento Disposicin de registros

RECOMENDACIONES FINALES
1. Prepare y preprese para la auditora
2. Otorgue al auditado el beneficio de la duda 3. No acte como juez, acte con mente abierta

ADMINISTRACIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA

AUTORIDAD PARA PROGRAMAR

PLANEAR
DEFINICIN DEL PROGRAMA ACCIONES DE MEJORA

IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA

HACER

MONITOREO Y REVISIN DEL PROGRAMA

VERIFICAR

NO CONFORMIDAD
No conformidad Incumplimiento de un requisito
Requisito Necesidad o expectativa establecida. Generalmente Implicita u obligatoria

No Conformidad = Oportunidad de Mejora Real o Potencial

PROCESO
Entradas Insumos
Actividades

Salidas Productos o Servicios

Producto No Conforme

No Conformidades

TRATAMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES

ACCIN CORRECTIVA

CORRECCIN

Inmediata Sntomas superficiales Corrige el efecto

Mediana Ataca la causa para que no se vuelva a presentar Oportunidad de Mejora

TIPOS DE NO CONFOMIDADES
De producto: Incumplimiento de una especificacin (Explicita o implicita). Interno: Rechazo interno y desperdicio. Reclamo y devolucin.
De servicio: Quejas e insatisfaccin de los clientes De proceso: Incumplimiento de un criterio o parmetro.

TIPOS DE NO CONFOMIDADES
De sistema de gestin: Incumplimiento de un Debe de una norma interna o externa Inadecuacin Incumplimiento Ineficacia Ineficiencia De requisitos legales

SEGUIMIENTO Y MEDICIN
8.2.1 Satisfaccin del Cliente 8.2.2 Auditoras Internas 8.2.3 Medicin y Seguimiento de Procesos 8.2.4 Medicin y Seguimiento del Producto

REDACCIN NO CONFORMIDADES
HECHO + EVIDENCIA + CRITERIO

Real Completo Breve Objetivo

TIL Para la organizacin y sus metas Positivo, si es posible

NO CONFORMIDAD
No conformidad Incumplimiento de un requisito
Requisito Necesidad o expectativa establecida. Generalmente Implicita u obligatoria

No Conformidad = Oportunidad de Mejora Real o Potencial

PROCESO
Entradas Insumos
Actividades

Salidas Productos o Servicios

Producto No Conforme

No Conformidades

TRATAMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES

ACCIN CORRECTIVA

CORRECCIN

Inmediata Sntomas superficiales Corrige el efecto

Mediana Ataca la causa para que no se vuelva a presentar Oportunidad de Mejora

TIPOS DE NO CONFOMIDADES
De producto: Incumplimiento de una especificacin (Explicita o implicita). Interno: Rechazo interno y desperdicio. Reclamo y devolucin.
De servicio: Quejas e insatisfaccin de los clientes De proceso: Incumplimiento de un criterio o parmetro.

TIPOS DE NO CONFOMIDADES
De sistema de gestin: Incumplimiento de un Debe de una norma interna o externa Inadecuacin Incumplimiento Ineficacia Ineficiencia De requisitos legales