6.

1 PROCESO CONTABLE - CONCEPTO

6.1.1 Las operaciones econmicas
6.2 FASES DEL PROCESO CONTABLE
6.2.1 Identificacin de las operaciones
6.2.2 Recoleccin o captura de informacin
6.2.3 Clasificacin y registro
6.2.4 Resmenes intermedios
6.3 Resumen del proceso contable



6.1 PROCESO CONTABLE
Es el conjunto de actividades que permiten
incorporar a la contabilidad y expresar a
travs de estados financieros las
operaciones econmicas de una
organizacin.

6.1.1 LAS OPERACIONES
ECONMICAS
Son los hechos carcter interno o
externo, medibles en dinero, que
afectan o modifican la situacin
financiera y/o los resultados
financieros de una organizacin.


6.2. FASES DEL PROCESO CONTABLE
1. IDENTIFICACIN
DE LAS
OPERACIONES
2. RECOLECCIN O
CAPTURA DE
INFORMACIN
3. CLASIFICACIN
Y
REGISTRO
5. ESTADOS
FINANCIEROS
4. RESUMENES
INTERMEDIOS
6.2.1. IDENTIFICACIN DE LAS
OPERACIONES
La contabilidad debe incorporar la totalidad de las operaciones
econmicas que ocurran en una organizacin
TIPOS DE
OPERACIONES
RUTINARIAS
NO
RUTINARIAS
Operaciones
basicas
Operaciones de
Apoyo
Aquellas cuya
ocurrencia no
es frecuente
Aquellas que se presentan de manera frecuente y uniforme en
desarrollo de las actividades de la organizacin
OPERACIONES
RUTINARIAS
Deben ser planificadas
Donde se deben definir los aspectos relacionados con
la incorporacin de la informacin que ellas originan
a la contabilidad.
Planeacin de
Operaciones
6.2.1.1. OPERACIONES RUTINARIAS
6.2.1.1. Operaciones Rutinarias
OPERACIONES
BSICAS
Para la obtencin de
los bienes o servicios
que constituyen el
objeto social de la
organizacin.
Generalmente
tienen usuarios
o clientes
externos
OPERACIONES
DE APOYO
Su propsito es
servir de soporte
para la prestacin
de las operaciones
bsicas
Pueden tener
usuarios o
clientes internos
y externos
6.2.1.2. Operaciones no Rutinarias
AQUELLAS CUYA
OCURRENCIA NO ES
FRECUENTE NI
UNIFORME
Daos o prdidas por casos fortuitos,
Prdidas por fallos judiciales,
Adquisiciones o remodelaciones de
instalaciones,
Procesos de investigacin para el
desarrollo de nuevos productos ,etc..
Estas operaciones que igualmente deben ser
incorporadas a la contabilidad, en algunas ocasiones
requieren definirles procedimientos especficos.

6.2.1.3. Aspectos a Definir de las
Operaciones
QUE
QUIEN
COMO
CUANDO
INFORMACION REQUERIDA PARA EFECTUAR LOS ASIENTOS
CONTABLES: ( Tipo y cdigo de la operacin, partes qie intervienen,
Documentos, cdigos y claves que soportan la operacin, cuantas,
Fecha y hora de la operacin)
MECANISMOS A TRAVS DE LOS CUALES SE REPORTAR
INFORMACIN A CONTABILIDAD (procesos en linea, transmiciones
Peridcas, entrega en medios magneticos, documentos impresos)
PERIODICIDAD CON QUE SE ENTREGARA LA INFORMACIN A
LA CONTABILIDAD. PUEDE SER DIARIA, SEMANAL, O
MAXIMO MENSUAL.
FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR, REPORTAR O
TRANSMITIR LA INFORMACIN.
DEFINIDOS EN MANUALES DE FUNCIONES
Y DE CONTABILIDAD
6.2.2. Recoleccin o Captura de
Informacin
SISTEMA DE
INFORMACIN
CONTABLE
CAPTURA
O RECOLECTA
INFORMACIN
A TRAVES DE
LOS MEDIOS
QUE PARA C/U
DE LAS OPERACIONES
SE DEFINA
RESPONSABLE
DEBE ASEGURARSE QUE TODA
LA INFORMACIN LLEGUE, CON LAS
CONDICIONE DE:
INTEGRIDAD, OPORTUNIDAD,
CONFIABILIDAD
6.2.2. Recoleccin o Captura de
Informacin
INFORMACIN
LENGUAJE COMN (PROPIO DE LA
OPERACIN)
TRADUCIDA A LENGUAJE CONTABLE (EN
FORMA DE ASIENTOS DE CONTABILIDAD)
6.2.3. Clasificacin y Registro de la
Informacin
ASIENTO DE
CONTABILIDAD
La informacin se clasifica y registra en asientos de contabilidad
Esquema basado en el principio de la partida doble,
que permite registrar hechos econmicos de
manera individual o colectiva, siempre que se trate
de hechos homogneos.
6.2.3. CLASIFICACIN Y REGISTRO
DE LA INFORMACIN
LA PARTIDA
DOBLE
CAUSA EFECTO
Tiene dos convenciones que por si solas no tienen
ningn significado: EL DEBE Y EL HABER. Estas
convenciones adquieren significado cuando en ellas se
registran las cuentas que permiten clasificar y resumir
las transacciones u operaciones.
6.2.3. Clasificacin y Registro de la
Informacin
DEBE
HABER
El DEBE o cargo
se coloca a la izquierda
El HABER
se coloca a la derecha.

Para realizar los asientos contables se combinan las
CONVENCIONES DEBE Y HABER, con las cuentas
contables . Las cuales pueden ser de las siguientes
clases: de activo, de pasivo de patrimonio, de ingreso,
de costo y de gasto.

Es aquella que permite el registro de las operaciones en el
Libro Mayor. Tiene dos Partes Debe y Haber.

04/05/2014
V
R
V 1
6

6.2.3. Clasificacin y Registro de la
Informacin
Activos
Pasivos
Patrimonio
Ingresos
Costos
Gastos
CUENTAS DEL
BALANCE
CUENTAS DE
RESULTADO,
DE GANANCIAS Y
PRDIDAS
O NOMINALES
Se registran
operaciones
que afecten la
situacin
financiera de
la
organizacin
Se registran
operaciones que
afectan los
resultados
financieros de la
organizacin.

Las cuentas cumplen funciones similares a las de
las cajillas de un ordenador, es decir, permiten
agrupar en expresiones cortas operaciones
econmicas homogneas, lo que finalmente
conduce a que sea posible resumir en estados
financieros todos las operaciones econmicas de
una organizacin.


6.2.3. Clasificacin y Registro de la
Informacin
ACTIVOS PASIVOS
OBL. FINANCI.
CTAS X PAGAR
CAJA
BANCOS
CTAS X COBRAR
INVENTARIOS
P.P.E
TOTAL
ACTIVOS
IMP. X PAGAR
OBLIG. LABORA
TOTAL
PASIVOS
PATRIMONIO
SUPERAVIT
RESERVAS
UTILIDAD
CAPITAL
TOTAL
PATRIMONIO
TOTAL
INGRES.
INGRESOS
COSTOS Y
GASTOS
VENTAS
INGRESOS
FINANCIE.
TOTAL
GASTOS
SUELDOS
SERV. PUBLICOS
GASTOS FINANCIE.
OTROS
INGRESOS
TOTAL
INGRESOS
6.2.3. Clasificacin y Registro de la
Informacin
6.2.3. Clasificacin y Registro de la
Informacin
CUENTA DEBITO CRDITO
ACTIVOS
Cuando surgen o aumentan Cuando disminuyen o
desaparecen
PASIVOS
Cuando disminuyen o
desaparecen
Cuando surgen o aumentan

PATRIMONIO
Cuando disminuyen o
desaparecen
Cuando surgen o aumentan

INGRESOS
cuando por alguna razn
disminuyen o para cancelar su
saldo al final del ejercicio
Cuando surgen o aumentan
COSTOS Y
GASTOS
Cuando surgen o aumentan cuando por alguna razn
disminuyen o para cancelar
su saldo al final del ejercicio.
Naturaleza o Reglas bsicas para afectar las
cuentas contables
6.2.3. Clasificacin y Registro de la
Informacin
CUENTA REGISTRO
CAJA Movimientos de existencias de dinero en
efectivo.
BANCOS Movimientos y disponibilidades en cuentas
corrientes en entidades banacarias.
INVENTARIOS Movimientos y existencias de mercancas
CUENTAS POR PAGAR Las obligaciones, pagos y saldos
pendientes con acreedores
6.2.3.1. El Asiento Contable
De la combinacin de las convenciones debe
y haber con las cuentas surge el asiento
contable.

ASIENTO CONTABLE
Es la unidad mnima de registro de las
operaciones o transacciones de una
organizacin. En l se puede registrar
una operacin o un conjunto de
operaciones homogneas (de la misma
operacin) ocurridas en un perodo
mximo de un mes.
6.2.3.1. El Asiento Contable
- Clase o tipo de transaccin, con
indicacin de cdigo de transaccin si lo
tuviere
- Fecha y hora de la transaccin, esta
ltima si la tuviere
- Documento que soporta la transaccin,
si existe, o los cdigos y claves que
sustentan la transaccin en caso de
transacciones electrnicas.
- Nombre y cdigo de las cuentas que
intervienen
- Valores dbito y crdito que afectan las
cuentas que intervienen


EL ASIENTO
CONTABLE DEBE
CONTENER LA
SIGUIENTE
INFORMACIN:
6.2.3.1. El Asiento Contable
Ejemplo:
FECHA Y
HORA
CDIGO CUENTA DBITO CRDITO
Septiembre
24 2:30
p.m.
3361
1041
Equipo de computo
Bancos Cta. Cte.

Para registrar la
compra de un
computador IBM,
segn C.E. 1355
2.500.000
2.500.000
El 24 de septiembre a las 2:30 de la tarde se compra
un computador por $2.500.000 segn Comprobante de
egreso No 1355. Se paga con cheque del Banco de
Bogot No 154698.
6.2.3 Resmenes Intermedios
A partir de los
asientos
contables se
realiza un
proceso gradual
de resumen de la
informacin
OBJETIVOS
Dejar una memoria histrica de las
operaciones que efecta una
organizacin
Producir los estados
financieros que permiten
informar a usuarios internos
y externos acerca de los
recursos, sus usos, su
relaciones de propiedad, el
resultado de las operaciones
y los cambios en los
recursos.
Los asientos contables se registran en dos clases
de libros: libros auxiliares y libros principales.

6.2.3 Resmenes Intermedios
LIBROS
AUXILIARES.

Se llevan para cada una de las
cuentas, tanto de balance
como de resultado. Permiten
registrar para cada cuenta
cada uno de los movimientos
dbito y crdito que la han
afectado durante un perodo, e
igualmente las variaciones que
con motivo de estos
movimientos presenta el saldo.

Permiten el
resumen de las
operaciones a
partir de los
asientos
contables.
LIBROS
PRINCIPALES.
Libro Diario Columnario
El Libro Mayor y Balances.
6.2.3 Resmenes Intermedios
Libro Diario Columnario. Se registran las partidas dbito y crdito que
afectaron una cuenta durante un perodo, es un libro de movimientos. El
resumen de movimientos del Libro Diario Columnario se traslada al Libro
Mayor y Balances.
Libro diario columnario
DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER
Oct. 1 Comprobante apertura 1 50,000 1524 Equipo de oficina 5,000
3115 Capital Social 55,000
Sumas 50,000 5,000 55,000
Oct. 3 Comprobante de diario 1 1,000 5305 Gastos financieros 1,000
Oct. 4 Comprobante de diario 2 45,000 45,000
Sumas 46,000 45,000 1,000
50,000 46,000 45,000 6,000 55,000
CODIGO CUENTAS VARIAS
VALORES
COMERCIALIZADORA A.B.C. LTDA
1110 BANCOS 1305 CLIENTES 1105 CAJA
FECHA DETALLE
Comp
No
6.2.3 Resmenes Intermedios
Libro Mayor y Balances

Permite para cada cuenta confrontar el saldo de inicio de un
perodo con el movimiento de ese mismo perodo para
obtener del final del perodo. El movimiento se obtiene de la
informacin que se traslada del libro Diario Columnario.

El Libro de Mayor y Balances es la fuente para elaborar el
Balance General y el Estado de Resultados.

Asientos de cierre o de cancelacin de cuentas de resultado

Como paso previo a la elaboracin del los estados financieros se
deben cancelar las cuentas de resultado o de ganancias y prdidas. El
procedimiento de cancelacin es el siguiente:

6.2.3 Resmenes Intermedios
A las cuentas de resultado que presenten saldo dbito (las de
costos y gastos) se las hace un registro crdito por el saldo que
presenten al ltimo da del ejercicio (31 de diciembre). Con este
procedimiento su saldo queda en cero.
Costos y Gastos
DEBE HABER
XXX
XXX XXX
La diferencia entre el registro dbito y el registro crdito es el
resultado del ejercicio (utilidad o prdida). Si los ingresos son mayores
a los gastos hay utilidad, en caso contrario hay prdida.
A las cuentas de resultado que presenten saldo crdito (las de
ingresos) se les hace un registro dbito por el saldo que presenten al
ltimo da del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su
saldo queda en cero.
6.2.3 Resmenes Intermedios
Ingresos
DEBE HABER
YYY
YYY YYY
Perdidas y Ganancias
DEBE HABER
XXX YYY
Utilidad Prdida
6.2.3 Resmenes Intermedios
FECHA Y
HORA
CDIGO CUENTA DBITO CRDITO
Diciembre 30
121

701
Cuentas por Cobrar
Comerciales
Ventas
500.000
500.000
FECHA Y
HORA
CDIGO CUENTA DBITO CRDITO
Diciembre 30
201
691
Mercaderas
Costo de Ventas

300.000
300.000
Ingresos por ventas $500.000
Costo de mercanca $300.000
Gastos de administracin $100.000
Utilidad del ejercicio $100.000
6.2.3 Resmenes Intermedios
FECHA Y
HORA
CDIGO CUENTA DBITO CRDITO
Diciembre 30
891

591

Determinacin del
Resultado del Ejercicio
Utilidades del ejercicio
100.000
100.000
FECHA Y
HORA
CDIGO CUENTA DBITO CRDITO
Diciembre 30




Diciembre 30

659
461


945
791
Gastos de administracin
Cuentas por Pagar
Diversas
----------------x---------------
Gastos de Administracin
Casrgas Imputables a
Cta. costos
100.000



100,000

100.000



100,000
OPERACIONES
REGISTROS
AUXILIARES
AREAS OPERATIVAS
REGISTROS
AUXILIARES
AREAS OPERATIVAS
OPERACIONES
RUTINARIAS
OPERACIONES
NO RUTINARIAS
ASIENTOS
CONTABLES
ASIENTOS
CONTABLES
REG. POR GRUPOS DE
OPERACIONES
HOMOGENEAS
REGISTRO
INDIVIDUAL
DE
OPERACION
ES
LIBROS
AUXILIARES
CONTABLES
LIBRO
DIARIO
COLUMNARIO
LIBROS
AUXILIARES
CONTABLES
LIBRO
MAYOR
Y
BALANCES
BALANCE
GENERAL
ESTADO
DE
RESULTADOS
OTROS
INFORMES
AREAS Y/O
CONTABILIDAD
CONTABILIDAD
6.3. RESUMEN DEL PROCESO
CONTABLE