PENGURUSAN

FAIL YANG
SISTEMATIK
 KEDUDUKAN SEBELUM
TINDAKAN DIJALANKAN
• Kerap menerima rungutan dari Pegawai-pegawai tentang
masalah yang berhubungkait dengan fail.

• Mengambil masa yang lama untuk mendapatkan sesuatu fail.

• Kelewatan mengesan fail dan surat akan mengakibatkan sesuatu

tindakan lewat atau tidak dapat diambil dengan segera yang
mana akan menjejaskan imej jabatan.

• Kesukaran menentukan kemasukan surat ke dalam fail berlaku

kerana tajuk fail yang banyak.
• Tajuk dan nombor fail yang banyak ini mengelirukan pencari fail
untuk memasukkan surat-surat ke dalam fail yang tepat dan betul.
Kulit fail yang digunakan selalu koyak.

• Dalam sebulan sekurang-kurangnya 3 kulit fail yang koyak.

• Walaupun kulit fail ini dibaiki serta di gam, fail akan koyak semula.

• Fail akan kelihatan lebih buruk apabila koyakan ini digam

berulangkali.

• Pegawai yang menggunakan fail serta keluar dan masuk fail tidak
direkod dengan sempurna.

• Perjalanan fail serta rekod-rekod keluar dan masuk fail ini tidak
bersistematik.
 TINDAKAN YANG PERLU
DILAKSANAKAN
• Tempat menyimpan fail diubahsuai
baru dengan mengambilkira akan
aspek keselamatan, kecantikan dan
kesesuaian dengan cara penyimpanan
dan jenis kulit fail yang akan
digunakan.

• Rak ini dapat menghindar dari ancaman

anai-anai, bubuk-bubuk, tikus dan
serangga serta terhindar daripada
kelembapan.
 .
• Tempat penyimpanan fail baru dibuat dalam dua
peringkat.

• Peringkat pertama mula dilaksanakan melibatkan

fail-fail Jabatan.

• Peringkat kedua melibatkan fail Pekeliling

Perkhidmatan, Pekeliling Perbendaharaan,
Pekeliling Am, Pekeliling kontrak serta surat-surat
Pekeliling Am.

• Kulit fail dari jenis keras digunakan. Sebelum ini

menggunakan kulit fail nipis Am 435 tetapi tidak
berkesan kerana sukar disusun secara menegak
serta nombor fail tidak dapat dilihat.
• Jumlah tajuk fail dikurangkan dari 393
kepada 137. Fail yang tidak aktif
dilupuskan.

• Fail tutup yang tidak dikehendaki lagi oleh

jabatan untuk urusan harian dipindahkan
ke Arkib Negara.

• Fail tidak aktif tetapi masih diperlukan

disimpan dalam setor khas yang dibuat
rak besi dan berkunci.

• Apabila fail-fail ini dikurangkan

bilangannya, fail lebih mudah diuruskan.
• Format rekod perjalanan dan
penyimpanan fail digunakan.
Bahagian pendaftaran fail akan
merekodkan pengedaran fail dengan
mencatatkan nama Pegawai atau
bahagian mana fail telah diedar serta
tarikh diedarkan.
 Menyediakan 2 buah buku
daftar surat menyurat:-
• Buku 1: mencatatkan semua butir-butir
seperti nombor fail, tarikh surat, perkara
dan daripada siapa surat tersebut
diterima. Untuk memudahkan fail dan
surat dikesan bilangan fail dan rujukan
dicatatkan bersebelahan rekod ini.

• Buku 2: mencatatkan maklumat mengenai

resit-resit dan bil yang diterima seperti
tarikh resit, nombor resit, alamat pengirim
dan perkara-perkara berkaitan dengan
• Pelekat warna digunakan untuk
memudahkan fail dikenali serta
diletak atau dikeluarkan dirak- rak
yang disediakan kerana fail-fail ini
diasingkan mengikut warna bahagian
masing masing.