Anda di halaman 1dari 102

PERANCANGAN STRATEGIK

Oleh Muhamad Bustaman bin Haji Abdul Manaf

Institut Aminuddin Baki, KPM


hakmilik@MBAM.IAB.KPM 1

Jurulatih Anda

hak hakmilik@MBAM.IAB.KPM milik mbustamanIAB.KPM

MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF


Ketua Jabatan BIODATA PENCERAMAH Jabatan Pengurusan Kualiti, Instutut Aminuddin Baki, KPM
1. Pengalaman memberi kursus Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti di Institut Aminuddin Baki semenjak 1995. (paling lama dalam bidang ini di IAB) 2. Menulis buku: 1. Perancangan Strategik. 2. Pengurusan Kualiti dalam pendidikan 3. Buku ketiga: Pengurusan Strategik-akan terbit bulan 7 2009 oleh PTS. 3. Pernah mengikuti Latihan Profesionalisme dalam bidang Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti Latihan Luar Negara (selain dalam negara): i. Strategic Management & Leadership: World Trade Institute, New York, USA (1996) ii. TQM in Education: SEAMEO Innotech, Manila. Philippine (1998) iii. Strategic planning in education: Uni of York, England (2000- 2004) iv. Strategy Performance Measurement (BSC): Uni of Adelaide, Australia (2005) 4. Mempunyai sijil profesional Juruaudit (Lead Auditor) MS ISO 9000 sejak 1998 (berdaftar dengan IRCA London.

5.
6. 7. 8.

Memberi khidmat konsultasi dalam Pengurusan Strategik dan KPI untuk semua peringkat Bahagian dalam Kementerian Pelajaran Malaysia. Ahli Panel Sistem Pengurusan Kualiti Star Rating (SSR) KPM
Pembentang kertas pernyataan baru MISI, VISI dan Matlamat KPM Kepakaran lain: Kursus Balanced hakmilik@MBAM.IAB.KPM Scorecard (KPI), KMK, Benchmarking, Quality Tools, Quality from 3 Islamic Perspectives, Strategic Change, Strategic Leadership Skills, Strategic Thinking Skills.

Buku Terbaru

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

Matlamat kursus ini: Semua peserta akan dapat memahami tentang: Proses utama pengurusan strategik berasaskan perspektif organisasi awam Kaedah untuk menjelaskan dan menterjemahkan hala tuju organisasi (misi & visi) dengan lebih bermakna kepada pelan operasi atau jadual kerja seharian setiap staf. Kaedah pengukuran dan pelaporan prestasi strategi dengan berkesan

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

Whats An Organizations Strategic Planning Like?


snake spear tree wall

hak hakmilik@MBAM.IAB.KPM milik mbustamanIAB.KPM

Hello Sir, Im Mr. Muhd. Bustamante from IAB to ..

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

Main References
1. Allison and Kaye. (2003) Strategic Planning for Public and Non-profit Organizations. San Francisco: John Wiley & Son, Inc. 2. Bryson, J.M. (2004). Strategic planning for public and nonprofit organizations: A guide to strengthening and sustaining organizational achievement 3rd ed. San Francisco: Jossey-Bass. 3. Hairuddin.M.A. & Muhamad Bustaman.A.M. (2007) Perancangan Strategik Pembangunan Sekolah: Memperkasa dan Melonjakkan Kecemerlangan Institusi Pendidikan. Genting Highlands, Pahang: Institut Aminuddin Baki, Kementerian Pelajaran Malaysia. 4. Kaplan & Norton. (1996) Balanced Scorecard: Translating Strategy Into Action. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press. 5. Kaplan & Norton. (2004) Strategy Maps: Converting Intangible Assets Into Tangible Outcomes. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press. 6. Kaplan & Norton. (2006) Alignment: Using the Balanced Scorecard to Create Corporate Synergies. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press. 7. Miller, B.A. (2007) Assessing Organizational Performance in Higher Education. San Francisco: John Wiley & Son, Inc. 8. Niven, P.R. (2003). Balanced Scorecard: Step-by-step for Government and Nonprofit Agencies. San Francisco: Jossey-Bass. 9. Sevier, R. (2000). Strategic Planning for Higher Education Institution. mbustaman/IAB/KPM/05 hakmilik@MBAM.IAB.KPM 8 Chicago, USA.

Apakah itu Strategi?


Strategi- perkataan Latin: Strategos (the art of generalship, or how to be an effective general.
Kamus Oxford mentakrifkan strategy has to do with war and deception of an enemy. In nonprofit management, strategy has to do with responding to a dynamic and often hostile environment in pursuit of a public service mission (Allison &Kaye, 2005) (Rujuk ms 5)
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 9

Definisi Pengurusan Strategik (Rujuk ms 6) 1. Suatu proses pengurusan yang memberi tumpuan pada aspek jangka panjang sesebuah organisasi dengan memberi penekanan secara berterusan pada operasi penggubalan, pelaksanaan, dan penilaian strategi tertentu. 2. Suatu proses formulasi, implementasi, dan penilaian tindakan-tindakan yang akan memastikan organisasi berupaya mencapai objektifnya. (David, 1986)
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 10

Model Pengurusan Strategik Untuk Institusi Pendidikan Awam (ms 15)


7. Penilaian Prestasi& Penambahbaikan berterusan
Pusingan Semula

6. Implementasi Strategi

5. Strategi, Taktikal (Belanjawan& Operasi) 4. Isu Strategik (KRA), Matlamat, Objektif & KPI 3. Analisa Persekitaran: Maklumat Dalaman & Luaran Organisasi 2. Halatuju Organisasi: Mandat Kerajaan, Misi, Visi & Nilai
(Termasuk Nilai, Piagam pelanggan, Slogan, Logo, Warna Korperat)

1. Pra-Perancangan Sumber Asal: Bryson, J.M. (2003) Strategic Planning for Public & Nonprofit Organization. S.Fra: Jossey-Bass.
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 11

Strategic Feature
General Strategic Goal General Financial Goals Values

Private Sector
competitiveness profit; growth; market share innovation; creativity; good will; Customer satisfaction stockholders; owners; market customer demand

Public Sector
mission effectiveness cost reduction; efficiency Recognition accountability to public; integrity; fairness Customer satisfaction taxpayers; inspectors; legislators leadership; legislators; planners

Desired Outcome Stakeholders Budget Priorities Defined by: Justification for secrecy Key Success Factors (KSF) (KSF)

protection of intellectual national security capital; proprietary knowledge growth rate; earnings; market share Uniqueness
hakmilik@MBAM.IAB.KPM

best management practices sameness; economies of


12

TRANSLATING A MISSION INTO DESIRED OUTCOMES USING BSC-KAPLAN& NORTON (2003)

MISSION Why we exist CORE VALUES What we believe in VISION What we want to be STRATEGY Our game plan BALANCED SCORECARD Implementation & focus STRATEGIC INITIATIVES What we need to do PERSONAL OBJECTIVES What I need to do

STRATEGIC OUTCOMES Satisfied stakeholders Delighted Customers Effective Processes Motivated & Prepared workforce

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

13

Kata Imam Ghazali: seorang guru yang hanya memikirkan mengajar sahaja tanpa memikirkan masa depan muridnya, lebih baik jangan jadi guru

14

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

Rumusan (ms 11)


Mengapa kemahiran pengurusan strategik penting untuk dikuasai oleh mereka yang ingin jadi pemimpin organisasi? Apakah faedah organisasi perolehi daripada pembinaan perancangan strategik secara komprehensif?
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 15

Proses Perancangan Strategik: langkah demi langkah Proses Pertama: Persediaan Perancangan

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

16

PROSES PRA-PERANCANGAN: CONTOH JADUAL KERJA PEMBINAAN PERANCANGAN STRATEGIK


BIL AKTIVITI Penubuhan Jawatankuasa Induk Taklimat dan latihan Perancangan strategik bagi memperkasakan sekolah kepada Jawatankuasa Kerja Agihan tugas kepada guru-guru Jawatankuasa Pelaksana Profil Organisasi 1 Latar belakang sekolah 2. Struktur pentadbiran sekolah dan maklumat staf 3. Enrolmen Murid 4. Maklumat prestasi akademik, koakademik dan kokurikulum 5. Disiplin Murid 6. Kemudahan Fizikal atau pasarana 7. Maklumat ringkas demografi penduduk (persekitaran luar sekolah) TARIKH TINDAKAN

1. 2. 3. 4.

14 Jan 2007 15 Jan 2007 16 Jan 2007 17 Jan 2007

Guru Besar Guru Besar JK Induk

hingga 20 Jan 2007

JK Induk, JK Kerja & JK Pelaksana

5.

Menetapkan jadual kerja pelaksana


hakmilik@MBAM.IAB.KPM

21 Jan 2007
17

BIL
6.

AKTIVITI

TARIKH

TINDAKAN

Proses Kedua : Mendefinisi Hala Tuju Sekolah 1. Menyemak dan memahami mandat kerajaan 2. Menyemak pernyataan misi 3. Menyemak pernyataan visi 4 Menyemak pernyataan piagam pelanggan 5 Menyemak pernyataan moto,slogan,logo, warna koperat sekolah (tambahan) Proses Ketiga :Analisis Persekitaran Sekolah 1 Analisis kekuatan dan kelemahan dalaman 2. Analisis peluang dan cabaran luaran 3. Analisis prestasi perancangan strategik yang lepas, budaya kerja sekolah, prestasi program-program utama sekolah dan ICT.

GB 22 Jan 2005 JK Induk, JK Kerja & JK Pelaksana

7.

24 Jan 2007

GB JK Induk, JK Kerja & JK Pelaksana

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

18

BIL

AKTIVITI
Proses Keempat : Pembinaan Strategi 1 Mengenal pasti & memilih isu-isu strategik (8 bidang utama pendidikan) 2 Membentuk matlamat strategik, objektif 3 Menetapkan KPI dan Sasaran jangka pendek & panjang ( 8 bidang) 4 Pembinaan strategi utama (TOWS Matrik) pada setiap objektif yang dibina
Proses Kelima: Pelaksanaan Strategi 1. Pembinaan pelan taktikal tahun 2007 (6W) pada setiap strategi yang dipilih. 2. Pembinaan pelan operasi tahun 2007

TARIKH
26 Jan 2007

TINDAKAN
GB JK Induk, JK Kerja & JK Pelaksana

8.

9.

2 Feb 2007

JK Induk, JK Kerja & JK Pelaksana

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

19

PERINGKAT FORMULASI

(3) ISU, MATLAMAT DAN OBJEKTIF

(1) PENETAPAN HALATUJU

(2) ANALISIS PERSEKITARAN (SWOTS)

Proses 2: Semak Hala Tuju Organisasi (bab 3.ms 49)

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

21

Semak Hala Tuju: Mandat


Kamus Dewan- DBP (2005): 1. Amanah yang diberikan oleh orang ramai. 2. Kuasa yang diberikan oleh oleh pihak yang lebih tinggi. 3. Surat kuasa, surat perintah 4. Kuasa yang diberikan untuk mentadbir
hakmilik@MBAM.IAB.KPM

22

Mandates are written and unwritten rules that govern and guide an institution and its stakeholders. Its maybe directly tied to laws, by laws, ordinances, acts and charters (Sevier, 2000) Mandat berkait dengan akauntabilitiKewajipan untuk memberi jawapan dan menanggung segala akibatnya. (Kamus DBP) Mandat menjadi asas kepada pembinaan pernyataan misi Ia garis panduan tanggungjawab/kerja umum sesebuah organisasi. Ia menjelaskan apa yang boleh dilakukan dan tidak boleh dilakukan (Yes or No)
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 23

Mandat (

sambungan)

Semua dasar kerajaan akan menentukan nature, skop dan arah tujuan perancangan institusi awam terutama strategi-strategi yang boleh dilaksanakan atau skop kawalan membuat keputusan dan tindakan. Menjadikan perancangan ada validity dan reliability yang tinggi. Mandat menjelaskan apakah kemahuan dan keperluan pihak stakeholder dan pelanggan yang menjadi fokus kepada pengukuran kecemerlangan prestasi organisasi.

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

24

Contoh MANDAT
1. Perlembagaan & Dasar-Dasar Kerajaan - Akta Pendidikan 1996 (Pindaan 2002) - Akta acara kewangan 1957 - Arahan perbendaharaan - Peraturan am sekolah - Pekeliling dan surat pekeliling perbendaharaan, KPM, JPN & Jabatan Akautan Negara. - dan semua undang-undang Kerajaan Malaysia. PIPP & NKRA hakmilik@MBAM.IAB.KPM 25

Semak Hala Tuju: Misi


Kamus Dewan (2005): Tugas khusus yang dipertanggungjawabkan kepada atau yang akan dilakukan oleh seseorang atau sesuatu kumpulan.
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 26

Apakah itu MISI? (ms 66)


Ia adalah satu pernyataan (deklarasi) ringkas dan padat menjelaskan perkara-perkara berikut:

(What is our basic purpose or Why do we exist?) Ianya menjawab soalan tentang apakah urusan/tugas utama (core business) yang dipertanggungjawabkan ke atas organisasi anda. (Who we serve? , as our customers: geography, segments, names) Ianya menjawab siapakah pelanggan utama organisasi anda? (What we produce- outcome benefits: products, services, uses) atau Keperluan pelanggan apakah yang dapat organisasi anda penuhi. ( Our distinctive competence. (How we do it "differently", "better", "more effectively" than others)
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 27

1. Tujuan atau sebab penubuhan organisasi anda?

2. Kepada siapakah perkhidmatan diberikan?

3. Apakah yang hasil akhir yang diingini?

4. Bagaimanakah cara untuk melakukannya?

Contoh Pernyataan MISI 1. Untuk membangun sumber manusia dalam sektor awam melalui latihan berkualiti
(INTAN)

2. KPM Membangun potensi individu melalui pendidikan berkualiti

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

28

29

Semak Hala Tuju: Visi/wawasan


Kamus Dewan (2005): Pandangan yang jauh (terutamanya yang berkaitan dengan perkembangan masa depan dsb) bagi mencapai matlamat penting sesebuah organisasi atau negara.

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

30

Apakah itu Wawasan/Visi? (ms 72) Burt Nanus:A vision is a realistic, credible, attractive future for your organisation. Thornberry (1997), Wawasan adalah satu gambaran atau pandangan tentang masa depan. Sesuatu yang bukan real, tetapi yang diimaginasikan
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 31

INGAT!

matlamat

LAGI TINGGI VISI ANDA, LAGI TINGGI USAHA DIPERLUKAN

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

32

Semak Nilai
Nilai ialah prinsip, standard dan tatacara tindakan seseorang dalam sesuatu organisasi.(W.G Ricky & M. Pustay, 1999) Nilai dapat diertikan sebagai asas oleh masyarakat menilai, mengukur atau membuat keputusan terhadap sesuatu perkara, darjat, mutu, kualiti, taraf perilaku dan benda mengenai seseorang atau kelompok orang sebagai baik, berharga dan bernilai.

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

33

Contoh Nilai: IAB


Integriti (Integrity)
Menghayati nilai integriti diri melalui pemikiran, amalan dan tindakan

Profesionalisme (Profesionalism)
Memupuk budaya kerja yang profesional bagi merealisasikan mandat yang diamanahkan kepada Institut Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan Negara, menerusi pengamal profesional latihan dan pembangunan (master trainer) kepimpinan dan pengurusan pendidikan

Budaya Permuafakatan (Team Work Culture)


Membentuk sinergi jalinan perkongsian ilmu, kemahiran dan pengalaman di kalangan warga IAB yang boleh menyumbang ke arah pembangunan dan pembaharuan organisasi pendidikan yang berprestasi tinggi.

Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation)


Pembentukan budaya pembelajaran berterusan melalui pengwujudan iklim tempat kerja yang boleh menjadi pemangkin ke arah peningkatan ketrampilan individu, pembelajaran kolaborasi, amalan terbaik , perkongsian misi dan visi, serta aplikasi pendekatan sistem untuk penambahbaikan berterusan dan berfikiran terbuka memberikan idea, pandangan serta teguran bagi kemajuan organisasi dan negara.

Prestasi Tinggi (High Performance)


Membentuk budaya kerja yang berprestasi tinggi melalui tenaga kerja yang kompeten dan berpotensi untuk menjana ilmu bagi meningkatkan pengetahuan, kemahiran dan komitmen seiring dengan perkembangan tubuh ilmu Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan.

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

34

Piagam Pelanggan

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

35

PERNYATAAN PIAGAM PELANGGAN


IAB komited untuk memberi kepuasan kepada stakeholder berdasarkan piagam pelanggan seperti berikut dan akan memastikan: 1. Melaksanakan sekurang-kurangnya 80% program latihan yang didaftarkan dalam dokumen Program Latihan IAB pada tahun berkenaan; 2. Memastikan sekurang-kurangnya 95% peserta kursus berpuas hati dengan program latihan IAB; 3. Memastikan sekurang-kurangnya 80% peserta yang mengikuti program latihan berpuas dengan pengendalian sesi latihan oleh Pensyarah IAB dan Pensyarah Jemputan; 4. Memaklumkan pelanggan tentang kelulusan sesuatu kursus yang dipohon sekurang-kurangnya empat minggu (4) sebelum kursus bermula; 5. Memastikan prasarana latihan dan semua keperluan serta peralatan latihan berfungsi dengan baik dan dalam keadaan siap sedia untuk digunakan dalam tempoh satu (1) hari sebelum kursus bermula; 6. Menjalankan sekurang-kurangnya sembilan (9) penyelidikan dan pembangunan sistem maklumat setahun;

Sambungan: Piagam Pelanggan IAB 2009


7. Menghasilkan sekurang-kurangnya sepuluh (10) penerbitan setahun ; 8. Menjalankan sekurang-kurangnya enam (6) program konsultansi termasuk khidmat pasukan pemikir setahun; 9. Menghasilkan indeks keperluan latihan dan pembangunan profesioanal pemimpin sekolah bagi setiap negeri setiap tahun ; 10. Memastikan sekurang-kurangnya 80% peserta kursus berpuas hati dengan perkhidmatan sajian dan penginapan; 11. Menyediakan perkhidmatan perpustakaan pada setiap hari bekerja mulai 8.15 pagi hingga 4.45 petang; 12. Memastikan semua staf IAB mendapat peluang untuk mengikuti latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun; 13. Memastikan maklum balas kepada semua pertanyaan dan aduan pelanggan mengenai pengurusan perkhidmatan di IAB adalah menepati tempoh-tempoh berikut:
akuan penerimaan dalam tempoh 1 hari maklum balas awal dalam tempoh 15 hari laporan status aduan dalam tempoh 5 minggu

Proses 3: ANALISIS PERSEKITARAN

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

38

Environmental Scanning

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

39

THE ORGANIZATION AS AN ICEBERG

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

40 14.5

Bagaimana maklumat dikumpul?


Semakan dokumen/rekod. Kajian: Soalselidik Temubual Pemerhatian Hasil-hasil penyelidikan Kajian literatur
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 41

Kaedah-Kaedah Untuk Analisa Maklumat Persekitaran Organisasi


1. Matrik KLAP (SWOT) 2. PEST (Persekitaran Luar) 3. Analisis Senario 4. Matrik NDTS (Space) 5. Analisis Titik Pulangan Modal 6. Matrik Portfolio (BCG/ GEC) 7. 7S McKinsley
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 42

8. Matrik Kawasaki

Elemen Utama Analisis Persekitaran

SW

OT

DALAMAN

LUARAN
RAKAN SEJAWAT

MURID

GURU

PIBG

GURU BESAR/ PENGETUA

KOMUNITI /AGENSI

KEMUDAHAN/ TOOLS

PPD,JPN,KPM

+ve atau -ve

+ve atau -ve

Analisis SWOT: Kekuatan (Strength S)


A strength is something an organization does well or a characteristic that enhances its abilities. (Bryson,2003)

S1 : Guru Besar berpengalaman (10 tahun) S2 : GB sebagai Pengerusi MGB Daerah Selatan S3 : GPK yang komited dan berpengalaman S4 : 100% guru terlatih dan bertauliah S5 : 100% staf mengambil bahagian dalam semua aktiviti sekolah yang dirancang S6 : Guru-guru inovatif , kreatif dan berwibawa S7 : Guru Cemerlang dalam Pengurusan SPBT (SISBUT) memenangi Anugerah SPBT Cemerlang S8 : Terdapat 35% guru lelaki dan melibatkan diri dalam KK secara aktif hakmilik@MBAM.IAB.KPM

44

A weakness is something an organization lacks, does poorly, or a condition placing it at a disadvantage


(Bryson,2003)

Analisa Kelemahan (Weakness W)

W1. Peratus pencapaian UPSR masih berada di tahap yang rendah 74% W2. Guru kurang kursus dan motivasi diri. W3. Murid bergantung 100% kepada sekolah dan guru. W4. 5% kes ponteng sekolah.
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 45

Analisis Peluang (OPPORTUNITIES O)


Think about external events that affect your school. These can be political, economic, social, technological, demographic and legal,. O1 : Sokongan komuniti setempat yang baik O2 : Belia tempatan sebagai jurulatih dalam bidang kokurikulum. O3 : Hubungan erat dengan PIBG O4 : Hubungan baik dengan NGO dan swasta 05 : Hubungan dengan ahli politik baik. O6 : Ibu bapa mempunyai kemahiran perkebunan dan landskap O7 : Kawasan sekolah yang luas dan subur
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 46

Analisis Ancaman/Cabaran (Threats T)

What changes outside the school do we need to guard against or prepare for? (threats)

T1 : Tahap kesedaran ibubapa terhadap pelajaran anak-anak masih rendah. T2 : Sumbangan bantuan kewangan daripada ibubapa terhad. T3 : Kerosakan padang sekolah. (Belia gunakan padang di waktu petang)

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

47

Hasil Dari Analisis Persekitaran Strategik


TAHAP 1: Isu-isu strategik, KRA dan matlamat untuk mencapai Misi & Visi dikenalpasti? TAHAP 2: Maklumat akan digunakan untuk bina objektif, penetapan sasaran (KPI) & Matrik COWS/TOWS - membina strategi.
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 48

Contoh hasil dari analisis SWOT


Bidang
Kurikulum

Isu Strategik
Pencapaian akademik mesti capai tahap tertinggi (melebihi 80%) kerana ia fokus utama stakeholder dan pelanggan.

HEM
Kokurikulum Pengurusan Fizikal

Sahsiah tinggi penting dalam pembangunan modal insan yang seimbang & menyeluruh Meningkatkan penyertaan dan melonjak kecemerlangan pelajar dalam kokurikulum
Mempertingkatkan aspek 3K sekolah (berdasar pengukuran dalam Anugerah 3K KPM) ke tahap peringkat kebangsaan sebagai pengukur kecemerlangan aspek ini Organisasi amat memerlukan 100% staf mempunyai tahap pengetahuan, kemahiran & komitmen yang tinggi dalam setiap tugas utama mereka

Pembangunan Staf

Hubungan Luar
Pengurusan Pejabat & Pengurusan Kewangan

Sokongan komuniti amat penting untuk membantu sekolah


Kepuasan pelanggan dan stakeholder (cth audit) fokus utama yang boleh dicapai melalui pengurusan yang berkualiti
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 49

WHAT ARE ''KRA'' AND ''KPA'' AND ''KPI''


Key Result Areas Key Result Areas or KRAs refer to general areas of outcomes or outputs for which the department's role is responsible.

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

50

Value of KRAs
Identifying KRAs helps individuals: Clarify their roles Align their roles to the organisations business or strategic plan Focus on results rather than activities Communicate their roles purposes to others Set goals and objectives Prioritize their activities, and therefore improve their time/work management Make value-added decisions
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 51

Description of KRAs
Key result areas (KRAs) capture about 80% of the department's work role. The remainder of the role is usually devoted to areas of shared responsibility (e.g., helping team members, participating in activities for the good of the organisation).

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

52

Example
KRA 1 -RECRUITMENT/ SELECTION KPA 1 (objectives) --RECRUITMENT KPI ----reduce average time taken to fill marketing/sales vacancies by 15% KPI ----reduce average cost per recruit by 10%
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 53

example
CORPORATE OBJECTIVE / STRATEGY -to gain world market share of 51% DISTRIBUTION OBJECTIVE -Improve / Increase the distribution coverage by 20%

KRA 1 -DISTRIBUTION
KPA 1 --CHANNEL EXPANSION BY 2 NEW CHANNELS. KPI ----INCREASE THE CHANNEL NETWORK BY 20%

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

54

CORPORATE OBJECTIVE / STRATEGY -to gain world market share of 51% SALES DEPARTMENT'S OBJECTIVE -INCREASE THE SALES COVERAGE BY 20%. KRA 1 -SALES COVERAGE KPA 1 --SALES COVERAGE KPI ----INCLUDE 5 MORE COUNTRIES IN THE SALES EXPANSION. KPI ----INCREASE THE GEOGRAPHICAL COVERAGE BY 15%.

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

55

Penetapan Matlamat Strategik


Sasaran atau kedudukan khusus yang ingin capai bagi mencapai misi dan visi organisasi. Perkara-perkara yang dikehendaki pada masa depan (Ahmad Atory,1996) Strategic goals define what must be done to achieved the mission & vision. (Niven, 2003)

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

56

Goals: Strategy components; action items that must be done (e.g., improve students achievement, increase staff skills, develop a new teaching & learning process). They are long-range performance targets. (BSC Collaborative Inc.2005) They are long-range performance targets that are consistent with an organizations mission, usually requiring a substantial commitment of resources and achievement of short-term and mid-term supporting plans.

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

57

Ciri-ciri matlamat
1. Masa Perkara yang dikehendaki atau wujud di masa depan. Tempoh masa: bergantung kepada proses yang terlibat. Matlamat Operatif: Matlamat Rasmi 2. Nilai Kuantitatif atau Kualitatif
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 58

TAKRIF MATLAMAT, SASARAN & UNJURAN

Goal is the overall expected outcome based on initial assumptions. Target is the planned outcome of a specific indicator. Forecast is the expected outcome based on current assumption.

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

59

Contoh perhubungan antara misi,matlamat & strategi


.
MISI NASIONAL

MATLAMAT: Melahirkan Modal Insan Kelas Pertama

Strategi 1: Meningkatkan keupayaan dan pengusaan ilmu pengetahuan

Strategi 2: Meningkatkan tahap kemahiran teknikal & vokasional

Strategi 3: Memperkukuh keupayaan R&D, sains & inovasi

Strategi 4: Memupuk masyarakat berbudaya dan memiliki kekuatan moral

Strategi 5: Meningkatkan akses kepada pendidikan dan latihan berkualiti di semua peringkat hakmilik@MBAM.IAB.KPM 60

KRA IAB
Stakeholder dan pelanggan berpuas hati dengan perkhidmatan teras yang ditawarkan Perkhidmatan teras berkualiti Barisan pengurusan dan kepimpinan organisasi pendidikan yang berkualiti dan bertaraf dunia Warga kerja IAB yang sejahtera dan berkompetensi tinggi Pengurusan kewangan dan sumber yang cekap, berhemat dan memberi pulangan nilai (value for money)

OBJEKTIF
1. Objektif ialah sesuatu yang perlu dicapai berdasarkan sasaran yang ditetapkan. 2. Hasil Khusus yang ingin dicapai oleh organisasinya semasa melaksanakan misi asasnya (David, 2003)
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 62

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

63

Perhatian Penting
Setiap penulisan pernyataan objektif mesti jelas apakah hasil akhir atau outcomes yang ingin dicapai dalam satu tempoh tertentu. Kegagalan mematuhi perkara di atas boleh memberi masalah untuk membina KPI. Kesilapan umum: Objektif ialah ends bukan proses atau cara (means) iaitu strategi.

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

64

Contoh Objektif (rujuk Pelan Strategik IAB)


Meningkatkan keberkesanan perlaksanaan kursus Meningkatkan bilangan kursus yang dapat memenuhi keperluan kompetensi pelanggan Meningkatkan kualiti pengurusan pelanggan Meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan kualiti Meningkatkan kualiti kursus Meningkatkan kualiti konsultansi Meningkatkan amalan penyelidikan berkualiti Memantapkan pengurusan dan perlaksanaan pentaksiran

Objektif
Meningkatkan kualiti bahan penerbitan Meningkatkan sumbangan kepakaran kepada KPM Memasyhurkan IAB sebagai Premier Centre/Badan yang menganugerahkan sijil kejurulatihan profesional dalam bidang Kepimpinan dan Pengurusan Pendidikan (KPP) Meningkatkan kompetensi staf (pengetahuan/kemahiran/sikap) Meningkatkan budaya kerja cemerlang Menyediakan persekitaran kerja yang kondusif Meningkatkan penggunaan teknologi maklumat dan komunikas Memastikan pengurusan kewangan yang cekap berhemat dan berkesan berasaskan peraturan yang berkuatkuasa

Mengapakah pentingnya KPI alam proses perancangan strategik?

Mengikut Kaplan (2003):


If we cant measure our processes, we cant manage our processes If we cant manage our processes, we cant change our processes for improvement If we cant improve our processes, we cant meet or exceed our customers expectations MEASURE - MANAGE CHANGE - EXCEED
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 67

Performance Measurement Study Findings

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

68

KPI
KPI adalah suatu parameter yang boleh diukur, yang telah dipersetujui bersama, dan yang akan mencerminkan kejayaan sesuatu organisasi (Muhamad Yahaya, 2005). KPI juga dikenali sebagai penunjuk kejayaan membantu organisasi mentakrif dan mengukur kemajuan untuk mencapai matlamat organisasi. Maka KPI adalah kaedah mengukur pencapaian matlamat.
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 69

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

70

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

71

CONTOH KAD DATA PENGUKURAN

1 Objektif 2 Pengukuran (KPI) 3 Unit Pengukuran &


formula 4 Lag atau Lead

5 Sumber Data
6 Kekerapan
Pengukuran 7 Tanggungjawab

8 Tov & Unjuran


Sasaran 9 Inisiatif
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 72

CONTOH 2 REKOD DATA KPI


Bil
1. 2. 3 4 5

Perkara
Perspektif Matlamat/ Strategi Teras

Penjelasan
Stakeholder/Proses Dalaman/Pembelajaran/Kewangan Sasaran atau matlamat strategik yang juga dikenali strategi teras (grand strategy) yang dinyatakan secara umum (skop yang luas) dan tempoh masa yang panjang. Sasaran yang ingin dicapai secara khusus dalam tempoh pendek. Penerangan mengapa objektif itu penting untuk misi & visi leading

Objektif Penerangan tentang objektif Jenis Indikator: Leading atau Lagging Kekerapan masa pengukuran & Polariti Jenis unit pengukuran Formula pengukuran

6
7 8.

Contoh: peratus/ ranking/bilangan/ratio/tahap pencapaian

9
10 11 12 13 14

Sumber pengukuran
Kualiti data Pemunggut Data Baseline/TOV/status semasa Target Prestasi (3-5 tahun) Rasional Target hakmilik@MBAM.IAB.KPM 73 Siapa yang bertanggungjawab

CONTOH

HUBUNGAN ISU STRATEGIK, MATLAMAT, OBJEKTIF ,KPI DAN SASARAN (ms 119 & Lampiran 1-3)
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 74

ISU STRATEGIK Bidang Kurikulum

MATLAMAT STRATEGIK Meningkatkan kecemerlangan akademik pelajar ke tahap terbilang

OBJEKTIF Meningkatkan peratus pencapaian keseluruhan UPSR

KPI (LAG) % kelulusan Peperiksaan

SASARAN PRESTASI TOV 91.7 % 07 94% 08 97% 09 99% 2010 100%

Pencapaian akademik murid masih lagi belum cemerlang.

Meningkatkan peratus pelajar yang memperolehi 5A

% pelajar mendapat 5A

33%

35%

37%

39%

40%

Objektif jangka panjang : -Mendapat 100% kelulusan peperiksaan UPSR dengan 50% pelajar mendapat 5A pada tahun 2010 Objektif jangka pendek : -Mendapat 94% kelulusan peperiksaan UPSR dengan 35% pelajar mendapat 5A pada tahun 2007 ISU STRATEGIK (Kokurikulum) MATLAMAT STRATEGIK Mengalakkan pelajar aktif dan cemerlang dalam kokurikulum hingga ke tahap kebangsaan OBJEKTIF KPI % pelajar aktif. Bilangan pelajar mencapai kejayaan 1. peringkat Daerah 2. Peringkat Negeri 3. Peringkat kebangsaan SASARAN PRESTASI TOV Meningkatkan bilangan penyertaan pelajar dalam aktiviti kokurikulum Meningkatkan bilangan aktiviti kokurikulum dan pelajar yang cemerlang hingga ke peringkat kebangsaan 75% 07 78 08 81 09 84 2010 87

Pencapaian kokurikulum masih lagi di tahap rendah tidak selaras dengan visi sekolah

3 2 0

7 5 1

11 8 2

13 11 4

15 15 6

Objektif jangka panjang : 15 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat kebangsaan pada tahun 2010 hakmilik@MBAM.IAB.KPM Objektif jangka pendek : 1 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat kebangsaan pada tahun 2007

75

ISU STRATEGI BIDANG HEM Tahap sahsiah murid masih lagi belum memuaskan Tahap kebajikan murid masih lagi rendah

MATLAMAT STRATEGI

SASARAN / OBJEKTIF OBJEKTIF Memastikan semua pelajar mempunyai merit yang sentiasa cemerlang KPI TOV 07 08 09 2010

Membentuk modal insan yang bersahsiah cemerlang dan kebangaan masyarakat. Menyediakan perkhidmatan kebajikan untuk semua murid dan staf.

% pelajar yang dapat mengekalkan80 mata merit. Bilangan aduan rasmi yang dilaporkan

70 %

75 %

85 %

90 %

95 %

Meningkatkan kebajikan setiap pelajar dan staf terjaga dan terbela.

15

Sifar adua n

Objektif jangka panjang : 95% pelajar yang dapat mengekalkan 80 mata merit. Objektif jangka pendek : 75% pelajar yang dapat mengekalkan 80 mata merit. ISU STRATEGI BIDANG KEWANGA N SASARAN / OBJEKTIF MATLAMAT STRATEGI OBJEKTIF KPI

TOV
Tanp a tegu ran

07
Tanp a tegur an

08
Tanp a tegur an

09

2010

Pengurusan kewangan

Memastikan pengurusan kewangan

Bil. Teguran audit Meningkatkan hakmilik@MBAM.IAB.KPM kecekapan dan keberkesanan % perbelanjaan

Tanp Tanp a a tegur tegur an 76 an

Basic Scorecard Terminology (Institute Aminuddin Baki)


Mission & Vision
Stakeholders & Customer satisfaction
Stakeholders & Customer satisfied with IAB services

Strategy Map

Objectives: What the strategy is trying to achieve

Internal Business Processes


Quality & World Class Educational Leaders Quality Core Business

Measures: How success or failure (performance) against objectives is monitored

Targets: The level of performance or rate of improvement needed

Initiatives: Key action programs required to achieve targets

Innovation & Growth


High Competency Staff and Peacefull

Objectives
Financial

Measures

Targets

Initiatives

Excellent Financial Management

What is Organisational Strategy?


A strategy is defined as a pattern, of
purposes, policies, programmes, actions, decisions, or resource allocations that define what a school is, what it does, and why it does it. Strategies can vary by level function, and by time frame. (Bryson, 1995, p.32)

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

78

Apakah itu Strategi?


Strategi adalah merujuk kepada tindakan khusus atau pendekatan yang diambil oleh sesuatu organisasi untuk mencapai matlamat dan objektif. Ia bersifat action-oriented dan berhubungan terus dengan pengukuran output. Strategi menjelaskan bagaimanakah cara untuk mencapai matlamat dan objektif berbanding dengan objektif merujuk kepada apakah yang mahu dicapai oleh sesebuah organisasi itu
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 79

A strategy is an approach, or an implementation methodology, that will lead to the achievement of an objective. Strategies sets the basis for the development of action plans that follow, in which case the when, how, and by whom the organization will achieve each objective is described.

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

80

THE TOWS MATRIX


(GENERATION OF STRATEGIC OPTIONS)
INTERNAL ENVIRONMENT
1. 2. 3. 4, LIST STRENGTHS

STRENGTHS
1. 2. 3. 4. 5. 6.

WEAKNESSES
LIST WEAKNESSES

EXTERNAL ENVIRONMENT OPPORTUNITIES


1.

5. 6.

S-O STRATEGIES
PENETRATION NICHE

W-O STRATEGIES
LINKAGING OR NETWORKING SUB-CONTRACTING ANCHORING ORGANIZATION

2.
3. 4. 5. 6.

LIST OPPORTUNITIES

EXPANSION
INTENSIFICATION ACQUISITION INTEGRATION OF BACKWARD AND FORWARD LINKAGES

DEVELOPMENT/CAPABILITY BUILDING

THREATS
1. 2. 3. 4, 5. 6. LIST THREATS

S-T STRATEGIES
DIVERSIFICATION
CONSOLIDATION CONTINGENCY MECHANISMS MERGE

W-T STRATEGIES
RETRENCH

WITHDRAW CLOSE SHOP STATUS QUO

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

81

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

82

contoh

PENJANAAN STRATEGI BIDANG HEM


TOWS MATRIKS BAGI BIDANG HEM STRATEGI PENINGKATAN DALAM PENGURUSAN HEM KAEDAH PENILAIAN STRATEGI SENARAI STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

83

TOWS MATRIKS BAGI BIDANG HEM


DALAMAN S- Strength S1.Terdapat 3 orang guru bimbingan sepenuh masa telah mendapat sijil anugerah pengurusan Bilik Bimbingan dan Kaunseling cemerlang peringkat negeri Selangor. S2. Telah mendapat anugerah pengurusan bilik Operasi buku Teks cemerlang peringkat negeri Selangor. S3. Data SSDM yang kemas kini. S4. Guru disiplin tegas dan disegani. S5. Pengawas-pengawas sekolah berdisiplin tinggi dan bertanggungjawab. S6.Terdapat pelbagai jawatan pengawas seperti Inspektor Kesihatan Junior,pembimbing rakan sebaya, pembimbing rakan sebaya dan pengawas makmal komputer. S7. Semua murid lelaki memakai tali leher sepanjang masa persekolahan. S8.Murid berasa selamat berada dalam kawasan sekolah. S9. Kawalan disiplin mengikut tema setiap tahun. S10.Pihak pentadbir memberi penekanan atas aktiviti peningkatan kemahiran belajar murid.

LUARAN

O- Opportunities S-O O1.NYDP PIBG adalah pengerusi UMNO Bahagian Serdang,sentiasa memberi perhatian dan pengiktirafan 1. ( S10+S1+02+05 ) kepada murid. Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan O2. Kedai buku sering memberi sumbangan dalam aktiviti keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid. HEM. O3.Pengerusi Biro Kebajikan PIBG proaktif dalam mencari sumber sumbangan. 2. (S5+S6+O6+O3) O4. Komuniti membantu dalam penerapan nilai nilai Islam Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi. begi meningkatkan sahsiah murid O5. Permuafakatan ibu bapa dan komuniti sangat erat. O6.Terdapat seorang AJK PIBG yang merupakan pakar perunding Motivasi. O7Terdapat 2 orang kaum ibu yang bergiat aktif dalam pengurusan aktiviti kebajikan murid. O8. Web Master sekolah terdiri daripada seorang AJK PIBG hakmilik@MBAM.IAB.KPM 84 yang mahir dalam pembinaan Laman Web.

DALAMAN

W- Weakness
W1. 8% murid bermasalah kerana mempunyai keyakinan diri yang rendah . W2. Keseluruhan pencapaian murid Tahun 4 menurun disebabkan kurang minat dan tiada kemahiran belajar. W3. Segelintir murid tidak mahu berjumpa guru bimbingan bila menghadapi masalah. W4. Terdapat 3% murid yang terlibat dalam kes salah laku. W5. Rekod kesihatan murid tidak kemas kini kerana bebanan guru dalam kerja perkeranian. W6. Terdapat 2 unit di bawah HEM yang kurang komited dalam pengurusan iaitu unit Keselamatan dan unit Kesihatan. W7. Kesedaran murid terhadap kebersihan dan keceriaan sekolah masih di tahap rendah. W8. Seorang guru bimbingan sepenuh masa lebih aktif dalam kegiatan luar sekolah. W9. Bilik Operasi unit HEM masih belum lengkap. W10.Pertambahan murid setiap tahun menyebabkan bilik darjah tidak mencukupi.

LUARAN

O- Opportunities
O1.NYDP PIBG adalah pengerusi UMNO Bahagian Serdang,sentiasa memberi perhatian dan pengiktirafan kepada murid. O2. Kedai buku sering memberi sumbangan dalam aktiviti HEM. O3..Pengerusi Biro Kebajikan PIBG proaktif dalam mencari sumber sumbangan. O4. Komuniti membantu dalam penerapan nilai-nilai Islam bagi meningkatkan sahsiah murid O5. Permuafakatan ibu bapa dan komuniti sangat erat. O6.Terdapat seorang AJK PIBG yang merupakan pakar perunding Motivasi. O7.Terdapat 2 orang kaum ibu yang bergiat aktif dalam pengurusan aktiviti kebajikan murid. O8. Web Master sekolah terdiri daripada seorang AJK PIBG yang mahir dalam pembinaan Laman Web. 1. (W6 + O6)

W-O
Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untuk meniingkatkan budaya kerja secara berkumpulan. 2. (W1 + W2 +O2 +O5 + O6) Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan kerjasama PIBG. 3.(W9 + O3 +O8) Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG.

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

85

DALAMAN

S- Strength
S1.Terdapat 3 orang guru bimbingan sepenuh masa telah mendapat sijil anugerah pengurusan Bilik Bimbingan dan Kaunseling cemerlang peringkat negeri Selangor. S2. Telah mendapat anugerah pengurusan bilik Operasi buku Teks cemerlang peringkat negeri Selangor. S3. Data SSDM yang kemas kini. S4. Guru disiplin tegas dan disegani. S5. Pengawas-pengawas sekolah berdisiplin tinggi dan bertanggungjawab. S6.Terdapat pelbagai jawatan pengawas seperti Inspektor Kesihatan Junior,pembimbing rakan sebaya, pembimbing rakan sebaya dan pengawas makmal komputer. S7. Semua murid lelaki memakai tali leher sepanjang masa persekolahan. S8.Murid berasa selamat berada dalam kawasan sekolah. S9. Kawalan disiplin mengikut tema setiap tahun. S10.Pihak pentadbir memberi penekanan atas aktiviti peningkatan kemahiran belajar murid.

LUARAN

C- Challenges
C1. Terdapat pelajar sekolah menengah berhampiran melakukan peras ugut di kalangan murid sekolah rendah. C2. Terdapat sebuah pusat hiburan sibercafe yang berhampiran. C3. Murid berisiko semasa pergi dan balik dari sekolah. C4. Desakan ibu bapa dengan menggunakan pengaruh PPD dan ahli polotik untuk mendaftar ke sekolah ini. C5. Segelintir ibu bapa mempertikaikan program-program yang dijalankan. C6. Segelintir ibu bapa dan komuniti tidak mengambil tahu tentang aktiviti yang dijalankan oleh sekolah.

S-C
1. (S1+S4+C1) Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan kaunseling. 2. (S1+C6 ) Meningkatkan kesedaran ibubapa tentang kepentingan pendidikan melalui guru bimbingan kaunseling.

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

86

DALAMAN

W- Weakness
W1. 8% murid bermasalah kerana mempunyai keyakinan diri yang rendah . W2. Keseluruhan pencapaian murid Tahun 4 menurun disebabkan kurang minat dan tiada kemahiran belajar. W3. Segelintir murid tidak mahu berjumpa guru bimbingan bila menghadapi masalah. W4. Terdapat 3% murid yang terlibat dalam kes salah laku. W5. Rekod kesihatan murid tidak kemas kini kerana bebanan guru dalam kerja perkeranian. W6. Terdapat 2 orang guru yang kurang komited dalam pengurusan unit Keselamatan dan unit Kesihatan. W7. Kesedaran murid terhadap kebersihan dan keceriaan sekolah masih di tahap rendah. W8. Seorang guru bimbingan sepenuh masa lebih aktif dalam kegiatan luar sekolah. W9. Bilik Operasi unit HEM masih belum lengkap. W10.Pertambahan murid setiap tahun menyebabkan bilik darjah tidak mencukupi.

LUARAN

C- Challenges
C1. Terdapat pelajar sekolah menengah berhampiran melakukan peras ugut di kalangan murid sekolah rendah. C2. Terdapat sebuah pusat hiburan sibercafe yang berhampiran. C3. Murid berisiko semasa pergi dan balik dari sekolah. C4. Desakan ibu bapa dengan menggunakan pengaruh PPD dan ahli politik untuk mendaftar ke sekolah ini. C5. Segelintir ibu bapa mempertikaikan program-program yang dijalankan. C6. Segelintir ibu bapa dan komuniti tidak mengambil tahu tentang aktiviti yang dijalankan oleh sekolah.

W-C
1. (W10 + C4) Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah.

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

87

PENJANAAN STRATEGI PENINGKATAN Objektif / sasaran Jangka Panjang : 95 % murid dapat mengekalkan 80DALAM mata merit adab belajar.
PENGURUSAN HEM MENGGUNAKAN TOWS/COWS MATRIK

BIL 1

TOWC S-O (1) S-O (2) O-W (1) O-W (2) O-W (3)
1. ( S10+S1+02+05 )

STRATEGI
Mendapatkan sumbangan dari ibu bapa bagi program peningkatan kemahiran belajar murid.

(S5+S6+O6+O3)

2.

Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi.

3. 4.

(W6 + O6)
Meningkatkan budaya kerja secara berpasukan dengan bantuan PIBG

(W1 + W2 +O2 +O5 + O6)


Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan kerjasama PIBG.

5.

(W9 + O3 +O8)
Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG.

S-C (1) S-C (2) W-C(1)

6.

(S1+S4+C1)
Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan kaunseling.

7. 8.

(S1+C6 )
Meningkatkan kesedaran ibu bapa tentang kepentingan pendidikan melalui guru bimbingan kaunseling.

(W10 + C4)
Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah.

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

88

SKALA PEMILIHAN STRATEGI YANG TERBAIK

5 4 3 2 1

Cemerlang Amat Baik Baik Memuaskan Kurang Baik

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

89

PENILAIAN STRATEGI
KRITERIA PEMILIHAN
a. Tahap kesukaran proses kerja kompetensi staf yang bertanggungjawab. b. Kompetensi staf yang bertanggungjawab. c. Sumber kewangan dan kos pembiayaan terlibat d. Kemudahan infrastruktur dan peralatan. e. Andaian keupayaan yang mengatasi halangan. f. Andaian hasil yang dijangkakan/ impaknya untuk mencapai objektif, matlamat/isu, misi dan visi. g. Rekod keberkesanan pelaksanaan yang lepas. h. Kesesuaian dengan persekitaran terkini. i. Akur/ kepatuhan dengan mandat dan arahan.
STR 1 STR 2 STR3 STR 4 STR 5 STR 6 STR 7 STR 8

0 2 5

5 1 5

3 1 4

0 1 2

0 1 1

1 2 2 2 4

2 3 3

3 2 1

3 2
5

1 0
2

1 3
2

2 1
2

5 3
4

3 3
4

3 1
2

0 5 5 5 1 1 5 0 2 2 1 0 1 5 4 7 1 2 1 5 0 2 2 0

Jumlah

32

21

18

10

30

19

24

16

Kedudukan Strategi Mengikut Keutamaan

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

90

SENARAI STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN


1. Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid.

2. Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG.
3. Meningkatkan kesedaran ibu bapa tentang kepentingan pendidikan melalui guru bimbingan kaunseling.

4. Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi.


5. Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan kaunseling. 6. Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untuk meningkatkan budaya kerja secara berkumpulan. 7. Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah 8. Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan kerjasama PIBG .
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 91

PELAN TAKTIKAL
Objektif jangka panjang
Objektif jangka pendek

95 % murid dapat mengekalkan 80 mata merit adab belajar


75 % murid dapat mengekalkan 80 mata merit adab belajar

SASARAN
BIDANG

STRATEG I/ INISIATIF

ISU STRATEGIK

MATLAMAT

KPI
TOV 2006 07 08 09 2010

HEM

Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid.

Memastikan kemahiran belajar murid dapat ditingkatkan

Peratus murid dapat 80 mata merit adab belajar

70 %

75 %

85 %

90 %

95 %

Meningk atkan keberkes anan aktiviti kemahira n belajar murid.

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

92

PELAN TAKTIKAL BAGI STRATEGI 1


NAMA STRATEGI

Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid.
T/JAWAB TEMPOH/ TARIKH KOS/ SUMBER OUT- PUT KPI PELAN KONTIGENSI

BIL

PROGRAM/ PROJEK

Program Maju Diri

GPK HEM

3 hari Januari Setiap tahun

RM500.00 PIBG

Murid lebih berkeyakinan

Bilangan murid yang berubah sikap dan minat belajar

Ceramah

Bengkel Kemahiran belajar

GBSM

2 hari Mac Setiap tahun

RM300.00 KAUNSELING

Murid menguasai kemahiran belajar

% pencapaian dalam ujian bulanan

Edaran bahan bengkel

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

93

PELAN OPERASI
.

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

94

CONTOH PELAN OPERASI & KPI


Nama Projek : Program Kita Sekata Sejiwa antara Pihak sekolah, ibu bapa dan masyarakat setempat

LANGKAH
1

PROSES KERJA
Mesyuarat staf dan AJK PIBG 1.1 Ucapan GB 1.2 Bentang kertas konsep 1.3 Lantik AJK 1.4 Agih tugas 1.5 Tetap tarikh 1.6 Bincang kos 1.7 Jemputan 1.8 Hal-hal lain Surat mesyuarat Jemputan kepada ibu bapa dan guru Kaunselor Profesional PPD ( Perasmian) AJK Publisiti Aturcara majlis

T/JAWAB
GB GPK HEM YDP PIBG

KPI
Bilangan hari

Sasaran Prestasi
1 hari

Setiausaha

Bilangan hari

7 hari

3 4

JK publisiti hakmilik@MBAM.IAB.KPM urusetia

Bilangan hari Bilangan hari

7 hari 95 1 hari

Carta Aliran
Mula
Tanggungjawab GB, GPK HEM, YDP PIBG Setiausaha PERANTARA Semua AJK Program Urusetia AJK Publisiti AJK Urusetia

Mesyuarat Surat-menyurat Publisiti Aturcara Majlis

AJK Hadiah

Penyediaan Hadiah / Cenderamata


Setiausaha

Mesyuarat Penyelarasan Pelaksanaan Penilaian Post-mortem Tamat


hakmilik@MBAM.IAB.KPM

Semua AJK GB, J/K Program GB, J/K Program

96

CONTOH KPI DAN SASARAN PRESTASI UNTUK PERKHIDMATAN PENGELUARAN PASPORT MALAYSIA
ANGGOTA ALIRAN KERJA
9 PI 5 PIT Terima dan semak permohonan Sah dokumen dan lulus Terima bayaran Tangkap imej Cetak muka surat utama Laminate

MASA SEBENAR(MINIT)
5 3 2 1 2 1

9 PI

3 PI 3 PI 3 PI

3 PI 3 PI 1 PI 4 PI

Kepastian cip dan cetak muka surat pemerhatian

Encoding Sah keluar Serahan JUMLAH SEBENAR:

1 2 11 30 minit

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

97

Format Program/Pelan Operasi


1. Nama Program 2. Rasional 3. Objektif Program 4. Tarikh dan Tempoh Pelaksanaan 5. Jawatankuasa pelaksana dan senarai tugas 6. Kos Pelaksanaan 7. Jadual Tindakan (senarai proses kerja termasuk carta aliran kerja) & tindakan kontingensi 8. Penilaian Program 9. Tindakan Susulan 10. Lampiran Berkenaan

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

98

Perkhidmatan Perkhidmatan Pengeluaran Pasport Malaysia

KPI Untuk mengukur Kecekapan Proses


1. Tempoh masa menunggu untuk mendapat perkhidmatan di kaunter penerimaan Tempoh layanan semasa menerima perkhidmatan di kaunter - Penerimaan borang permohonan - Penerimaan Bayaran & resit

Sasaran

1 jam

2.

8 minit 2 minit

3.
4.

Tempoh kitaran mengeluar dan menyerahkan paport


Peratus kesilapan pasport yang dikeluarkan
hakmilik@MBAM.IAB.KPM

24 jam
0% kesilapan
99

Perkhidmatan

KPI

Sasaran

Perkhidmatan Untuk Mengukur Keberkesanan Proses Pengeluaran Pasport Bilangan pengeluaran pasport 476 passport Malaysia sehari /hari
Masa produktif: 34 orang X 7 jam X 60 minit =14,280 minit Masa sebenar bagi 1 permohonan = 30 minit (rujuk carta aliran) Bilangan pasport yang boleh dikeluarkan: 14,280 = 476 30 hakmilik@MBAM.IAB.KPM

100

101

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

THANK YOU
From Muhd Bustaman Abdul Manaf
Institute Aminuddin Baki Ministry of Education bustaman@ iab.edu.my 0199890524

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

102