MAYRA ALEJANDRA ROJAS ARENAS 11-02 COMERCIO

1.

Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo correcto, por cuanto estos valores servirn de base para preparar los estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas presentan diferencias, es necesario ajustarlos mediante un registro contable llamado asiento de ajuste.

2. Ajuste es el sistema contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor correcto.

Son los asientos que se realizan, con frecuencia, en una empresa en cada periodo contable para llevar el saldo de una cuenta a su valor correcto. Como soporte se elabora una nota de contabilidad. Este tipo de ajustes afecta, entre otras, las siguientes cuentas.

Caja Bancos Provisiones y deudas de difcil cobro Inventario de mercancas Depreciacin acumulada (propiedades, planta y equipo)

Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos Ingresos recibidos por anticipado Ingresos por cobrar Costos y gastos por pagar Provisiones para obligaciones laborales

Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, debe compararse su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparacin pueden presentarse los siguientes casos:

El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros. En este caso, se presentan un faltante por la diferencia valor por el cual se debe establecer la responsabilidad y realizar un ajuste. En el asiento de ajuste para llevar el saldo de caja a su valor correcto, es necesario disminuir el saldo en el monto del faltante, acreditando caja y debitando la cuenta que corresponda, segn el concepto que ocasiono el faltante as: Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros.

El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo en libros. En este caso, la diferencia constituye un sobrante y debe realizarse un ajuste por este valor. Para llevar el saldo de la cuenta caja a su valor correcto, es necesario aumentarlo, debitando caja y acreditando la cuenta que corresponda, segn la razn del sobrante.

Para hacer este ajuste es necesario realizar una conciliacin, o sea, comparar el saldo del libro de bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario. Extracto bancario es el documento que elaboran mensual o trimestralmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, respectivamente, en el que relacionan de forma parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, depsitos, giro de cheques, retiros, notas debito o crdito y saldos.

Al conciliar cada cuenta bancaria, se identifica los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada, las mas frecuentes pueden ser: a) Transacciones contabilizadas por la empresa y no registradas por la entidad bancaria. Por ejemplo, cheques pendientes de cobro, remesas en transito; en estos casos, la empresa no realiza ajustes porque cada una de estas operaciones ya fue registrada en la fecha en que se efectu.

b) Por valores que aparecen en el extracto y que aun no se han registrado en la empresa. En este caso, la empresa debe realizar este ajuste, as: el banco enva notas debito por concepto de cheques devueltos, chequeras, comisin de remesas, intereses por sobregiros, intereses sobre prestamos y otros servicios bancarios que se encuentran relacionados en el extracto bancario que envan las entidades financieras. Estos valores disminuyen el saldo de la cuenta bancos; por tanto, se acredita y se debita la cuenta que corresponda segn el caso.

El banco enva notas crdito por concepto de prestamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas bancarias. Si la empresa no las ha contabilizado, al recibir el extracto debe elaborar ajustes que aumentan el saldo de bancos; por lo cual, se debita. Y se acredita la cuenta que corresponda.

Cuando el valor registrado es menor que el valor de la consignacin, se debita bancos por el menor valor registrado.

Cuando el cheque se registra por una cantidad menor que el valor girado, es necesario

El valor de cartera esta constituido por saldos que adeudan los clientes por venta de mercancas a crdito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor correcto, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Por tanto, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera, y en el balance general, en la seccin de activos, presentar el valor neto a cargo de los clientes. La provisin para cartera es la apropiacin que la empresa debe calcular para proteger la cartera de difcil cobro o recuperacin. Su valor constituye un gasto que disminuye el activo.

El decreto reglamentario 187 de 1975, en su cartera: se acepta como provisin individual hasta el 33% anual del valor nominal de cada deuda con mas de un ao de vencida. artculos 74 y 75, establece como mtodos de provisin de cartera, el individual y el general. a) Provisin individual de cartera: se acepta como provisin individual hasta el 33% anual del valor nominal de cada deuda con mas de un ao de vencida.

b) Provisin general: con base en el vencimiento de los saldos por cobrar de cada cliente, este mtodo consiste en determinar la provisin por medio de porcentajes variables, de acuerdo con la fecha de vencimiento. A medida que transcurre el tiempo en que un cliente deje de pagar su obligacin, puede disminuir la probabilidad de cobro, por lo cual se calcula un mayor porcentaje de provisin. La escala aceptada por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales es la siguiente: De 0 a 3 mese 0% De mas de 3 meses a 6 meses 5% De mas de 6 meses a 1 ao 10% De mas de 1 ao 15% Los valores y la fecha de vencimiento de cada uno de los clientes de toman del libro auxiliar de clientes o del control de vencimientos de cartera.

Debe tenerse en cuenta que el valor de la provisin representa un gasto operacional para la empresa. Una vez calculado el valor de la provisin por cualquiera de los procedimientos anteriores, se compara este valor con el saldo de la cuenta de provisiones y se realiza el ajuste necesario; se aumenta o disminuye el valor del gasto y la provisin, segn el caso que se presente.

Cuando el valor de las facturas que adeudan los clientes no han sido recaudado en el plazo pactado, se trasladan a la cuenta de deudas de difcil cobro. Cuando se hayan agotado las gestiones de cobro, se procede a castigar esta cuenta contra provisiones.

Al comparar el valor total del inventario fsico de mercancas con el saldo en libros; pueden presentarse los siguientes casos:

Cuando por error, los proveedores entregan mas mercancas, o en caso contrario, a los clientes se les despacha menos, y no habiendo reclamo, se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia; para ello, se debita la cuenta de mercancas no fabricadas por la empresa y se acredita una cuenta de ingreso.

La depreciacin es el gasto en que ocurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida til. Puede estimarse que el activo se consume totalmente durante su vida til o puede considerarse su valor residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que tendr el activo al final de su vida til.

La depreciacin se calcula sobre el costo de los bienes, constituido por el precio de adquisicin, que incluye impuesto a las ventas, de aduana y otros, adems de las adicciones y gastos necesarios para ponerlo en funcionamiento que sufren los activos fijos; lo mas importantes y los de uso mas frecuente son:

Depreciacin mensual: Costo del activo Vida til asignada

Depreciacin anual: Costo del activo* x No. meses Vida til asignada x 12 meses Depreciacin diaria: Costo del activo* x No. das Vida til asignada x 360 das

Para contabilizar la perdida de valor que sufren las propiedades, la planta y el equipo, por presentar un gasto para la empresa, en el asiento de ajustes se debita la cuenta de gastos 5160 5260, depreciaciones, y se acredita la cuenta 1592 depreciacin acumulada. El 31.08_ se registra la depreciacin de un archivador para oficina comprado el 1 de agosto de 20_, en $724,138 y con IVA de 16%.

Los gastos diferidos representan aquellos recursos que la empresa ha comprado para consumirlos en periodos futuros y los servicios pagados de forma anticipada, contabilizados en la cuenta 1705 denominada gastos pagados por anticipado. Ejemplos: arrendamientos, intereses, seguros y otros.

Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelanto. As como una empresa puede pagar por anticipado, tambin puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros. Este grupo de cuentas constituye un pasivo, porque en el momento de recibir el pago, el servicio no se ha prestado y se adquiere una deuda, de all que se llame pasivo diferido y se contabiliza en la cuenta ingresos recibidos por anticipado.

Cuando una empresa ha devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor del ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello, debita una cuenta de activo denominado ingresos por cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.

Cuando en una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado, debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se convierte en un pasivo para la empresa; por ello, al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y gastos por pagar.

TASA DE CAMBIO Los valores representados en moneda extranjera como divisas, ttulos, derechos, depsitos, inversiones, deudores, proveedores, deben ajustarse con base en la tasa de cambio de la respectiva moneda, a la fecha del cierre. La tasa de cambio ser la respectiva del mercado TRM fijada por la Superintendencia Bancaria.

Los valores expresados en UVR se ajustaran con base en su cotizacin al final del mes o del ao respectivo, con cargo a gastos, o abono a ingresos financieros, segn el caso; salvo cuando deba capitalizarse.

Cuando los ttulos, derechos o inversiones y deudas tengan un pacto de reajuste, deben ajustarse por el valor del porcentaje pactado.

El valor del ajuste es igual al valor del activo reexpresado segn la tasa de cambio, menos el valor del activo segn libros.

Cuando el valor del activo se encuentre reexpresado en UVR, o cuando sobre los mismos se hay pactado un reajuste de su valor, se reajustaran con base en la UVR o en el porcentaje de ajuste pactado, la diferencia se registra

Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable. Las partes y el proceso de elaboracin son los mismos del comprobante de contabilidad. Por contener nicamente asientos de ajuste, se le denomina comprobante de ajuste y se trasladan a la columna de ajustes de la hoja de trabajo, como ajustes.

La hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, se utiliza en contabilidad para organizar la informacin, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de resultados, los asientos de cierre y el balance general. La hoja de trabajo es un documento til, pero no indispensable ni obligatorio, sino un paso adicional para verificar los saldos de las cuentas dentro del ciclo contable.

ENCABEZAMIENTO Formado por la razn social, el NIT, el nombre del documento y la fecha del periodo por el cual se elabora

a) b) c) d)

Numero de orden de las cuentas Nombre de las cuentas Cdigo de las cuentas Balance de comprobacin con dbitos y crditos

a) b) c) d)

Ajuste con dbitos y crditos Balance ajustado con dbitos y crditos Ganancia y perdidas con dbitos y crditos Balance general con dbitos y crditos