Kelompok 7 : Baskoro Daisy Natalia Dina Haryanti Mastin Sibarani Ummi Erlina Sumayyah Vhony P
DEFINISI, PRINSIP, DAN FUNGSI DARI PENGADAAN DI APOTEK
Baskoro Surya Narendra
Definisi Pengadaan merupakan kegiatan pembelian dalam rangka memenuhi kebutuhan proses penjualan. Manajemen untuk meningkatkan laba apotek dan memuaskan konsumen dengan memenuhi kebutuhannya. Titik awal dari proses pengadaan adalah melakukan pembelian
Prinsip Pengadaan harus disesuaikan dengan hasil penjualan sehingga ada keseimbangan antara penjualan dan pembelian.
Pengadaan Proses pengadaan yang efektif adalah faktor yang sangat menentukan dalam:
Menjamin adanya ketersediaan obat yang diperlukan dalam jumlah yang sesuai Dengan harga yang rasional dan tentunya dengan kualitas yang memenuhi standar mutu yang jelas Oleh karena itu, pengadaan perbekalan farmasi harus dapat diterapkan sebaik mungkin sehingga pengendalian, keamanan, dan jaminan mutu obat dalam meningkatkan pelayanan kepada pasien dapat dilakukan secara efektif dan efisien
APOTEK Pusat pelayanan obat Bisnis Investasi
Harus dikelola dengan manajemen yang baik
Salah satu obyek manajemen di apotek adalah: Manajemen pengadaan dan persediaan obat.
manajemen pengadaan dan persediaan obat
Demi menyediakan pelayanan yang maksimal di apotek harus ditunjang dengan adanya kelengkapan barang yang dijual.
Salah satu cara memberi kepercayaan kepada pelanggan bahwa apotek yang dituju selalu akan menyediakan segala kebutuhan obat-obatannnya
Jika salah satu barang tidak tersedia atau jumlahnya tidak mencukupi akan berdampak buruk pada citra apotek dari segi kelengkapan barangnya dimata konsumen
Fungsi Pengadaan di Apotek
Fungsi Biaya
Fungsi Perolehan
Fungsi Pengadaan di Apotek Terkait Fungsi Biaya
Menaikan keuntungan dengan menurunkan biaya
pengadaan melalui Pengaturan sediaan optimal Pengaturan system sediaan optimal (Administrasi, distribusi, penjadwalan dll) Penanganan barang slow moving , rusak, dll
Fungsi Pengadaan di Apotek Terkait Fungsi Perolehan
Mengadakan pengadaan untuk kebutuhan penjualan dengan
menetapkan
Kapan barang diperoleh
Bagaimana memasoknya keunit/lini penjualan
Bagaimana cara memperoleh Siapa pemasoknya
Sistem Pengadaan Barang Dikatakan Baik Bila Memenuhi Kriteria Sebagai Berikut: Terjadi kesetimbangan komposisi , misalnya barang
fast moving lebih diprioritaskan dari pada yang slow moving
Mampu melayani produk yang diperlukan konsumen
Terjadi kesetimbangan antara persediaan dengan seluruh permintaan (keseimbangan total) Tidak terjadi kelebihan persediaan yang dapat merugikan apotek yang disebabkan oleh barang yang belum/tidak laku dan sudah kadaluarsa
ARUS BARANG Daisy Natalia
Kejadian penjualan = pengeluaran barang dari apotek
Barang yg keluar harus diisi kembali jumlah barang tetap (seimbang)
Hal ini tidak memungkinkan dilakukan setiap hari, karena : Frekuensi pembelian >> dan Volume pekerjaan >>
Perlu waktu yg tepat utk membeli produk
Untuk mengendalikan persediaan obat diperlukan pencatatan mengenai arus keluar dan masuk barang sehingga adanya keseimbangan antara obat yang terjual dengan obat yang harus tersedia kembali di apotek.
Arus Keluar Masuk Barang (Obat)
PBF
Gudang Apotek
Ruang Peracikan
Pasien
3 jenis kegiatan dalam arus barang
Pengadaan (Pembelian)
Penyimpanan
Penjualan (Penyerahan)
Penyediaan barang di apotek
Hal yang harus diperhatikan : 1. Persediaan minimum dan maksimum 2. Reorder point, terutama utk obat yang laku keras 3. Buffer stock (untuk mengurangi resiko karena ketidak pastian pasokan dan permintaan)
Faktor yang harus diperhatikan dalam mengelola perbekalan farmasi di apotek
Undangundang atau peraturan yang berlaku Golongan obat Sifat obat
Cara penyimpanan
Cara penataan
Hukum dan etika pelayanan
Bisnis dan sosial
Aliran arus uang dan barang
Aliran barang masuk
Pengadaan barang yang baik, memenuhi ketentuan :
Komposisi produk sesuai dengan kebutuhan 2. Mampu melayani jenis produk yg diperlukan pasien 3. Jumlah pembelian untuk keperluan rutin dlm 1 bulan seimbang dengan penjualan. 1.
Permintaan barang keluar adanya penjualan baik dengan resep atau tanpa resep, penjualan bebas kontan atau kredit.
Setiap barang keluar harus dicatat dalam kartu stok, disediakan buku permintaan barang ditulis asisten apoteker dari ruang peracikan
Buku tersebut memuat kolom nama barang, jumlah yang diminta, jumlah yang diberikan, sisa persediaan, dan keterangan.
26
PROSEDUR PEMBELIAN Persiapan Pemesanan
Penerimaan Penyimpanan Pencatatan Pembayaran
Prosedur Pembelian PERSIAPAN Mengumpulkan kebutuhan barang, data obat yang akan dipesan dari buku defekta peracikan dan gudang, termasuk obat obat baru yang ditawarkan oleh supplier.
PEMESANAN Menyiapkan surat pesanan (SP) sebanyak minimal 2 rangkap (1 untuk supplier 1 untuk apotek saat menerima barang yang dipesan) Memilih supplier yang dapat memberikan harga relatif murah dibandingkan dengan supplier lainnya Melakukan negosiasi harga, diskon dan masa tenggang pembayaran. Setelah itu dilakukan pengiriman SP ke supplier.
Prosedur Pembelian PENERIMAAN Cocokkan barang dan faktur dengan SP kita. Beberapa hal yang perlu diperiksa yaitu jumlah, jenis, harga, dan diskon dari barang. Catat tanggal kadaluarsa obat dalam buku tersendiri sesuai urutan tanggal. Tanda terima barang dibuat di fraktur (disertai stempel/tanda tangan)
PENYIMPANAN Barang disimpan dalam tempat yang aman, tidak kena sinar matahari langsung, bersih dan tidak lembab Disusun sistematis (cair-padat, alfabetis, khusus antibiotika tersendiri)
Prosedur Pembelian PENCATATAN Menyalin dari faktur atau daftar obat ke dalam buku penerimaan barang Tiap hari dijumlah sehingga diketahui berapa banyak hutang tiap harinya kemudian faktur-faktur diserahkan pada tata usaha untuk diperiksa sekali lagi, lalu dibundel dalam map tunggu, menunggu jatuh waktu untuk dilunasi.
PEMBAYARAN Bila sudah jatuh tempo, kumpulkan faktur per debitur, lalu masing-masing dibuatkan bukti-kas keluar serta cek/giro, serahkan pada kasir untuk dibayarkan pada supplier.
30
CARA PEMBELIAN Pembelian dalam jumlah terbatas Pembelian secara spekulasi Pembelian dilakukan sesuai dengan kebutuhan jangka waktu pendek Pembelian ini dilakukan jika modal terbatas dan PBF berlokasi dekat dengan apotek.
Pembelian ini dilakukan dalam jumlah lebih besar dari kebutuhan dengan harapan akan ada kenaikan harga dalam waktu dekat atau karena ada potongan harga atau ada bonus. Pembelian ini dilakukan dengan melihat pada kartu stok sehingga dapat diketahui obat mana yang laku keras dan mana yang laku lambat. Selanjutnya dapat dilakukan perencanaan pembelian sesuai dengan kebutuhan barang item.
Pembelian berencana
Aspek-aspek penilaian terhadap supplier
Kemampuan (kecepatan dan ketepatan) supplier menyediakan barang sesuai jadwal yang ditentukan Kondisi perusahan supplier
Syarat dan waktu pembayaran
Tingkat kerja sama yang diberikan dalam mengatasi permasalahan
Kemampuan menyediakan barang sesuai dengan jenis barang dan jumlah yang dipesan. Kualitas barang
PERSEDIAAN Mastin Sibarani
Persediaan adalah Bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu
Tujuan Pengendalian Persediaan supaya apotek mampu memenuhi semua permintaan akan obat (baik resep maupun non resep)
suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat
merupakan titik penting dari sistem penjualan obat
sistem pengaturan persediaan yang baik, maka proses penyaluran obat akan dapat berjalan dengan baik pula
TARGET RASIO PENOLAKAN = 0
KEPUASAN PELANGGANLOYALITAS
Untuk mengendalikan persediaan obat di apotek diperlukan pencatatan mengenai arus keluar dan masuknya barang.
PBF
Gudang Apotek
Ruang Racik
Pasien
Pembelian Penyimpana n
Penyerahan
Sistem Pengendalian Persediaan
Merupakan serangkaian kebijakan pengendalian untuk menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan pesanan untuk menambah persediaan harus dilakukan dan berapa besar pesanan harus diadakan.
Sistem ini menentukan dan menjamin tersedianya persediaan yang tepat dalam kuantitas dan waktu yang tepat
37
Fungsi Persediaan Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman barang /obat yang dibutuhkan.
Menghilangkan resiko jika barang yang dipesan tidak baik dan harus dikembalikan.
Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang (inflasi).
Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan kuantitas.
Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang diperlukan.
Mengantisipasi kelonjakan permintaan yang dapat diramalkan.
Perhatian dalam Pengendalian Persediaan
Bila stok terlalu kecil, maka : Permintaan pasien sering kali tidak terpenuhi sehingga pasien menjadi tidak puas, hal ini dapat menghilangkan kesematan untuk memperoleh keuntungan. Untuk tetap dapat memuaskan pasien akan diperlukan tambahan biaya untuk mendapatkan bahan obat dalam waktu yang cepat.
Bila stok terlalu besar, maka : Peningkatan biaya penyimpanan Kemungkinan obat menjadi rusak atau kadaluarsa Ada risiko bila sewaktu-waktu harga obat atau bahan obat turun.
Konsumsi rata-rata : jumlah barang yang dipakai (dibeli) dalam
satu waktu tertentu Perkiraan konsumsi rata-rata/ permintaan untuk pemesanan selanjutnya merupakan variabel kunci yang menentukan berapa banyak stok barang yang harus dipesan Walaupun banyaknya permintaan mendatang dapat diprediksi dengan akurat, namun barang yang stockout tetap dapat terjadi apabila salah memperkirakan lead time dari barang tersebut
Lead Time Lead time : rentang waktu yang dibutuhkan mulai dari
pemesanan sampai dengan penerimaan barang Penting untuk memilih suplier yang berkualitas dan terpercaya (dilihat dari performance / lead time suplier tersebut sebelumnya) Yang perlu diukur dalam Lead Time adalah jumlah produk yang disediakan LT = Konsumsi rata2 x Waktu tunggu
Safety Stock Safety stock : obat persediaan yang dicadangkan sebagai
pengaman untuk memenuhi kebutuhan pasien untuk mencegah terjadinya stockout fast moving safety stock biasanya 20% dari konsumsi rata2. slow moving biasanya 10% dari konsumsi rata2. Safety stock sangat penting ketika lead time maupun jumlah permintaan tidak dapat diprediksi atau nilainya berubah-ubah contoh : keterlambatan barang pesanan terjadi perubahan jumlah permintaan karena terjadi suatu wabah penyakit
Level persediaan maksimum (target stock level) Jumlah persediaan yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan hingga pemesanan berikutnya Jika telah mencapai nilai persediaan maksimum ini maka tidak lagi diperlukan pemesanan (selama periode tertentu)
Jumlah sisa persediaan terendah yang masih tersedia yang merupakan penanda perlunya pemesanan ulang Jika barang yang tersedia kurang dari jumlah persediaan minimum stockout
Rumus Stock Max = (SMin + (PPxCA)
Stock min = (LT x CA) + SS
LT = Lead time CA = konsumsi rata-rata SS = Safety stock PP = Periode pengadaan
Posisi Persediaan jumlah antara persediaan yang
masih tersedia persediaan yang dipesan, dikurangi persediaan yang telah oleh fasilitas kesehatan oleh pasien
dengan sedang dengan dipesan lain atau
Periode Pengadaan meliputi waktu antara pemesanan awal hingga waktu
pemesanan berikutnya yang telah dijadwalkan Perhatikan jumlah yang dipesan + jumlah safety stock harus dapat memenuhi kebutuhan selama periode pengadaan ditambah dengan lead time. Perlu juga dihitung :
1. EOQ (Economic Order Quantity) 2. Re Order Point (ROP / Titik pemesanan) 3. 3. Rasio perputaran sediaan
EOQ (Economic Order Quantity
menentukan jumlah pesanan persediaan yang dapat meminimalkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan TC = H +S
D = permintaan dalam periode waktu tertentu (unit/tahun) S = biaya pemesanan setiap kali pesan (Rp/pesan) H = biaya penyimpanan per unit barang per tahun (Rp unit/tahun)
TC = H TC
+S
= Biaya Persediaan = Persediaan rata-rata = Jumlah (berapa kali) pesanan per periode waktu (jumlah pesanan/tahun) H = biaya penyimpanan per unit barang per tahun (Rp/unit.tahun) S = Biaya pemesanan setiap kali pesan (Rp/pesan) Q = Jumlah barang setiap kali pesan (unit/pesan)
Re Order Point (ROP / Titik Pemesanan)
suatu titik dimana harus diadakan pemesanan kembali
kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan tepat waktu Reorder point ini dapat dihitung apabila lead time dan permintaan atau rata-rata konsumsi diketahui dan konstan. ROP = (LT x d) + SS Keterangan : ROP = Reoder point LT = Lead Time d = demand (konsumsi rata-rata) SS = Safety Stock
METODE ANALISIS PERSEDIAAN
Sumayyah dan Vhony
Analisis VEN
Analisis PARETO (ABC)
Analisis Kombinasi
Analisis VEN disusun dengan memperhatikan kepentingan dan vitalitas (dampaknya terhadap kesehatan pasien) dari persediaan farmasi sehingga harus selalu tersedia untuk melayani permintaan terhadap sediaan farmasi.
V E N
vital
obat-obatan yang harus ada dan penting untuk kelangsungan hidup. obat-obat penting yang dapat melawan penyakit tapi tidak vital
Essensi al non essensia l
obat-obat yang kurang penting, dan diadakan hanya sebagai penunjang kelengkapan saja
Analisis PARETO (ABC)
Disusun berdasarkan atas penggolongan persediaan yang mempunyai nilai harga paling besar Volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu periode dikalikan harga per unit
Pengendalian persediaan barang difokuskan pada item persediaan yang bernilai tinggi daripada yang bernilai rendah.
Contd Kelas A Bernilai tinggi, diperlukan pengendalian khusus secara intensif. Memiliki dampak biaya yang tinggi.
Kelas B
Persediaan memiliki volume rupiah menengah. Pengendalian khusus dilakukan secara moderat.
Kelas C
Persediaan memiliki volume rupiah yang rendah. Pengendalian khusus dilakukan secara sederhana.
Analisis Kombinasi Mengkategorikan item berdasarkan volume dan nilai penggunaannya selama periode waktu tertentu (biasanya 1 tahun). V A B C VA VB VC E EA EB EC N* NA * NB * NC *
Jika keadaan keuangan tidak memadai maka barang-barang ini dapat ditunda pembeliannya
Dokumen Serupa dengan Pengadaan Dan Pengendalian Persediaan Di Apotek
![[MAKALAH] Evaluasi Perkembangan Dan Pemasaran Apotek](https://imgv2-1-f.scribdassets.com/img/document/262073937/149x198/406c84950f/1602325698?v=1)
