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ACCIN DE CONTROL A LOS PROCESOS DE ADQUISICIN DE MATERIAL DE LABORATORIO A TRAVS DE ANTICIPOS PERIODO 2010

PRESENTACIN:

El presente trabajo tiene la finalidad de hacer de conocimiento, que la Gerencia de Control Interno Descentralizado de Essalud. ha evidenciado las presuntas deficiencias o irregularidades, hechos identificados como resultado de la aplicacin de los procedimientos de control, a procesos de adquisicin de material de laboratorio en el ao 2010. Configurndose al otorgamiento de anticipos para la compra de material, Reactivos e Insumos de Laboratorio, en Essalud Junn.

ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD

EsSalud fue creado el 29.Ene.1999 por Ley N 27056, sobre la base del ex Instituto Peruano de Seguridad Social, como organismo pblico descentralizado, adscrito al Sector Trabajo y Promocin del Empleo, con personera jurdica de derecho pblico interno, con autonoma tcnica, administrativa, econmica, financiera, presupuestal y contable. EsSalud tiene su sede principal en la ciudad de Lima y desarrolla sus actividades en todo el territorio nacional a travs de 26 Redes Asistenciales que lo conforman, clasificadas en Tipos A, B y C.

Base Legal de la Entidad


Normas Legales: Ley N 27056 - Ley de Creacin del Seguro Social de Salud (EsSalud) y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N002-99-TR y N002-2004-TR. Ley N 27785 - Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica. Ley N 28716 - Ley de Control Interno de las Entidades del Estado., ()

Base Legal a Aplicar


Normas de Auditora Gubernamental NAGU 3.60; aprobada con Resolucin de Contralora N 259-2000-CG Directiva N 001-GG-ESSALUD-2006 Directiva N 015-GG-ESSALUD-2007 Directiva N 001-PE-ESSALUD-2010 Directiva N 003-PE-ESSALUD-2010 Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Legislativo N 1017 DEL 03.JUN.2008

Conceptos de Referencia
NAGU 3.60 COMUNICACIN DE HALLAZGOS Es el mejor medio para verificar que la gestin pblica se haya realizado con economa, eficiencia, eficacia y transparencia, de conformidad con las disposiciones legales aplicables. La auditora se ha convertido en un elemento integral del proceso de responsabilidad en el sector pblico. Anticipo o anticipacin es la accin y efecto de anticipar o anticiparse (prever, anteponer, aventajar, adelantar, hacer que algo suceda antes del tiempo esperable).
Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Legislativo N1017 del 03.Jun.2008 Artculo 8 Plan Anual de Contrataciones Cada entidad elaborar su plan Anual de Contrataciones, el cual deber prever todas las contrataciones de bienes y servicios y obras que s requerirn durante el ao fiscal, Artculo 6 Elaboracin del Plan Anual de Contrataciones En la fase de programacin y formulacin del presupuesto institucional Artculo 20 Prohibicin de Fraccionamiento

Metodologa Utilizada para el Hallazgo


Procedimiento de recopilacin de la informacin documental
Tcnicas empleadas para el procesamiento de datos e interpretacin de la informacin (Observacin, Indagacin y Entrevista) la informacin

Presentacin de los Hallazgos y Resultados obtenidos

Etapas para una contratacin


Tomar decisiones adecuadas : dispone el uso de los recursos disponibles

estudiar el mercado es una necesidad para toda contratacin

NAGU 3.60 COMUNICACIN DE HALLAZGOS


CARTA Nxxx -CML-RAJ-GCDI-OCI-ESSALUD-2011 Seor: CPC. XXXXXXXXXXX Ex Jefe de Unidad de Contabilidad y Costos de la Red Asistencial Junn Presente.Asunto : Comunicacin de Hallazgos Ref. : Accin de Control A los Procesos de Adquisicin de Material de Laboratorio Perodo 2010 De mi consideracin: Tengo el agrado de dirigirme a usted, en concordancia con lo establecido en la Norma de Auditora Gubernamental NAGU 3.60, aprobada por Resolucin de Contralora N259-2000-CG del 07.Dic.2000, para comunicarle los hallazgos que se indican en el Anexo, determinados en la Accin de Control de la referencia que se viene ejecutando en la institucin, a efecto que se sirva presentar sus aclaraciones o comentarios sustentados con documentacin autentica, segn su participacin y competencia funcional, para la evaluacin y consideracin pertinente en el informe. Al respecto, se le otorga el plazo perentorio de tres (03) das hbiles contados a partir de la fecha de recepcin a la presente comunicacin; tal situacin constar en el informe respectivo, conjuntamente con los hechos que sean materia de observacin, no siendo obligatoria, en su caso, la evaluacin e incorporacin de los comentarios presentados extemporneamente al plazo otorgado. Para tal propsito, agradecer que remita lo solicitado a la Oficina de Control Descentralizado I Sede Huancayo, ubicada en la Avenida Independencia 296, El Tambo Huancayo (telefax xxxx) Atentamente, OCI Se adjunta hallazgo N 01 en folios xxx

Deficiente e inoportuna programacin de las necesidades ocasionan que estas sean incluidas con posterioridad al Plan Anual de Contrataciones de la Entidad.

Del requerimientos formulado por el rea usuaria, la divisin de adquisiciones y contrataciones debieron evaluar lo requerimientos efectuados, definiendo la cantidad, caractersticas de los bienes, en funcin a las EE.TT del Petitorio de Patologa Clnica y Anatoma Patolgica del HNRPP, la cul no evidenciaron haber efectuado adecuadamente la evaluacin, consolidacin y programacin de los requerimientos de los materiales

mediante Resolucin N 091-GRAJESSALUD-2010 del 23.Feb.2010, dicho proceso fue reprogramado para Marzo de 2010

En el plan anual de contrataciones aprobado por Gerencia General mediante Resolucin N010-GG-ESSALUD-2010 solo se incluy el sgte. proceso

NPAC

Tipo Proceso

Descripcin

Mes de Convocatoria

Valor Estimado

1158

ADS

Adq. De materiales, reactivos y pruebas de laboratorio para bioqumica seca del Hospital Base Huancayo de la Red Junn por 1 ao.

Febrero

450,000.00

POSTERIORMENTE las inclusiones se efectuaron a partir del cuarto mes del ejercicio 2010

Resolucin de GRAJ

Fecha

Tipo Proceso

Descripcin

Mes de Convocatoria

Valor Estimado

160

08.04.2010

ADS

Adq. De materiales, reactivos y pruebas de laboratorio para inmunologa II del Hospital Base Huancayo de la Red Junn por 1 ao. Adq. De materiales, reactivos y pruebas de laboratorio para microbiologa II del Hospital Base Huancayo de la Red Junn por 1 ao. Adq. De materiales laboratorio de uso general para el Hospital IV Huancayo de la Red Junn.

Abril 2010

431,456.00

193

03.05.2010

AMC

Mayo 2010

171,000.00

226

22.06.2010

AMC

Junio 2010

148,234.12

461

01.12.2010

AMC

Adquisicin de insumos histocompatibilidad.

de

laboratorio

para

Diciembre 2010

178,494.00

Asimismo, se aprecia que no se incluyeron las necesidades de reactivos de laboratorio de sector hematologa, con equipo en sesin de uso, reactivos de hemostasia con equipo automatizado, ni reactivos de electroforesis que requieren equipo automatizado.

Relacin de Compras Menores o igual a 3 UIT para el Servicio Patologa Clnica de la Red Asistencial Junn 2010

La Divisin de Adquisiciones, efectu compras de material, reactivos e insumos de laboratorio, a travs de sucesivos procesos N (iguales o inferiores a 3 UIT), por el importe de S/. 220,941.63 para el servicio de laboratorio.

N Ord 1 2 3 4

Proceso 1027N00037 1027N00049 1027N00059 1027N00127

O/C 4501243881 4501242938 4501244207 4501249927

Fecha 26.01.2010 25.01.2010 26.01.2010 05.02.2010

Importe S/.

Descripcin

8,200.00 Material de laboratorio 9,279.00 Reactivos de laboratorio 10,800.00 Reactivos de laboratorio 6,178.42 Reactivos de bioqumica

)
Fuente: Expedientes DE Procesos N, proporcionados por la divisin de adquisiciones; sistema SAP R/3. Elaboracin: Comisin de Auditora del OCI.

Relacin de Compras Menores o igual a 3 UIT para el Servicio Patologa Clnica de la Red Asistencial Junn 2010

La divisin de adquisiciones, demora entre 26 a 218 das en efectuar las compras de material, reactivos e insumos de laboratorio a travs de procesos N menores o iguales a tres (3) U.I.T; pese a ser requeridas en calidad de muy urgente, desde la fecha en que la Unidad de Evaluacin de Recursos Mdicos (UERM) efecta el requerimiento hasta que se gira la orden de compra, conforme se muestra en el siguiente cuadro

Requerimiento de la UERM

Orden de compra
Proveedor Importe S/.

Das de demora en efectuar la compra (1) y (2)

Carta N

Fecha (1)

Fecha (2)

665-REQ-UERMOPCCI-OGD-RAJESSALUD-2009 085-REQ-UERMOPCCI-OGD-RAJESSALUD-2010 085-REQ-UERMOPCCI-OGD-RAJESSALUD-2010

17.11.2009

4501259900

19.02.2010

Beltran Meja EIRL.

1,951.50

94

04.02.2010

4501188770

14.04.2010

Qumica Suiza SA.

5,280.00

69

04.02.2010

4501188842

14.04.2010

Importaciones Astrid SAC.

1,504.80

69

085-REQ-UERMOPCCI-OGD-RAJESSALUD-2010

04.02.2010

4501302754

05.05.2010

Sixmar SRL.

2,154.00

90

)
Fuente: Expedientes DE Procesos N, proporcionados por la divisin de adquisiciones; sistema SAP R/3. Elaboracin: Comisin de Auditora del OCI.

As mismo se otorgaron anticipos para la compra de materiales de laboratorio

Deficiente Programacin de Necesidades y Demora en las Compras de Material, Reactivos e Insumos de Laboratorios, Propicia que las Adquisiciones se Realicen a travs de Procesos Menores a Tres Unidades Impositivas Tributarias y "Anticipos" Por El Importe De S/.301, 943.93

La Divisin de Adquisiciones, efectu compras de material, reactivos e insumas de laboratorio a travs de Anticipos por el importe de S/.81,029.30

Del mes Abril a Diciembre 2010

7 Anticipos por un importe de s/. 92,800.00 n/s

Siete Anticipos Autorizados, para la compra de Materiales de Laboratorio, en la Red Asistencial Junn - 2010
Anticipo Otorgado
N Cheque Doc. N Provedo

Autorizacin

Fecha

Importe S/.

A nombre de

Fecha

Funcionario

47166
47324 47673 48111 48657 49719 50001

14.04.2010
29.04.2010 28.05.2010 05.07.2010 23.08.2010 19.11.2010 15.12.2010

50,000.00
15,000.00 10,000.00 12,000.00 2,800.00 1,500.00 1,500.00

Jos Armando Barletta Villarn Jos Armando Barletta Villarn Jos Armando Barletta Villarn

2684
3041 3833 4825 6342 8858 9576

12.04.2010
26.04.2010 24.05.2010 25.06.2010 18.08.2010 18.11.2010 10.12.2010

Jos Armando Barletta Villarn


Jos Armando Barletta Villarn Jos Armando Barletta Villarn Jos Armando Barletta Villarn

Gerencia de la Red Asistencial Junn

TOTAL S/.

92,800.00

Fuente: Comprobantes de pago, Divisin de Finanzas; sistema SAP/R3 Elaboracin: Comisin de Auditoria del OCI

Con los anticipos otorgados, se rindi s/. 81,029.30


Anticipo N Cheque 47166 47324 47673 48111 48657 49719 50001 Fecha 14.04.10 29.04.10 28.05.10 05.07.10 23.08.10 19.11.10 15.12.10 Importe S/. 50,000.00 15,000.00 10,000.00 12,000.00 Fecha 20.04.10 04.05.10 31.05.10 15.07.10 24.08.10 24.11.10 16.12.10 Rendicin Importe S/. 44,286.00 12,999.95 8,160.63 10,927.72 2,619.00 660.00 1,376.00 81,029.30 Total adquisicin con anticipos 44,286.00 12,999.95 8,163.63 10,927.72 2,619.00 660.00 1,376.00 81,029.30

Devolucin
Fecha 16.04.10 03.05.10 31.05.10 15.07.10 24.08.10 24.11.10 16.12.10 Importe S/. 5,714.00 2,000.05 1,839.37 1,072.28 181.00 840.00 124.00 11,770.70

2,800.00
1,500.00 1,500.00 92,800.00

Fuente: Comprobantes de pago, Divisin de Finanzas; sistema SAP/R3 Elaboracin: Comisin de Auditoria del OCI

De los anticipos otorgados se rindieron dentro de los 05 das hbiles, excepto de un cheque que fue rendido despus de 08 das hbiles.

Adems se aprecia que la compra fue dentro del tiempo oportuno, y el internamiento de los materiales al almacn central demor de 02 a 27 das.

Anticipo N Cheque 47166 47324 47673 48111 48657 49719 50001

factura

Nota Entrada a Almacn RAJ N N


5012127355 5012116323 5012127360 5012185887 5012224040 5012284241 5012303243

Demora total das (3-1)

Fecha - 1
14.04.10 29.04.10 28.05.10 05.07.10 23.08.10 19.11.10 15.12.10

Proveedor
Albis S.A Albis S.A Albis S.A Albis S.A Norvic Represt. EIRL Norvic Represt. EIRL Norvic Represt. EIRL

Fecha - 2
16.04.10 30.04.10 28.05.10 15.07.10 23.08.10 23.11.10 15.12.10

Fecha - 3 16.04.10 20.05.10 28.0510 16.08.10 20.08.10 23.11.10 27.12.10 0 15 0 27

500-0189110 500-0189478 500-0191240 500-0191240 001-00239 001-00308 001-00328

Ingr. adelt
2 6

Fuente: Comprobantes de pago, Divisin de Finanzas; sistema SAP/R3 Elaboracin: Comisin de Auditoria del OCI

CONCLUSIONES

Inadecuado proceder de la Gerencia de la RAJ, por no supervisar la programacin de las necesidades de la Red as mismo al haber autorizado el otorgamiento de anticipos, sin ajustarse a los procedimientos establecidos.

Falta de diligencia de la Unidad de Evaluacin de Recursos Mdicos, en el control y evaluacin de las necesidades de necesidades del Servicio de Patologa Clnica.
Falta de diligencia de los funcionarios y servidores de la Divisin de Finanzas en el trmite de otorgamiento de los anticipos para las adquisiciones de materiales de laboratorios de la RAJ, perodo 2010. La Divisin de Finanzas, as como las Unidades de Contabilidad y Costos, y de Tesorera y Presupuestos, no asesoran a la Gerencia Red Asistencial ni a la Oficina de Administracin, en los procedimientos a seguir para el otorgamiento de los anticipos.

Deficiente supervisin por parte de la Oficina de Planificacin, Calidad y Control Interno, al otorgar visto bueno de los requerimientos de materiales, reactivos e insumos de laboratorio, sin la programacin adecuada, efectuados por la Unidad de Evaluacin de Recursos Mdicos para la atencin de necesidades del Servicio Patologa Clnica.
Falta de supervisin por parte de la Oficina de Administracin, en el trmite del giro de los anticipos solicitados, los cuales fueron otorgados sin cumplir el procedimiento establecido para tal fin. Falta de diligencia en la ejecucin oportuna de las adquisiciones urgentes, por parte de los funcionarios y personal de la Divisin de Adquisiciones.

RECOMENDACIONES
Que no se haga uso eficiente de los recursos institucionales, toda vez

que, para estas contrataciones, no se propicia la participacin de un mayor nmero de postores, a fin de que oferten mejores precios y diversidad de productos, debido a la falta de programacin e inclusin en el Plan Anual de Contrataciones de la Entidad. Que se efecten adquisiciones por un total de S/. 301,943.93, que por su forma de anticipos e importes menores o igual a tres (3) UIT, estn fuera del alcance de la ley de Contrataciones del Estado. Distorsin de la finalidad del otorgamiento de los anticipos, el cual esta normado para las adquisiciones urgentes, no previsibles e impostergables, y no para coberturar las omisiones de programacin.

PREGUNTAS

Gracias!!