Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 2 Objetivos Apresentar os processos, ferramentas e tcnicas utilizadas para gerenciar o escopo de um projeto
Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 3 Ao final desta aula voc ser capaz de... Organizar e estruturar todo o trabalho necessrio para a realizao do projeto Diferenciar escopo do projeto de escopo do produto Formalizar a autoridade do gerente de projetos Controlar as mudanas no escopo do projeto Formalizar a aceitao dos resultados
Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 4 Escopo do Projeto x Escopo do Produto Escopo do Produto so caractersticas e funcionalidades que caracterizam o produto ou servio Escopo do Projeto todo o trabalho que ter que ser realizado para produzir o produto ou servio Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 5 O que Gerncia de Escopo do Projeto? Garantir que o projeto realize todo e somente o trabalho necessrio para o seu sucesso Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 6 Caractersticas Define e controla o que ser includo ou no no projeto Inclui somente os artefatos para gerenciar o escopo do projeto e no do produto Verificao constante para ter certeza que todo o trabalho necessrio est sendo realizado Impedir a realizao de trabalho extra que no faa parte do projeto (gold plating)
Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 7 Processos da Gerncia do Escopo Iniciao
Planejamento de Escopo Definio de Escopo Verificao de Escopo Controle de Modificao de Escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 8 Fluxo do controle do escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 9 Controle do escopo :: Entradas Declarao do escopo do projeto Define, em conjunto com a EAP e o dicionrio da EAP associados a ela, a linha de base do escopo do projeto e o escopo do produto. Estrutura analtica do projeto O principal documento gerado pelo processo Criar EAP, a prpria EAP. Dicionrio da EAP Documento complementar da EAP contendo o contedo detalhado dos componentes contidos em uma EAP Plano de gerenciamento do escopo do projeto Fornece orientao sobre como o escopo do projeto ser definido, documentado, verificado, gerenciado e controlado pela equipe de gerenciamento de projetos Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 10 Controle do escopo :: Entradas Relatrios de desempenho Fornecem informaes sobre o desempenho do trabalho do projeto, como as entregas provisrias que foram terminadas; Solicitaes de mudana aprovadas Qualquer modificao feita na linha de base do escopo do projeto acordada; Informaes sobre o desempenho do trabalho Informaes sobre o andamento das atividades do projeto que esto sendo executadas para realizar o trabalho do projeto. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 11 Controle do escopo :: Ferramentas e Tcnicas Sistema de controle de mudanas Define os procedimentos para efetuar mudanas no escopo do projeto e no escopo do produto. inclui a documentao, os sistemas de acompanhamento e os nveis de aprovao necessrios para autorizar mudanas Quando o projeto gerenciado sob um contrato, o sistema de controle de mudanas tambm fica de acordo com todas as clusulas contratuais relevantes Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 12 Controle do escopo :: Ferramentas e Tcnicas Anlise da variao Determinar a causa da variao em relao linha de base do escopo e decidir se so necessrias aes corretivas As medies de desempenho do projeto so usadas para avaliar a extenso da variao.
Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 13 Controle do escopo :: Ferramentas e Tcnicas Replanejamento Solicitaes de mudana aprovadas que afetam o escopo do projeto podem exigir modificaes na EAP e no dicionrio da EAP, na declarao do escopo do projeto e no plano de gerenciamento do escopo do projeto.
Sistema de gerenciamento de configurao Garante que as mudanas solicitadas no escopo do projeto e no escopo do produto sero cuidadosamente consideradas e documentadas, antes de serem processadas pelo processo Controle integrado de mudanas.
Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 14 Controle do escopo :: Sadas Declarao do escopo do projeto (atualizaes) Se as solicitaes de mudana aprovadas afetarem o escopo do projeto, ento a declarao do escopo do projeto ser revisada e refeita.
Estrutura analtica do projeto (atualizaes) Se as solicitaes de mudana aprovadas afetarem o escopo do projeto, ento a EAP revisada e refeita para refletir as mudanas aprovadas.
Dicionrio da EAP (atualizaes) Se as solicitaes de mudana aprovadas afetarem o escopo do projeto, ento o dicionrio da EAP revisado e refeito para refletir as mudanas aprovadas. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 15 Controle do escopo :: Sadas Linha de base do escopo (atualizaes) A declarao do escopo detalhada do projeto, a EAP e o dicionrio da EAP associados a ela. Mudanas solicitadas Os resultados do controle do escopo do projeto podem gerar mudanas solicitadas, que so processadas para reviso e destinao de acordo com o processo Controle integrado de mudanas do projeto. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 16 Controle do escopo :: Sadas Aes corretivas recomendadas Qualquer passo recomendado para que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto e com a declarao do escopo do projeto.
Ativos de processos organizacionais (atualizaes) As causas das variaes, as razes que motivaram as aes corretivas escolhidas e outros tipos de lies aprendidas do controle de mudanas do escopo do projeto so documentados e atualizados no banco de dados histrico dos ativos de processos organizacionais. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 17 Controle do escopo :: Sadas Plano de gerenciamento do projeto (atualizaes) Se as solicitaes de mudana aprovadas afetarem o escopo do projeto, ento a linha de base dos custos e os documentos dos componentes correspondentes, e as linhas de base do cronograma do plano de gerenciamento do projeto, so revisados e refeitos para refletir as mudanas aprovadas. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 18 Fluxograma de processo do gerenciamento do escopo do projeto Iniciao Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 20 Qual a finalidade do processo de Iniciao? o processo responsvel por formalizar a existncia de um projeto ou que o mesmo deva continuar na prxima fase Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 21 Elementos do Processo de Iniciao Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 22 Iniciao :: Entradas Product Description Documento extremamente importante contendo a descrio do produto ou servio que ser gerado pelo projeto Deve conter o relacionamento claro com o negcio que ser beneficiado com a sua criao Esta descrio dever ser detalhada medida que o projeto for evoluindo A forma e contedo variam, mas deve prover informao suficiente para suportar o planejamento do projeto
Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 23 Iniciao :: Entradas Strategic Plan O projeto a ser desenvolvido deve estar alinhado com o plano estratgico da empresa Project Selection Criteria Critrios definidos para escolha de projetos (financeiro, mercado, etc) Historical Information Sobre resultados de selees anteriores de projetos Sobre desempenho de projetos anteriores Sobre os resultados de fases anteriores do projeto Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 24 Iniciao :: Ferramentas e Tcnicas Project selection methods Visa a mensurao do projeto para efeitos de comparao durante a seleo. Duas categorias: Benefit measurement (abordagem comparativa) Murder Board Peer review Modelos de pontuao (scoring models) Modelos econmicos Benefcios comparados a custos Constrained optimization (abordagem matemtica) Programao linear Programao inteira Programao dinmica Programao multi-objetivo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 25 Iniciao :: Ferramentas e Tcnicas Expert judgment Julgamento de especialistas e consultores pode ajudar na deciso de fazer ou no o projeto Experts: Colegas ou outras unidades da empresa Consultores Stakeholders, incluindo os clientes Associaes tcnicas Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 26 Iniciao :: Resultado Principal Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 27 Iniciao :: Resultado :: O que Project Charter? Documento que formaliza a existncia de um projeto e estabelece a autoridade e responsabilidade do gerente de projeto para a realizao das atividades Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 28 Iniciao :: Resultado :: Contedo do Project Charter Identificao da autoridade do gerente sobre o projeto para alocao de recursos Incluir ou ter referncias para outros documentos contendo: A necessidade e relacionamento com o negcio que o produto/servio pretende atender Resumo do produto Descrio do produto ou servio Motivao para o seu desenvolvimento Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 29
Iniciao :: Resultado :: Project Charter nas Empresas O contrato assinado para um projeto pode servir como project charter Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 30
Iniciao :: Resultado :: Project Charter ... Criado por um gerente externo ou de um nvel alto na empresa e no pelo gerente de projetos ou pela equipe Criado durante a fase inicial No evolutivo No necessita de mudana quando ocorrem mudanas no projeto Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 31 Iniciao :: Outros Resultados Project manager identified/assigned Constraints Assumptions
Planejamento do Escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 33 Processo responsvel por planejar, elaborar e documentar progressivamente o trabalho a ser realizado no projeto Qual a finalidade do processo Planejamento do Escopo? Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 34 Elementos do Processo Planejamento do Escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 35 Planejamento do Escopo :: Entradas Descrio do Produto (Product description) Caractersticas do produto ou servio que o projeto est incumbido de criar. Project charter Documento que reconhece formalmente a existncia do projeto. Restries (Constraints) Fatores que limitaro as opes da equipe de gerncia do projeto. Premissas (Assumptions) Fatores que para os propsitos de planejamento so considerados verdadeiros. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 36 Planejamento do Escopo :: Ferramentas e Tcnicas Anlise do Produto (Product Analysis) Visa obter conhecimento sobre o produto a ser desenvolvido Anlise do custo/benefcio (Benefit/cost analysis) Estimativa dos custos e benefcios tangveis e intangveis e anlise de ROI e payback period. Identificao de alternativas Brainstorming Lateral thinking Avaliao especializada Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 37 Planejamento do Escopo :: Resultado Principal Declarao do Escopo (Scope Statement) Documento base para delinear um entendimento comum sobre o escopo do projeto entre todos os stakeholders.
Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 38 Contedo do Scope Statement Deve incluir ou conter referncias para: Justificativa para o projeto (project justification) Sumrio sobre o produto ou servio (projects product) Lista do que ser disponibilizado ao trmino do projeto, incluindo os sub-produtos (project deliverables) Objetivos do projeto de forma quantitativa para que possa ser avaliado o sucesso do projeto (project objectives) Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 39 Planejamento do Escopo :: Outros Resultados Plano de gerncia do Escopo (Scope Management Plan) Documento que descreve como o escopo do projeto ser gerenciado e como mudanas sero integradas ao projeto Dever indicar como as mudanas sero identificadas e classificadas Pode ser formal ou informal, muito ou pouco detalhado um componente do Project Plan Detalhamento do Suporte (Supporting detail)
Definio do Escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 41 Qual a finalidade do processo Definio do Escopo? Detalhamento do que ser disponibilizado em partes menores, mais detalhadas e gerenciveis, com a finalidade de: Ter um viso melhor para avaliao de cronograma, custos e recursos Padres para medio de performance e controle (baselines) Atribuio de responsabilidades Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 42 Definio do Escopo A definio apropriada do escopo um ponto crtico para sucesso do projeto
Quando existe uma definio pobre do escopo, pode ser esperado um custo final do projeto mais alto por causa de inevitveis mudanas que rompem com o ritmo do projeto, causam retrabalho, aumentam o tempo do projeto e diminuem a produtividade e o moral da fora de trabalho Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 43 Elementos do Processo Definio do Escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 44 Definio do Escopo :: Entradas Declarao do Escopo Documentao que servir de base para tomada de decises futuras no projeto e para confirmar ou desenvolver um entendimento comum do escopo entre as partes envolvidas Restries fatores que limitaro as opes da equipe de gerncia do projeto Premissas fatores que, para os propsitos do planejamento, so consideradas verdadeiros, reais, ou certos Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 45 Definio do Escopo :: Entradas Sadas de outros planejamentos As sadas dos processos de outras reas de conhecimento devem ser revisadas para previso de possveis impactos no detalhamento do escopo do projeto Informaes Histricas As informaes histricas sobre projetos anteriores devem ser consideradas durante o detalhamento do escopo
Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 46 Definio do Escopo :: Ferramentas e Tcnicas Modelos de estrutura analtica do projeto (work breakdown structure templates) um agrupamento orientado ao subproduto (deliverable- oriented) dos elementos do projeto que organiza e define o escopo total do projeto freqentemente usada para elaborar ou confirmar um entendimento comum do escopo do projeto Decomposio Tcnica para dividir os produtos que sero disponibilizados (deliverables) em unidades menores (sub-produtos) que possam ser gerenciadas Deve fornecer detalhes suficientes para todas as outras etapas (planejamento, execuo, controle e finalizao) Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 47 Definio do Escopo :: Resultado Principal Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 48 Definio do Escopo :: Resultado Principal :: WBS O que uma WBS? Agrupamento e decomposio de todas as tarefas que sero realizadas no projeto definindo o seu escopo O que no est na WBS est fora do escopo do projeto Tem a mesma estrutura de ndice para um livro Existem padres/templates que podem servir de base para a sua elaborao
1.1.2 Fazer reunies Especificao Tcnica Elaborar casos De uso
Elaborar Modelo dados
Especificao telas
Implementao Prottipo Mdulo AAA Mdulo BBB Manuais Parte Geral Mdulo AAA Mdulo BBB 1.2 Manuais ... Code of Activity Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 50 Montando uma WBS Deve ser montada a partir do escopo do produto e do projeto O primeiro nvel montado a partir de Fases do projeto Cada atividade includa deve contribuir para gerao do produto ou sub- produto Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 51 Montando uma WBS (cont.) Cada nvel um detalhamento da atividade superior Cada atividade pode receber um identificador nico (code of activity) que pode ser estabelecido de forma hierrquica, ajudando na sumarizao de custos e recursos A WBS deve ser detalhada at chegar em atividades que o gerente de projetos consiga gerenciar (work packages) Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 52 Definio do Escopo :: Resultado Principal :: WBS Caractersticas dos work packages So reais e podem ser estimadas de forma confivel Podem ser completadas nos padres de 4 a 40hs ou 8 a 80hs Possuem um resultado significativo Podem ser completadas sem necessidade de mais informaes Podero ser divididas posteriormente, pelo time de projeto, em tarefas menores Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 53 Definio do Escopo :: Resultado Principal :: WBS Benefcios da WBS Fornece uma viso grfica do escopo do projeto Previne o esquecimento e a falta de entendimento sobre as atividades Facilita comunicao entre todos os stakeholders Fornece ao time uma viso do todo Fornece uma base segura para estimativas de custo, tempo e recursos Forma de PROVAR necessidade de recursos, custo e tempo
Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 54 WBS a informao bsica para todo o projeto
Riscos Estimativas Diagramas RH WBS Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 55 Definio do Escopo:: Resultado Principal :: WBS Outros tipos de Estruturas CWBS (contractual WBS): define o nvel de relato do fornecedor OBS (Organizational Breakdown Structure): relao das atividades da WBS com as unidades organizacionais RBS (Resource Breakdown Structure): relao das atividades da WBS com os recursos BOM (Bill of Materials): viso hierrquica da composio de um produto para a sua fabricao PBS (Project Breakdown Structure): mesmo que WBS, utilizado quando se usa incorretamente WBS com o significado de BOM Verificao do Escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 57 Qual a finalidade do processo Verificao do Escopo Obter a aceitao formal do escopo do projeto pelos stakeholders Processo contnuo visando garantir que todas as atividades sejam realizadas corretamente e satisfatoriamente Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 58 Elementos do Processo Verificao do Escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 59 Verificao do Escopo :: Entradas Work results Produtos ou subprodutos completados Padres de qualidade Custos
Product documentation Especificaes Documentos Tcnicos Desenhos Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 60 Verificao do Escopo :: Entradas Estrutura Analtica do Projeto (WBS) Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 61 Verificao do Escopo :: Entradas Scope Statement Tomada de deises futuras Entendimento comum entre Stakeholders Necessita de revises e refinamentos
Project Plan Documento para gerenciar a execuo do projeto Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 62 Verificao do Escopo :: Ferramentas e Tcnicas Inspeo Atividades como medio, exames e testes, verificando se tudo est realizado conforme os requisitos Tambm chamadas de revises, auditorias e walkthroughs, embora esses termos tenham significados diferentes em algumas reas Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 63 Verificao do Escopo :: Resultado Documento formal que o cliente aceitou o produto ou subprodutos de uma fase ou do final do projeto
Controle da Mudana de Escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 65 Qual a finalidade do processo Controle da Mudana de Escopo Garantir que mudanas sejam acordadas por todos Determinar quando uma mudana ocorreu Gerenciamento de uma mudana quando/se ela ocorrer Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 66 Elementos do Processo de Controle da Mudana de Escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 67 Controle da Mudana de Escopo :: Entradas WBS Performance Reports Scope Management Plan
Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 68 Controle da Mudana de Escopo :: Entradas Change Requests Mudanas podem ocorrer de diversas formas Oral ou escrita Direta ou indiretamente Iniciadas internamente ou externamente Autorizadas legalmente ou opcionais Ocorrem devido a: Evento externo Erros ou omisses no escopo do produto e projeto Uma caracterstica que ir contribuir para o projeto Implementao de um plano de contingncia em resposta a riscos Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 69 Controle da Mudana de Escopo :: Ferramentas e Tcnicas Scope Change Control Define os procedimentos de como o escopo do projeto deva ser alterado Inclui: Paperwork Tracking systems Nveis de autorizao necessrios Performance measurement Additional planning Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 70 Controle da Mudana de Escopo :: Resultado Qualquer mudana no escopo definido e aprovado na WBS
Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 71 Controle da Mudana de Escopo :: Outros Resultados Lessons Learned Registro dos problemas ocorridos e das solues para que no futuro os mesmos problemas no ocorram mais Adjusted Baseline Ajuste(s), quando necessrio, no(s) documento(s) base correspondentes (documentos de escopo, de risco, etc) Corrective Action Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 72 Recomendao de Leitura Captulo 5 do PMBOK Guide 2000. Gerenciamento do Escopo PMBOK Guide 2000