Anda di halaman 1dari 59

PENGADAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN DI APOTEK

Kelompok 7 : Baskoro Daisy Natalia Dina Haryanti Mastin Sibarani Ummi Erlina Sumayyah Vhony P

DEFINISI, PRINSIP, DAN FUNGSI DARI PENGADAAN DI APOTEK


Baskoro Surya Narendra

Definisi
Pengadaan merupakan kegiatan pembelian dalam rangka memenuhi kebutuhan proses penjualan. Manajemen untuk meningkatkan laba apotek dan memuaskan konsumen dengan memenuhi kebutuhannya. Titik awal dari proses pengadaan adalah melakukan pembelian

Prinsip
Pengadaan harus disesuaikan dengan hasil penjualan sehingga ada keseimbangan antara penjualan dan pembelian.

Pengadaan
Proses pengadaan yang efektif adalah faktor yang sangat menentukan dalam:

Menjamin adanya ketersediaan obat yang diperlukan dalam jumlah yang sesuai Dengan harga yang rasional dan tentunya dengan kualitas yang memenuhi standar mutu yang jelas
Oleh karena itu, pengadaan perbekalan farmasi harus dapat diterapkan sebaik mungkin sehingga pengendalian, keamanan, dan jaminan mutu obat dalam meningkatkan pelayanan kepada pasien dapat dilakukan secara efektif dan efisien

APOTEK
Pusat pelayanan obat Bisnis Investasi

Harus dikelola dengan manajemen yang baik

Salah satu obyek manajemen di apotek adalah: Manajemen pengadaan dan persediaan obat.

manajemen pengadaan dan persediaan obat

Demi menyediakan pelayanan yang maksimal di apotek harus ditunjang dengan adanya kelengkapan barang yang dijual.

Salah satu cara memberi kepercayaan kepada pelanggan bahwa apotek yang dituju selalu akan menyediakan segala kebutuhan obat-obatannnya

Jika salah satu barang tidak tersedia atau jumlahnya tidak mencukupi akan berdampak buruk pada citra apotek dari segi kelengkapan barangnya dimata konsumen

Fungsi Pengadaan di Apotek

Fungsi Biaya

Fungsi Perolehan

Fungsi Pengadaan di Apotek Terkait Fungsi Biaya


Menaikan keuntungan dengan menurunkan biaya

pengadaan melalui
Pengaturan sediaan optimal Pengaturan system sediaan optimal (Administrasi, distribusi, penjadwalan dll) Penanganan barang slow moving , rusak, dll

Fungsi Pengadaan di Apotek Terkait Fungsi Perolehan


Mengadakan pengadaan untuk kebutuhan penjualan dengan

menetapkan

Kapan barang diperoleh

Bagaimana memasoknya keunit/lini penjualan


Bagaimana cara memperoleh Siapa pemasoknya

Sistem Pengadaan Barang Dikatakan Baik Bila Memenuhi Kriteria Sebagai Berikut:
Terjadi kesetimbangan komposisi , misalnya barang

fast moving lebih diprioritaskan dari pada yang slow moving


Mampu melayani produk yang diperlukan konsumen

Terjadi kesetimbangan antara persediaan dengan seluruh permintaan (keseimbangan total) Tidak terjadi kelebihan persediaan yang dapat merugikan apotek yang disebabkan oleh barang yang belum/tidak laku dan sudah kadaluarsa

ARUS BARANG
Daisy Natalia

Kejadian penjualan = pengeluaran barang dari apotek

Barang yg keluar harus diisi kembali jumlah barang tetap (seimbang)

Hal ini tidak memungkinkan dilakukan setiap hari, karena : Frekuensi pembelian >> dan Volume pekerjaan >>

Perlu waktu yg tepat utk membeli produk

Untuk mengendalikan persediaan obat diperlukan pencatatan mengenai arus keluar dan masuk barang sehingga adanya keseimbangan antara obat yang terjual dengan obat yang harus tersedia kembali di apotek.

Arus Keluar Masuk Barang (Obat)

PBF

Gudang Apotek

Ruang Peracikan

Pasien

3 jenis kegiatan dalam arus barang

Pengadaan (Pembelian)

Penyimpanan

Penjualan (Penyerahan)

Penyediaan barang di apotek


Hal yang harus diperhatikan : 1. Persediaan minimum dan maksimum 2. Reorder point, terutama utk obat yang laku keras 3. Buffer stock (untuk mengurangi resiko karena ketidak pastian pasokan dan permintaan)

Faktor yang harus diperhatikan dalam mengelola perbekalan farmasi di apotek


Undangundang atau peraturan yang berlaku
Golongan obat Sifat obat

Cara penyimpanan

Cara penataan

Hukum dan etika pelayanan

Bisnis dan sosial

Aliran arus uang dan barang

Aliran barang masuk


Pengadaan barang yang baik, memenuhi ketentuan :

Komposisi produk sesuai dengan kebutuhan 2. Mampu melayani jenis produk yg diperlukan pasien 3. Jumlah pembelian untuk keperluan rutin dlm 1 bulan seimbang dengan penjualan.
1.

Siklus pengelolaan bidang logistik

Perencanaan

Penghapusan

Penganggaran

Pengawasan
Pemeliharaan Pengadaan

Penyaluran

Penerimaan & penyimpanan

Faktor-faktor yg diperhatikan dlm pembelian/pengadaan obat


1. Kondisi keuangan
>> modal, >> dana untuk pembelian

2. Waktu pembelian
Menentukan waktu yg tepat untuk reorder

3. Jarak apotek dengan pemasok


Semakin jauh, semakin lama barang pesanan sampai. perlu dilakukan buffer stock (mencegah barang habis sebelum pesanan datang)

Faktor-faktor yg diperhatikan dlm pembelian/pengadaan obat

4. Frekuensi dan volume pembelian


<< volume pembelian, >> frekuensi pembelian

5. Jenis barang yang akan dibeli


Kesesuaian dengan kebutuhan pembeli

6. Expired date

Aliran Barang Keluar

Permintaan barang keluar adanya penjualan baik dengan resep atau tanpa resep, penjualan bebas kontan atau kredit.

Setiap barang keluar harus dicatat dalam kartu stok, disediakan buku permintaan barang ditulis asisten apoteker dari ruang peracikan

Buku tersebut memuat kolom nama barang, jumlah yang diminta, jumlah yang diberikan, sisa persediaan, dan keterangan.

26

PROSEDUR PEMBELIAN
Persiapan Pemesanan

Penerimaan
Penyimpanan Pencatatan
Pembayaran

Prosedur Pembelian
PERSIAPAN
Mengumpulkan kebutuhan barang, data obat yang akan dipesan dari buku defekta peracikan dan gudang, termasuk obat obat baru yang ditawarkan oleh supplier.

PEMESANAN
Menyiapkan surat pesanan (SP) sebanyak minimal 2 rangkap (1 untuk supplier 1 untuk apotek saat menerima barang yang dipesan) Memilih supplier yang dapat memberikan harga relatif murah dibandingkan dengan supplier lainnya Melakukan negosiasi harga, diskon dan masa tenggang pembayaran. Setelah itu dilakukan pengiriman SP ke supplier.

Prosedur Pembelian
PENERIMAAN
Cocokkan barang dan faktur dengan SP kita. Beberapa hal yang perlu diperiksa yaitu jumlah, jenis, harga, dan diskon dari barang. Catat tanggal kadaluarsa obat dalam buku tersendiri sesuai urutan tanggal. Tanda terima barang dibuat di fraktur (disertai stempel/tanda tangan)

PENYIMPANAN
Barang disimpan dalam tempat yang aman, tidak kena sinar matahari langsung, bersih dan tidak lembab Disusun sistematis (cair-padat, alfabetis, khusus antibiotika tersendiri)

Prosedur Pembelian
PENCATATAN
Menyalin dari faktur atau daftar obat ke dalam buku penerimaan barang Tiap hari dijumlah sehingga diketahui berapa banyak hutang tiap harinya kemudian faktur-faktur diserahkan pada tata usaha untuk diperiksa sekali lagi, lalu dibundel dalam map tunggu, menunggu jatuh waktu untuk dilunasi.

PEMBAYARAN
Bila sudah jatuh tempo, kumpulkan faktur per debitur, lalu masing-masing dibuatkan bukti-kas keluar serta cek/giro, serahkan pada kasir untuk dibayarkan pada supplier.

30

CARA PEMBELIAN
Pembelian dalam jumlah terbatas Pembelian secara spekulasi
Pembelian dilakukan sesuai dengan kebutuhan jangka waktu pendek Pembelian ini dilakukan jika modal terbatas dan PBF berlokasi dekat dengan apotek.

Pembelian ini dilakukan dalam jumlah lebih besar dari kebutuhan dengan harapan akan ada kenaikan harga dalam waktu dekat atau karena ada potongan harga atau ada bonus. Pembelian ini dilakukan dengan melihat pada kartu stok sehingga dapat diketahui obat mana yang laku keras dan mana yang laku lambat. Selanjutnya dapat dilakukan perencanaan pembelian sesuai dengan kebutuhan barang item.

Pembelian berencana

Aspek-aspek penilaian terhadap supplier


Kemampuan (kecepatan dan ketepatan) supplier menyediakan barang sesuai jadwal yang ditentukan
Kondisi perusahan supplier

Syarat dan waktu pembayaran

Tingkat kerja sama yang diberikan dalam mengatasi permasalahan

Kemampuan menyediakan barang sesuai dengan jenis barang dan jumlah yang dipesan.
Kualitas barang

PERSEDIAAN
Mastin Sibarani

Persediaan adalah Bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu

Tujuan Pengendalian Persediaan supaya apotek mampu memenuhi semua permintaan akan obat (baik resep maupun non resep)

PERSEDIAAN = pemakaian rata-rata + Persediaan minimum

suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat

merupakan titik penting dari sistem penjualan obat


sistem pengaturan persediaan yang baik, maka proses penyaluran obat akan dapat berjalan dengan baik pula

TARGET RASIO PENOLAKAN = 0

KEPUASAN PELANGGANLOYALITAS

Untuk mengendalikan persediaan obat di apotek diperlukan pencatatan mengenai arus keluar dan masuknya barang.

PBF

Gudang Apotek

Ruang Racik

Pasien

Pembelian Penyimpana n

Penyerahan

Sistem Pengendalian Persediaan

Merupakan serangkaian kebijakan pengendalian untuk menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan pesanan untuk menambah persediaan harus dilakukan dan berapa besar pesanan harus diadakan.

Sistem ini menentukan dan menjamin tersedianya persediaan yang tepat dalam kuantitas dan waktu yang tepat

37

Fungsi Persediaan
Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman barang /obat yang dibutuhkan.

Menghilangkan resiko jika barang yang dipesan tidak baik dan harus dikembalikan.

Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang (inflasi).

Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan kuantitas.

Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang diperlukan.

Mengantisipasi kelonjakan permintaan yang dapat diramalkan.

Perhatian dalam Pengendalian Persediaan


Bila stok terlalu kecil, maka : Permintaan pasien sering kali tidak terpenuhi sehingga pasien menjadi tidak puas, hal ini dapat menghilangkan kesematan untuk memperoleh keuntungan. Untuk tetap dapat memuaskan pasien akan diperlukan tambahan biaya untuk mendapatkan bahan obat dalam waktu yang cepat.

Bila stok terlalu besar, maka : Peningkatan biaya penyimpanan Kemungkinan obat menjadi rusak atau kadaluarsa Ada risiko bila sewaktu-waktu harga obat atau bahan obat turun.

PARAMETER PENGENDALIAN PERSEDIAAN


Ummi Erlina

Konsumsi Rata-rata

Lead time

Safety stock

Parameter Pengendalian Persediaan

Level persediaan minimun

Level persediaan Maksimum

Posisi persediaan

Periode Pengadaan

Konsumsi Rata-rata
Konsumsi rata-rata = permintaan (demand)

Konsumsi rata-rata : jumlah barang yang dipakai (dibeli) dalam

satu waktu tertentu Perkiraan konsumsi rata-rata/ permintaan untuk pemesanan selanjutnya merupakan variabel kunci yang menentukan berapa banyak stok barang yang harus dipesan Walaupun banyaknya permintaan mendatang dapat diprediksi dengan akurat, namun barang yang stockout tetap dapat terjadi apabila salah memperkirakan lead time dari barang tersebut

Lead Time
Lead time : rentang waktu yang dibutuhkan mulai dari

pemesanan sampai dengan penerimaan barang Penting untuk memilih suplier yang berkualitas dan terpercaya (dilihat dari performance / lead time suplier tersebut sebelumnya) Yang perlu diukur dalam Lead Time adalah jumlah produk yang disediakan LT = Konsumsi rata2 x Waktu tunggu

Safety Stock
Safety stock : obat persediaan yang dicadangkan sebagai

pengaman untuk memenuhi kebutuhan pasien untuk mencegah terjadinya stockout fast moving safety stock biasanya 20% dari konsumsi rata2. slow moving biasanya 10% dari konsumsi rata2. Safety stock sangat penting ketika lead time maupun jumlah permintaan tidak dapat diprediksi atau nilainya berubah-ubah contoh :
keterlambatan barang pesanan terjadi perubahan jumlah permintaan karena terjadi suatu wabah penyakit

tertentu.

Level Persediaan
Level persediaan minimum (Reorder level)

Level persediaan maksimum (target stock level) Jumlah persediaan yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan hingga pemesanan berikutnya Jika telah mencapai nilai persediaan maksimum ini maka tidak lagi diperlukan pemesanan (selama periode tertentu)

Jumlah sisa persediaan terendah yang masih tersedia yang merupakan penanda perlunya pemesanan ulang Jika barang yang tersedia kurang dari jumlah persediaan minimum stockout

Rumus
Stock Max = (SMin + (PPxCA)

Stock min = (LT x CA) + SS

LT = Lead time CA = konsumsi rata-rata SS = Safety stock PP = Periode pengadaan

Posisi Persediaan
jumlah antara persediaan yang

masih tersedia persediaan yang dipesan, dikurangi persediaan yang telah oleh fasilitas kesehatan oleh pasien

dengan sedang dengan dipesan lain atau

Periode Pengadaan
meliputi waktu antara pemesanan awal hingga waktu

pemesanan berikutnya yang telah dijadwalkan Perhatikan jumlah yang dipesan + jumlah safety stock harus dapat memenuhi kebutuhan selama periode pengadaan ditambah dengan lead time. Perlu juga dihitung :

1. EOQ (Economic Order Quantity) 2. Re Order Point (ROP / Titik pemesanan) 3. 3. Rasio perputaran sediaan

EOQ (Economic Order Quantity


menentukan jumlah pesanan persediaan yang dapat meminimalkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan
TC = H +S

D = permintaan dalam periode waktu tertentu (unit/tahun) S = biaya pemesanan setiap kali pesan (Rp/pesan) H = biaya penyimpanan per unit barang per tahun (Rp unit/tahun)

TC = H
TC

+S

= Biaya Persediaan = Persediaan rata-rata = Jumlah (berapa kali) pesanan per periode waktu (jumlah pesanan/tahun) H = biaya penyimpanan per unit barang per tahun (Rp/unit.tahun) S = Biaya pemesanan setiap kali pesan (Rp/pesan) Q = Jumlah barang setiap kali pesan (unit/pesan)

Re Order Point (ROP / Titik Pemesanan)


suatu titik dimana harus diadakan pemesanan kembali

kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan tepat waktu Reorder point ini dapat dihitung apabila lead time dan permintaan atau rata-rata konsumsi diketahui dan konstan.
ROP = (LT x d) + SS Keterangan : ROP = Reoder point LT = Lead Time d = demand (konsumsi rata-rata) SS = Safety Stock

METODE ANALISIS PERSEDIAAN


Sumayyah dan Vhony

Analisis VEN

Analisis PARETO (ABC)

Analisis Kombinasi

Analisis VEN
disusun dengan memperhatikan kepentingan dan vitalitas (dampaknya terhadap kesehatan pasien) dari persediaan farmasi sehingga harus selalu tersedia untuk melayani permintaan terhadap sediaan farmasi.

V E N

vital

obat-obatan yang harus ada dan penting untuk kelangsungan hidup. obat-obat penting yang dapat melawan penyakit tapi tidak vital

Essensi al non essensia l

obat-obat yang kurang penting, dan diadakan hanya sebagai penunjang kelengkapan saja

Analisis PARETO (ABC)


Disusun berdasarkan atas penggolongan persediaan yang mempunyai nilai harga paling besar Volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu periode dikalikan harga per unit

Pengendalian persediaan barang difokuskan pada item persediaan yang bernilai tinggi daripada yang bernilai rendah.

Contd
Kelas A
Bernilai tinggi, diperlukan pengendalian khusus secara intensif. Memiliki dampak biaya yang tinggi.

Kelas B

Persediaan memiliki volume rupiah menengah. Pengendalian khusus dilakukan secara moderat.

Kelas C

Persediaan memiliki volume rupiah yang rendah. Pengendalian khusus dilakukan secara sederhana.

Kelompok nilai A B C

Jumlah Value 70% 20% 10%

Jumlah Item 20% 30% 50%

No

Item Obat

Harga per unit

Jumlah unit terjual

Total

% Total

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Abdimox (Cap 500mg) Capriaton-25 (Tab 25mg) Ethambutol Kimia Farma (Tab 250mg) Humalog Mix25 (100ui/ml) Kamadol (Cap 50mg) Lapibal (cap 250 mcg) Meconuero (250 mcg) Ponstan (Tab Salut 500mg) Proris (Syr forte 50ml) Radin (Tab salut 150mg) Ranitidine SOHO (Amp 25mg/ml) Sendicol (Cap 250mg) Sorbitol Corsa (Sach 5g) Triaminic Expectorant (syr 60ml) Ventolin Expectorant (Syr 100ml)

Rp. 1.800,Rp. 850,Rp. 428,Rp.715.000,-/box Rp. 1.212,Rp. 1.000,Rp.4.800,Rp.270,Rp. 22.479,Rp. 1876,Rp.2.200,Rp. 1.267,Rp.956,Rp.24.500,Rp.36.125,-

123 560 1.498 14 124 90 235 976 76 210 102 453 1.128 143 104 5.836

Rp.221.400,Rp.476.000,Rp.641.144,Rp.10.010.000,Rp.150.288,Rp.90.000,Rp.1.128.000,Rp.263.520,Rp.1.708.404,Rp.393.960,Rp.224.400,Rp.573.951,Rp.1.078.368,Rp.3.503.500,Rp.3.757.000,Rp.24.219.935

0,9 1,9 2,6 41,3 0,6 0,3 4,6 1,1 7,0 1,6 0,9 2,4 4,5 14,6 15,5 100%

Total

Analisis Kombinasi
Mengkategorikan item berdasarkan volume dan nilai penggunaannya selama periode waktu tertentu (biasanya 1 tahun).
V A B C VA VB VC E EA EB EC N* NA * NB * NC *

Jika keadaan keuangan tidak memadai maka barang-barang ini dapat ditunda pembeliannya