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Proyecto: esfuerzo temporal que

se lleva a cabo para crear un


producto, un servicio o una obra.

Gestin: es el conjunto de tcnicas
y procesos de planeacin,
evaluacin y control de las
relaciones.
Porque realizar un
proyecto?

Porque existen necesidades insatisfechas actuales o se prev que
existirn en el futuro si no se toma medidas al respecto.

Porque existen potencialidades o recursos sub-aprovechados que
pueden optimizarse y mejorar las condiciones actuales.

Porque es necesario complementar o reforzar otras actividades o
proyectos que se producen en el mismo lugar y con los mismos
involucrados.
Un proyecto se caracteriza
por ser un conjunto de
acciones:

No repetitivas
nicas
De duracin determinada
Formalmente organizadas
Que utilizan recursos
La administracin de proyectos es una estrategia muy usada por
empresas e instituciones para alcanzar objetivos en un tiempo
predeterminado.
-
Tambin puede utilizarse para objetivos individuales.
Administracin.- es el proceso de lograr objetivos a travs de las personas.
Proyecto.- es el conjunto de actividades a realizar para alcanzar un objetivo
Estrategia.- es la ruta o camino que se sigue para alcanzar un objetivo.
Objetivo.- es aquello que se desea conseguir mediante un conjunto de
actividades.
Meta.- es lo que se desea lograr en trminos cuantitativos
Administracin de
proyectos
Los especialistas en proyectos
establecen plazos y trabajan con
horarios y agendas, para ello aplican
ciertas herramientas de planificacin
y control, que son: GANTT,
PERT/CPM.
GESTION DE PROYECTOS
Gestin de Proyectos se entiende como la planificacin, el
seguimiento y el control de las actividades y de los recursos
humanos y materiales que intervienen en el desarrollo de
cualquier proyecto (realizar un sitio web, organizar un evento,
crear una biblioteca, etc.)
Iniciacin
Planeacin
y Diseo
Ejecucin
Monitoreo y
control
Cierre
FASES DE UN PROYECTO
Idea del proyecto.
Objetivos involucrados
Anlisis: problemas,
objetivos, alternativas
Establece las
secuencias y
objetivos lgicos
para alcanzarlos as
como formas de
medirlos y
condiciones que
deben tener
Puesta en marcha del plan elaborado,
mov. de recursos logsticos,
materiales y humanos. Monitoreo y
seguimiento
Eficiencia
Eficacia.
Pertinencia
La finalidad de todo proyecto como documento de
anlisis, es aportar elementos de juicio para la toma
de decisiones sobre su ejecucin o sobre el apoyo
que debiera prestar para su realizacin.
En la elaboracin de todo proyecto se pueden
diferenciar las siguientes etapas:
Idea del Proyecto.
Estudio de Identificacin.
Perfil del Proyecto.
Estudio de Factibilidad.
Ejecucin del Proyecto.
Operacin o Funcionamiento.

Un administrador de proyecto debe poseer
excelentes habilidades de organizacin y
experiencia previa de gestin de personal y
delegacin de tareas. Debe asegurarse que los
recursos de personal sean asignados
eficientemente para que el personal calificado
est disponible para las reas de negocio
necesarias para garantizar que los objetivos del
proyecto se logren a tiempo. Un administrador de
proyecto acta como enlace con todos los niveles
de una empresa para gestionar los recursos de
personal, por lo que deben poseer excelentes
habilidades a nivel escrito y verbal.
Existen mltiples tipos de los proyectos, una de ellas los
considera como privados y pblicos.
Proyecto privado: Son proyectos que buscan generar
rentabilidad econmica y obtener ganancias en dinero.- Los
promotores de estos proyectos suelen ser empresas e
individuos interesados en alcanzar beneficios econmicos
para distintos fines.

Proyecto pblico o social: Son los proyectos que buscan
alcanzar un impacto sobre la calidad de vida de la poblacin,
los cuales no necesariamente se expresan en dinero.- Los
promotores de estos proyectos son el estado, los organismos
multilaterales, las ONG y tambin las empresas, en sus
polticas de responsabilidad social.
Basndose en el contenido del proyecto
Proyectos de construccin
Proyectos de Informtica
Proyectos empresariales
Proyectos de desarrollo de productos y
servicios

Basndose en la complejidad.
Proyectos Simples.
Proyectos complejos.
Proyectos tcnicos.
Proyectos cientficos.
Proyectos de vida.
Proyectos escolares.
Proyectos manufactureros.
Proyectos integradores.
Proyectos fsicos.
Proyectos mdicos.

Gerencia de proyectos es la disciplina de
organizar y administrar los recursos, de
forma tal que un proyecto dado sea
terminado completamente dentro de las
restricciones de alcance, tiempo y coste
planteados a su inicio.
Uno de los factores que permitirn
obtener el xito en la ejecucin del
proyecto es la organizacin del mismo, en
lo que respecta tanto a la labor de
direccin como a la labor de ejecucin.
Por tal motivo, deben de formarse grupos
de trabajo que apoyen directa e
indirectamente con la ejecucin del
proyecto, estos grupos de trabajo son:

Comit de Direccin, el cual cumple un rol
fundamental, porque de acuerdo a sus
aportaciones se determinarn las caractersticas
del proyecto.

Director del Proyecto, quien es el encargado
de dirigir el proyecto, quien a su vez,
deber ser un directivo de alto nivel del
proyecto o en su defecto es el responsable de
la Planificacin o Coordinacin del proyecto.

Equipo de Proyecto, el cual esta integrado por
personal tcnico calificado.

Especialistas, dadas las caractersticas
especficas de esta fase, se hace imprescindible
la participacin de un especialista.

Grupo de Calidad, este grupo, tendr como
misin verificar los trabajos que se realicen de
acuerdo a la metodologa definida.
FASES DE UN PROYECTO

Cinco fases de la administracin de
proyectos
1. Inicio
2. Planeacin
3. Ejecucin
4. Control
5. Conclusin

Fase 1: Inicio

Reconocimiento de que un proyecto puede
llevarse a cabo
Determinar lo que el proyecto debe lograr
Definir la meta global del proyecto
Definir las expectativas generales de los
clientes, de la administracin o de los
intersados.
Precisar el alcance general del proyecto
Seleccionar los miembros iniciales del equipo

El alcance es el tamao del proyecto y determina
cuntos recursos y tiempo se requieren.

Fase 2: Planeacin

Perfeccionamiento del alcance del proyecto
Listado de tareas y actividades que llevarn
al logro de las metas del proyecto
Secuencia de actividades
Desarrollo de un calendario y presupuesto
Conseguir que el plan sea aprobado por los
terceros apropiados

Fase 3: Ejecucin

Dirigir el equipo
Reunirse con los miembros del equipo
Comunicarse con los terceros
involucrados
Resolver los conflictos o problemas que
puedan surgir
Asegurar los recursos necesarios (dinero,
personal, equipo, tiempo)

Fase 4: Control

Vigilar las desviaciones del plan
Emprender acciones correctivas
Recibir y evaluar cambios en los proyectos
solicitados
Cambiar los calendarios del proyecto
Adaptar los niveles de recursos
Cambiar el alcance del proyecto
Regresar a la etapa de planeacin para
hacer ajustes

Fase 5: Conclusin

Reconocimiento de logros y resultados
Cierre de las operaciones y dispersin del
equipo
Aprendizaje de la experiencia del proyecto
Revisin del proceso y resultados
Redaccin del informe final

La planificacin se desarrolla especialmente
al comienzo de un proyecto, es comn tener
un pln informal, es decir, una idea general
de lo que el proyecto demandara, si
resolviramos emprenderlo

La planificacin consiste en determinar qu se
debe hacer, cmo debe hacerse, quin es el
responsable de que se haga y por qu."

Procesos en la planificacin del proyecto:

Especificaciones del proyecto
Definicin del calendario del proyecto
Definicin del esquema del proyecto
Determinacin de las caractersticas de cada
actividad
Localizacin de hitos o puntos claves de control
Bsqueda de dependencias entre actividades
Determinacin de los recursos que participarn
en el proyecto
Revisin y anlisis crtico del proyecto

EJECUCIN O IMPLEMENTACIN

Una vez diseado el plan formal, estamos
en condiciones de desarrollar el proyecto.

CONTROL Y EVALUACION

El control persigue que el proyecto se ajuste
a la planificacin inicial. Requiere:

Creacin de un plan de referencia
Recoleccin de datos reales
Anlisis del seguimiento del plan original

Creacin de un plan de referencia

Es la planificacin del proyecto que se
considera definitiva antes de empezar a
ejecutar el proyecto
Se utiliza para comparar la evolucin del
proyecto real con la evolucin que se
esperaba

Recoleccin de datos reales

Determinacin de la periodicidad del seguimiento. Podr
ser diario, semanal, quincenal o mensual, en funcin de
la duracin y naturaleza de las actividades. Distintas
actividades pueden requerir una periodicidad del
seguimiento diferente.
Determinacin de la informacin a recoger para cada
actividad. La ms habitual es:

Fecha de inicio y finalizacin real
Tiempo que falta para completar las actividades iniciadas
Recursos utilizados y gastos reales

Anlisis del seguimiento del plan original

Realimentacin de la programacin con valores
reales para obtener una planificacin que incorpore
el estado real del proyecto
Comprobacin de la utilizacin de los recursos. La
existencia de desviaciones puede revelar una
subestimacin de las necesidades reales de
recursos del proyecto y requerir el reclculo del
proyecto para obtener un nuevo presupuesto ms
ajustado a la realidad.
Comparacin de la planificacin basada en valores
reales con el plan original
Determinacin de los ajustes a realizar para corregir
las desviaciones en la programacin y en los
recursos

Al igual que el control, la evaluacin cumple una
importante funcin de realimentacin.
Sin embargo, entre evaluacin y control hay varias
diferencias importantes.

El control implica una continua verificacin de la
marcha del proyecto, mientras que la evaluacin slo
significa la realizacin de exmenes peridicos.
El control se concentra sobre los detalles de lo que est
ocurriendo en el proyecto, mientras que la evaluacin
se ocupa ms bien del panorama general.
Las actividades de control son responsabilidad del jefe
de proyecto, mientras que las evaluaciones son
realizadas por un individuo o un grupo que no trabaja
directamente en el proyecto (a fin de mantener la
objetividad).

Para poder realizar correctamente la
planificacin, el anlisis y el seguimiento del
proyecto, es imprescindible conocer:
Duracin del proyecto.
Fechas de inicio y final de cada una de las
actividades.
Qu consecuencias tendr sobre el
proyecto el retraso de una actividad
(margen libre y total).

Hacer el trabajo dentro del plazo indicado,
dentro del presupuesto y segn
especificaciones.

PARAMETROS IMPORTANTES DEL PROCESO DE
DIRECCION DE PROYECTOS

- TIEMPO
- DINERO
- ESPECIFICACIONES
Triple limitacin
PLAZOS:
Horarios
Agendas


Herramientas de planificacin asistida por
ordenador
PERT/CPM
GERT
VERT
Se maneja por medio de presupuestos.
Se realiza estimaciones de cuanto costar
el proyecto.
Se controla el presupuesto durante el
proyecto en marcha
Se compra recursos.

HERRAMIENTAS.
Diagrama de cantidad de recursos.
Diagrama de recursos de Gantt
Describe como debe ser y que debe hacer
el producto de nuestro proyecto.
Porque existen
necesidades
insatisfechas
actuales o se prev
que existirn en el
futuro si no se
toma medidas al
respecto.

Porque es
necesario
complementar o
reforzar otras
actividades o
proyectos que se
producen en el
mismo lugar y con
los mismos
involucrados.
Porque existen
potencialidades o
recursos
subaprovechados
que pueden
optimizarse y
mejorar las
condiciones
actuales.
Definir el Proyecto y establecer la estructura organizativa de los equipos
Definir claramente los objetivos y establecer una planificacin del
Proyecto
Realizar estimaciones concretas y reales de tiempos, costes y recursos
Controlar y supervisar los trabajos, inversiones, consumo de recursos,
costes y tiempos de ejecucin del proyecto
Establecer unos criterios de calidad sobre los resultados esperados, y
comprobar su cumplimiento
Prever los posibles riesgos que puedan surgir
Permitir la resolucin inmediata de los problemas surgidos durante la
ejecucin del Proyecto
Coordinar y supervisar las distintas tareas y actividades de las que
consta el Proyecto.

INTEGRACION
ALCANCE
TIEMPO
COSTOS
ADQUISICIONES
RECURSO HUMANO
RIESGOS
CALIDAD
COMUNICACIN
Administracin de la Integracin de Proyectos, Los
elementos varios de un proyecto estn coordinados.

Administracin del Alcance del Proyecto, el proyecto incluye
todo trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para
completar el proyecto de manera exitosa.

Administracin del Tiempo del Proyecto, describe los
procesos requeridos para asegurar la terminacin a tiempo del
proyecto.

Administracin de los Costos del Proyecto, el proyecto es
completado dentro del presupuesto aprobado.

Administracin de la Calidad del Proyecto, el proyecto
satisfacer las necesidades para lo cual fue desarrollado.
Administracin de los Recursos Humanos del
Proyecto, el uso ms eficiente de las personas
involucradas en el proyecto.

Administracin de las Comunicaciones del Proyecto,
la generacin apropiada y a tiempo, coleccin,
diseminacin, almacenamiento y la disposicin final de la
informacin del proyecto.

Administracin de Riesgo del Proyecto, la
identificacin, anlisis, y respuesta a el riesgo del
proyecto.

Administracin de la Procuracin del Proyecto,
adquirir bienes y servicios de fuera de la organizacin
ejecutora.
Que tiene que hacer.
Cuando tiene que hacerse
Que recursos tienen que estar disponibles

Especificaciones del proyecto

Definicin del calendario del proyecto

Definicin del esquema del proyecto

Determinacin de las caractersticas de cada actividad

Localizacin de hitos o puntos claves de control

Bsqueda de dependencias entre actividades

Determinacin de los recursos que participarn en el
proyecto

Revisin y anlisis crtico del proyecto

Descripcin y objetivos del proyecto

Fecha de finalizacin

Productos que se obtendrn con el
proyecto

Recursos que se utilizarn

Horarios y turnos de trabajo

Das festivos

Perodos vacacionales

Divisin del proyecto en fases

Divisin de las fases en actividades

Divisin reiterada de las actividades
hasta llegar a las actividades elementales

Definicin de las caractersticas de cada actividad

Clculo del nmero de horas necesarias para llevarla a
cabo. Se pueden utilizar dos estrategias:
Calcular el nmero de horas por unidad de recurso.
Calcular el nmero de horas teniendo en cuenta qu recursos se
utilizarn.

Determinacin de fechas especficas que puedan
afectar a la actividad

Determinacin de cmo se ver afectada la actividad
por la existencia de festivos, la asignacin de recursos
adicionales o la realizacin de horas extraordinarias.

Los hitos se utilizan como marcadores o
puntos de control. Indican fechas o puntos
dentro del proyecto que se han de tener en
especial consideracin.

Un hito es una actividad de duracin nula (0
horas)

Para cada actividad, se debe determinar si su realizacin
depende del inicio o la finalizacin de otras actividades.

Se pueden establecer tres tipos de dependencias.
Fin - Inicio (FI): el inicio de la actividad dependiente est ligado a la
finalizacin de la precedente
Inicio - Inicio (II): el inicio de la actividad dependiente est ligado al inicio
de la precedente
Fin - Fin (FF): para poder completar la actividad dependiente se debe
finalizar la precedente

Determinacin de retardos en las dependencias. Por ejemplo,
para una relacin FI, existir un retardo positivo si la
actividad dependiente debe iniciarse un tiempo despus de
haber finalizado la precedente, y un retardo negativo si la
actividad dependiente puede iniciarse un cierto tiempo antes
de que finalice la precedente.

Definicin del calendario de disponibilidad
de cada recurso

Asignacin de recursos a cada tarea

Resolucin de conflictos de programacin

Resolucin de conflictos de recurso

Verificacin de plazos con proveedores y
subcontratistas

Verificacin de plazos con departamentos
implicados

Anlisis crtico: bsqueda de posibilidades de
optimizacin

Simbolo Lista de actividades Precedencia Secuencia
A Diseo de la planta - B,C,D
B Seleccin del lugar A E
C Seleccin de proveedores A F,G
D Seleccin de personal A I
E Preparacin del lugar B H
F Fabricacin del generador C H
J Preparacin de manual de operaciones C I
H Instalar el generador E,F J
I Entrenar a los operadores D,G J
J Obtencin del permiso H,I -
EJEMPLO DE MATRIZ DE PRECEDENCIAS O SECUENCIAS.
Construccin de una planta de energa.
ACTIVIDAD ACTIVIDAD EN
NODOS
DURACION
A 1,2 4
B 1,3 5
C 1,4 8
D 2,3 -
E 3,4 -
F 4,5 2
G 5,6 3
NODOS NODO INMEDIATO
ANTERIOR
TIEMPO MAS
CERCANO E +
TIEMPO ACTIVIDAD
TIEMPO MAS
CERCANO
1 - - - 0
2 1 0 + 4 4
3 1 0 + 5 5
2 4 + 0 4
NODOS NODO INMEDIATO
POSTERIOR
TIEMPO MAS
LEJANO Lj +
TIEMPO ACTIVIDAD
TIEMPO MAS
LEJANO
6 - - - 13
5 6 13 - 3 10
TABLA DE TIEMPOS MAS CERCANOS
TABLA DE TIEMPOS MAS LEJANO
ACTIVIDAD
( i , j )
Lj - (Ei + tij)= Hij
1,2 8 - (0 + 4) = 4
1,3 8 - (0 + 5) = 3
Un plan es consecuencia de
un gran esfuerzo. El plan
surge gradualmente, a
medida que se definen las
necesidades, se especifican
los requerimientos, se hacen
predicciones acerca del
futuro y se estiman los
recursos disponibles.
PLAN DEL PROYECTO
Los planes son solo buenas
intenciones a menos que
inmediatamente generen trabajo
arduo. -Peter Drucker.

El cerebro ante la falta de
incertidumbre se ofende.
El cerebro ante el exceso de
incertidumbre se frustra. Jorge
Wagensberg.
PLAN DEL PROYECTO
La dimensin
temporal
los diagramas de Gantt.
las redes de programacin.
La dimensin
del dinero
Asignacin de presupuestos
La dimensin
de los recursos
los grficos de Gantt de recurso,
las hojas de clculo de recursos.
las matrices de recursos.
los grficos de cantidad de recursos.
La ejecucin est en el
corazn mismo de todo
proyecto, ya que implica
hacer las cosas que hay que
hacer (tal como se las ha
formulado en el plan del
proyecto) a fin de producir
algo que satisfaga las
necesidades de los usuarios.
EJECUCION
Controlar continuamente el
progreso. Examinar lo que
se hizo hasta ese
momento, estudiar una vez
ms el plan y luego
determinar si hay
discrepancias importantes
entre ambas cosas.
CONTROL
Al controlar un proyecto, la
pregunta que hay que
formular no es: Tenemos
variaciones? sino: Las
variaciones que tenemos son
aceptablemente pequeas?
CONTROL
Para el proceso de control es
fundamental la recoleccin y
el anlisis de los datos sobre
el progreso de proyecto. Una
vez que disponen de esa
informacin, los jefes de
proyecto pueden seguir
diversos cursos de accin.
CONTROL
La evaluacin es un examen
objetivo y peridico para
determinar el estado de un
proyecto en relacin con sus
objetivos especficos.
EVALUACION
Continua verificacin
Analiza detalles
Responsable: jefe
proyecto
CONTROL
Exmenes peridicos
Panorama general
Responsable:
Personas de afuera
(objetividad)
EVALUACION
DIFERENCIAS ENTRE CONTROL Y EVALUACION
METODO CPM
Permite efectuar una redistribucin de las
actividades con el propsito de cumplir con
el plazo total del proyecto.


La principal preocupacin de los
planificadores de recursos es asignar los
recursos humanos y materiales eficiente y
eficazmente, es decir, asignar los recursos
adecuados a las tareas adecuadas de modo
que nunca estn sobre asignados ni
subutilizados.
La nivelacin puede efectuarse de dos
maneras distintas, por holgura o por
prioridad, en funcin del criterio aplicado
para dar preferencia en la asignacin
efectiva de un recurso a una tarea.
Si se retrasa por prioridad, el recurso ser
asignado a la actividad ms prioritaria,
siendo retrasadas las dems. En cambio, si
se retrasa por holgura, lo que ocurre es que
las actividades crticas tienen preferencia
sobre las dems, de forma que las
actividades no crticas se prolongan en el
tiempo a costa de su holgura, para resolver
el conflicto en la asignacin de los recursos.

Objetivo
Que la duracin del proyecto no exceda
de la prevista, camino crtico.
Que los consumos de los diferentes
tipos de recursos durante el perodo de
ejecucin del proyecto sean lo ms
uniformes posibles.

Recursos
Un recurso es cualquier elemento que
debamos utilizar para realizar una tarea,
que es limitado en cantidad y que afecta la
programacin del proyecto.

La asignacin consiste en emparejar un
recurso con una tarea.
La asignacin de recursos es
la distribucin de activos productivos en sus
diferentes usos.

El asunto de la asignacin de recursos se
origina de cmo las empresas buscan
balancear los recursos limitados como
el capital, la maquinaria y los individuos,
frente a las diversas necesidades de
cumplimiento de objetivos.
La finalidad de distribuir los recursos es
siempre la de obtener la
mxima productividad posible a partir de
una combinacin dada de activos.
Se llama red de actividades a la
representacin grfica de las actividades
que muestran sus eventos, secuencias y
el camino crtico.
http://www.youtube.com/watch?v=0cbCiGnnU08
No solamente se llama camino crtico al
mtodo sino tambin a la serie de
actividades contadas desde la iniciacin
del proyecto hasta su terminacin, que no
tienen flexibilidad en su tiempo de
ejecucin, por lo que cualquier retraso que
sufriera alguna de las actividades de la
serie provocara un retraso en todo el
proyecto.

Para definir la secuencia que deber
seguirse en la representacin de las
actividades, es conveniente elaborar una
tabla de secuencias. Esta tabla tendr
tantos reglones y columnas como
actividades tenga el proceso.

La matriz de la asignacin de
Recursos se utiliza generalmente en
la gestin de proyectos, para relacionar
actividades con recursos (individuos o
equipos de trabajo). De esta manera se
logra asegurar que cada una de las
actividades del proyecto est asignado a
un individuo o a un equipo.

El diagrama de cantidad de recursos
representa el ciclo vital del proyecto desde la
perspectiva del consumo de recursos.

Este diagrama muestra que en las primeras
etapas de un proyecto, se emplean
relativamente pocos recursos; en la etapa
intermedia estamos avanzando a toda
mquina en la utilizacin de los recursos; y
hacia el final del ciclo de vida, nuestro
consumo de recursos disminuye